こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
降格処分を行うためには、就業規則での定めや客観的事実の収集など、法律に沿って適切に対応することが重要です。では、降格処分はどのような条件で行えば問題ないのでしょうか。
この記事では、降格処分が認められる条件や具体的な手順などをみていきましょう。
降格処分の種類
降格処分は、「人事権行使としての降格（降格人事）」と「懲戒処分としての降格」があります。降格人事とは、組織上の都合や役職者の能力不足などの理由により、従業員の役職を下げたり解任したりすることです。組織を最適化することを目的に、人事異動の一環として行われます。
懲戒処分としての降格は、規律違反や問題行動を起こした従業員に対する制裁の1つです。懲戒処分は降格以外に、訓戒・けん責・減給・出勤停止など、企業によってさまざまな種類があります。
「降格」については、こちらの記事をご確認ください。
降格処分の目的・メリット
降格処分を行う目的やメリットは、企業内の秩序を保つ、組織体制を最適化させることができるという点です。
例えば、管理職として不適格な人材を降格させる場合は、従業員の違和感や懸念を払拭する目的もあります。能力不足の従業員を降格させれば、適切な人材を適切なポストに登用できるようになり、スムーズな組織運営につながるといえるでしょう。
また、降格人事を実施しない企業では、役職ポストに空きが出にくく、若い世代の役職登用が進まないというデメリットがあります。年齢や年次に関係なく適切な人材を役職に登用することで、企業の新陳代謝を促すことが可能です。
降格人事が認められる条件
降格人事は人事権行使として実施できます。しかし、一定の条件下では認められない可能性もあることも知っておきましょう。ここでは、降格人事が認められる条件についてふれていきます。
就業規則に降格についての定めがある
1つ目の条件は、就業規則に降格についての規定があることです。つまり、降格人事の結果によって裁判が行われた場合、明確な規定がなければ無効となる可能性があります。
一般的に職能資格制度では、従業員の経験や能力をもとに資格や等級が決定されるため、いったん備わった能力が突然低下することは考えづらいとされています。そのため、企業の裁量のみで従業員の資格・等級やそれに基づく基本給を簡単に下げることはできません。
降格によって、職能資格および基本給の引き下げを伴う場合には、就業規則に降格についてあらかじめ明記する必要があります。
また、労働契約で職位や職種が限定されていないか確認が必要です。例えば、特定のポストや職務を前提に労働契約を結んでいる従業員に対して降格を行った場合、労働契約違反となってしまう可能性があります。
合理的・客観的な根拠や評価がある
2つ目の条件は、合理的かつ客観的な根拠があるかどうかという点です。透明性のある人事評価や客観的にもわかりやすい営業成績などが該当します。
また、有給休暇や育児休業の取得など、従業員の権利行使を理由とするものや退職に追い込むことを目的とする降格は違法とされる点は知っておきましょう。
公正な手続きが行われている
3つ目の条件は、降格にあたって公正な手続きが実施されていることです。例えば、降格の説明を十分に行ったうえで従業員から同意を得るといった、一方的ではない公正な手続きを実施しなければなりません。
また、能力不足などが原因であれば、降格の対象となる従業員に対して指導や教育を行い、改善の機会を与える必要もあります。
懲戒処分による降格が認められる条件
降格を含む懲戒処分の実施は、従業員にとって大きな不利益となりかねないものです。そのため、、法律で厳しく制限されています。ここでは、懲戒処分としての降格が認められる条件についてみていきましょう。
就業規則に懲戒処分についての定めがある
1つ目の条件は、就業規則に懲戒処分の種類や基準などが明記されていなければならないというものです。事前に、どのような違反を犯したら、どのような処分を行うか、あらかじめ就業規則に明示しておく必要があります。
また、従業員がトラブルを起こした後に懲戒処分についての定めを作るといった、後付けの対応は認められません。
処分事由に関する証拠がある
2つ目の条件は、懲戒処分事由に関する客観的な証拠があるかどうかという点です。具体的には、勤怠不良であれば勤務データ、パワーハラスメントであれば被害者や周囲の従業員の証言などが該当します。録音データや映像データがあれば活用してもよいでしょう。
また、面談などで得られた被害者や周囲の従業員の証言は、客観的な証拠として議事録に残しておくことが大切です。
処分の重さが妥当・公平である
3つ目の条件は、処分が社会通念上重すぎず、過去と比較しても公平であるかどうかという点です。例えば、これまでの裁判では、業務上の横領や社外で行われた犯罪行為などは、懲戒解雇が認められやすい傾向があります。
一方、パワーハラスメントやセクシュアルハラスメントについては、程度にもよるものの、減給や降格処分に留まっているケースも少なくありません。
社会通念上では、懲戒処分の基準は明確に定められていないといえます。しかし、過去の裁判例を参考にすると、おおまかな基準が見えてきます。
たとえば、過去にパワーハラスメントで減給処分を受けた従業員がいたとしましょう。合理的な理由がない限り、今後も同様のトラブルを起こした場合は減給処分が妥当だといえます。
同じ事由に対して二重の処分になっていない
4つ目の条件は、同じ事由に対して二重の処分を行ってはならないという点です。仮に、パワーハラスメントで出勤停止を課した従業員に追加で降格処分を行うといった二重の処分は認められません。また、懲戒処分後に反省の態度が見られないといった事由のみでは、追加の処分を行うことは認められない点に注意が必要です。
公正な手続きが行われている
5つ目の条件は、公正な手続きが行われているかどうかという点です。仮に従業員が問題を起こしたとしましょう。この場合、企業が一方的に処分内容を決定するのではなく、トラブルを起こした従業員に対して弁明の機会を与えることが正しい手順の1つだと想定されます。
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降格処分の手順
ここでは、降格処分の具体的な手順についてみていきましょう。降格処分のトラブルを防ぐためには、正しい手順を理解し、丁寧に対応することが重要です。
降格の理由となる事実の確認
降格処分を行う場合は、降格の理由となる事実を確認しましょう。懲戒処分・降格人事どちらであっても、就業規則の規定や労働契約の内容から、降格の実施可否について確認しなければなりません。その後、関係者の証言や関連データなどを集め、降格の理由となる客観的事実を可能な限り明らかにしましょう。
必要手続きの実施
降格の理由となる事実を確認したあとは、必要な手続きを実施します。懲戒処分であれば、本人への弁明の機会付与や規則で定められた懲戒委員会の実施などです。
また、人事権の発動による降格であっても、本人に成績不振の背景や事情について確認しておくことで、納得感が得られやすいといえます。
降格処分の決定・通知
最後は、降格処分の内容を決定し、文書で通知を行いましょう。懲戒処分であれば、弁明や懲戒委員会の内容も踏まえて情状酌量の余地を検討し、最終的に処分内容を決定します。降格の内容や理由については文書で通知し、個別に面談の機会を設けましょう。
まとめ
降格処分はトラブルに発展しやすいため、企業側としても正しい理解と丁寧な対応が必要です。人事評価をもとに降格人事を実施するケースも考えられるものの、そのためには評価制度が公平かつ適切に運用されていなければなりません。
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