こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「安否確認メールでは具体的に何を確認すればいいのか知りたい」「メールを送るときにはどんなことに注意すればいいのかな」とお悩みではないでしょうか。
災害時の安否確認では、確認の手段としてメールがよく利用されています。しかし、安否確認を行うのは災害時がメインとなるため、送るタイミングや内容で悩む方も少なくありません。
そこで本記事では、安否確認メールを送るときのポイントや注意点について解説します。
社内や取引先の安否確認をメールでスムーズに行いたい方、災害時の安否確認や事業の復旧を効率良く進めたい方は、ぜひ最後までお読みください。
安否確認メールとは企業が災害時に状況確認を目的として送るメール
安否確認メールとは、地震や台風など災害や緊急事態が発生したときに、企業が社員や取引先等に向けて状況確認を目的として送るものです。
安否確認メールを送る目的は、以下の2つです。
- 社員や家族の安否と出社の可否を確認する
- 事業のスムーズな復旧が可能かどうかを判断する
取引先の安否確認を行う理由は、事業を復旧・継続させるためには自社の社員だけでなく、取引先などの協力も必要になるためです。安否確認メールを送ることで、復旧への対策をスムーズに始められます。
安否確認メールを送るときの5つのポイント
安否確認をスムーズにおこなうために、安否確認メールの内容には気を配りましょう。どんなことに気を付ければいいのか、具体的に確認していきましょう。
できるだけ早く送る
安否確認メールは災害発生直後、できるだけ早いタイミングで送ることが大切です。災害後は誰もが安否確認を行うため、サーバーが混雑し、遅延やメールの不達が起こりやすくなるからです。
社員や取引先に、早期に状況確認を行うことで、安心感を与え心配の気持ちも伝わります。災害が発生したらすぐに準備を始め、なるべく早期に送信するようにしましょう。
内容は安否確認のみにする
安否確認メールを送る目的は、相手の状況を確認することです。メールの内容は安否確認のみとし、シンプルな内容で送りましょう。
タイトルやメール冒頭で、安否確認メールだとわかるようにしておくのが理想です。件名で内容がわかれば相手も優先して対応できるようになり、返信をもらえる確率が上がります。基本的に、安否確認以外の要件は入れないように気を付けましょう。
簡単な文章で送る
安否確認メールは、内容が瞬時に理解でき、すぐに返信できる内容にしておくことが大切です。ダラダラと長い文章を送るのではなく、要点を絞って簡潔に連絡しましょう。
メールを受け取る社員や取引先は、気持ちや時間に余裕がない、または厳しい状況に置かれているということも想定されます。わかりやすく簡単な文章で送ると読みやすく、内容も伝わりやすくなります。
特に普段のメールには必ず入れる、時候や定型の挨拶は不要です。長文は控え、返信も選択肢を選ぶだけで良いようにするなど、相手の負担にならないように工夫すると良いでしょう。
相手を気遣う言葉を入れる
基本的には、安否確認メールに余計な文言を入れる必要はありません。しかし、取引先など社外に送る場合は、相手を気遣う言葉を一言入れると効果的です。
安否確認だけだと義務的になりがちで、想いが伝わりません。以下のような気遣いの言葉を一言加え、心配の気持ちを伝えるようにしましょう。
- 無事を祈っております
- ケガをしていませんか
- 社員一同、心配しております など
災害の状況に応じた言葉を入れ、できるだけ短文で伝えましょう。思いやりの気持ちや気遣いの言葉をしっかり盛り込むと、心配している気持ちが伝わりやすくなります。
返信を促す内容を送らない
安否確認メールを受け取った人が、必ずしも無事で返信ができる状況にあるとは限らないため、返信を急かしたり、強要したりしないように気を付けましょう。具体的には「状況を教えてください」「どれぐらいの被害でしたか？」など、相手が答えなければならなくなる言葉は控えます。
回線が混雑していて、すぐにメールを確認できない、または返信できない可能性もあります。避難している最中である、または身の安全を第一に行動している場合も考えられるため、返信を促されるニュアンスの文章を受け取ると迷惑だと感じられてしまいます。
送信したら、相手の身を案じつつ落ち着いて待つよう心がけましょう。
安否確認メールの2つの例文
安否確認メールは、社内向け・社外向け（取引先等）で内容が異なります。例文を見ながら、確認事項や注意点を確認していきましょう。
【社内向け】安否確認メールの例文
社員に向けて安否確認メールを送るときは、できるだけ簡潔な内容にし、返信しやすいように工夫することが大切です。また、身の安全を第一に行動するように伝えましょう。数字や選択肢を選ぶだけにする、回答URLを用意するなど、簡易な形式にすると返信しやすくなります。
メールで確認すべき事項は、次の通りです。
- 社員自身や家族の状況
- 出社の可否
- 自宅の状況
- 出社する場合の交通手段やかかる時間
災害や自社の状況に応じて、必要なことのみに絞って確認を行います。返信を選択式にする場合は、社員が任意で連絡したいことを伝えられる項目を用意しておきましょう。
＜例文＞
件名：安否確認メール【社名】
〇月〇日〇時に発生した地震による、安否確認です。
まずはご自身やご家族の身の安全を第一に行動してください。
あなたの安否状況を、番号で返信してください。
1）無事
2）軽傷
3）重症
【社外向け】安否確認メールの例文
取引先など、社外に向けて安否確認メールを送る場合は、相手の状況を案じていることが伝わる内容にすることが大切です。ただし、内容はできる限り簡素にし、相手に負担がかからないように工夫しましょう。
社外向けメールには、以下の内容を盛り込みます。
- お見舞いの言葉
- 相手の状況確認
- 仕事上での連絡事項（納期や打合せ等の日程についてなど）
メールを送るときは、相手が混乱状況にあるかもしれないことを念頭に入れて、返信を急かさないようにします。事業継続に必要な細かな状況確認（在庫の確認や納期など）は、一度連絡が取れてから改めて行うようにすると良いでしょう。
＜例文＞
災害のお見舞いを申し上げます
株式会社〇〇 △△様
この度の災害で、大きな被害があったことを知りました。
貴社が被害を受けたのではないかと、弊社一同心を痛めております。
皆様がご無事でいらっしゃることを、心から祈念しております。
何かお力になれることがありましたら、遠慮なくお申し付けください。
取り急ぎのメールにて恐縮ですが、お見舞い申し上げます。
安否確認メールの返信は状況が落ち着いてから行う
災害発生時には、社外から安否確認メールをいただくこともあります。メールを受け取ったときは、相手の配慮に感謝しつつ、事業が継続できるかどうかをしっかり伝えることが大切です。
返信で伝えたい内容は、以下の通りです。
- メールをもらったことへのお礼
- 自社の被害の状況
- 予定されている取引への影響
- 復旧までにかかる時間の目安 など
返信のタイミングは、状況が落ち着き事業が開始できるようになってから、できるだけ速やかに実施するのが理想です。自社の状況を簡潔に、かつ明確に伝えるよう意識しましょう。
安否確認メールが届かないときの2つの対処法
安否確認メールが届かない場合は、原因を究明して必ず対処しておくことが大切です。主なエラーの原因と対処法を、詳しく見ていきましょう。
メールアドレスが間違っている
安否確認メールが届かない原因の多くは、単純なメールアドレスの間違いです。登録しているアドレスが間違っている、メールアドレス変更後に新たなアドレスを登録していないなどが主な原因です。正しいアドレスかどうかを確認し、登録し直してもらいましょう。
アドレス変更時には、安否確認メールの登録変更手続きが必要なことを、周知しておくことが大切です。また定期的に訓練を行い、安否確認メールがきちんと届くことを確認し、エラーが出た社員への対応を徹底しましょう。
受信設定ができていない
安否確認メールが届かないもう1つの原因は、迷惑メールフォルダに入っている場合や、セキュリティシステムではじかれている場合です。メールの本文にURLが含まれている場合など、携帯電話の迷惑メール対策で自動的に迷惑メールとして扱われる場合があります。
メールの不達が起こらないよう、各自で受信設定を行うことを徹底させましょう。問題なく届いている場合もシステムの変更などで迷惑メールになる場合があるので、受信設定は必ず行っておくと安心です。
社内の安否確認はシステムの導入でさらに効率化できる
社内向けの安否確認は、災害が起きた後迅速に行うことが大切です。なぜなら、企業の存続のためには、人員の確保と災害からの早期復旧が欠かせないためです。
しかし、自社も災害による被害を被っている場合があるほか、必ずしも防災担当者が社内におりすぐに安否確認メールが送れる状態とは限りません。安否確認システムや、安否確認機能を含んだツールなどを導入することで、速やかに事業復旧のための行動ができるようになります。
大きな災害であればあるほど、トラブル対応など経営者や管理者が判断しなければならないことが増えます。システムを導入すると最低限の対応で良くなるため、メリットも大きいでしょう。
安否確認について詳しく知りたい方は、別記事「安否確認とは」をあわせてご確認ください。
安否確認メールにシステム利用をおすすめする3つの理由
安否確認メールは、有事の際にいかにスピード感を持って送れるかが大切です。またシステムを利用することで、企業のスムーズな復旧をサポートしてくれます。システムの導入で何が便利になるのか、具体的な内容を見ていきましょう。
災害時に素早く安否確認メールを送れる
安否確認メールは、災害発生時にできるだけ早期に、かつ多くの社員に送る必要があります。システムを利用すれば一斉に送信できるため、送信のための人員を用意する必要がなく、ミスも起こりません。
また、あらかじめメールが送信される条件を定められるため、有事の際にすぐに送れるのもメリットです。
返信の集計や社員の状況把握が容易
安否確認メールを手動で送った場合、返信の集計に時間がかかることがほとんどです。社員数が増えるほど時間がかかるようになり、集計者の負担が大きくなります。
安否確認システムを使えば、返信の集計が楽になるだけでなく、社員の状況把握が容易にできます。時間の経過に伴う状況変化にも、即座に対応できるのもメリットです。また、フォームでの回答が利用できるなど受信者の手間も省けるため、安否確認メールを受け取る社員にとっても利便性が高まります。
安否確認やその後の状況把握がスムーズに進められるため、災害時の人員把握が素早くできるでしょう。
災害時の対策がスムーズに始められる
災害が起きた時に企業が行うのは、社員の安否確認だけではありません。社内の被害状況やトラブルを把握し、いち早く対応を進めなければならないからです。
安否確認システムならメールは自動送信されるため、社員の負担を軽減でき、その分災害時の対応に当てられます。安否確認と同時に状況確認や災害への対応をスタートできるため、早期に事業を復旧させることが可能です。
災害による損害をできる限り抑えられるのも、システム導入のメリットと言えるでしょう。
人事業務の効率化、データ活用をするならタレントマネジメントシステムの導入が必須
人事業務をDX化することで、社員データの一元化・人材検索・人事評価・配置検討などの幅広い業務を効率化できるようになります。また、人材育成・最適配置・社員パフォーマンスの最大化など、組織力向上を目的とした一歩先のタレントマネジメントまで実現が可能です。
また、タレントマネジメントシステムを導入すれば、社員データを集約し人事評価のペーパーレス化や異動シミュレーション、ハイパフォーマー分析など、高度な施策が実施できます。タレントマネジメントを取り入れて、自社のリソースを最大限に活用しましょう。
安否確認メールは災害発生後速やかに送ることが大切！システム導入で効率化しよう
安否確認メールは、企業が災害などの緊急事態が発生した時に、社員や取引先等社外に向けて送るものです。特に社員向けの安否確認メールは速やかに送ることが大切で、社員の状況把握を行い、適切な指示を出さなければなりません。
スムーズに安否確認メールを送り、社員の状況を確認したい、出社できる人数や配置を同時に行いたいと考えているなら、安否確認システムを導入するのがおすすめです。タレントパレットなら、安否確認以外にも災害時の人材把握がスムーズに行える機能が多数あり、災害に備えた人員配置の検討も行えます。
気になる人はぜひ資料請求してみてください。