スキル可視化とは

スキル可視化とは、社員が持つスキルの種類やレベルを評価し、視覚的に理解しやすくするための取り組みです。スキルを可視化する手段は、グラフ、表、ダッシュボードなど多岐にわたります。また、同じスキルセットが必要な部門や階層ごとにまとめると、より理解が促進されます。

社員それぞれの得意な業務や不得意な業務が分かると、人材マネジメントの効果を高めることが可能です。具体的には、適切な人材配置や自社のニーズに合った人材の採用、効率的な人材育成の実現につながります。

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スキル可視化が必要な理由

企業においてスキル可視化が求められるのには理由があります。以下は、具体的な理由とそれぞれの詳細です。スキル可視化の必要性について知りたい方は、参考にしてください。

企業の現状に即した人材育成を行うため

企業における人材育成を効果的に進めるには、ニーズに即したプランを立てて実行することが大切です。スキルの可視化は、現状の社員の能力やレベルを把握するのに役立ちます。そのため、社員それぞれの強みや弱みが分かり、必要なトレーニングや研修を提供しやすくなります。企業が育成の方針を立てやすくするために、スキルの可視化が必要です。また、適切な人材育成ができると、個人のスキルアップだけでなく、企業の成長にもつながることが利点です。

スキルによる人材評価の公平性を担保するため

人事評価は、業績評価、能力評価、情意評価の3つで構成されることが一般的です。しかし、明確な基準がないと、担当者の主観で評価が大きく変わるでしょう。

スキルを可視化することで、社員それぞれの能力を客観的に評価できます。そのため、公平な基準を参考にした主観に左右されない能力評価が可能です。特に、昇格や昇進の条件にスキルの有無を設けている場合、スキルの可視化は効果的です。

公平性や客観性が担保された人事評価制度は、社員の不満を抑えるのにも役立ちます。結果として、社員のモチベーションを維持し、信頼関係の構築を実現できます。

スキルに即した人事配置を行うため

スキルを可視化することで、社員が持つ専門性や強みを把握することが可能です。社員のスキルが分かることで、それぞれの特性に合った適切な人材配置が可能になります。

結果として、現在の業務では発揮できていないスキルを活用できたり、より成果を出しやすくなったりします。また、新しく部署やチーム、プロジェクトを立ち上げる際にも、スキルの可視化は重要です。必要なスキルに合致した人材をスムーズに配置・移動できるためです。

人事評価や異動などの参考に活用するため

人事評価は、主に業績評価、能力評価、情意評価の3つで構成されています。その中で、スキルの可視化が役に立つのは能力評価の部分です。評価基準が明確になると、客観的で公平な評価につながります。

また、社員それぞれが保有しているスキルが分かると、効果的な異動を実現しやすくなります。能力や強みに合わせた適材適所の配置がしやすく、キャリアパスの設計や昇進の判断にも役立つからです。

スキル可視化が必要な組織とは

スキルの可視化が有効な施策となるのは、社員の能力を底上げしたい組織や、メンバーの一体感が欠けている組織です。社員が能力を発揮できていない原因として、ポテンシャルを引き出せていないことが考えられます。

社員それぞれのスキルを可視化すると、最適なポジションや相性のよい部署が分かります。適切な人材配置は、社員1人ひとりのパフォーマンスを最大化し、能力の底上げにつながります。

また、まとまりがない組織は、適切なスキルを持った人材が不足している可能性が否めません。たとえば、マネジメントスキルを持った人がいないことが挙げられます。特定のスキルを持った人ばかりが集まっても、チームとしてのバランスは悪くなります。不足しているスキルや人材を把握して、チームを最適な状態にするために、スキル可視化が必要です。

スキル可視化のメリット

スキル可視化のメリットは多岐にわたります。ここからは、スキル可視化によって得られる具体的なメリットについて解説します。それぞれのメリットの詳細は以下の通りです。

企業全体の生産性向上につながる

社員それぞれのスキルを可視化すると、チームやプロジェクト、部署といった単位で保有されているスキルが分かります。同時に、企業内で不足しているスキルも明確になります。

強化すべきスキルが分かれば、人材育成の方針や計画を的確なものにすることが可能です。効果的な人材育成が実現すると、足りないスキルを補う人材を確保できます。そして、チームやプロジェクト、部署のパフォーマンスを最大化し、生産性を向上させられます。

リスク管理につながる

スキルの可視化を実施すると、社員それぞれが保有しているスキルを把握することが可能です。そのため、重要なスキルを持つ社員が誰か分かり、突然の休職や退職に対する対策がしやすくなります。

具体的には、スキルの継承や補充に適した人員の選定などの対策を講じやすくなります。また、リスク管理だけでなく、人材マネジメントの観点からもスキルの可視化は有効です。

社員各々のスキルを可視化して社内で共有することで、スキルの維持や継承がスムーズになります。効果的な人材育成の実施や適切な人材配置を実現できます。

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社員のモチベーション向上につながる

社員のモチベーション向上につながることも、スキル可視化のメリットとして挙げられます。自身のスキルについて客観的な評価を得られれば、目標を的確に設定しやすいです。

目標が明確になれば、達成に向けた取り組みを意欲的に進められる効果が期待できます。また、他の社員とスキルの種類やレベルを比べやすくなり、競争意識を持たせることができます。結果的に、モチベーションの向上につなげることが可能です。

可視化すべき社員のスキル

社員が持つスキルは多種多様であり、それぞれ種類やレベルが異なります。その中でも、特に重視されるスキルは可視化すべきです。以下は、可視化すべき社員のスキルの代表例と、それぞれの詳細です。

技術的スキル

技術的スキルは、企業における業務を遂行するために求められる専門的な技術や知識、能力全般を指します。具体的に技術的スキルに該当するものとして挙げられるのは以下の通りです。

・事務処理能力

・情報処理能力

・データ分析能力

・接客能力

・IT関連の知識

・パソコンの操作技術

また、技術的スキルに含まれるのは、直接的な技術だけではありません。作業や手順を効率的に進めるためのノウハウも該当します。業務の遂行に必要なスキルを可視化しておくことは、自社が抱えているスキルの過不足を判断するのに役立ちます。

対人関係スキル

他者と良好な関係を築き、円滑にコミュニケーションを進めるためには、対人関係スキルが必要です。対人関係スキルに含まれる代表的な能力は、以下の通りです。

・コミュニケーション能力

・リーダーシップ

・プレゼンテーション能力

いずれも意思を的確に伝え、他者の意見を理解し尊重するのに役立ちます。そのため、チームの中心となってメンバーをまとめるスキルとしても重視されます。具体的には、営業職や管理職などのポジションで求められやすいです。

資格

業務によっては、適切な資格の保有が必要となる場合もあります。そのため、社員ごとに資格の有無を可視化して管理することが大切です。

資格を管理するときは、資格の種類や内容だけではなく、取得日、有効期限、更新日なども把握しておきましょう。期限切れといった問題の発生を防止できるからです。

また、資格が必要な業務の適任者がどれだけいるか把握しやすくなります。適任者が足りないことが分かれば、資格保持者の新規採用や社員への資格取得の推奨などの施策を打つ際に役立ちます。

経歴・業務経験

社員の経歴や業務経験といった要素も可視化しましょう。なぜなら、新入社員の適性や成長の度合いを把握し、適切な配置や効果的な育成計画を立てるために役立つからです。

また、中途採用した社員に対しても、経歴や業務経験を可視化することは大切です。社内で把握できる記録には限度があるため、過去の業務経験といった情報を別途把握する必要があります。新入社員と同様に、適材適所な配置の実現やキャリア形成を進めるのに役立ちます。

研修履歴

研修履歴を可視化すると、社員それぞれのスキルの習得状況や不足しているスキルを把握することが可能です。

そのため、社内のニーズや業務での必要性に合わせて、適切な研修の提供と必要なスキルの習得を促すことができます。

また、適切な更新タイミングが把握しやすくなり、社員のスキルアップや技術力の維持にもつながります。さらに、履歴を確認すれば同じ研修を受講するミスを防げるため、研修を効率的に進めることが可能です。

スキル可視化には2つの方法がある

スキルを可視化する方法は主に2つあります。スキルマップとスキル管理システムです。ここからは、スキルマップとスキル管理システムそれぞれの詳細について解説します。

1.スキルマップ

スキルマップとは、社員が保有しているスキルをまとめて一覧にしたものです。スキルマトリックスとも呼ばれます。

基本的に、縦軸が社員名で、横軸がスキル名です。そして、社員名とスキルが交わる部分のマスに、スキルに対する理解度であるスキルレベルを記します。社員それぞれのスキルを表にすることは、組織全体におけるスキルの過不足の把握にもつながります。

なお、スキルレベルの表記方法に決まりはありません。また、スキルマップは表計算ソフトや紙に書き込んで作成されることが一般的です。

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2.スキル管理システム

スキル管理システムは、社員のスキルの可視化や管理を行うためのツールです。具体的には、社員それぞれのスキルや経歴を入力したり、チームや部署が保有するスキルのバランスを確認したりできます。

また、人事評価の内容をシステムで管理し、スキルの可視化につなげることも可能です。社員の数が多くなると手動で管理することが難しくなります。専用ツールであるスキル管理システムを使えば、業務の効率化も図れます。

スキルマップの作成手順

スキルマップを作成する際は、適切な手順を踏むことが大切です。以下は、スキルマップの作成手順とそれぞれの詳細です。スキルマップを作成する際は、参考にしてください。

1.スキル項目の設定

スキルマップの作成にあたり、初めに行うべきなのがスキル項目の設定です。まず、業務内容を棚卸しして、必要なスキルを洗い出しましょう。その後、スキルマップの項目として記載するスキルを抽出します。

スキル項目の設定は、スキルマップのスムーズな作成に役立ちます。また、目的に合わせた効果的なスキルマップを作りやすいです。

2.社員リストの準備

スキルマップには、スキルに加えて対象となる社員の名前も記入します。対象となる部署やチームの社員リストを準備しましょう。

社員のリストが用意できたら、スキルマップの縦軸に名前を記入します。この際、記入漏れがないように注意しましょう。

3.スキルレベルの定義

スキル項目に対するスキルレベルを定義します。例えば、1から5までの数値を設定したり、〇×といった評価基準を用意したりしましょう。

なお、評価基準の階層が少なすぎると、社員それぞれの能力差が分かりづらくなります。ただし、評価の幅が広すぎると煩雑になり、管理が大変になることがあります。各段階で求められる内容を決めて、適切な数の評価基準を用意しましょう。

4.評価の実施

スキルマップに必要な項目や要素を準備し終わったら、評価を実施しましょう。設定したスキル項目ごとに評価を行い、対応するマスに結果を記入します。評価する方法は多岐にわたりますが、一般的に取られる手段は以下の通りです。

・自己評価

・マネージャーの評価

・標準化された基準を参考にした評価

・面接

5.スキルマップの作成

全ての工程が完了したら、得られたデータをスキルマップとして出力しましょう。縦軸に社員名、横軸にスキル項目を配置します。そして、縦軸と横軸が交わるマスの部分に評価結果を記入します。スキルマップの作成には表計算ソフトや専用のフォーマットを用いることが一般的です。なお、紙媒体に手書きして作成することも可能です。

スキル管理システムを選ぶポイント

スキル可視化を実施するための手段として、スキル管理システムを利用する方法もあります。ここからは、スキル管理システムを選ぶポイントを解説します。

導入目的に合わせて選ぶ

スキル管理システムは、導入目的に合わせて選ぶことが大切です。なぜなら、スキル管理システムの種類は多岐にわたり、搭載されている機能もさまざまだからです。

まず、導入すると得られるメリットや解決したい課題などを洗い出しましょう。この際、関係者間で情報を共有して、意識や理解度を揃えるのも重要です。共通理解を持つことで、目的に合った適切なシステム選定がしやすくなります。

システム形態で選ぶ

スキル管理システムには、主に3つの形態があります。クラウド型、オンプレミス型、パッケージソフト型です。それぞれの詳細は以下の通りです。

機能で選ぶ

スキル管理システムは、種類やサービスによって搭載されている機能が異なります。そのため、自社の導入目的や課題に合った機能が備わっているか確認しましょう。システム会社の営業担当者から提供される情報や、サービスサイトに記載されている文言だけで判断せず、自ら確認することが大切です。また、事前に運用のシミュレーションをし、必要な機能を洗い出しましょう。実際の業務で役に立つか検討することで、必要な機能が搭載されたシステムを選びやすくなります。

スキル可視化における注意点

スキル可視化を実施する際には、いくつか注意すべき点があります。まず、スキルの可視化にあたり、管理職やリーダーのポジションに就いている人を評価者とすることが一般的です。しかし、業務の全体像や必要なスキルを把握していても、現場の実情を詳細に把握しているとは限りません。そのため、正確にスキルを可視化するためには、全社員が携わることが望ましいです。

また、担当者によって分析や評価に差が出ないように、基準を明確にすることが大切です。必要に応じて、担当者への教育や研修を実施しましょう。

さらに、スキルの可視化を実施するには、社員の協力が欠かせません。説明会や研修などで、スキル可視化への理解を促しましょう。そして、スキルの可視化に伴い課題や問題が出た場合は、適切に対応することが大切です。たとえば、スキルマップの運用に支障が出た際には、内容を修正したり、再度研修を実施したりするなどです。

まとめ

スキルの可視化は、企業や社員の現状を客観的に把握したり、効率や生産性を向上させたりするのに役立ちます。

しかし、適切にスキル可視化を実施できないと、社員が不満に思ったり投入したリソースが無駄になったりします。そのため、スキルの可視化に関するノウハウがなければ、外部のサービスを利用するのもおすすめです。

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