工数削減とは？
工数は、作業の開始から終了までにかかる時間と人数を表しています。つまり、工数削減とは、作業にかかる時間や人数を見直すことです。具体的な工数削減の取り組みとしては、後述する業務のシステム化や外注などがあげられます。
工数削減が重要な理由
工数削減が重要になっている理由の1つとして、労働人口の減少があります。企業の人材不足の課題を解決するには、既存の業務の工数削減に取り組み、少ない人数で対応できる体制づくりが重要です。
また、「2025年の崖」に対する懸念もあります。2025年は、従来のシステムの老朽化とそのシステムを作ってきた人材の退職が重なる時期です。今後も企業がビジネスを存続させるためには、システムの更新やDX化などに早く着手する必要があります。それにより工数削減を実現し、人材や時間を確保したうえで業務をスムーズに進められるようにすべきです。
工数削減のメリット
工数を削減すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
コスト削減につながる
工数削減に成功した場合、少ない人数でも短時間で業務を完了できるようになります。工数削減を実現するには、現状の工数の可視化が必須です。どの工数にどれくらいの時間や人数をかけているか明らかにし、見直しを行います。無駄な部分をみつけて改善すれば、人件費をはじめとするコストの削減につながるでしょう。
生産性向上につながる
工数削減に取り組めば、少ないリソースでも問題なく業務を進められます。生産性向上につながり、自社の利益をスムーズにアップさせられる可能性が高いです。
また、同じ業務を短時間でこなせるようになると、重要度の高い業務により多くの時間を割けます。企業の利益につながる業務の比率を高めやすくなり、業績アップも期待できるでしょう。
社員の業務負担の軽減につながる
工数削減は、社員の負担軽減にもつながります。業務の見直しにより無駄な作業を減らせるため、社員が効率的に働けるようになるからです。それぞれの業務にかかる時間が短くなれば、労働時間も短縮できます。残業や長時間労働を是正でき、社員の心身にかかる負担の軽減を実現可能です。その結果として、社員のエンゲージメントの向上や離職率の低下なども期待できます。
工数削減の手順
ここでは、工数削減のための具体的な手順について解説します。
1.現状の工数を把握する
工数削減に取り組むなら、まずは業務プロセスの現状を確認する必要があります。現状の工数を把握しないと、そもそも何を削減すべきか判断できません。最初に業務プロセスを確認すれば全体の工数を確認しながら調整できるため、効率よく工数削減ができます。
工数を把握するには、作業をなるべく細分化することが大切です。また、社員からもヒアリングし、実際の工数や業務の進め方などを把握しましょう。
2.ECRSの原則で業務プロセスを整理する
明らかになった工数について整理しましょう。業務プロセスを整理する際は、ECRSの原則を活用します。ECRSの原則とは、業務効率化のためのフレームワークです。ECRSは「Eliminate（排除）」「Combine（統合・分離）」「Rearrange（順序変更）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を表しています。
ECRSの順で業務プロセスについてチェックし、無駄な作業がないか確認してください。工夫次第で効率化できる作業も多いため、細かな検討が必要です。
3.優先順位を決定する
業務プロセスを整理したら、それぞれの優先順位について考えます。優先順位を判断するための基準は「重要度」と「緊急度」です。この2つを軸とし、それぞれの作業を以下の4つに分類しましょう。
1. 重要度も緊急度も高い作業
2.重要度は高いが、緊急度は低い作業
3.重要度は低いが、緊急度は高い作業
4.重要度も緊急度も低い作業
「重要度も緊急度も高い作業」から詳細を確認し、業務への影響が小さい部分や改善のハードルが低い部分から工数削減に取り組むとよいです。
4.業務の担当者と作業範囲を決定する
工数削減により新しい業務プロセスを整えたら、担当者を決めて具体的な作業範囲も設定しましょう。担当者と作業範囲を明確にすると、それぞれの状況について把握しやすくなります。必要な人員や時間も正確に把握でき、無駄を減らすことが可能です。
また、担当者自身も自分が対応すべき業務を正確に認識できるため、目の前の仕事に集中して取り組めます。その結果、さらなる効率アップを期待できるでしょう。
5.新しい業務プロセスを実行する
工数削減の計画に従い、実際に業務プロセスを実行します。ただし、目に見える成果がすぐに現れるとは限らないため、長期的な目線で取り組むことが大切です。
また、実際に取り組んでみると、検討の段階では気づかなかった新しい課題がみつかる場合もあるでしょう。うまくいかなかった部分があれば、改めて対策を検討する必要があります。
6.評価・改善を行う
新しい業務プロセスの実行について評価し、求めていた成果が出たか確認しましょう。すでに触れたとおり、新しい課題やうまくいかなかった部分があるなら、改善が必要です。原因について追究し、改善策を検討して実行します。
工数削減を成功させるには、ここまで解説してきた手順を何度も繰り返すことが大切です。最初からすべてがうまくいくとは限らないため、PDCAを回して取り組みの効果を高めましょう。
工数削減のアイデア例
工数削減にはさまざまな方法があるため、業務に合わせて取り入れましょう。ここでは、工数削減のアイデア例について解説します。
業務をシステム化する
工数削減を実現するには、業務のシステム化が向いています。社員が手動で対応している作業や単純作業などについては、システム化できる可能性が高いです。システム化に成功すると、業務にかけるべき人員や時間を削減できます。
たとえば、人事評価のためにエクセルで評価シートを作成している場合、多くの時間がかかっているでしょう。タレントマネジメントシステムを導入すれば、手間をかけず効率的に人事評価に必要な資料を用意できます。
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業務マニュアル・フローチャートを作成する
工数削減に取り組む場合、業務マニュアルや業務フローチャートを作成すると便利です。業務マニュアルを作成すると、担当者が自ら確認しながら作業を進められます。そのため、教育にかかるコストの削減を期待できるでしょう。
また、最初に現状の工数を確認したら、業務フローチャートも作成するとよいです。業務全体の流れを可視化でき、逐一確認して業務に取り組めます。
業務を分割する
実際に業務に取り組んでいると、日によって業務量に偏りが生じるパターンも珍しくありません。たとえば、業務量が1日に集中する可能性もあります。その場合、業務を分割して対応する時間を分けると、負担を軽減可能です。同時に、業務内容をチェックする上司やリーダーなどの負担も減らせます。
業務をアウトソーシングする
工数削減に取り組んでも人材が足りない場合は、外部委託により業務をアウトソーシングする方法もあります。また、コア業務に人材を集中させる目的により、重要度が低い業務をアウトソーシングすることも可能です。たとえば、電話対応、給与計算、会計業務などは外部へ委託しやすいでしょう。
ただし、業務をアウトソーシングする際は、社内にノウハウを蓄積できない点に注意が必要です。
人材アウトソーシングと人材派遣の7つの違い！活用するメリット・デメリットを解説
必要のない業務をなくす
現状を見直して必要ないと判断した業務があれば、なくすことも大切です。たとえば、会場を用意して会議を行っている場合、時間やコストが多くかかっています。議題や重要度も考慮しつつ、なくせる会議がないか検討しましょう。会議の形式をオンラインに切り替えるだけでも、工数削減につながります。
人事領域において工数削減ができる業務
人事領域でもさまざまな業務で工数削減を実現可能です。以下で詳しく解説します。
人材育成
人材育成については、各種研修の計画、研修の実施、OJTなどの工数削減が可能です。そもそも社員にとって本当に必要な研修を実施できているか確認し、無駄を発生させないようにしましょう。アンケートやヒアリングにより社員のスキルをチェックしたうえで、どのような研修が必要か検討する必要があります。
最近は、オンライン研修やeラーニングなどの導入により工数削減を実現している企業も多いです。
人事評価
人事評価は、社員の成果やパフォーマンスをもとに公平な評価を下す業務です。人事評価の工数削減を実現するには、評価の基準を明確に定める必要があります。具体的な評価の基準があると、社員からの納得も得やすいです。
一律の基準に基づいて人事評価を行う場合、社員に関するデータを活用します。多くの社員の人事評価を効率的に進めるには、システムによるデータの一元管理がおすすめです。
採用活動
採用活動においても、さまざまな部分で工数削減が可能です。たとえば、説明会や面接などを対面で実施している場合、オンラインに切り替えると工数削減につながります。説明や面接の担当者がパソコン1つで対応できるようになるため、会場費や人件費の削減も期待できるでしょう。
また、転職エージェントの活用により、採用活動を外部委託する方法もあります。最終的な決定は自社が下す必要があるものの、候補者の選定やヒアリングにかかる時間や手間を削減できます。
工数削減を成功させるためのポイント
工数削減を成功させるには、どうすればよいのでしょうか。具体的なポイントを解説します。
工数削減は小さく始める
工数削減に着手する際は、スモールスタートを意識しましょう。最初から一気に多くの工数を削減しようとしても、失敗する可能性が高いからです。全体の状況を正しく把握できず、どの施策も中途半端になる恐れがあります。また、最初のうちは現場も不慣れであるため、急に多くの業務に変更が生じれば混乱するでしょう。
まずは業務の優先順位を確認し、工数削減に取り組みやすい部分から少しずつ着手する必要があります。
社員の理解・協力を得る
工数削減においては、実際に業務を進める社員と連携する必要があります。社員の理解や協力を得られなければ、工数削減の施策を実行に移せません。社員に納得してもらうには、工数削減が必要な根拠を詳しく伝える必要があります。また、工数削減のメリットについても具体的に周知することが大切です。社員が積極的に工数削減に取り組めるよう、説明やサポートにも力を入れましょう。
DX化を積極的に進める
工数削減を成功させるには、DX化も重要です。新しいシステムやツールを積極的に導入すれば、工数削減につながります。業務に活用できる便利なシステムやツールはどんどん増えており、多くの企業が導入している状況です。たとえば、それまで社員が手動で行っていた作業や単純作業などは、DX化により削減できます。
DX化を積極的に推進すると、あらゆる業務の自動化や効率化を実現しやすくなるでしょう。
作業の追加も念頭に置く
工数削減に取り組むと、新しい課題の発見につながる場合もあります。課題を解消するには、それまでと異なる別の作業を追加したほうがいいケースもあるでしょう。
慎重に判断する必要がありますが、状況によってはあえて工数を増やしても構いません。柔軟に新しい作業を取り入れてみて、その作業の実際の効果を検証してください。思うような効果が出なければなくしたり、新しい別の作業の追加を検討したりする必要があります。
工数削減を行う際の注意点
工数削減に取り組む際は気をつけたいこともあるため、具体的な注意点について解説します。
品質の低下を招く恐れがある
工数削減に取り組むと、作業の効率化の過程で品質が低下する場合もあります。作業にかかる時間の短縮を求めすぎれば、社員が焦ってミスをする可能性もあるからです。品質の低下を防ぐには工数削減を意識しつつも、作業に必要な時間を見極めて着実に確保する必要があります。また、工数削減の施策を開始したら、実際の状況を確認して品質が低下していないかチェックしましょう。
コストが増える可能性がある
工数削減の施策を進めるには、コストがかかる場合もあります。たとえば、新しいシステムを導入する場合、初期費用に加えてランニングコストの負担も必要です。システムの導入は工数削減に効果的であるものの、現場の状況やシステムの種類によってはかえってコストがかかる可能性もあります。よって、導入前に費用対効果についてよく確認しましょう。なお、業務プロセスを一気に変えると社員が混乱し、効率が下がる恐れもあります。工数削減は少しずつ進め、社員に負担がかからないよう配慮することが大切です。
人事業務を効率化するなら「タレントパレット」
人事業務の効率を上げるには「タレントパレット」の活用がおすすめです。以下で詳しく解説します。
タレントパレットとは？
タレントパレットは、人事業務に必要な機能を網羅しているタレントマネジメントシステムです。社員に関するあらゆる情報を一元管理できるだけでなく、データをさまざまな角度から分析したうえで可視化できます。生成AIの搭載により科学的な人事を実現可能です。
また、データをもとにし、さまざまな領域で適切な人事業務の実現につなげられます。たとえば、人材育成、人事評価、最適配置などの強化も可能です。
タレントパレットの機能・メリット
タレントパレットを活用すると、人事業務のさまざまな部分で効率化を実現できます。たとえば、人材育成においては、それぞれの社員のスキルについて把握が容易です。各種研修についても一元管理できるようになります。
また、人事評価では評価シートを手動で管理する必要がなく、システム化を実現可能です。工数削減にもつながり、担当者の負担を軽減できます。
まとめ
工数削減は、少ない人数で効率的に業務を進めるために重要です。取り組みやすい部分から工数削減に着手し、少しずつ範囲を広げていきましょう。工数削減の方法はさまざまあるため、業務に合わせて取り入れることが大切です。また、社員の協力を得るには、周知の徹底も求められます。
タレントパレットは、人事業務で役立つ幅広い機能を搭載した統合型システムです。単に社員のデータを蓄積するだけでなく、さまざまな角度から分析でき、人事評価や人事戦略の意思決定、採用強化など、人事業務全般にわたって活用できます。。大手をはじめ多くの企業に導入された実績があり、その効果は実証済みです。、ぜひ活用を検討してみてください。
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