職場の人間関係改善に役立つストレスチェック
まずは、ストレスチェックの概要や実施する目的、具体的な質問例について解説します。
ストレスチェックとは？
ストレスチェックとは、職場で働く社員のストレスについて調べるための検査です。社員にはアンケート形式の設問に回答してもらい、提出された回答をもとに企業側が結果を集計・分析します。
ストレスチェックの集計・分析結果は、企業側が職場環境改善のために役立てるものでもあり、社員自身が「自分がどれくらいのストレスを感じているか」を把握するものでもあります。ストレスチェックを受けることで、必要に応じてセルフケアを行ったり医師の面接で指導を受けたりすることも可能です。
企業がストレスチェックを行う目的
現在では多くの企業がストレスチェックを行っていますが、その主な目的は以下の2つです。
・社員が自身のストレスを把握し、メンタルヘルスの不調を未然に防ぐ
・職場環境の改善
社員は自分が抱えているストレスの要因には、なかなか気付けないものです。しかし、ストレスチェックを行えば自分にとってどのようなことが心理的な負荷になっているかわかるため、自分でセルフケアができます。
また、調査の結果、ストレスを抱えている社員に関しては管理者層から聞き取りや配置換えなどの対策が可能です。社員の状況に合わせて適切な対策を講じれば、職場環境の改善に役立ちます。このほかにも、企業の持続的な成長を目的としてストレスチェックを行う場合もあります。
具体的にどんな質問をされるのか？
ストレスチェックの質問数や内容はさまざまです。23項目版、57項目版、80項目版、120項目版の4種類あり、それぞれ質問内容が異なります。厚生労働省は57項目版のストレスチェックを推奨していますが、23項目版でも最低限は把握可能です。
いずれにしても、ストレスチェックでは、主に以下の質問が設けられています。
・ストレスの原因に関する質問
・ストレスによる心身の自覚症状に関する質問
・周囲のサポートに関する質問（職場でのコミュニケーション頻度を問う設問など）
つまり、ストレスの解消には職場でのコミュニケーションが必要であるとわかります。
ストレスチェックは義務化されている
一定の基準を満たす事業所にはストレスチェックが義務化されているため注意が必要です。義務化の背景や対象となる事業所の条件を確認しましょう。
義務化された背景
近年、仕事に関して強いストレスを感じる人が増加しています。そのほかにも、精神障害による労働災害の認定件数が増加傾向にあることなどが、全国的に問題視されるようになりました。
そうした労働に関する課題を問題視した日本政府は、解決手段として2014年6月25日に「労働安全衛生法の一部を改正する法律」を公布し、ストレスチェック制度を創設しました。
ストレスチェック制度の目的は、社員のメンタルヘルスの不調を防いで労働災害を減らすことです。目標達成に向けて、創設から1年後の2015年12月からは常時50人以上の社員を雇用する企業に対して、年に1回以上ストレスチェックを実施することが義務化されました。
義務化の対象となる事業所
ストレスチェックは、すべての企業に対して1年に1回以上の実施が義務化されているわけではありません。ストレスチェックの実施を義務化されているのは、前述の通り常時50人以上の社員を使用する事業場です。社員が50人未満の事業場では努力義務となっています。ただし、職場環境を改善するためにもストレスチェックは1年に1回は実施するのが望ましいでしょう。
ストレスチェックを行うメリット
ストレスチェックを行うことで、社員のストレスを把握できるなど、以下のようにさまざまなメリットが得られます。
ストレス状態を把握できる
ストレスチェックを行うと、社員は自身では気付きにくいストレス状態を把握できるため、セルフケアを行えますし、企業側も社員のストレス状態を把握できるため、メンタルヘルス不調防止に向けた対策を講じられます。
ただし、ストレス状態を正しく把握するためには、ストレスチェックを嘘偽りなく答えてもらわなければなりません。そのためには、事前にストレスチェックの目的を伝え、理解を得ておく必要があります。
職場環境の改善に活用できる
企業側が、現状で社員が抱えているストレスの要因に気付けるため、ストレスチェックの結果は職場環境の改善に活用できます。
ストレスといっても要因はさまざまです。人間関係やマネジメントなど人的要因の場合もあり、照明や空調など環境的な要因の場合もあります。要因がわからないと適切な対策は講じられません。しかし、ストレスチェックで要因を明らかにしておけば、必要な対策が講じられるでしょう。検査結果をもとに職場環境の改善につなげられます。
各社員に適切にケアができる
ストレスチェックの検査結果をもとに、各社員に対して適切なケアを行えるのもメリットの1つといえるでしょう。
たとえば、社員が抱えているストレスに応じて医師による面談や配置換えなど対処を行えば、問題を1つ解決できます。的外れなケアや施策で手間取るリスクもありません。
また、仕事に関するストレスは離職の原因になり得ますが、ストレスチェックで適切なケアができていれば、離職率の低下にもつながります。
ストレスチェックを行わない場合に起こりうるデメリット
ストレスチェックを行わない場合、社員のストレス状態を把握できず、休職者・退職者の増加などにつながる可能性があります。ここでは、ストレスチェック未実施によるデメリットを解説します。
社員のメンタル不調を防げない
自分がどのくらいストレスが溜まっているかは、自分では把握しにくいものです。もしストレスチェックを行わない場合、自分のストレス状態を客観的に見る機会はほとんどありません。
そして自分でも気が付かないうちにストレスが蓄積していってしまい、メンタルヘルス不調に陥ってしまう危険性もあるでしょう。最終的に休職や離職の原因となってしまう恐れもあります。
必要なケアを行えない
企業側が社員のストレス状態を把握していないと、面談や配置換えなど適切な対処ができません。
社員の精神衛生や生産性などを保つためには、社員の悩みに沿った適切なケアが必要です。たとえば、メンタルが不調な社員がいる場合には、快適に働けるよう医師による面談や配置換えなどを行う必要があります。
社員がメンタルヘルス不調に陥るのを防止する対策を講じるためにも、ストレスチェックは必要です。
休職者・退職者が増える恐れもある
社員がストレスを抱えている場合、適切にケアしないとメンタルヘルスの不調がどんどん進行してしまうケースもあるでしょう。
メンタルヘルスの不調は、生産性が下がってしまうだけでなく、休職・退職につながる恐れもあります。休職者や退職者が増えてしまうと必然的に労働力が低下してしまい、企業全体の損失になってしまいます。
法的に責任を問われる場合もある
記事の冒頭でも解説したように、一定の基準を満たす企業には1年に1回はストレスチェックを実施するよう義務付けられています。加えて、ストレスチェック実施後には労働基準監督署へ報告しなければなりません。
もし定期的にストレスチェックを行わなかったり、労働基準監督署へ実施報告を怠ったりすると、違反行為として法的に責任を問われる場合もあるため注意しましょう。
違反行為を行った場合、課せられる罰金は最大50万円です。社員の精神衛生を守るためであることはもちろんですが、罰則を科されないためにも、一定の基準を満たしている企業側は定期的にストレスチェック実施して迅速に労働基準監督署へ報告する必要があります。
ストレスチェックは意味ない？
ストレスチェックは、メンタルヘルスの不調に迅速に対応できることや職場環境の改善につながるメリットがありますが、一方で「意味がない」という意見もあります。
なぜ「意味がない」と感じる方がいるかというと、理由はさまざまです。たとえば、結果が出たあとに何も対策をとらずに終わってしまう事例や、目的を理解していないため検査を受けない社員が多いという事例もあり、「意味がない」と感じている人も一定数います。
このような理由からストレスチェックは一部で意味がないと思われていますが、受検率を上げるため事前に目的を説明したり、調査結果をもとに正しくアプローチしたりすれば、職場環境の改善などに生かせます。
つまり、ストレスチェックは社員に実施目的を正しく伝えて偽りなく回答してもらい、検査後のアフターフォローを実施することが大切です。
ストレスチェック～職場の人間関係改善までの流れ
ストレスチェックの手順について、事前準備からストレスチェックの実施、調査後の対応、報告書の提出まで詳しく解説します。
事前準備
まずはストレスチェックを実施する前に基本的な方針を決めて、関係者全員で連携しなければなりません。その後、関係者で以下の実施内容を決めていきましょう。
・実施する時期・対象
・実施媒体（紙もしくはオンラインなど）
・設問の内容
・ストレス度の判断基準
・面接指導する担当医
・集団分析の方法
・検査後の結果の保存・管理方法
決まった実施内容は社内規定として書き記しておくと、今後も活用できて便利です。実施内容についてはすべての社員に周知徹底しましょう。
なお、ストレスチェックの対象者に該当するのは、常時勤務している社員です。厚生労働省の導入ガイドで契約期間や労働時間数などが定められているのでチェックしておきましょう。
ストレスチェックの実施
事前準備が整ったら、決定した内容に沿ってストレスチェックを実施しましょう。実施媒体が紙の場合は対象社員へ質問票を配布、オンライン上で実施する場合は所定のURLを対象社員へ送付します。
なお、紙でストレスチェックを実施する際は、提出方法に配慮が必要です。個人情報保護のため、回収するとき封筒に入れたり、折り曲げて回収ボックスに投函したりといった工夫を講じ、他人に見られる心配がないようにしましょう。
また、ストレスチェックの回答は、受けた本人の許可を得ずに結果を閲覧することは禁じられているため、取り扱いにも気を付けなければなりません。
評価・結果の通知
ストレスチェックの回答を収集したら、実施者（医師、保健師、精神保健福祉士、厚生労働大臣の定める研修を受けた看護師・歯科医師・公認心理師のいずれか）がストレス状態を評価します。
ストレス状態をもとに、実施者が医師による面接指導が必要かどうか判断し、評価・結果をストレスチェックを受けた本人に通知します。
ストレスチェックを受けた本人に通知する内容は以下の通りです。
・個人のストレスプロフィール
・心身のストレス反応の数値が高い「高ストレス者」に該当するかどうか
・面接指導の対象か否か
これらはストレスチェックの結果を問わず、全員に通知しなければなりません。
医師による面接指導
希望があった社員には、医師による面談指導を実施します。
ただし、面接指導が必要とされる高ストレス者に該当する場合でも、面接指導の拒否は可能です。実は「周囲に知られたくない」という気持ちから、面接指導を拒否するケースも少なくありません。面接指導は強制できないため、ストレスケアのためには日頃から面接指導を申し出やすい雰囲気をつくっておくことが大切です。
なお、面接指導の申し出は結果通知から1か月以内、面接指導は申し出から1か月以内に行わなければなりません。期限以内に申し出の受付・面談指導を実施できるよう注意しましょう。
加えて、面接指導後の対応も重要です。実施者である担当医から意見聴取を行って、必要に応じて職場環境の改善（労働時間の見直しや配置換えなど）を行う必要があります。
検査結果データの保存・管理
ストレスチェックで収集した検査結果データは、原則として実施者が保存します。個人情報が含まれるため、取り扱いには細心の注意を払いましょう。なかでも、ストレスチェック後に医師による面接指導を行った場合には、紙もしくはデータで5年間の保存が義務付けられています。
保存方法や保存場所は事業者が決めるよう定められており、指定の保存方法・場所はありません。しかし、プライバシー保護のため、パスワードをかけたり鍵のかかる場所に収納したりなど保存・管理には十分気を付けましょう。
労働基準監督署に報告書を提出
先述した通り、ストレスチェック実施後は、所轄労働基準監督署へ報告書を提出することが義務付けられています。（対象は労働者数50人以上の事業場の場合のみ）
報告書の様式は、厚生労働省のホームページに掲載されているため、ストレスチェックを実施する際には忘れずにチェックしましょう。様式はフォーマットが用意されていますが、提出期限は特に定められていません。たとえば、各事業場における事業年度の終了後など、事業場ごとに設定できます。
なお、ストレスチェックの実施時期を分けている場合は、1年分をまとめて報告するスタイルで問題ありません。
調査結果を活用する
ストレスチェックは実施するだけでなく、調査結果を活用しなければ意味がありません。そのため、結果が出たらメンタルヘルス不調の防止対策などを講じる際に積極的に活用しましょう。
他にも、ストレスチェックの結果をもとに職場の巡視や社員へのヒアリングなどを行うと、職場環境を改善につながります。
人間関係改善のためのコミュニケーションとは
職場で受けるストレスには人間関係によるものが多々ありますが、別の要因の悩みでも誰か話せる人がいることでストレスが軽くなるものです。
そこで、続いては社員たちが働きやすい環境をつくるためのコミュニケーションのコツを解説します。
承認欲求を満たす
承認欲求とは、人間の根底にある欲求の1つです。相手から「あなたを認めている」「あなたのことをわかっている」と態度や言葉で伝えられると、人は承認欲求が満たされて安心します。
たとえば、具体的な言動や仕事の成果を褒めたり、社員の名前を呼んだりなどの行為が効果的です。
ただし、これらの行為は特別扱いをするわけではありません。本人や周囲に誤解を与えないように注意しましょう。
自他尊重で接する
自他尊重とは、アサーション（assertion）ともいわれるコミュニケーションスキルです。文字の通り、相手を尊重しつつ、自分の意見もしっかり伝えることを指します。
たとえば、仕事の指示を出すときなどに「（あなたが）～してください」ではなく、「（私は）～してもらえると嬉しい」のように、主語を自分にして伝えるなどしてみましょう。
「訊く」と「聴く」を意識する
「訊く」と「聴く」は似ているようで別の意味を持ちます。人と接する際には、「訊く」と「聴く」の違いを意識しましょう。
・訊く：尋ねる、質問すること。相手に興味関心を持って、状況などを確認する行為を指す。
・聴く：相手の話に耳を傾けること、傾聴。身振り手振りや声のトーンなどからも相手を理解することを指す。
ストレスチェックは誰が行う？
ストレスチェックは誰もが実施・診断できるわけではありません。ストレスチェックの関係者とそれぞれの役割は次の通りです。
実施者
実施者とは、ストレスチェックの設問の内容を決めたり、結果を評価したりする人です。必要に応じてストレス度の高い社員に対して面接指導も行います。面接指導も行わなければならないため、実施者には誰でもなれるわけではありません。
＜実施者になれる対象者＞
医師、保健師、精神保健福祉士、または厚生労働大臣の定める研修を受けた看護師・歯科医師・公認心理師のいずれかの職種
これらに当てはまらない人は、実施者にはなれません。
実施事務従事者
実務事務従事者とは、実施者の指示に沿って、ストレスチェックの実施をサポートする人のです。主に、ストレスチェックの結果データの保存や管理などを担当します。
実施事務従事者に資格などは必要ありませんが、一般的には社内の産業保険スタッフや衛生管理者、事務職員などが指名されます。
なお、実施事務従事者になれるのは社員だけとは限りません。場合によっては外部委託も可能です。
ストレスチェックで注意すべき4つのポイント
ストレスチェックを行うときは、注意すべきポイントがいくつかあります。実施する際は、以下の4つに気を付けましょう。
個人情報を保護する
まず、個人情報の保護を徹底しましょう。ストレスチェックでは、社員のメンタルヘルスに関する設問があります。回答欄には公にされたくない情報が記載されているケースも少なくありません。
原則として、ストレスチェックを受けた本人の承諾がない限り、結果を企業側に通達してはいけません。情報を保管している人には守秘義務が課せられるため、取り扱いには十分な注意が必要です。
また、ストレスチェックの結果をもとにした不当な人事を防ぐためにも、保管は厳重に行いましょう。特に、人事権を持つ社員にストレスチェックの結果やデータを勝手に漏らすことのないよう、気を付けなければなりません。
不利益な取り扱いをしてはいけない
一定の基準を満たす企業に対してストレスチェックの実施は義務化されていますが、すべての社員が受けなければならないわけではありません。社員が受けたくない場合には拒否できます。
面接指導に関しても、同様に拒否が可能です。
回答や指導の自由が認められているため、たとえストレスチェックや面接指導を拒否した場合も、その社員が企業側から不利益な取り扱いを受けるようなことがあってはなりません。また、結果によって不当に解雇・移動したり、退職を推奨したりといった行為も禁じられています。
ストレスチェックや面接指導の実施の有無、またはその結果を問わず、社員は平等に取り扱いましょう。
回答しやすい環境をつくる
社員がストレスチェックに回答しやすい環境をつくっておくのも重要なポイントです。人によっては評価や昇進を気にして、ストレスを意図的に隠したいと考える場合も少なくありません。しかし、設問に正直に回答してもらえないとストレスチェックを実施する意味が薄れてしまいます。
ストレスチェックに正直な気持ちで回答してもらうためには、回答しやすい環境づくりが必須です。まずは社員向けに説明会を開くなどして、ストレスチェックを実施する目的やメリット、本人の承諾なく検査結果が企業側に伝わることはない旨を説明しておく必要があります。
派遣労働先がストレスチェックを行っても問題ない
派遣社員の場合は、派遣元にストレスチェックの実施義務があります。しかし、実際に就業しているのは派遣先のため、派遣元より派遣先でストレスチェックを受ける方が効果的です。
なぜなら、派遣先の企業によってストレスチェックの対象範囲などが異なるためです。たとえば、以前勤めていた派遣先ではストレスチェックの対象範囲内だったとしても、いま勤めている派遣先ではストレスチェックの対象範囲外である可能性もあります。
ちなみに、派遣元ではなく、派遣先の企業がストレスチェックを実施することは問題ありません。
ストレスチェックに関する参考サイト・資料
ストレスチェックに関する参考サイトや資料をご紹介します。ストレスチェック実施の際に参考にしてください。
ストレスチェック等の職場におけるメンタルヘルス対策・過重労働対策等｜厚生労働省
厚生労働省が運営している、ストレスチェック制度に関するポータルサイトです。主に、ストレスチェック制度に関係する法令・通達・報告書のほか、実施マニュアルやQ&AなどのPDFファイル、報告書様式などが掲載されています。また、ストレスチェック制度のサポートダイヤルも掲載されているため、疑問や悩みごとがある場合は助けになるでしょう。
ストレスチェック等の職場におけるメンタルヘルス対策・過重労働対策等｜厚生労働省
ストレスチェック制度 導入マニュアル│厚生労働省
ストレスチェック制度の導入についてわかりやすくまとめられているPDFファイルです。概要や目的の解説をはじめ、導入前の準備やストレスチェックの実施、分析・職場環境の改善まで順を追って丁寧に解説してあります。注意点もわかりやすく記載してあるため、これからストレスチェックを導入しようと考えているときに役立ちます。
「厚生労働省版ストレスチェック実践プログラム」ダウンロードサイト│厚生労働省
厚生労働省が展開している、ストレスチェックの実践プログラムを無料でダウンロードできます。このプログラムは、事業者がストレスチェック制度を円滑に導入できるようつくられたもので、ストレスチェックの受検や結果の出力、集団分析などができる仕組みになっています。
「厚生労働省版ストレスチェック実践プログラム」ダウンロードサイト
ストレスチェック実施後の報告書の提出について│大阪労働局・各労働基準監督署
ストレスチェックを実施した後の、報告書提出について詳しく記載してあります。報告書の様式がダウンロードできるURLや報告書の記入例なども掲載しているため、具体的な報告書の書き方を知るために役立つでしょう。
そのほかにも、報告書提出に関するさまざまなQ&Aも記載されています。
ストレスチェック実施後の報告書の提出について│大阪労働局・各労働基準監督署
まとめ
ストレスチェックとは社員のストレスについて調べるための検査です。メンタル不調による労働災害を減らすため、2015年12月から常時50人以上の社員を雇用する企業に対して実施が義務化されました。
しかし、ストレスチェックは社員のストレス状態を把握できたり、職場環境の改善に活用できたりとさまざまなメリットがあるため、義務化の対象外となっている企業でも導入する意義のあるものです。
また、ストレスチェックを行う際は、専用のツールを使用することで、データの保存や管理の手間が省け、疲弊社員の早期発見にが容易になります。さらに、ストレスチェックに加えて健康診断データ等を一元管理することは、企業の健康経営戦略を強化するうえでをで重要な要素です。ぜひ、こちらから詳しい資料をダウンロードしてください。