こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
人員計画は、事業運営に必須の人材を適材適所に配置し、経営目標などの達成を目指す計画を言います。持続的で安定した経営を行うためには、精度の高い人員計画が重要です。
本記事では、人員計画の意味やメリット、策定する方法などについて解説します。ビジネスに役立てたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
人員計画とは？なぜ必要？
企業が持続的に成長していくためには、質の高い人材がいないと困難です。事業計画を遂行し、企業全体の目標をクリアするためには、精度が高くなるような人員計画が必要とされています。そのため概要や要員計画との違い、採用計画・異動計画との違いなどについてご紹介しましょう。
人員計画とは、目標を達成するための人員配置や採用計画のこと
人員計画は、企業経営における目標や事業計画などを達成するために行う人員配置です。人員配置や採用活動と呼ばれる場合も多く、企業にとっては欠かせないものとなっています。企業では適正な人員計画をたてて従業員を確保すれば安定した経営を維持しやすくなりますが、必要とされる従業員が不足していると事業運営に支障が出てしまうでしょう。
計画の策定は人事担当者や採用担当者などの人事部門の業務にあたります。企業の方向性を踏まえて配置や採用、能力開発などを策定するため、経営陣と連携しなければなりません。
人員計画は会社の経営に与える影響が大きいので、経営陣も関与してくる分野になります。また、個々の適性・能力を理解して適材適所での配置や補充、育成が必要となるでしょう。
要員計画との違い
要員計画は、事業を進めるために必要な人材数を雇用形態・契約形態などをもとに決めていきます。採用にも大きく影響することから、採用前に計画をたてて新卒・中途採用のどちらを採るのかなども決めるのが特徴です。
一方人員計画は個々の適性や能力を見極めた上で、適材適所での配置を行う計画になります。要員計画の方が、よりマクロな視点から従業員の数を決めていく点が特徴と言えるでしょう。
要員計画は人件費の中で各部署に配置する人数を決定します。要員計画で決定した従業員数の範囲内でどこに配置するのか、個々が置かれている状況や意向を確認して決定するのが人員計画です。人材の増加・減少にも考慮しつつ、柔軟かつ細かく従業員の配置を行います。
採用計画・異動計画との違い
採用計画とは、主に採用活動をどのように進めていくか指標となる部分を計画したものです。いつまでに・どのような人材を求めるのかを具体的に策定すれば、採用活動の成功とそれに伴う事業目標の達成を目指します。
異動計画は組織内における従業員の配置や勤務地、役職などを変更するための計画です。部署異動や転勤はもちろん、入社・退社・出向・転籍なども該当します。異動計画の目的は主に部署全体の業績を上げることや、従業員のモチベーション向上・育成などです。
採用計画と異動計画は、いずれも人材確保や人材配置など調整が必要とされる際に策定するものです。要員計画や人員計画での差が生じた時にも、その差を埋めるために策定するケースが多いでしょう。
たとえ従業員を確保できても必要とされる能力が不足していたり、退職や休職を希望していたりする場合には、対策を練って調整する必要があります。対策としては新規採用を行うのか、また社内異動によって対応するのか、その時に置かれている状況を見極めた対応が必要です。
人員計画をたてるメリット3選
人員計画を策定する際には、様々なプロセスを経てたてなければなりません。それでも事業を運営していく上で必要不可欠なものであり、人員計画をたてるメリットもたくさんあります。ここではどのようなメリットがあるのか、3点をピックアップしてご紹介しましょう。
経営目標達成のための人材を見つけることができる
人員計画を立てると、急な欠員による混乱や人手不足・過剰などを避けられます。企業では組織改革や事業拡大などを進めていくため、自社に合う人材の確保が必要であり、経営目標や事業計画などと連動させた人員計画が必須です。
各部署や部門によって、必要な能力・スキルは異なります。業務内容とそれに見合った能力・スキルを持つ人材を確保するには、様々な契約形態での採用を進めるのが良いでしょう。
自社内の人材を異動させることで解決できる場合もあります。中長期的な視点から人事戦略を定め、人材育成も視野に入れた採用活動を行えば、目標達成につながる可能性も高いです。
状況に応じた人員配置を行うことができる
従業員が自分の能力やスキルを発揮し、高いパフォーマンスで業務に取り組めるようにすれば、各部署・各部門への適切な配置ができるようになります。人事部門で人員計画をたてておけば、事業状況を考慮して適切な採用活動と配置ができ、従業員一人ひとりのパフォーマンスも維持できるでしょう。
また、状況に応じた配置は現場の混乱を招いたりモチベーションが低下したりすることも防げるため、従業員の離職率も低下する可能性が高いです。個々の能力とスキルがマッチし、高いパフォーマンスを発揮できている現場は人材育成にも適しているので、未経験者を育てる上でも大きなメリットになります。
目標を達成するための課題が明確になる
事業目標をクリアするために、PDCAサイクルを重視しています。PDCAサイクルは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を繰り返し行うシステムです。人事分野においても長期的な視点で捉えて対応していくために、計画・実行・評価・改善は重要なポイントとなるでしょう。
人員計画を策定して適切な配置ができれば、目標と現状のすり合わせがしやすく、採用や配置における課題が明確になります。人事上の課題が明確になれば、早期に課題解決に向けて取り組めるでしょう。人員計画を立てれば、目標達成に向けた課題を見出しやすく、迅速な対応ができるという点は企業にとって大きなメリットです。
適切な人員計画を作る2つのステップ
人員計画の策定には重要な目的があり、精度の高い計画をたてればそれだけ経営や事業の目標達成につながります。高精度の計画を策定するには、2つのステップから準備していきましょう。
要員調査で必要な人材、人数を把握する
1つ目は、要員調査で必要となる人材や人数を把握しておくことです。人員計画を策定する前には、要員計画に基づいた調査が必要となります。現場が求めていることと企業が求めていることの2つのニーズを汲み取り、どんな人材が必要か、何人いればいいのかを把握し計算していくのです。
要員調査では、生産性・直間比率・求人倍率・新卒内定状況といった具体的な根拠となる指標を用いれば、自社に必要な適正人数が把握できます。適正な人数を把握したら、人員計画に反映させて自社の方向性に沿った従業員の配置ができるでしょう。適切な要因調査によって個々の能力やスキルに合わせた配置を行えば、高いパフォーマンスも期待できます。
要員のギャップを解決する
要員調査では、現場と企業の2つのニーズを理解できれば必要な人材と人数の把握もしやすくなります。従業員の過不足も要員調査で明らかになるので、要員のギャップの解消も課題となるでしょう。
従業員がパフォーマンスを上げて業務に取り組み、活躍していくにはどうするべきなのか、コストや採用・配置・育成の方法なども考慮した人員計画ならより精度の高いものになります。人員計画を綿密に策定することで、課題解決に向けた効果的な対応を図れる可能性も高いです。要員のギャップを解決できるよう、自社に合った対応策を検討しましょう。
人員計画だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析
人員計画は、従業員の配置をはじめ人材採用や能力開発などの計画をたてますが、適切な配置が企業の成長にも影響するでしょう。企業が経営・事業目標をクリアするためには、要員調査による適性人数の把握や要員のギャップを解決した精度の高い計画が必要となります。適正な人員計画を策定するには、タレントマネジメントを効率化するタレントパレットの利用がおすすめです。
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人員計画に要員計画は必要不可欠！人員・要員計画の進め方
誰を、どこに配置するのかを決める人員計画では、要員計画に基づいた調査を行ってから立てることが大切です。要員計画は、企業全体で必要とされる従業員数を決めるために行います。適切な要員計画をたてて適正な人員計画につなげるためにも、進め方についてよく理解しておきましょう。
まずは適切な現状把握をする
要員計画で最も重要とされるのが、適切な現状把握ができるかどうかです。企業では人事においてどのような課題があるのか、また各部署のニーズを把握できないままでは、効果的な計画がたてられなくなってしまいます。
現場で働く従業員の声に耳を傾けたり、各部署の責任者が求めている能力・スキルを把握したりすることで、何を求めているかが見えてくるでしょう。また、企業に所属する従業員を各部門・各雇用形態別に配置状況がどうなっているのかもチェックすることが大切です。
経営陣とのすり合わせも忘れずに行い、目標をクリアできる要員計画にしていく必要があります。適切な現状把握によって会社全体の状況が把握できれば、方向性や現場のニーズを踏まえた具体的な計画が立てられるはずです。
各部署におけるニーズの調査：ボトムアップ方式
各部署のニーズを調査する際に適切なのが、ボトムアップ方式と呼ばれる手法です。業務量を把握した上で必要な従業員数を決められる手法で、各部署の業務量・従業員数・求められる能力とスキルなどを考慮した調査が可能となります。ミクロ的アプローチとも呼ばれる手法で、必要な従業員数＝総業務量÷（標準業務量：1人あたり×所定労働時間）の計算式で求められるでしょう。
ただし、予算を意識した人員計画にしなければ、後々人件費が膨らみ予算を大幅に超えてしまう可能性もあります。従業員が増えすぎないようにするためにも、予算についても十分に意識して計画を立てましょう。
各部署におけるニーズの調査：トップダウン方式
ニーズ調査にはトップダウン方式と呼ばれる手法もあります。予算を踏まえた人員計画を立てるための手法で、適正人件費から従業員数を出して補充を行っていく調査が可能です。計算式は、必要な従業員数＝（年間売上高×付加価値率×労働分配率）÷人件費（1人あたり）と、必要な従業員数＝（目標売上高×適正人件費率）÷人件費（1人あたり）で求められます。
企業の予算を意識した計画が立てられるというメリットがありますが、その分本当に必要な従業員数とならず、人手不足につながってしまう可能性もあるでしょう。そのため、両方の手法を用いて従業員数を算定するのが望ましいです。
人員調査の検証、必要人数の決定・調整
2つの手法を用いて必要な従業員数が算定できれば、そこから調整に進み、策定が可能となります。各部署が求めている能力やスキルや業務量などを踏まえた人数と、予算を意識した適正な人数をすり合わせながら決めることで人件費のコントロールがしやすくなり、人手不足も防げるでしょう。
人員調査によって必要な従業員が決定したら、その人数が現実的に可能な範囲か検証します。この時、求人倍率と新卒者の内定状況などを踏まえて調整してください。新卒採用が困難な時期なら、中途採用や契約形態の幅を広げることで計画も立てやすくなります。
要員計画・人員計画の策定
要員計画は、従業員の生産性や求人倍率などの具体的な指標を活用し、企業全体で必要な従業員数を把握します。その上で、業界平均との比較や各部署のニーズを汲み取った調整及び検証が必要です。また、要員計画では現在の必要な人員数のみならず、将来的な要員計画をたてるということも意識しておくことも重要になるでしょう。
人員計画では、要員計画に基づいて現場の声に耳を傾けながら適切な配置を行います。特に各部署や部門との話し合いは、現場で働く従業員と責任者の意向を理解し、尊重できるような計画が必要です。採用する人材は即戦力としてなのか、従業員の育成のためなのかなども含め、中長期的な視点を持って計画を策定しましょう。
効率的に人員計画を進める方法
効率的に人員計画を進めたい場合には、Excelやツールなどを活用していきましょう。各項目や数値を十分に理解した上で、精度の高いものを策定していかなければなりません。人員計画を進めるための効率的な方法をご紹介します。
Excelを活用する
人員計画では想定工数や現状の従業員数、人員の過不足、必要とされる能力・スキル・役職・部署など様々な項目の設定とデータ入力を行います。この作業でExcelを活用すれば、過不足の把握や条件を絞った状況把握、課題などを見つけやすくなるでしょう。
工数の過不足や課題が明確になれば、対象となる従業員をどの部署に配置するべきなのかがすぐに見えてきます。ただし、多くの人数では管理が難しくなってしまう場合もあるため、注意が必要です。また、Excelなら無料で使用できるものの他のデータと一元管理させるのが難しかったり、共有状態にしないと複数人で同時に書き込めなかったりすることも注意点になります。
ツールを活用する
Excelでは、規模の大きな企業や人数が多いケースなどで補填しきれない場合があります。その際に有効なのが人員計画システムです。人員計画システムのツールを活用すると、従業員の配置を手軽に行えるようになります。
ツールは従業員の情報を保存しておくと配置状況や過不足、課題などをリアルタイムで把握できます。配置のシミュレーションやニーズ予測などもでき、スムーズな計画策定と運用も可能です。
また、ツールを活用すると勤怠管理システムの連携で残業が多い部署、人手不足が深刻な部署などの把握も手軽に行えます。従業員ともツールを通じてやり取りできるため、要員調査でも活用できるでしょう。人材の情報を見える化させたい場合には、専用のツールを取り入れてみてください。
まとめ
今回は人員計画の意味や策定するメリット、策定方法などについてご紹介しました。企業にとってなくてはならない人材を適切に配置して活用していくには、人員計画の策定が必要不可欠です。
人員計画を立てると、自社に合う人材の発掘や適所への配置、課題を明確にできるといったメリットがあります。精度の高い計画がたてられるよう、要員計画から準備を進めていきましょう。
タレントパレットでは、様々なシステムデータを統合することで根拠のある分析と課題解決に向けた取り組みが可能です。適切な人員計画策定のために、ぜひご利用ください。
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