テレワークを導入する企業が増加している一方で、企業と社員の双方に、テレワークはさまざまな課題をもたらしています。十分な準備や検討なしにテレワークを導入すると、生産性の低下や社員の不満を招くかもしれません。本記事では、テレワークにおける課題を企業側と社員側の両面から詳しく解説し、その解決策についても紹介します。テレワーク導入の判断基準も提示するので、参考にしてください。
テレワークの現状
働き方改革は、多くの企業がテレワークの導入に踏み切るきっかけとなりました。その後、新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、テレワークは社会全体に急速に普及しています。
しかし、緊急事態宣言の解除後に、テレワークの実施を縮小または中止する企業は少なくありません。テレワークには依然として課題が存在し、企業によっては効果的に活用できていないのが現状です。
テレワークの種類
テレワークの定義と種類を解説します。自社に適した勤務形態を判断するために、詳細を把握しておきましょう。
そもそもテレワークとは
テレワークとは、情報通信技術を活用して、従来の職場以外の場所で働く柔軟な勤務形態のことです。テレワークでは、出社の必要性を自身で判断できます。業務内容や個人の状況に応じて働く場所を選択できるため、より効率的かつ柔軟に働くことが可能です。テレワークは、働く場所に基づいて、主に以下の3つに分類されます。
・在宅勤務
・モバイルワーク
・サテライトオフィスワーク
在宅勤務
在宅勤務は、自宅でのテレワークを指します。在宅勤務を導入すると、オフィスの省スペース化や、賃貸料・光熱費の削減が可能です。特に、育児や介護などを担う社員にとって、在宅勤務には、仕事と私生活のバランスを取りやすくなるメリットがあります。
モバイルワーク
モバイルワークとは、カフェや図書館、移動中の交通機関内などのようなオフィス外で働くことです。モバイルワークを導入すると、社員は仕事場所を柔軟に選べ、移動時間や待ち時間などの隙間時間を有効活用できます。
サテライトオフィスワーク
サテライトオフィスワークは、企業の本社や事業所以外の場所に設置された、サテライトオフィスで働く勤務形態です。社員が通いやすい場所にサテライトオフィスを設置すると、通勤時間を短縮できます。
サテライトオフィスとは？導入するメリットやコツを解説します！
テレワーク導入の手順
テレワークを導入する際は、対象となる業務を明確に定義してください。すべての業務がテレワークに適しているわけではないため、適切な業務を選定したうえで導入する必要があります。
次に、テレワークを円滑に行うため、オンラインツールを活用した勤怠管理の方法、業績評価の基準、過労防止策など労務管理の基準を検討しましょう。テレワークに関する社内規定の整備や、セキュリティ対策の構築も不可欠です。
テレワーク導入のメリット・デメリット
テレワーク導入のメリット・デメリットを解説します。テレワークは柔軟な働き方ですが、コミュニケーション不足への対策が必須です。
テレワーク導入のメリット
テレワーク導入のメリットは以下のとおりです。
・通勤時間がかからない
・交通費が必要ない
・ワークライフバランスが取りやすくなる
テレワークを成功させるには、上記のメリットを生かしつつ、以下で紹介するデメリットを抑える施策が必要です。
テレワーク導入のデメリット
テレワーク導入のデメリットは以下のとおりです。
・集中力を維持しづらい
・対面コミュニケーションが減る
・組織の状態を把握しづらくなる
上記の状態が続くと、適切な業務管理やチームの連携、パフォーマンス評価などに課題が生じる可能性があります。
テレワークによる企業側の課題
テレワークの導入で想定される課題を、企業側の立場から解説します。管理や評価、セキュリティ体制の構築など、課題はさまざまです。
タスクの進捗管理が難しい
コミュニケーションの取りづらさから、テレワークではタスクの進捗管理が難しくなります。物理的な距離があると、気軽に声をかけて状況を確認することができません。進捗の遅れに気づくのが遅れる場合もあります。タスクシートやチャットツールで報告することを決めても、負担の大きさに不満を抱く社員が出てくるかもしれません。
労働・勤怠管理が難しい
テレワークでは実際に働いている様子を確認できないため、労働や勤怠の管理が難しくなります。たとえば、在宅勤務の場合、業務の開始時刻・終了時刻は守られていても、家庭の事情による一時的な中断が発生するかもしれません。テレワーク用の勤怠管理システムがあれば、労働・勤怠管理に役立ちます。
勤怠管理システムの機能と目的とは？最適な製品の選び方と注意点を解説
人事評価が難しい
テレワークでは勤務態度の観察が困難になるため、人事評価の方法を見直す必要が生じます。成果を数値で可視化しやすい業務については、テレワークでも比較的評価が容易です。一方、バックオフィス業務など、成果を直接的に数値化しにくい業務については、評価方法の工夫が求められます。
ワークフローの課題
テレワークでは、ペーパーレスのワークフローを構築する必要があります。従来の書面でのやりとりには手間がかかるためです。ペーパーレス化が進まなければ、承認をもらうためだけに出社するなど、非効率な働き方になる恐れがあります。
セキュリティ面での課題
テレワークの導入にあたって、適切なセキュリティ対策は不可欠です。テレワークはオフィス外での勤務となるため、サイバー攻撃による情報漏洩のリスクが高まります。社員の情報リテラシーの低さが原因で、予期せぬ事故が起きる可能性もあるでしょう。
セキュリティ強化にはコストがかかりますが、情報漏えいや事業中断などのリスクを考慮すると、必要不可欠な投資といえます。
環境整備のコスト
テレワークを導入すると、以下のような初期費用・ランニングコストがかかります。
・ハードウェア（パソコン・デバイスなど）
・ソフトウェア（Web会議ツールなど）
・通信環境整備（VPN回線など）
・セキュリティ対策の維持費
・ソフトウェアライセンス料
・社員への手当（在宅勤務手当など）
ただし、通勤手当や出張費の削減など、テレワークによってコストを節約できる部分もあります。
部門間の不平等感
職種によってはテレワークを実施できないため、同じ社内でもテレワーク導入の範囲や程度に差が生じる場合があります。結果的に、部門間の不満を招くかもしれません。不満が適切に対処されない場合、業務へのモチベーション低下や、最悪の場合、離職につながる恐れがあります。
業種によっては実施できない
業種によっては、以下のような理由でテレワークの全面的な実施が難しい場合があります。
・対面接客・現場作業が必要
・紙面への押印・FAXなどが必要
たとえば、接客・販売、医療・福祉、生産・製造・研究職などの業種では、業務の性質上、完全なテレワークへの移行は困難です。各企業の実情に応じて、部分的にテレワークを導入できるか検討するとよいでしょう。
テレワークによる社員側の課題
テレワークの導入で想定される課題を社員側の立場から解説します。生産性や心身の健康に配慮しつつ、働く環境を整えましょう。
環境の変化による生産性低下
在宅勤務ではオフィスと環境が異なるため、生産性が低下する可能性があります。業務に適した広い作業スペース、パソコンやモニター、デスクワークに適した机と椅子、その他の機材などを用意するためには、それなりのスペースとコストがかかるでしょう。社員によっては、業務に適した環境を整備できないことから、生産性に影響が出る場合があります。
集中力の低下
特に在宅勤務の人は、テレワークにより集中力が低下する可能性があります。これまでプライベートの時間を過ごしてきた場所で働こうとすると、メリハリをつけにくく、気持ちの切り替えが難しいためです。集中力の低下から効率が落ちると、長時間労働につながる場合もあります。
コミュニケーション頻度の低下
上司や同僚が近くにいないため、テレワークではコミュニケーション頻度が低下しがちです。オフィスにいるときは気軽に話しかけていた間柄でも、物理的に距離が遠くなれば、コミュニケーションツールを使ったやり取りが求められます。コミュニケーションが不十分では、チームの連携が難しくなるばかりか、孤独感に悩む社員が出てくるかもしれません。
リモートワークにおけるコミュニケーションの実態|在宅勤務の課題と解決策
心身の健康課題
テレワークで出社する機会が減ると、運動不足につながる場合があります。また、生産性や集中力の低下で長時間労働に陥ると、過労も心配です。孤独感からメンタルヘルス不調のリスクも想定されるでしょう。テレワークの増加に伴い、社員は心身の健康管理の方法を再考する必要があります。
テレワークの課題解決策
テレワークの課題解決策を解説します。トラブルを防ぐために参考にしてください。
クラウドシステムを導入する
テレワークの勤怠管理や業務効率化には、ツール導入が効果的です。勤怠管理にクラウドシステムを使うと、オフィス以外の場所にいても、パソコンやスマートフォンを通じて勤怠状況を記録できます。また、タスク管理にクラウドシステムを使うと、情報共有がスムーズになると同時にペーパーレス化を進められるでしょう。
コミュニケーションツールを導入する
テレワークでのコミュニケーションを促進するためには、下記のツール導入が効果的です。
・チャットツール
・Web会議ツール
チャットツールを使うと、メールよりも手間をかけずにコミュニケーションできます。Web会議ツールでは社員が顔を見ながらコミュニケーションできるため、対面に近い環境構築が可能です。
業務・役割分担を見直す
オフィス勤務を前提とした業務・役割分担を見直し、テレワークに適した体制を整えましょう。たとえば、これまで口頭で指示を出していた内容を文章として残すようにすると、確認が容易になります。また、出社必須の業務を常駐のメンバーに割り当てると、不要な出社を減らせるでしょう。新しく決めた仕組みや役割は、研修などで周知・浸透させてください。
セキュリティ対策を強化する
セキュリティ対策として、アクセスの安全性向上と情報漏洩防止が重要です。セキュアブラウザやセキュアコンテナを活用し、アクセス管理を強化しましょう。情報漏洩防止には、ロック付きUSBメモリの使用、通信の暗号化、VPN回線の導入が効果的です。
人事制度を整備する
テレワークを想定した人事制度を整備するために、直接的な観察に頼らない評価手法を導入しましょう。たとえば、チャットでの報告内容や頻度を通じて、コミュニケーション能力や業務への取り組み姿勢を評価できます。また、タスク管理ツールを活用すると、業務の進捗状況や効率を可視化できるようになり、評価に反映させられるでしょう。
社内で理解を得る
テレワークを導入すると、これまでの業務フローが大きく変わる可能性があり、関係者間に浸透するまで時間がかかる場合があります。新しい業務フローを運用する前に、社員に説明の機会を設け、変更の理由と具体的な内容を明確に伝えましょう。
助成金・補助金を活用する
テレワーク導入を支援する各種助成金・補助金を活用し、必要な機器やセキュリティ対策などの環境整備を行いましょう。助成金・補助金は、テレワーク手当の創設にも活用できます。国や地方自治体が提供する助成金・補助金を効果的に利用すると、テレワーク導入にかかる初期コストや運用コストを大幅に削減可能です。
テレワーク導入の判断基準
テレワークを導入するための判断基準として、判断のポイントや向いている業種を解説します。
判断のポイント
テレワークの導入を判断するポイントは以下のとおりです。
・テレワークでも社員を公平に評価できるか
・十分な通信・セキュリティ環境を用意できるか
・業務にどのような影響があるか
公平な評価システムの構築や、安全で効率的な通信環境の整備は、テレワークの成功に不可欠です。また、テレワークが日常業務に与える影響を事前に分析し、対策を講じると、スムーズな導入と運用が可能となります。
テレワーク導入が向いている業種
個人で完結させやすい業務はテレワーク導入に適しています。たとえば、IT関連やクリエイティブ分野の業種は、テレワークへの移行が比較的スムーズです。また、コンサルタントや一部の事務職など、成果を明確に測定できる業種もテレワークに向いています。
テレワークを導入している事例
テレワークを導入している企業の事例を紹介します。参考にして、テレワークの課題を解決する環境を整備しましょう。
大手食品会社の事例
味の素株式会社は2014年からテレワークを先駆的に推進し、2017年には「どこでもオフィス」制度を導入しました。この制度は、セキュリティが確保され集中できる場所であれば、時間と場所を問わず勤務可能とするものです。先進的な取り組みが評価された結果、同社は2018年に「第18回テレワーク推進賞会長賞」を獲得しました。
大手スナック菓子メーカーの事例
カルビー株式会社は、出社勤務ではなくテレワークを原則としています。社員の環境整備を支援するため、同社は「モバイルワーク手当」を新設しました。また、より柔軟な働き方を可能にするため、フルフレックス制度も導入しています。
大手インターネットサービス会社の事例
楽天グループ株式会社は、テレワーク環境下で3つの重要な要素に焦点を当てています。以下に、同社のテレワークを円滑に進める3つの要素を示しました。
・コミュニケーションを促進し、チームワークの維持に努める
・心身の健康を大切にし、維持促進のための活動を行う
・快適な仕事環境を整える
まとめ
テレワークを円滑に導入するために、企業はさまざまな課題に向き合う必要があります。クラウドシステムやコミュニケーションツールを導入し、適切な環境を整備して社内で理解を得たうえで、テレワークの導入を検討しましょう。
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