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IT化とは
IT化とは、ITを活用して業務プロセスを効率化・自動化することです。具体的には、従来手作業で行っていた業務を、ソフトウェアやシステムを用いて自動化し、業務の効率性と正確性を向上させることをIT化と呼んでいます。
ITはInformation Technologyの略で、日本語では情報技術と訳されるものです。ITを活用すると決められた一連の作業をボタン1つで行ったり、これまで分析されていなかった作業のデータをとって業務を見直したりすることができ、効率化につながります。
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デジタル化やDXとの違い
IT化と似た言葉に、デジタル化やDXといったものがあり、違いがわからない方も多いでしょう。ここではIT化、デジタル化、DXそれぞれの違いを解説します。
デジタル化との違い
デジタル化は、アナログのデータやプロセスをデジタル形式に変換することを意味する言葉です。たとえば、紙の書類をスキャンしてデジタルファイルにすること、従来紙を使っていた作業で紙を使わずデジタルファイルを使うように変更することなどが、デジタル化に該当します。
IT化は、このデジタル化されたデータをさらに活用し、業務全体を効率化する取り組みです。それぞれ別のものではありますが、デジタル化はIT化の一環としてとらえることができます。
DXとの違い
DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタル技術を用いてビジネスモデルや企業全体を変革し、新しい価値を創出する取り組みを指します。
IT化やデジタル化が業務の効率化に焦点を当てるのに対し、DXは企業文化やビジネスプロセス全体を革新し、競争力を高めることを目的としていることが大きな違いです。しかしDXもまたデジタル化・IT化の先にあるものという点では、IT化はDXの欠かせない要素の1つだといえるのです。
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IT化の具体的な取り組み
IT化をするには、具体的に何をしたら良いのでしょうか。ここではIT化に該当する取り組みを、具体例を挙げて解説します。
会計ソフトを導入する
IT化の主な取り組みとして、経理業務を自動化するために、会計ソフトを導入することが挙げられます。経理業務は、企業の抱える多種多様な業務のなかでもきわめて難易度が高いといえます。ミスは許されない一方で起こりやすく、ルールも多いため作業が煩雑になりがちです。
会計ソフトを導入することによって、手作業で行っていた仕訳や集計作業が自動化され、ミスが削減されることが期待されます。経理業務の全体を通して効率が大幅に向上するといえるでしょう。
請求管理システムを導入する
請求管理システムとは、請求書の作成、送付、支払い確認などのプロセスを一元管理するシステムです。これも経理業務の一環でミスが許されない、難しい業務といえます。
IT化以前は手作業で請求業務を行わざるを得ないため、請求先や金額、明細など、細かい部分でどうしてもミスが起こりがちです。請求管理システムの導入によって請求業務を自動化できれば、ミスが減り、効率を上げることが可能になるでしょう。
ERPシステムを導入する
ERPシステムとは、企業の基幹業務（生産、販売、在庫、財務、人事など）を統合管理するシステムです。ERPシステムを使うと、データの一元化とリアルタイムでの情報共有が可能となり、経営判断が迅速に行えるようになります。
ERPシステムがない場合、多岐にわたる最新のデータを、一度にリアルタイムで確認することは難しいでしょう。システムがあれば、今このときに必要な施策を的確に打ち出すことが可能です。
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IT化のメリット
IT化には、企業にとって明確なメリットがいくつもあります。ここでは、IT化のメリットを解説します。
業務効率が向上する
IT化によって、手作業で行っていた業務を自動化することになるため、時間と労力を削減でき、業務効率が向上します。これにより、社員はより価値の高い業務に集中しやすくなるのがメリットです。
IT化によって自動化するものの多くが、手作業で行うには煩雑で、面倒に感じられる種類の作業です。たとえば、工場の生産データや在庫数のチェック、事務所における見積書や請求書の作成などをシステムが補助してくれれば、社員はその分、作業効率を高めるためのアイデアを出したり、プレゼンテーションの準備に力を入れたりすることができるでしょう。
データの正確性が向上する
デジタル化により、手入力によるヒューマンエラーが減少し、データの正確性が向上するというメリットもあります。
たとえば、会計処理においては、自動仕訳によって経費計上ミスが減少し、正確な財務報告が可能になるでしょう。在庫管理も、製造数、在庫数、販売数の全てをシステムで自動計測すれば、データ上の数と合っているかどうかを確認すれば良いため、手作業による数え間違いも大きく減らすことができます。
意思決定を迅速に行える
経営陣やコンサルタント、管理職の立場からは、IT化によってリアルタイムでのデータアクセスと分析が可能となり、迅速な意思決定が行えるのもメリットです。
たとえば、ERPシステムが導入されていれば在庫状況をリアルタイムで把握できるため、適切な発注判断が可能となります。人材管理システムが完備されている場合は、多くの社員のなかから課題に合わせて、すぐに適任者をピックアップできるでしょう。
コスト削減に繋がる
IT化により、紙の使用や手作業による業務が減少するため、紙やインク、印刷機にかかる代金や電気代など、さまざまな運営コストが削減されます。さらに、業務の自動化や効率化により、人件費や運営コストの削減も期待できるでしょう。
IT化を実施するにはどうしても初期投資が必要ですが、長期的には、ITインフラの初期投資以上のコスト削減効果が得られるといわれています。
セキュリティ強化に繋がる
IT化により、データの管理やアクセス制御が強化されるため、セキュリティ対策が向上します。
従来の紙媒体による情報の管理では、持ち出しが可能だったり、誰でも閲覧できたりすることも多々ありました。これに対してIT化では、高度なセキュリティシステムや暗号化技術を導入することで、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを大幅に軽減できます。
結果として、企業全体の情報資産が安全に保護され、信頼性が向上するのがメリットです。
IT化のデメリット
IT化は企業に革新をもたらしますが、デメリットもいくつか存在しています。IT化のデメリットを理解し、カバーできるような運営を心掛けるのがおすすめです。
初期導入コストがかかる
システムの導入には初期費用がかかるため、一時的にはどうしても、資金的な負担が発生してしまいます。たとえば、ERPシステムの導入には、多額のライセンス費用やインフラ整備費用が必要です。導入コストがかかるのはどのシステムでも共通といえるでしょう。
どのシステムにいくらくらいの導入コストがかかるかは、一概にはいえません。業者にソフトでカバーできる内容を相談しつつ、見積りをとってみるのがおすすめです。
セキュリティリスクが伴う
IT化は先述のとおり、セキュリティ強化につながる側面がありますが、一方でデジタルデータの管理には、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが伴います。システムがハッキングされた場合、重要な企業データが流出するリスクがあるので注意が必要です。
こうした事態を防ぐためにも、システムを導入する際は信頼性の高い業者に依頼し、セキュリティのしっかりしたシステムを選ばなければなりません。
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社員のスキルギャップが生まれる
IT化によって新しいシステムを導入した場合、社員のなかでスキルギャップが生じるケースがあります。新しいシステムの操作に不慣れな社員が多い場合、教育やトレーニングが必要になるでしょう。
たとえば会計ソフトを導入したとき、ぱっと見て感覚的に操作ができる人もいれば、使い方の見当がなかなかつけられない人もいます。この場合、新しい会計ソフトの操作方法を社員に教育するためのトレーニングが必要です。
システムトラブルが発生するリスク
IT化が進んだ企業でシステムトラブルが発生した場合、業務が停止するリスクがあります。たとえば、ERPシステムがダウンした際には全社の業務が停止し、業務再開までに時間がかかる場合も考えられるでしょう。
何らかのシステムを利用する以上、システムトラブルは常にあり得る問題です。ただし、トラブルの少ない、実績のあるシステムを利用したり、トラブル対応が手厚い業者のシステムを選んだりすることで、リスクを極力小さくすることができます。
IT化の進め方
これからIT化を進めたい場合、どこから始めたら良いか迷うこともあるかもしれません。ここでは、IT化の進め方について解説します。
1.課題を明確にする
IT化を進める最初のステップは、組織内で解決すべき課題や問題点を明確にすることです。これには、現行の業務プロセスの分析や、現場の社員や部門からのフィードバックを収集することが含まれます。
単にIT化といっても、導入可能なシステムはあふれています。そのなかから、自社に必要なシステムを正確に選ぶことが大切です。課題を具体的に把握することで、効果的なITソリューションの選定が可能となるでしょう。
2.ソリューションを選定する
課題が明確になったら、その課題に対応する適切なITソリューションを選定します。このとき、市場に存在するさまざまなソフトウェアやシステムを比較検討し、自社のニーズに最も適したものを選ぶことが重要です。
またソリューション選定にあたっては、コスト、導入の容易さ、サポート体制なども考慮する必要があるでしょう。これまでの導入実績や取引先企業をよくチェックし、口コミなどもあわせてチェックできると参考になります。
3.導入計画を策定する
ソリューションが決まったら、選定したソリューションを効果的に導入するための詳細な計画を策定します。計画の内容は、導入スケジュール、担当者の割り当て、必要なリソースの確保などです。運用開始前に使い方を社内で共有することも忘れないようにしてください。
新しいソリューションの導入には、多かれ少なかれトラブルが付きものといえます。しかし、しっかりとした導入計画を立てることで、導入プロセスがスムーズに進み、トラブルを最小限に抑えることができるでしょう。
4.導入し、評価する
計画に基づいてソリューションを導入し、その後、効果の評価を行います。また導入後は、定期的にシステムのパフォーマンスをチェックし、必要に応じて調整や改善を行うことも大切です。
また評価プロセスを通じてIT化の成果を確認すれば、さらなる最適化や改善策を講じることができます。ソリューション企業の担当者に知見がある場合は、自社のIT化について分析を行い、改善のために必要な施策について相談に乗ってもらえることもあるでしょう。
IT化を進める上での注意点
IT化を進める場合は、以下のポイントに注意しておくと、失敗やトラブルが少なくなります。
ビジョンと目標設定を明確にする
IT化を進める際には、組織全体のビジョンと具体的な目標を明確にすることが重要です。これにより、全員が同じ方向を目指し、一貫した取り組みを行うことができます。明確な目標設定は、進捗状況を評価し、成果を測定するための基準となるでしょう。
一方で目標が明確化されていない場合、人によってはIT化に意義を見い出せず、組織の変化についてこられない社員を生み出しかねません。ビジョンや目標設定の明確化とともに、社員への周知も徹底することをおすすめします。
社員の教育とトレーニングを怠らない
IT化の成功には、社員が新しい技術やシステムを十分に理解し、効果的に活用できるようになることが不可欠です。そのため、適切な教育とトレーニングを提供し、社員のスキルアップを図ることが必要となります。
社員がシステムを理解し、十分に使いこなせることで、導入されたITシステムが最大限に活用されるでしょう。これにより業務効率が向上し、IT化の成果が十分に発揮されるといえます。
段階的に導入していく
IT化を大規模かつ一斉に実施すると混乱や抵抗が生じやすいため、段階的に進めることが望ましいでしょう。小規模な試験導入から始め、問題点を洗い出し、改善を重ねながら徐々に範囲を拡大する方法が効果的です。
広範囲で大規模な変更が生じた場合、あちこちで同時多発的に問題が起こり、対応しきれなくなる可能性もあります。段階的な導入であれば、リスクを最小限に抑えつつ、組織全体にスムーズに新しいシステムを浸透させることができるでしょう。
まとめ
IT化は、高効率で正確な仕事が求められる時代に避けては通れない変化です。IT化によるメリットは大きく、コストを削減しながら生産性を大きく向上させることができるでしょう。
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