こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
プロジェクトを円滑に回し、成功に導くにはプロジェクトマネジメントが欠かせません。課や部の中で、失敗できないプロジェクトに取り組む・プロジェクトを成功させたい場合はプロジェクトマネジメントのポイントを知ることが大事です。
この記事ではプロジェクトマネジメントの概要、具体的な進め方、成功させるコツ、導入時の注意点についてみていきましょう。
プロジェクトマネジメントとは
ビジネスでは様々なプロジェクトがあります。プロジェクトには納期や予算、目標があり、期限までに一定の品質を担保した成果物を完成・納品しなければなりません。
プロジェクトに必要な人材を集め、スケジュールを立て、期限までに成果物が完成させるためにチームをコントロールする仕組みがプロジェクトマネジメントです。
ここでは、プロジェクトマネジメントがどういったものかについて解説します。
プロジェクトマネジメントの必要性
プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを無駄なく効率よく進めていくために欠かせない仕組みです。目標達成のためには次のような項目を決めなければなりません。
プロジェクトの企画
・立案
・メンバー収集
・予算決め
・スケジュール管理
・進捗管理
・タスク管理
・人材管理
また、プロジェクトを動かしている間もメンバーとのコミュニケーションや成果物の質の管理なども行う必要があります。
プロジェクトマネジメントに求められる役割
プロジェクトマネージャーに求められる役割は大きく分けて2つあります。
1つは、クライアントに求められた成果物を期限通りに納品することです。そのために、必要なメンバーを集めスケジュールを管理し、進捗状況を把握しなければなりません。問題が生じた場合は、できるだけ早く解決できるように努めましょう。
2つ目は、利益の最大化です。効率よく業務を進めるためにメンバーのモチベーションの維持・向上を図る必要があります。無駄な資材購入や作業を減らし、情報共有やコミュニケーションが行える環境を整え、成果を上げることが役割だといえるでしょう。
プロジェクトマネジメントを行う5つのステップ
プロジェクトマネジメントをどう進めていけばよいかわからないこともあるでしょう。ここでは、プロジェクトマネジメントを5つのステップで解説します。
【ステップ1】計画からゴールまでの手順を作成する
プロジェクトの計画からゴールまでの手順を検討しましょう。
目標とする成果物・締め切りなどから逆算し、必要な予算・スキル・人材を考えます。詳細は後で詰めるため、ここでは大まかなスケジュール感を立てておきましょう。
【ステップ2】現状把握
実際に必要な予算は取れるのか、スキルを持った人材を抑えることはできるのか、具体的な現状把握を行います。
集めたい人材のスケジュールについてもこの時点で確認しておきましょう。また、過去に似たようなプロジェクトに取り組んだことがある場合は、過去データの確認も行っておくと、実際の流れが把握できるでしょう。加えて、過去のミスや 間違いを防止することにも役立ちます。
【ステップ3】スケジューリング
必要や予算・人材・設備などが確保出来たタイミングで、人材を適材適所に配置し、スケジュールを立てましょう。最終期限から逆算してスケジュールを立てます。
この際、途中で問題が発生する可能性に考慮し、余裕を持たせたスケジュール管理を行っておくと良いでしょう。
また、チームの目的・求められる作業内容を個人レベルにわけ、それぞれのメンバーにプロジェクト全体の目的を伝えていく必要があります。
【ステップ4】プロジェクトの管理
各メンバーは提示されたスケジュールに沿って、プロジェクトに取り組むことになるでしょう。プロジェクトが開始後、マネージャーは現場の管理を行います。進捗状況を把握したうえで問題が起きた場合は、対応しましょう。
スムーズにプロジェクトを進めるためには、定期的なミーティングだけでなく、何か問題が起きた場合や悩みが発生したときにすぐに報告してもらえる環境を整えておくことが大切です。そのため、進行管理だけでなくコミュニケーション能力も求められます。
【ステップ5】プロジェクト完了後に報告
プロジェクトが終わり、無事に成果物を納品したあとは報告書にまとめておきましょう。次に似たようなプロジェクトを行う時に役立ちます。
また、必要と思われる改善点などがあれば、あわせて報告し、チームメンバーに対しても フィードバックを行うケースも想定されるでしょう。良かった点や悪い点など客観的な視点からアドバイスを行います。
プロジェクトマネジメント方法3選
プロジェクトマネジメントの手法には様々なものがあるため、ここでは、よく使われる3つの方法についてみていきましょう。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、日本語で「作業分解構成図」と呼ばれる手法です。
大きなプロジェクトの作業を分解し、各工程に分け、一つ一つのタスクを明確に把握します。WBSの作り方がわからない場合は、マインドマップを使用してみましょう。マインドマップとは用紙や専用ツールを使い、大きな業務を細かく分けて書き出す手法です。
WBSは各工程を全て書き出すため、プロジェクトの完了までにやるべき作業が明確になります。それぞれのタスクごとに担当者を設定しましょう。
CCPM
CCPM（Critical Chain Project Management）とは、各タスクの予算やスケジュールを可能か限り短く設定し、全体的なスケジュールに余裕を持たせる手法です。
予め余裕を持たせることで、納期の遅れを最小限に抑えることができます。
WBSなどで洗い出したタスクに、それぞれ必要なスケジュールや予算を割り振り、できうる限りぎりぎりの時間や予算を組みます。
そして、生み出した時間・資金の余裕に関しては、プロジェクト全体で共有し、何か問題が起きた際に使用するという流れです。そのため、元々納期や予算に全く余裕のないプロジェクトには向いていません。
ガントチャート
WBSなどで洗い出したタスクを当てはめて、スケジュール管理や作業進捗の可視化ができるものがガントチャートです。
ガントチャートは、縦軸にタスク、横軸に日時を記し、それぞれのタスクを棒グラフで表します。ガントチャートを見れば、プロジェクト全体の流れや工程、進捗度などが一目で把握できる点が魅力です。
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【5つのポイント】プロジェクトを成功させるコツ
プロジェクトを成功させるためには、外せないポイントがあります。ここでは、プロジェクトを成功させるためのコツを5つみていきましょう。
目的設定をしっかり行うこと
多くのプロジェクトの目的は「クライアントが納得する成果物を納品すること」だと想定されます。
しかし、「成果物を仕上げる」「スケジュールを守る」などと目先のことだけが気になってしまった場合、肝心の「クライアントの満足度」がおざなりになってしまうことも多くなるといえるでしょう。
そのため、チーム全体で目的を共有し、最後までぶれないようにすることが大切です。また、定期的な振り返りなども実施した場合はより効果的です。
プロジェクト管理ツールの選定は慎重に
プロジェクト管理には様々な専用ツールが出ています。例えば「ガントチャート」をExcelで作成する場合は、実際の進行度とずれないようにリアルタイムで入力していかなければ、チャートの良さが発揮できません。
スケジュールをしっかり管理しリアルタイムで全員が進捗情報を把握するためには自社にあったツールを用いて、こまめな更新を行いましょう。
リスクマネジメントを行う
地震・台風などの災害や景気の悪化、為替の変動など事業には様々なリスクがつきまといます。リスクを事前に洗い出し、予防策をたてリスク発生の回避や被害の軽減を図ることをリスクマネジメントと呼びます。
プロジェクトの実施前に、起きる可能性があるリスクを予想しリスクマネジメントを行っておきましょう。実際に想定していたリスクが起きた場合でも、被害を最小限におさえることが可能です。
「リスクマネジメント」については、こちらの記事をご確認ください。
コミュニケーションをおろそかにしない
プロジェクトを円滑に進めていくには、スムーズな報告・連絡・相談が欠かせません。そのためには、チーム内の雰囲気を良くする、いつでも話しやすい環境を整えておくといった、コミュニケーションが大切です。
マネージャーはチームメンバーに対して、次のような項目を意識してコミュニケーションを行いましょう。
・積極的に話しかける
・現場の意見をよく聞く
・良い部分を褒めて伸ばす
・時間を作って定期的にミーティングを行う
情報共有の仕組みを作る
スムーズにプロジェクトを進めていくためにはメンバー間での情報共有が欠かせません。
例えば、諸事情があってスケジュールが遅れているときにその情報を他のメンバーが知らないと仕事に支障が出てしまいます。また、必要な情報が簡単に見られる場所に設置していないと、情報を知るために多くの時間が取られることになるでしょう。
誰もが見られる場所に掲示板を置く、情報共有ツールを使う、などの仕組み作りが欠かせません。ツール上の情報を古いまま放置して混乱を招くといったトラブルを防ぐためにも最新情報に更新するための情報共有などの工夫を事前に行っておきましょう。
プロジェクトマネジメントの注意点
ここからは、プロジェクトをスムーズに進めるための注意すべきポイントについてみていきます。
問題放置はしない
成果物に対するミスや共有不足など、最初はささやかな問題であっても放置している間に大きなトラブルに発展することは少なくありません。問題は小さなうちに対応するよう努めましょう。
そのためには、メンバー間でコミュニケーションを図り、問題が発生する都度報告、対処する仕組みづくりが必要です。
仕組みの見直しを行う
ミスが多発する、問題が多発するなど、プロジェクトがスムーズに回っていない場合は、仕組みや体制に問題があることも考えられます。
ミスや問題が発生した時は個人の責任だけで終わらせず、仕組みそのものの見直しを行いましょう。場合によっては、新しいツールの導入や体制の見直しも必要です。
管理の徹底
プロジェクトマネジメントでは、予算管理・スケジュール管理・品質など、様々な面の管理を行わなければなりません。
予算管理・スケジュール管理においては、CCPMを利用してみましょう。コストや時間に余裕をもって取り組めます。
品質管理においては、事前にクリアする品質基準を決めておくとよいでしょう。成果物が基準に達しない場合は、原因を探り改善を行う必要があります。
まとめ
プロジェクトマネジメントは、プロジェクト全体を把握し予算を組み、必要な人材を集め、スケジュールを立て、期限までに成果物が完成するようチームをコントロールしなければなりません。
また、プロジェクトを円滑に進めるためには、チームをまとめるコミュニケーション能力や問題解決能力が必要になります。
そのため、必要に応じてプロジェクトマネジメントに適したツールを用いることも検討してみましょう。
プロジェクトマネジメントをスムーズに行いたい際にはタレントマネジメントシステムの「タレントパレット」が役立ちます。プロジェクトに応じたタスクフォースや1on1ミーティングの記録、老無負荷分析などが簡単に行えます。プロジェクトマネジメントを円滑に進めたいと考えている場合は、利用を検討してみましょう。
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