採用分析とは？必要な理由や目的、具体的な手法や活用方法など詳しく解説！

2024.07.29

昨今の日本は、少子高齢化や働き方の多様化により採用競争が激化しています。優秀な人材を確保するためには、戦略的な採用活動の実施や改善をしなければなりません。そのためにはデータ分析が重要です。採用活動によって得られたデータを収集・分析することで、採用活動における課題や改善点を把握できます。本記事では、採用活動で収集できるデータの種類や分析方法を解説します。具体的なデータ分析の活用例も紹介するので、参考にしてください。

採用分析とは

採用分析とは、会社における採用活動を効果的かつ効率的にするための手法です。主に、自社の採用プロセスを評価することを指します。

母集団形成から入社に至るまでのプロセスにおけるデータを収集・分析し、内定辞退者の低減や費用対効果の向上に役立てます。収集・分析する具体的なデータの一例は、以下の通りです。

・求職者の情報

・説明会の参加者数

・応募数

・求人媒体ごとの応募数

・書類選考の通過数

・選考を辞退した人数

・内定者数

・内定を辞退した人数

・入社人数

・求人媒体の利用費

・採用1名あたりにかかった費用

・採用イベントの開催費

得られたデータを活用すれば、採用活動における課題や改善点を把握できます。そして、次回以降の採用活動に役立ちます。具体的な効果として挙げられるのは、採用担当者の負担軽減や、採用市場での競争力の向上などです。

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採用管理との違い

採用分析と採用管理は、どちらも会社が効果的な採用プロセスを実現するための手法です。しかし、それぞれ具体的な活動は異なります。

採用分析は、採用プロセス全体のデータを収集・分析し、効率や効果を改善するための手法です。採用管理は、企業が人材を雇用するための施策・計画を指し、内定後の人員配置や部署間の異動といったバランス調整も含まれます。

採用分析が採用プロセスのデータを分析し、その結果を基に戦略の改善を図る一方、採用管理は実際の採用活動を効率的に運営することに焦点を当てています。採用分析と採用管理における代表的な業務は以下の通りです。

採用分析	採用管理
・データ収集・データ分析・レポート作成・改善策の提案	・求人情報の作成と投稿・応募者の管理・選考プロセスの管理・採用決定と通知

採用分析の目的

採用分析は、採用活動を効率的かつ効果的に改善することを目的に実施されます。たとえば、複数の求人サイトや人材紹介などを利用している場合、それぞれの内定率のデータを収集・分析することで、効果的な求人サービスを把握できます。効果の低いサービスが分かれば、効果の高いサービスに利用を絞ることでコスト削減が実現可能です。

また、採用活動におけるプロセスで問題となっている部分を発見できれば、適切な対処につながります。採用活動が効率的になると、担当者の負担が減り、採用活動全体の質を向上させやすくなります。

採用分析を行うメリット

採用分析には一定の時間と手間がかかりますが、適切に取り組めばさまざまなメリットを享受することが可能です。以下は、採用分析を行う具体的なメリットとそれぞれの詳細を解説します。

費用対効果の向上につながる

採用活動にはさまざまなコストがかかります。しかし、コストをかければ効果も比例して上がるとは限りません。たとえば、求人媒体を利用すると、掲載料や広告料といったコストがかかります。しかし、複数の求人媒体を利用していると、それぞれの効果の程度は分かりにくいです。

採用データを分析すれば、求人サービスやエージェントごとの効果を評価して、効果的な求人媒体を特定可能です。そのため、利用数を絞って費用を抑えつつ高い効果を維持することにつながります。

利用する求人媒体の数を絞ることで、業務が効率化し、人事担当者の負担も軽減できます。時間や人手といったリソースに余裕ができると、採用活動の質を高めることが可能です。

採用プロセスの効率化を図れる

採用における各プロセスをデータ分析することで、問題となっている部分や解決するための施策が分かります。求人媒体の活用や説明会の開催など、複数の採用チャネルを活用していることは珍しくありません。しかし、それぞれ効果や特徴が異なるため、会社によって最適な手法は異なります。

採用チャネルそれぞれの流入率や選考移行率の程度を調べると、自社に合った手法が分かります。効果が低い手法や非効率な部分が見つかれば、適切に改善や対策を実施することが可能です。

ニーズに合った優秀な人材を獲得できる

採用分析によってデータを得られると、候補者のプロファイルと成功する傾向を結び付けることができます。具体的には、自社で活躍している社員の特徴を分析することが有効です。

このようなデータを参考にすれば、採用プロセスの効果的な改善や、採用基準の適切な見直しにつながります。結果的に、優秀な能力を持った人材だけでなく、企業のニーズに合った人材の獲得が可能です。また、人材の質が高まると、組織としてのパフォーマンス向上も期待できます。

採用要件がデータを基準とした明確なものになれば、担当者による差が小さくなるのも利点です。担当者それぞれの経験や勘を頼りにした手法では、不確定な要素が大きくなりがちです。しかし、採用分析によってデータを得られると、理論的な採用戦略を組み立てることができます。

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採用分析に必要な項目

採用分析に必要な項目やデータは多岐にわたります。以下は、具体的な項目とそれぞれの詳細です。採用分析の実施を検討している場合は、参考にしてください。

人数

採用分析における重要な要素として、人数が挙げられます。人数に関する項目は以下の通りです。

項目	詳細
全体の応募者数	・自社の求人に対する応募者の合計数
媒体別の応募者数	・ハローワークや就職ナビサイトなど、求人媒体別の応募者数
説明会の参加者数	・個別説明会や合同説明会など、各説明会の参加者数
採用イベントの参加者数	・求職者向けセミナーなど、採用イベント別の参加者数
各選考の通過者数	・応募から書類選考の通過者数・試験や面接など選考別の通過者数
各選考の辞退者数	・応募から書類選考の辞退者数・試験や面接など選考別の辞退者数
内定者数	・内定を出した人数
内定承諾者数	・内定を承諾した人数
内定辞退者数	・内定を辞退した人数
入社人数	・実際に入社した人数

コスト

採用活動にはさまざまな費用がかかります。以下は、代表的な費用とそれぞれの詳細です。

項目	詳細
採用全体の費用	・母集団形成から入社までの費用の合計値
媒体ごとの費用	・各種媒体の使用料や情報掲載の費用
採用関連の広告費用	・採用活動を目的とした各種広告費用
各種配布物の費用	・説明会などに用いた配布物の制作費用
説明会の費用	・合同説明会の参加費・会場や物品などのレンタル費用
採用イベントの費用	・採用イベントの開催費用
内定者のフォロー費用	・内定者懇親会といったフォローイベントの開催費用・eラーニングといったフォローツールの費用
採用担当者の人件費	・採用活動における担当者の人件費
面接官の人件費	・採用活動における面接官の人件費
一時的な協力者の人件費	・採用活動に協力した社員の人件費
採用1人当たりの費用	・採用全体でかかった費用を入社人数で割った数値

期間・時間

採用分析には、採用活動の期間や時間などを考慮する必要もあります。採用活動全体だけではなく、各プロセスの単位で分析しましょう。

項目	詳細
採用活動全体の日数	・採用活動の開始から終了までにかかった日数の合計
選考に要した日数	・自社の募集開始から内定までにかかった日数の合計
各採用プロセス間の日数	・採用における各プロセス間の日数・具体的には、各種準備、母集団形成、募集開始、書類選考、筆記試験、一次面接、二次面接などが挙げられる
各採用業務の時間	・各採用業務の遂行にかかった時間・具体的には、採用人数や採用要件の設定、採用サイトの運用、説明会の準備や実施、書類選考や面接の実施などが挙げられる

その他

人数、コスト、期間・時間以外にも、採用分析に必要な項目があります。具体的には、以下のような項目です。

項目	詳細
入社3年以内の離職者	・早期離職者に分類される人数
採用要件のクリア数	・採用した人材における、採用要件のクリアの有無
スカウトメール送信数	・候補者に送信したスカウトメールの数
スカウトメール返信数	・スカウトメールを送信した人から返信されたメールの数
各種アンケート	・各種アンケートに関するデータ・説明参加者に志望度や感想を尋ねる説明会アンケートや、内定承諾の理由や採用プロセスへの感想を尋ねる入社後入社後アンケートが該当

採用分析における手法

採用分析における手法はいくつかあります。そのため、目的や得たいデータに合わせて最適な手法を選ぶことが大切です。ここからは、採用分析における代表的な手法と、それぞれの詳細について解説します。

応募経路ごとの応募者数・採用率

複数の求人媒体を使っている場合、それぞれの応募経路ごとの応募者数や採用率を分析すると効果的です。どの求人媒体が採用につながりやすいかをデータで判断することができるからです。

まず、求人媒体別に応募者数や採用人数を算出します。その後、以下の計算式を用いてデータを抽出します。

採用率の計算式：採用率 = 採用人数 ÷ 応募者数 × 100

採用率の低い媒体があれば、課題や問題点を探し出して改善を図りましょう。また、改善が見込めない場合は、利用しないことも検討しましょう。結果的にコスト削減にもつながります。

求人媒体の費用対効果

求人媒体の利用にはコストがかかります。しかし、コストをかければ効果も大きくなるわけではありません。かけた費用に対して適切な効果が出ているか確認しましょう。

1人当たりの採用コストを求める場合は、求人媒体にかかった合計コストや採用人数などのデータを用います。具体的には、以下の計算式を使って求人媒体の費用対効果を求められます。

費用対効果の計算式：1人当たりの採用コスト = 1媒体にかかった合計コスト ÷ 採用人数

なお、1人当たりの採用コストが高いと分かった場合は、適切に対処することも大切です。掲載プランを見直したり、効果の低い媒体の利用を辞めたりしましょう。

選考過程別の歩留まり率

選考過程別の歩留まり率を算出すると、採用活動における各選考プロセスの課題を把握できます。

歩留まり率とは、応募から内定に至るまでのプロセスの間における、次のプロセスに進んだ人数の割合です。歩留まり率を求めるには、以下の計算式を用います。

歩留まり率の計算式：歩留まり率 = 選考通過者数 ÷ 各選考対象者数 × 100

選考プロセスごとに歩留まり率を算出すると、選考プロセスにおける問題点や課題などが見つけやすいです。どの段階で辞退者が発生するかを把握すれば、適切な対策を講じやすくなります。

採用活動分析データの活用法

採用活動の分析データはさまざまな方法で活用できます。以下は、具体的な活用方法とそれぞれの詳細です。活用方法ごとにメリットや効果なども解説しているので、参考にしてください。

1.費用対効果の高い採用媒体を見極めたい

採用活動の実施には、多額の金銭的なコストがかかります。そのため、費用対効果が高い採用媒体を選び、集中的に投資することが大切です。採用媒体の費用対効果を求めるための計算式は、以下の通りです。

費用対効果の計算式：採用媒体にかかった費用 ÷ 採用媒体経由で入社に至った人数 = 費用対効果

具体的な数値を当てはめると、以下のようになります。

採用媒体A：100万円 ÷ 2名 = 50万円

採用媒体B：200万円 ÷ 5名 = 40万円

上記の例では、採用媒体Aより採用媒体Bの方が費用対効果は高いと分かります。利用する媒体を厳選したり、費用対効果を改善するための施策を講じたりすると、結果的にコスト削減にもつながります。

2.選考辞退者や内定辞退者を減らしたい

選考や内定の段階で辞退者が多く発生する場合は、採用活動の分析データを活用しましょう。選考過程の歩留まり率を見直して、問題や課題となっている部分を探し出すことが可能です。以下の計算式で、各プロセスにおける次に進んだ人数の割合を求められます。

歩留まり率の計算式：次のプロセスへ実際に進んだ人数 ÷ 前のプロセスを受けた全体の人数 × 100 = 歩留まり率

具体的な数値を当てはめると、以下のようになります。

一次面接を受けた100人のなかで、二次面接へ進んだのは40名

40名 ÷ 100名 × 100 = 歩留まり率40%

歩留まり率が低い場合は、数値が低下している要因を分析することが大切です。また、選考基準や面接官の対応を見直す必要もあります。

3.早期離職者を減らしたい

早期離職者とは、入社3年以内に離職した人材のことです。採用活動や教育にかけたコストが無駄になるため、早期離職者の発生は防止することが望ましいです。早期離職者を減らすためには、離職に至った要因を探りましょう。

具体的な手段として、実際に離職した人へのヒアリングや、現在働いている社員へ無記名のアンケートが挙げられます。また、早期退職の代表的な要因は、以下の通りです。

・労働時間が長い

・休日が少ない

・給与面に不満がある

・人間関係に不安がある

・職場の雰囲気が合わない

採用活動の分析データの活用は、社員が抱えている不満や不安を知ることにもつながります。そして、早期離職者を減らすには、原因を特定したうえで適切な対策を講じることが大切です。

採用分析を実施する際の注意点

採用という行為は、あくまで人材を確保するための手段として考えましょう。優秀な人材は、自社の業績に貢献してくれる可能性が高いですが、自社のニーズに合っていないと効果を発揮できません。

そのため、採用戦略と入社後の人事戦略を連動させて取り組むという考え方が重要です。たとえば、入社後の育成体制が整っているなら、現時点の能力ではなく将来性のある人材の採用を重視しましょう。しかし、育成にコストをかけられない状況なら、現時点の能力やスキルの程度が重要です。その場合は、即戦力となる中途社員の採用を中心にしましょう。