こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

ビジネスでは、プライバシーマークの取得が重視されています。なぜならプライバシーマークを取得すれば、企業が個人情報を適切に管理している証明になり、様々なメリットがあるからです。

本記事ではプライバシーマークの意味や取得する目的、取得するメリットや取得するまでの具体的な流れを解説します。また、プライバシーマークの取得・更新にかかる費用についても説明しますので、プライバシーマーク取得を検討中の方やすでに取得済みの方も、取得の価値や活用法を確認していただけるでしょう。

プライバシーマークの意味とは？

プライバシーマーク（通称Pマーク）とは、事業者が個人情報を適切に取り扱っていることを証明するマークです。個人情報保護関連の法律を遵守し、個人情報取り扱いの審査基準を満たす事業者に対してのみ付与されます。

プライバシーマークを取得すれば、企業は顧客の個人情報をしっかり守っていることをアピールできます。

プライバシーマークを取得する目的

プライバシーマークを取得する目的は、主に2つあります。1つ目は、自社の個人情報保護レベルが高いことをアピールできる点です。プライバシーマークを取得すれば、顧客や取引先に対して自社の個人情報保護に対するレベルの高さを証明できます。

2つ目は、企業内部の個人情報保護に対する意識を高める点です。プライバシーマークを取得する際には企業の個人情報管理体制が評価されます。そのためプライバシーマーク取得は自社の広報管理体制を見直し、従業員たちに徹底させるきっかけとなるのです。

プライバシーマークの使用期限

プライバシーマークには有効期限があり、取得したあと2年使用可能です。継続してマークを使うためには、2年ごとに更新する必要があります。更新制度があることによって、自社の個人情報保護体制を定期的に見直すきっかけになります。

プライバシーマーク取得のメリット

プライバシーマークを取得すれば、企業は多くのメリットを得ることが可能です。顧客や取引先からの信頼の獲得だけではなく、新たなビジネスチャンス創出の効果もあるでしょう。

また、人材の確保や従業員の情報リテラシー向上にも有益です。本章ではプライバシーマーク取得のメリットについて、詳しく解説します。

個人情報の取り扱いが適切な証明になる

プライバシーマークは、企業が個人情報を適切に取り扱っているという明確な証明になります。そのため、顧客や取引先からの信頼を獲得できる重要な要素なのです。

またプライバシーマークを取得した企業は、自社のホームページ等にマークを掲載できます。マークの記載を確認できれば、顧客や取引先は企業が個人情報保護に対して真摯に取り組んでいることを認識可能です。さらに個人情報保護に対する取り組みが、第三者機関によって評価されていることも証明します。

契約がスムーズに進む

プライバシーマークの取得は、取引先との契約を円滑に進行するために便利な手段です。個人情報の取り扱いに対する不安を取り除き、取引先が安心して業務を委託できることをアピールできます。

プライバシーマークを取得している企業は、情報漏洩に関するリスクが軽減されていると考えられるため、取引先からの信頼も得やすいでしょう。

受注数アップにつながる

企業や個人からの信頼を得ることで受注数アップを期待できる点も、プライバシーマーク取得のメリットです。個人情報の安全な取り扱いが第三者機関によって保証されているため、顧客は安心して企業のサービスや商品を利用できます。

個人情報保護への取り組みは顧客に対する誠意が感じられ、結果的に受注数の増加に繋がるでしょう。プライバシーマークの取得は、情報保護への取り組みに対して企業が具体的な行動に出た事実を裏付けます。

官公庁の入札に参加できる

プライバシーマークの取得は、官公庁の入札に参加するための重要な条件となる場合があります。そのためプライバシーマークを取得していれば、新たなビジネスチャンスをつかめるでしょう。

官公庁の入札では、情報管理体制に対して厳しい要件が設けられているケースが一般的です。プライバシーマークを取得している企業は要件を満たしていることを明確に示せるため、官公庁からの信頼を得やすいと言えるでしょう。

人材の確保につながる

プライバシーマークの取得は、人材確保の面でもプラスに働きます。情報保護に対して積極的であることは、従業員の個人情報も適切に扱えると証明できるからです。

プライバシーマークを取得している企業は個人情報の取り扱いに関して信頼を得られるため、より優れた人材とマッチングする可能性が高まるでしょう。個人情報の取り扱いに関して厳しい現代では、情報保護に対して消極的な企業は競争力を失う可能性が懸念されます。

従業員のリスク管理意識が高まる

プライバシーマークの取得によって、従業員のリスク管理意識を高める効果も期待できます。なぜなら企業がプライバシーの保護に対して積極的な姿勢をとれば、従業員も個人情報保護についての意識を高められるからです。

プライバシーマークは、その企業が情報管理に対して一定の水準をクリアしていることを示します。そのため自社がマーク取得企業であることを認識すれば、従業員の情報管理意識は確かなものとなるでしょう。従業員の意識が高まると情報漏洩リスク軽減の効果も期待できます。

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プライバシーマークを取得するまでの流れ

プライバシーマークは、企業が個人情報を適切に取り扱っていることを認証する制度であり、取得には決められた条件と手続きが必要です。企業の信頼度や法令遵守にも寄与する、プライバシーマーク取得の流れをぜひ確認してください。

1.個人情報のリスク分析

プライバシーマーク取得の最初のステップは、自社で取り扱う個人情報のリスク分析です。どのような個人情報を取得・保有しているのか、その情報の取り扱いにはどのようなリスクが存在するのかなどを洗い出して分析します。個人情報の種類や取得方法・利用目的・開示先など、個人情報の取り扱い全般を詳しく把握することが重要です。

2.社内規定を作成する

リスク分析に基づき企業内で個人情報を正しく管理するために、社内規定となる文書を作成します。個人情報保護法やガイドライン、プライバシーマークの取得の基準などを遵守したルール作りが必要です。

社内規定では、個人情報の取得と利用・提供・保管・廃棄といった一連のプロセスを明記して、教育・監査体制などの方針も設定しましょう。

3.個人情報の管理を運用する

次は作成した社内規定にしたがって、具体的な個人情報の管理を開始します。個人情報の取得から廃棄までの流れに沿って、規定通りの運用が行われているかを定期的に確認しましょう。

問題が発生した際の対応策を準備しておき、常に安定した運用ができるようにする仕組みも大切です。また信頼性の高い仕組みを作るために、改善を繰り返しましょう。

4.内部監査による見直しを行う

一定期間にわたって個人情報の管理を運用したあとは、内部監査により運用状況を見直します。社内規定が遵守されているか、法令にしたがって個人情報が取り扱われているかなど監査で厳しく確認すべきです。

監査により問題点・改善点が見つかった場合、的確に解消するための対策を検討し、規定や運用の改善を目指します。監査と改善のサイクルを回し続ければ、継続的で安定的な個人情報保護の仕組みを構築できるでしょう。

5.申請書類を準備する

このステップでは新規申請に必要な書類を準備します。申請に必要な書類は、以下の通りです。

・プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表

・プライバシーマーク付与適格性審査申請書

・個人情報保護体制

・事業者概要

・個人情報を取り扱う業務の概要

・すべての事業所の所在地、業務内容

・個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧

・教育実施サマリー

・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー

・登記事項証明書

・定款の写し

・最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し

・個人情報管理台帳の写し

・リスク分析結果の写し

他にも教育計画書や内部監査の記録などの書類を任意で提出することを求められるケースもあります。

6.申請書類を提出し受理してもらう

必要な書類をそろえたら、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）に申請書類を提出します。申請された書類の内容に抜けや漏れがないか確認されれば、受理完了です。

書類の内容に不備がないことを確認できたら、申請料の請求書が発行されるため速やかに料金を振り込みましょう。申請料の振り込み完了後に正式な審査が開始されます。

7.文書内容の審査を受ける

必要書類を提出し振り込みが完了したあとに、文書内容の審査が始まります。審査では個人情報保護に関する社内規定が適切であるか、個人情報の管理体制が法令やガイドライン、そしてプライバシーマークの基準を満たしているかなどの点がチェックされます。このステップで書類に不備があった場合は、該当する箇所の修正が必要です。

8.現地審査による調査を受ける

審査委員による現地調査は、申請書類通りに個人情報保護マネジメントシステム（PMS）が運用されているかを調査する重要なプロセスです。審査は以下のステップで進行します。

①代表者に対するインタビュー

②個人情報保護マネジメントシステム（PMS）運用状況のチェック

③個人情報を取り扱う現場における安全措置の確認

④情報を統合して総括

9.不備があれば改善報告をする

現地審査で運用状況に不備があると指摘された場合、改善報告書を提出する必要があります。書類で指摘を受けてから改善報告までの期限は3ヶ月です。

改善報告書には、指摘された内容と改善策、改善後の運用状況について詳細に記述しましょう。改善報告書をもとに再び審査が実施され、適切な改善が確認できれば、次のステップに進めます。

10.審査会で判定会議を受ける

判定会議は、プライバシーマーク付与の最終的な審査過程です。プライバシーマーク付与に関する企業の適格性の有無が厳しく判定されます。

この段階でも不備があると再審査の可能性がありますが、判定会議を通過すると合格は目前と言えるでしょう。

11.合否の通知を受け取る

判定会議のあと、審査結果の通知文書が送付されます。通知文書で付与適格と決定された企業は、プライバシーマーク付与契約が締結できます。この契約が締結されれば、正式なプライバシーマークを取得できるのです。

プライバシーマークの取得費用

プライバシーマークの取得費用は企業規模ごとに異なり、下表のとおりです。これらの費用は企業の信頼性を高めて、顧客と良好な関係を築くための重要な投資となるでしょう。

プライバシーマークの更新費用

プライバシーマークの更新にも費用が必要であり、こちらも企業規模に応じて金額が異なります。詳細は下表の通りです。

まとめ

本記事では、プライバシーマークの目的から取得までの流れ、取得や更新にかかる費用を詳しく解説しました。プライバシーマークは、企業が適切な個人情報管理を実行している証明であり、契約や人材確保にも大きなメリットがあるでしょう。

しかし、マークを維持するためには、人事システムの統合分析が不可欠です。タレントパレットならばあらゆる人事システムのデータを一元化し、経営や人事課題解決の根拠を提示します。全面的な人事管理を目指す際は、ぜひお気軽に資料をご請求ください。

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