こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
テレワークはオフィスワークとうまく組み合わせることによって、ワークライフバランスを実現するために役立つ働き方の1つだといえます。しかし、上手に勤務体制を整えなければ、周囲の目がない分だけサボりを生み出す原因にもなってしまうでしょう。
一方で、多様な働き方を推進している昨今の情勢においては、テレワークを導入することで離職率の低下や生産性の向上につなげていくこともできます。この記事では、テレワークでサボりが発生してしまう理由や解決策を詳しく解説します。
テレワークのサボりはバレる？
テレワーク時の勤務は、いくら上司や同僚の目がないからといって、サボりがバレないわけではありません。Webへのアクセス管理やアプリの利用状況、こまめな進捗状況の報告といったルールの運用によって、どのように業務を進めているかがバレる恐れがあります。
積極的に管理ツールを導入したり、細かく業務報告を求めたりする企業であれば、サボりがバレる可能性はさらに高まるでしょう。そのため、テレワークを行っているときについ気持ちが緩んでしまう場合は、業務に集中できる環境づくりを行っていくことが大切です。
テレワークのサボり：その要因と影響
テレワーク中にサボりが発生してしまいやすい要因や影響を把握することが、改善策に取り組むための第一歩だといえるでしょう。それぞれの要因について解説します。
テレワークの環境による要因
テレワークはそもそも、業務を行う場所と生活の場所が同じであるため、気持ちの切り替えがうまくいかない部分があります。業務中であっても趣味のアイテムが近くにあったり、スマートフォンに触れやすかったりする環境も原因でしょう。
プライベートな空間である上に、始業時間や終業時間も曖昧になりやすいので、テレワークという環境そのものがサボりを生み出しやすい要因になっているといえます。
個人のライフスタイルによる要因
テレワークを行う作業環境は、従業員によってそれぞれ異なります。家族との距離が近すぎるため、業務に集中しづらい部分があるでしょう。
本来であれば業務に集中しなければならない時間なのに、家族から家事の手伝いを求められたり、急に話しかけられたりするようなケースが見られます。また、一人暮らしの場合には上司や同僚の目がない分だけ、作業に集中できないといったこともあるでしょう。
ライフスタイルや従業員の健康状態などにも作業ペースが影響を受けやすいといった面があります。
ストレスによる心身バランスの乱れ
テレワークによって業務効率が上がる従業員がいる一方で、かえって負担を感じてしまうケースもあります。人によってはテレワークそのものがストレスの原因となり、心身に変調をきたしてしまうこともあるでしょう。
テレワークに移行する場合は、本人の希望なども踏まえた上で、オフィスワークとのバランスを考慮してあげることが大切です。何も改善しないまま放置してしまうと、テレワーク中のサボりを生み出す要因となります。
テレワークのサボりがもたらす影響
テレワークがうまく機能していない場合は、従業員がただ時間をやり過ごしたり、生産性が減少したりする弊害が生まれてきます。本来、テレワークは従業員の多様な働き方を推進し、生産性の向上につなげていくことが狙いとしてあります。
テレワークを導入したことによって、業務効率が悪くなり、過度な負担やサボりを招いてしまっては逆効果だといえるでしょう。定期的に従業員との面談を行うなどして、運用体制に問題がないかをチェックすることが大切です。
テレワークでサボらないためのポイント
テレワークで従業員がサボらないために行うべき対策は、いくつかの方法が考えられます。主な方法として、次の4つが挙げられます。
テレワークでのサボりを防ぐ4つのポイント
- 作業スケジュールの調整
- 仕事とプライベートの時間分け
- 適度な休憩の取り入れ
- 健康的なライフスタイルの維持
各ポイントについて、さらに詳しく見ていきましょう。
作業スケジュールの調整
テレワークを円滑に進めるには、まず作業スケジュールの調整が不可欠です。作業時間を適切に管理することで、業務への集中力を高められますし、長時間労働を防ぐことにもつながります。
作業環境が従業員の自宅ということもあり、リラックスして作業が行える環境ではありますが、一方で周りに気を取られてダラダラと働いてしまうことも考えられるでしょう。そのため、オフィスワーク以上に作業時間を意識して働いてもらうことが肝心です。
適度に休憩を挟むなどして、集中力が継続しやすいような作業スケジュールを組み立てていくことが大切です。
仕事とプライベートの時間分け
業務に集中するには、作業環境を見直すことも重要です。生活空間と仕事を行う空間を分け、集中しやすい環境を整えてみましょう。
スペースの都合上、生活空間と仕事を行う空間の区分けが難しいときは、時間ごとに使い方を区切るなどの工夫が必要です。大事な点は明確なラインを引くことによって、プライベートと仕事を分けることだといえます。
また、使いやすいデスクやチェアを用意したり、通信回線を快適なものに切り替えたりして、作業中のストレスを感じづらい環境を整えることも大事です。
適度な休憩の取り入れ
テレワーク時の悩みとしてよく挙げられる点として、オンとオフの切り替えがうまくいかない部分があります。オフィスワークの場合は、昼休憩を外で行うなどしてリフレッシュしやすい環境を作りやすかったともいえるでしょう。
しかし、テレワークの場合は昼休憩の時間が曖昧になるなどして、うまくリフレッシュできないこともあります。テレワーク時のオン・オフを上手に切り替えるには、たとえ自宅で作業を行う場合であってもオフィスカジュアルに着替えたり、適度な休憩やストレッチを取り入れたりする工夫が必要です。
人によって効果的な方法は異なるので、それぞれに合った方法を見つけていくようにしましょう。
健康的なライフスタイルの維持
テレワークにかぎらず、継続的に仕事のパフォーマンスを高めていくには、健康的なライフスタイルの維持が欠かせません。適度な運動や健康的な食生活を心がけ、十分な睡眠時間を確保するなど、生活の基本的な部分に問題が生じていないかをチェックしてみましょう。
社内コミュニケーションツールを活用して、テレワークで優れたパフォーマンスを上げている従業員の事例などを情報共有することも効果的です。
サボりを防ぐためのテレワーク環境最適化
テレワーク時のサボりを未然に防ぐには、環境を最適化することが重要です。どのような視点で環境を最適化していけば良いかを解説します。
作業環境の最適化
テレワークで効率良く業務を進めていくには、作業環境を整えることが大切です。大きめのデスクや快適な座り心地のチェアを用意したり、ストレスを感じない明るさの照明に切り替えたりしてみると良いでしょう。
また、電子機器を多く接続しながら作業を行う場合には、配線回りにも気を配っておく必要があります。さらに、オンライン会議がよく行われる場合には、生活空間とは別に個室を設けておくほうが業務に集中しやすいはずです。
快適なオフィスチェアの選び方
快適なテレワーク環境を形作っていくには、作業を行うときに使用するチェアにこだわりを持つことも大切です。オフィスチェアであれば正しい姿勢でデスクに迎えるので、身体への負担を軽減できるでしょう。
背もたれは肩甲骨の下までを支えるローバックと、肩甲骨の上までを支えるハイバックのものがあります。自宅でも使いやすいのはローバックですが、身体への負担をできるだけ減らしたいなら、ハイバックのものを選ぶと良いでしょう。
また、素材や高さの調節機能、デザインなど様々な種類のチェアがあるので、実際に家具店などに出向いて、座り心地を確かめてから購入してみるのもおすすめです。
配線と照明の最適化
テレワークを行っているときにストレスを感じないためには、配線回りや照明にもこだわりを持つことが大切です。コードレスタイプで使えるものをできるだけ取り入れるほうが、デスク周りはスッキリと片付くでしょう。
また、照明については数段階で切り替えられるもののほうが、長く使いやすいといえるでしょう。光の色を調整する調光機能が備わったデスクスタンドも販売されているので、デザインなども考慮しながら自分に合ったものを選んでみてください。
快適な作業環境への投資
テレワークを行う自宅の環境は、そのままの状態では仕事を行うのに不向きな部分が多いといえます。そのため、初めの段階で必要な最低限の投資を行っておくことが大事です。
最初からすべてのものを揃えておく必要はありませんが、作業が行いづらいと感じるときは我慢せずに必要なものを買い揃えることも大切です。特にテレワークでの勤務体制が長期にわたって行われる場合、必要な先行投資を行っておくほうが無難でしょう。
テレワーク管理だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析
テレワークを導入することによって、多様な働き方を実現でき、ワークライフバランスを意識したライフスタイルの確立につながるでしょう。しかし、オフィスで仕事をしているときと異なり、上司や同僚の目がない分だけ、ついサボりが生じてしまう面もあります。
企業と従業員の双方が、テレワークにおける業務をうまく進めていくには、管理ツールなどを活用していくことが大切です。タレントマネジメントシステム『タレントパレット』なら、あらゆる人事データを一元管理し、分析を行うことで従業員一人ひとりにとってどのような働き方が向いているかを把握しやすくなるでしょう。
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テレワークのサボりを防ぐ自己管理のテクニック
テレワーク時のサボりを防ぐ方法は、従業員自身が行えるものもあります。具体的なテクニックとしては、次の4つが挙げられるでしょう。
- タスクリストの作成と管理
- 自己管理アプリの利用
- タイマーを利用した効率的な作業
- 達成感を得るための自己管理のヒント
各テクニックのポイントについて、さらに詳しく解説します。
タスクリストの作成と管理
テレワークではオフィスワークのように、上司が細かく指示を与えてくれるわけではないので、自分でタスク管理を行う必要があります。取り組まなければならないタスクをリスト化し、一目で分かる状態にしておくと良いでしょう。
その日に取り組むべきタスクが明らかになることで作業スケジュールを組み立てやすくなり、ストレスをうまく軽減できるはずです。
自己管理アプリの利用
テレワーク時の作業効率を高めるには、様々なアプリを活用してみることも大事です。チャットツールやWeb会議アプリを使って、他の従業員とのコミュニケーションを円滑にしたり、スケジュールアプリを利用して日程に漏れが生じないように管理したりすることは重要だといえます。
上司から進捗状況や業務報告などを求められた際も、アプリを利用していれば情報共有を行いやすいといえます。様々なビジネスアプリがリリースされているので、実際に使ってみて使い心地を確かめてみましょう。
タイマーを利用した効率的な作業
テレワークでなかなか作業に集中できないという方は、タイマーを利用することで作業効率を高められます。高価なタイマーを購入する必要はなく、キッチンタイマーなどで代用してみても初めのうちは良いでしょう。
「25分の作業を行ったら、5分間休憩する」といったように、自分なりに作業の進め方を工夫してみると作業効率をうまく高められるはずです。
達成感を得るための自己管理のヒント
テレワーク時は周りに上司や同僚がいないため、仕事に対する達成感を抱きにくい部分があります。そのため、作業時間内にタスクを完了させたら、自分へのご褒美を与えるといったように何らかの達成感を得やすい仕組みを整えることが大切です。
高い目標を掲げてしまうと、かえってストレスを感じる原因となるため、小さな目標をクリアしていくことを念頭に置いたほうが良いでしょう。モチベーションを上手に維持するための工夫を行ってみてください。
仕事とプライベートの関係
仕事とプライベートのバランスを取ることは、従業員が長く働き続けるために重要な要素だといえるでしょう。ここでは、テレワーク中に仕事とプライベートのバランスをどのように取れば良いかを解説します。
仕事とプライベートのバランスの大切さ
仕事とプライベートのバランスを取ったほうが、健康的で不安を感じにくい生活を送ることができるでしょう。年齢や家族構成、キャリアへの考え方など人によって違ってはきますが、バランスの取れた生活を送るほうが仕事に対するモチベーションを維持しやすく、結果的に良いパフォーマンスを出していけるでしょう。
また、気持ちにゆとりが生まれることによって、人間関係を良好な状態に保ちやすいといった効果も期待できます。時間的な余裕を持つことで、将来についてゆっくりと考えることができ、新たな目標を発見しやすくもなるでしょう。
テレワークと仕事のバランス
テレワークによって、いくら生産性が向上するといっても、すべての業務をテレワークで行っていては煮詰まってしまう部分もあるでしょう。適度にオフィスワークと組み合わせることによって、仕事全体としてのパフォーマンスを高めることができます。
上司と部下との間で定期的な面談を行うなどして、働き方に無理がないかをチェックすることが大切です。どのようなバランスが良いかは人によって異なるため、個別の事情に応じて考えていく必要があります。
テレワークとのバランスを取るためのヒントとポイント
テレワークを上手に継続していくには、仕事とプライベートのタイムマネジメントが大切になります。特に何も決めないままテレワークに取り組むと、仕事とプライベートの区切りをうまくつけられなくなり、心身に負担を感じてしまう部分もあるでしょう。
取り組まなければならないタスクを洗い出し、何時までにその作業を終えられそうかを整理してみると、タイムマネジメントを行いやすいといえます。もしも、業務過多に陥っている場合は早めに上司へ相談をして、業務配分の見直しを行ってもらいましょう。
また、テレワークは自宅にいる時間が長くなるため、意識的に運動を取り入れるなどの工夫が必要です。バランスの取れた食事内容や適度な睡眠時間を意識して、健康的なライフスタイルの維持に努めてみましょう。
慣れない作業環境においては、わりと基本的な生活バランスが乱れてしまいがちです。テレワークでの業務にある程度慣れてきたら、日々の生活に何か影響が出ていないかを確認してみましょう。
テレワークとコミュニケーション
テレワーク中はオフィスに勤務する従業員とのコミュニケーションが極端に減ってしまうケースがあります。テレワーク中であっても、従業員同士のコミュニケーションが円滑に行える仕組みづくりについて解説します。
テレワークとコミュニケーションの関係
テレワークを続けていると、オフィスワークの従業員とのコミュニケーションが希薄になりがちです。業種や職種によってはテレワークが急速に普及しているため、従業員同士のコミュニケーションの取り方も変化してきています。
社内SNSやチャットツールなどを活用して、普段からいつでも連絡や相談が行えるネットワークを持っておくことが大切です。また、オフィスに多目的スペースなどが設けられている場合は、出社時に他の従業員とのコミュニケーションを意識的にとって、人間関係を円滑に維持することが大事だといえます。
テレワーク中のコミュニケーションの課題
テレワーク中はむやみに他の人とコミュニケーションを取ろうとしても、難しい場合があります。お互いの作業スケジュールが異なるといった面がありますし、何より相手がどのような流れで作業を行っているのか、自分のほうからは把握しづらい部分もあるでしょう。
そのため、他の人が忙しそうにしているときは、チャットツールなどを活用して相手にとってもコミュニケーションの負担にならないような工夫をすることが大切です。顔が見えない状態だからこそ、相手に対する配慮の気持ちを持つようにしましょう。
テレワークとコミュニケーションのバランスを取るためのポイント
テレワークで業務に取り組んでいるときは、意識的にコミュニケーションを行っていくことが大事です。うっかりしていると、誰とも話さないまま一日が終わってしまうといった経験をされる方も少なからずいるでしょう。
今は無料で利用できるWeb会議アプリなども様々リリースされているので、仕事に関する質問や相談などを気軽に行ってみることも大切だといえます。
まとめ
テレワークを推進することによって、仕事とプライベートのバランスの取れた働き方を推奨することができるでしょう。ワークライフバランスを実現することによって、従業員のモチベーションが高まり、結果として組織全体の生産性が向上するきっかけを生み出せます。
一方で、テレワークはオフィスワークとは異なる環境で業務を行うことになるため、上司の目が行き届かずにサボりを生み出してしまう場合があります。ただし、必要な対策を施すことによって、ある程度はサボりの原因となってしまうことを取り除けるでしょう。
また、テレワークでの勤務に向いている人材であるかを事前に確認しておくことも大事です。従業員の適性を図るために、人材管理にも役立つ「タレントマネジメントシステム」を導入してみるのも有効な方法だといえるでしょう。
タレントマネジメントシステムは、人材データを一元管理して、高度な意思決定を可能にするシステムを指します。対象者のスキルや保有資格、経歴などのデータを一目で把握できるため、どのような勤務形態がその人に向いているかを判断しやすくなるでしょう。
また、タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、データに基づいた科学的な人事を実現するためのシステムです。あらゆる人事データを蓄積・統合することにより、精度の高い分析を行えるので、従業員の適性に沿った業務の割り振りなどに活用できます。
テレワークは普段と異なる環境下で業務に取り組むため、ITツールをうまく活用して円滑に業務を行える工夫を施すことが大切です。