こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「研修参加メールの書き方が分からない」「送信するときに注意することはある？」と悩んでいる人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

研修参加を促すメールは、わかりやすく簡潔に書くことが重要です。ビジネスメールのルールを知らなくても、例文を活用すれば、正確かつ簡潔なメール文を書くことができます。

そこで本記事では、研修参加メールの例文や送信する際の注意点について解説します。正確で簡潔なメールを送信することで、研修に参加する人が増えて人材育成に貢献できるので、ぜひ最後までお読みください。

研修参加者へのメールはできるだけ簡潔に書くことが重要

企業は、社員の成長を促すために研修を行います。研修の内容や日時が決まったら、社内外へ研修の参加メールを送る必要があります。毎日たくさん届くメールの中から即座に読んでもらうには、内容を簡潔に書くことが重要です。

具体的には、以下のような構成で書きます。

LINEやプライベートのメールと違い、ビジネスメールにはルールが存在します。研修参加メールは、ビジネスメールの構成と同様で「冒頭のあいさつ」「要旨」「詳細」「結びの言葉」の4つの構成です。

ルールを無視すると、分かりにくく相手の時間を奪うメールになりかねませんので注意しましょう。

→研修目的について詳しく知りたい方は、別記事「研修目的」をあわせてご確認ください。

研修参加メールの例文

研修参加メールは、社内の従業員と社外の方では書き方が違います。それぞれの例文を知ることで、自社に合った研修参加メールのイメージができるので参考にしてください。

社内に向けたメールの例文

社内の従業員に向けた研修参加メールの例文は、以下の通りです。

あいさつは、基本的に「お疲れ様です」の書き出しが一般的です。誤字脱字のチェックはもちろん、日付の間違いに注意しましょう。

社外に向けた研修参加メールの例文

社外の方に向けた研修参加メールの例文は、以下の通りです

メールでは社外向けであっても、あまり丁寧過ぎる文章は伝わりにくいので使いません。

日程変更を行う場合のメール

ビジネスの場面では、急な日程変更が想定できます。社内の従業員であれば、顔を合わせて話しができますが、社外の方とはメールでやり取りする場面が多いので例文を活用しましょう。

日程変更のメールの注意点

日程変更は、相手に負担をかけるお願いです。間違いがないように、時間と場所はもちろん〇月〇日〇曜日までしっかりと記載しましょう。詳細を明記することで、何度もメールをやり取りする負担の軽減につながります。

また、複数の候補日を提示する必要があります。日程が合わないとメールのやり取りで相手の時間を奪ってしまうため、3〜5つの案を提示することが望ましいです。

→面談依頼メールについて詳しく知りたい方は、別記事「面談依頼メール」をあわせてご確認ください。

日程を変更したい場合のメール

どんなにスケジュールを調整していても、講師の緊急対応や体調不良で日程を変更する場面があります。研修の、日程変更の場面で使える例文は以下の通りです。

日程変更する際には、以下の3つに注意する必要があります。

• なるべく早く連絡する
• 前日または当日の場合は電話で連絡する
• 気遣いのある文章にする

まわりくどい文章は、お願いメールであっても避けましょう。重要なのは、内容を丁寧な言葉で簡潔に伝えることです。

研修参加メールを送信する際の注意点5選

社員は日々の業務に追われているので、極力分かりやすいメールを作成しましょう。社外から講師を招く場合も同様で、コミュニケーションコストを減らすため送信する前に5つの注意点を確認してください。

件名は内容が分かるように書く

件名は、分かりやすく具体的に書くことが重要です。ひと目で書いてある内容が分かると、送った相手は内容が理解しやすいので時間短縮につながります。

ビジネスメールはプライベートのメールと異なり、件名がないと相手が何のメールなのか分かりません。相手の時間を奪うだけでなく、迷惑メールと勘違いされて読まれない可能性があるので注意しましょう。

件名に【ご確認事項】や【ご依頼】などカッコをつかうと、目立ちやすく印象に残りやすいです。しかし【至急】や【緊急】のような相手を煽る件名は、先方の気分を害することがあります。

また、記号をつかっても相手に伝わらない環境依存文字が存在します。環境依存文字は、ある環境でしか使用できない文字なので、丸で囲んだ数字や（株）のような省略した文字は相手に正しく変換されない可能性があるので注意が必要です。

宛名は敬語に注意する

メール本文の最初は、宛名を書きます。社外の場合は、会社名・部署名・名前の順番で書きますが社内のときは会社名と部署名を省略するのが一般的です。

宛名で間違いやすい点として、役職名に「様」をつけると二重敬語になるため、誤用になります。また「各位」も敬称になるので「様」は不要ですが「お客様各位」は例外として使用できます。

メールを送る際に相手が2名以上の連名のときは、敬称を省略せず〇〇株式会社 〇〇様 〇〇様と1人ずつ「様」をつけましょう。また「殿」は、目下や同格の相手に対する敬称なので、迷ったときは「様」の使用をおすすめします。

あいさつはシンプルに書く

宛名のつぎは、いきなり本題には入らず簡潔なあいさつ文を入れましょう。本題の前にあいさつ文を入れることで、相手の気分を害することなく用件を伝えられます。

メールは手紙と異なり、簡潔に要件を伝えるツールなので時候は必要ありません。「お世話になっております」や「この度は、お世話になります」などを使用すると、次回も同じフレーズが使えるので便利です。

また、日本では苗字でやり取りをすることが多いので、あいさつ文に自分の名前をフルネームで明記すると相手の印象に残るメールになります。

本文は結論から書く

本文の主要な部分である結論は、最初に記載し用件を明確にすることが重要です。結論を最初に書けば、相手は理解しながら読み進められるので返事がしやすくなります。結論をシンプルに記載し、詳細は箇条書きを使うと相手の負担を軽減させます。

必要な情報の漏れは、相手と何度もメールのやり取りが必要になり信用を失うので注意してください。研修の日時や時間、返信期日などは絶対に記載漏れがないように確認しましょう。

結びの言葉は相手に要件を再確認させる

結びの言葉は、要件を再確認させ丁寧な印象を与えることがメリットです。SNSやLINEでのやり取りは、要件だけを伝えてスタンプで返信しますが、ビジネスメールでは失礼にあたります。

本文の最後に結びの言葉を入れると、相手に研修の予定日を再確認させ参加を柔らかく促すことができます。「ご連絡をお待ちしています」や「ご検討いただけますと幸いです」など、相手の負担を配慮した言葉を選びましょう。

また、相手との関係が同僚や上司、依頼する講師などで使う言葉を変えないと「柔軟性がない人」と思われるので注意が必要です。

研修参加メールで使えるフレーズ集

研修参加メールを作成するうえで、文章選びの時間が短縮できるフレーズを見ていきましょう。メール作成時のテンプレートとして、活用してください。

あいさつのフレーズ

冒頭のあいさつとして、定番は以下の3つです。日ごろから、やり取りをしている相手や面識がない相手に対しても違和感なく使えます。

• いつもお世話になっております。
• この度は、お世話になります。
• 平素よりお世話になっております。

以下の2つは、何度か講師をお願いしている方に対して使います。初めて依頼する方に使うと、違和感がでるので注意しましょう。

• いつもお心遣いをいただき、深く感謝申し上げます。
• 常日頃、大変お世話になりありがとうございます。

→研修企画について詳しく知りたい方は、別記事「研修企画」をあわせてご確認ください。

報告のフレーズ

社内で報告する場合であれば、同僚や上司でも違和感なく使えるフレーズは以下の3つです。

• お知らせいたします。
• ご連絡いたします。
• ご通知いたします。

丁寧な報告のフレーズは以下の3つです。

• ご一読いただければ幸いです。
• お忙しいと存じますが、ご報告したい件がございます。
• 表題の件について、ご報告いたします

結びのフレーズ

結びの言葉で、返信が欲しいときに使うフレーズです。

• ご返信をお待ちしております。
• 折り返しご返信をくださいますようお願い申し上げます。
• ご多忙とは存じますが、ご返信をくださいますようお願い申し上げます

ご返信を「お返事」や「ご連絡」に変えると、電話やメールなど手段に限らず連絡を待っている時に使用できます。

社員にメールの書き方を指導するときの3つのポイント

ビジネスメールは、業務を行う上で必要不可欠なツールです。人事担当者は、自分だけでなく社員にもビジネスメールのマナーを指導する必要があります。

しかし、ビジネスメールに慣れていない新入社員に多くの指摘をすると、やる気を失ってしまう可能性があります。新入社員の、やる気を維持しながら指導を行う3つのポイントを見て行きましょう。

マニュアルを作成する

新入社員が仕事のメールで、LINEやSNSのような文章を送信すると取引先に不快な印象を与える可能性があります。新入社員研修で指導を受けていても、実際の業務では分からないことが多いからです。

メールマニュアルを作成すれば、手順に沿ってメールを作成できるので、大きなミスを防げます。具体的なメリットは以下の通りです。

• 仕事の効率化になる
• 対応の品質が維持できる
• 離職を防止できる

業務に追われがちな上司や先輩社員に、細かい疑問を質問しなくてよいので、社内全体の効率化につながります。メール作成フォーマットや宛名・添付データのサイズなどの確認事項をもとに作れるので、対応する社員の個人差が減るでしょう。

また、メールマニュアルがあることで、大きなミスや仕事が分からないなどの理由で離職する社員を防ぐ効果が期待できます。

e-ラーニングで学習する

忙しそうに業務を行っている上司や先輩社員に、分からないことを何度も聞くと、コミュニケーションコストが増えてしまいます。そこで、スキマ時間などに学べるe-ラーニングでの学習がおすすめです。

e-ラーニングとは、インターネットを利用してPCなどのデジタル機器で学習することです。研修で教わっても、理解力には個人差があるので時間がかかります。しかし、e-ラーニングは動画で分かるまで何度でも視聴し学習ができるので、ストレスなく書き方を学べます。

分からない所を集中して学習するので理解が早く、社員の実力アップにつながり生産性が向上するでしょう。

また、データを基に人材育成ができるタレントマネジメントシステムを活用すれば、社員レベルを考慮したe-ラーニングを紹介してくれます。さらに、受講履歴を管理してくれるのでより効果的な人材育成が実現します。

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→研修動画について詳しく知りたい方は、別記事「研修動画」をあわせてご確認ください。

OJT指導者が添削する

連絡やお詫びなど業務ではたくさんのメールを送信するので、作成には多くの経験が必要です。仕事現場で作成したメールを先輩に何度も添削してもらうことが、上達する一番の近道になるでしょう。

しかし、多くの指摘を行うと新入社員のやる気を失う原因につながるので、以下の点に気をつけましょう。

• 具体的なアドバイスをする
• 表現方法を変える
• 用件が伝わっているか確認させる

最初に自分ならどう書くのか、全体像を具体的にアドバイスしてください。全体像を知ると、指摘された意味が理解しやすくなります。受けた指導の理解には個人差があるので、表現を変えて何度も伝えることで理解が深まりスキルアップにつながります。

また、メールで重要なのは「用件が相手に伝わっているのか」なので、細かい指摘は後回しにして、重要な箇所を何度も反復させることが大切です。

研修参加メールのまとめ

研修参加メールの例文を活用すれば、簡潔でわかりやすいメールが完成します。人事業務の短縮ができるので、研修の準備に時間がかけられより質の高い人材育成ができるでしょう。また業務に必要不可欠なビジネスメールの指導は、研修やeラーニング、OJTを行うことで習得できます。

タレントパレットでは、厚労省が策定する職業能力評価基準を基にしたスキルテンプレートを活用しています。社員の自己学習を促進するので、人材育成を効果的にすすめることができます。

また、研修で得たスキルを一元管理ができるので、社員の状態をいつでも把握することができ適材適所の人材配置で業務の効率化が可能です。効率的に、人材育成を実施したい方は、ぜひ資料請求してください。

参照元：厚生労働省｜職業能力評価基準

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