全国2,500店舗の社員を対象とした
採用強化・エンゲージメント向上・離職防止をワンストップで実現

1976年に設立し、ほっともっと・やよい軒・MKレストランの3ブランドを日本全国に展開する株式会社プレナス。2006年のタイへの展開を皮切りに、シンガポール、オーストラリア、台湾、アメリカなどにも進出しています。
同社では人材を見える化し、社員のパフォーマンスの最大化につなげるためにタレントパレットをご導入いただいています。今回は同社の人材活用のカギとなる、タレントマネジメントへの考え方やシステムの活用について伺いました。

目次：

• 人手不足の飲食業界で、エンゲージメント向上採用強化につなげるべくタレントパレットを導入
• 評価機能で制度改定後の細かな評価制度運用に対応し、社員の使い勝手も向上
• コンディションが良くない社員を早期に発見・フォローし離職率の低下を実現
• 採用業務の自動化により大幅に工数が削減でき、学生と向き合う時間が増えた
• 採用強化に向けた分析や仕組みづくりにより内定承諾者や選考希望者が目に見えて上昇
• タレントパレットを使って個々の能力と組織の成果を最大化したい

人手不足の飲食業界で、エンゲージメント向上採用強化につなげるべくタレントパレットを導入

―　タレントパレット導入のきっかけについて教えてください。

野田様：大きく2つあり、1つは人材管理です。弊社はこれまで社員それぞれの経歴や配属、異動歴などの人事情報を管理できておらず、様々なデータが各所に点在している状況でした。今後社員のスキル育成や人材活用をしていくことを考えると、人材情報を一元化して管理ができる仕組みが必要だろうと考えていました。

もう1つは人手不足です。日本全体で労働人口が減少していることに加えて、飲食は業界的に人の出入りが激しく、採用希望者数も年々減っていて危機感を覚えていました。そのため、採用強化はもちろんですが今働いている社員のエンゲージメントを向上させ、離職防止につなげたり、一人ひとりのパフォーマンスも底上げしていく必要があるという思いがあり、この2つの課題を解決するためにタレントマネジメントシステムの導入を検討しました。

―　多くのタレントマネジメントシステムの中で、タレントパレットを選んだ決め手は何でしたか？

野田様：こちらも大きく2つありました。
まず1つはタレントパレットの思想である「マーケティング目線」に共感し、弊社でも活かしたいと考えたからです。タレントパレットを提供するプラスアルファ・コンサルティングはもともとマーケティング事業から始まっている会社で、データを管理するためではなく活用するために一元管理や蓄積をし、今後の人事施策に活かすという思想をもっており、人材管理からスタートした会社とは異なる「人材活用」の視点を数多く持っていると感じました。

もう1つは、多様な人材データを時系列で蓄積することができるだけでなく、離職者のデータについても高精度な分析ができそうだと感じたからです。
業界柄、離職率の低下は人事としても大きな目標のため、離職してしまった社員の評価やアンケートなどのデータも重要になると考えていました。
データを活かして今後の人事施策を立案、実行していきたい弊社にぴったりだと感じ、タレントパレットの導入を決めました。

―　導入の際に大変だった点はありますか？

丸山様：どのシステムを導入しても同じですが、人事情報がExcelやシステムごとに点在していたので情報を集約するのが大変でした。また、有効的に活用しようと思えば思うほど、どの情報を誰まで見せるのかという権限の考え方にも工夫が必要でしたが、サポート体制にあるチャットでクイックにリアルタイムで確認ができて助かりました。また、専任担当であるコンシェルジュに自分たちがまずどのように使っていきたいのかをお伝えし、そこに対して分かりやすく説明してもらって理解できたのがよかったと思っています。

評価機能で制度改定後の細かな評価制度運用に対応し、社員の使い勝手も向上

―　タレントパレットを活用した取り組みについて教えてください。

川原様：いろいろあるのですが、まずは評価運用ですね。
2023年3月に評価制度を刷新したのですが、これまでよりも細かな設定などが必要で、それをタレントパレットで構築しました。
以前の評価制度では、社員の評価結果と報酬の関係が不明確でした。そのため、社員の評価への納得感が低く、モチベーションにも影響していました。そこで、 評価結果が報酬に直接反映されるようにして、社員の評価への納得感を重視した評価制度に再設計しました。タレントパレットで柔軟に自社の評価制度を構築ができたので助かっています。

川原様：また、弊社では評価対象期間中に異動が発生することがあります。以前の評価システムでは、評価表や評価者の変更に手間がかかり、管理が煩雑でした。しかし、タレントパレットを導入したことで、評価表の設定や評価者の変更などが簡単にできるようになり、運用が効率化されました。

―　長く使われていたシステムの変更に、現場の社員などから戸惑いの声などはありませんでしたか。

丸山様：やはり初めてのシステムなので、最初は「慣れない」という声は多少上がりましたが、現場の社員たちからも使いにくいなどの批判的な意見はありませんでした。今までのシステムとは異なりわかりやすいようにマニュアルを添付できたり、回答画面に画像を差し込めたりするので、使いやすさを感じたのではないかと思います。
別のところにマニュアルがあるとわざわざ見にいくのは手間に感じて大変ですが、同一画面でマニュアルを確認しながらデータを入力できるのはとても好評です。

コンディションが良くない社員を早期に発見・フォローし離職率の低下を実現

―　冒頭でお話しいただいた当初の課題であるエンゲージメントの向上についても、タレントパレットを使って取り組みをされていますか。

山田様：アンケート機能でパルスサーベイを実施し、社員のコンディションを毎月チェックしています。人間関係や健康状態について5段階でコンディションを表し、自由記述でコメントしてもらいます。入力してもらった結果から、コンディションが良くない社員を人事部の方でピックアップして、状況に応じて対象の方等にヒアリングをしたりしています。

山田様：離職防止について成果は出ていると感じています。
コンディションが良くない、下がってきている社員を早期にキャッチアップし、ヒアリングや配置換えなどの対応を素早くできるおかげです。
また、社員ごとに面談やコンディションの記録を時系列で蓄積できるのもいいですね。時期で比較しながら長い目でフォローできていると感じます。

―　その他に活用されている機能はありますか。

野田様：社員本人とその上司に対して適性検査の結果として、育成支援の報告書などを見ることができるようにしています。
育成支援の報告書というのは、部下のタイプに応じて上司がどう接すれば部下のモチベーションが上がるのかを見ることができるものです。権限の範囲内で必要な情報を開示することで、以前はよくあった部下の情報に対する問い合わせなども減っており、結果として工数の削減にもつながりました。

山田様：また、アンケート機能を使った自己申告も年に1度実施しています。社員が自身のキャリア志向や挑戦したい部署、海外志向などを申告できるので、タレントパレットに集約して異動検討や新プロジェクトなどへのアサインメントに生かしています。今後はタレントパレットを活用して、社員のスキルを個別に把握し、それぞれの能力を最大限に発揮できる環境を整えていきたいです 。

採用業務の自動化により大幅に工数が削減でき、学生と向き合う時間が増えた

―　採用でもタレントパレットをご活用いただいておりますが、そちらについてはいかがでしょうか。

吉武様：もともと別の採用管理システムを利用していたのですが、採用強化や入社後の社員の成長などを考えたときに、採用から配置、退職まですべて1つのシステムで管理してワンストップで社員のデータを確認したいという思いからタレントパレットでの運用に切り替えました。
新型コロナウイルスの影響や少子高齢化の問題により、社員だけでなく店舗のアルバイトの募集をかけても採用が難しいという状況から、採用は経営課題の1つでもあったのです。

―　タレントパレットを使うことで、採用でどんなことができるようになりましたか？

野口様：やはり1番大きいのは工数の削減ですね。
今までは1通ずつ手作業で送っていたメールが、タレントパレットに切り替えてからはステータスを更新するだけで自動で送られるようになりました。切り替え前は毎日1時間以上かかっていた作業なので、月で換算するとかなりの時間を削減することができています。

その他にも、入社書類手続きで、今までであれば学生に郵送してもらい、間違っていたら弊社から返送して、また郵送してもらって‥と手間がかかっていたのですが、現在はオンライン上で確認してもらい、入社当日に正しく記入できたものを持ってきてもらう対応で済んでいます。

また、最近リクルーター制度を新たに導入したのですが、リクルーターに権限を付与するだけで見てほしい学生の必要な情報を共有できますし、リクルーターは自分の担当した学生がどの面接でどのような評価だったのか、採用されたのか否かもタレントパレット上で確認ができるので、学生へのフォローにも役立っており、リクルーター側のモチベーションアップにもつながっていると感じています。

採用強化に向けた分析や仕組みづくりにより内定承諾者や選考希望者が目に見えて上昇

―　タレントパレットを使って採用の高度化は図れましたか。

吉武様：はい。今までは余裕がなかったことから新卒採用の媒体を1つしか使っていなかったのですが、先述の通り採用の一部を自動化できたことで時間ができ、新たな試みとして別の採用媒体も使ったり、人材紹介会社と契約したりして複数の媒体で新卒採用を実施できるようになりました。
当初はなんとなく使い始めた採用媒体の方が内定承諾率が高いと感じていたのですが、現在はタレントパレットの分析機能を活用し、媒体ごとの選考の通過率から自社にはどの媒体が合っているのか分析することでデータに基づいた施策立案ができています。

また、一次選考の前の個別面談中にリクルーターがステータスを変更することができるので、面談の最中に「ここを押すと一次選考の予約ができるよ」と画面を見て案内できるようになりました。これにより、説明会や面談から一次選考に進む人の比率が、昨年より20%ほど向上しました。

野口様：その他にも、今までは時間を捻出するのが難しかったため、一次選考は社員1人につき学生3人、最終選考は社員1人につき学生2人という形で面接をしていたのですが、現在は基本的に1対1で面接をするようになりました。一人ひとりの学生と向き合う時間が増えましたね。

―　入社後の社員のパフォーマンスを最大化するために、採用の段階から取り組んでいることはありますか？

吉武様：自社社員のデータから、ハイパフォーマーや離職傾向が高い人材の分析をしているので、面接の際にはその特徴とのマッチ度合いを見るようにしています。

いまはまだ見始めたばかりではありますが、今後はそれをもとに採用した人材がその後どのように活躍しているのかなど、分析結果の効果検証をしていきたいです。引き続き、社員一人ひとりに合った活躍の場や環境を提供し、パフォーマンスを発揮してもらえるように人事として働きかけていきたいです。

タレントパレットを使って個々の能力と組織の成果を最大化したい

―　今後、人事戦略で目指していく目標を教えてください。

川原様：離職防止に目が行きがちですが、まずは弊社で働いてくれている社員が活躍できる機会を提供し、社員のモチベーションを向上させ、結果として離職防止にもつながるという好循環を生み出していきたいです。

また、世の中の変化のスピードが加速しており、それに伴って組織が求める人材の要件も変わってきています。今後は、タレントパレットを使って、各部署に必要な人材や活躍する人材の特徴を可視化していきたいと考えています。

山田様：今後10年の中期経営計画を3つのフェーズに分け、それに合わせて人事戦略も進めていこうと考えています。2022年〜2024年のフェーズでは、地盤固めをしていく予定です。そのために、まずは体制作りをしたり、そのために必要な人材データをできる限り少ない負荷で一元管理できたりするような仕組み作りをしていきたいです。

将来的には個々の能力と組織の成果の最大化を１つのテーマとして、社員全員が強みと専門性を発揮させ、自分自身の業務に高いプロ意識を持って取り組み、役割や立場の違いを超えワンチームとなって企業理念、経営戦略の実現に向かうような状態を目指したいです。
そのためには、タレントパレットを活用して自己啓発の支援、若手優秀社員の積極的な登用、社内公募制、社内副業を制度化していかなければならないと考えています。