要員計画の概要
要員計画とは、どのようなものを意味する単語なのでしょうか。ここでは、要員計画の概要について詳しく解説します。
要員計画とは何か
要員計画とは、企業が人材採用や異動など人材に関わる計画のことを指します。具体的には、以下項目が要員計画に当てはまります。
- 人材配置
- 人材のスキルアップ・能力開発
- 採用計画
- 異動計画
また、要員計画と似た言葉で「人員計画」というものがあります。こちらも、同じような作業を指しますが、人員計画は部署などを単位として「どのような人材を求めているか」といった、クオリティ面での計画のことを指します。
一方で、要員計画は主に経営計画に用いられる単語で、「どの部署に何人配属するのか」というボリュームに重きをおいた計画として使用されます。つまり、人員計画は要員計画より上位概念として位置付けられ、要員計画は人員計画にしたがって進められることになります。
要員計画の目的・重要性について
要員計画は、経営における不確定要素である「人材戦略」について考えることを意味します。ただやみくもに人員を集めても、効果的に人材を活用することはできません。しかし、適切な要員計画を立てることで、より効果のある人材採用ができます。
このように、人材採用や社内でのスキル開発、エンゲージメントなどが直接的に生産性・業績に寄与するため、経営で重要な計画だといえます。要員計画を策定し、人材を組織内で目的に合わせて最適化し、効率的な組織運営を達成することが求められるのです。
要員計画を策定するメリットとは
ここでは、要員計画を策定するメリットを3つ紹介します。
計画を立てることで人材課題を抽出できる
要員計画を立て、ロードマップを引くことで理想と現実のギャップを可視化できます。その結果「どのような課題をどうやって解決するか」が明確になるでしょう。また、要員計画に基づいてPDCAサイクルを回すなど、経営目標を達成するための材料としても役立ちます。
優秀な人材の離職防止につながる
要員計画により、優秀な人材の流出や離職防止にもつながるでしょう。人材のスキルアップやキャリアアップのプログラムを充実化することで、社員のモチベーションを高く維持できます。要員計画に基づき、会社に対するミスマッチを感じないような仕組みを整えれば、人材の定着率が向上して採用コスト削減につながるはずです。
生産性向上が期待できる
要員計画を立てることで、組織内で離職防止や社員のエンゲージメントを高い水準に維持することに役立ちます。人材を適材適所に配置できれば、各々が自分のパフォーマンスを最大限発揮できるため、業務効率化や生産性向上にもつながります。また、人材の過剰配置や部署のリソース不足の即時発見など、対策を練られるため、要員計画で明確になる点も大きなメリットです。
要員計画の必要数を割り出す2つの方法
要員計画を立てる際には、「トップダウン方式」と「ボトムダウン方式」の2種類から、最適な方式を選択することが求められます。ここでは、2つの方法について詳しく解説します。
トップダウン方式で算出する
トップダウン方式とは、経営計画や利益計画といった企業戦略に基づいて、「人件費」と「採算」から導き出す方式のことです。トップダウン方式で振り分ける際に使用できる方法が2つあるため、合わせて確認しておきましょう。
- 計算方法１
1.年間売上高に付加価値率と労働分配率を乗じる
2.1人あたりの人件費で割る
- 計算方法２
1.目標売上高に適正人件費率を乗じる
2.1人あたりの人件費で割る
トップダウン方式を重要視するメリットは、予算を最重視した状態で必要な人員をアサインできることです。そのため、予算的には無理な要員計画にならないことが多いです。ただし、予算を事細かに決めてしまうと、部署ごとの人員を割り出す際に、「人員が足りていない部署が存在する」「現場の声を反映できない」といった、デメリットが発生します。
つまり、トップダウン方式を活用する場合には、「予算を満たせるか」という基準だけでなく、現場の人材不足にも目を向ける必要があるでしょう。
ボトムアップ方式で算出する
ボトムアップ方式とは、各部署の業務量を最重要項目として人員を計算する方法のことです。トップダウン方式のように予算を意識して人材を確保するわけではないため、予算をオーバーしてしまう可能性はあります。しかし、実際の業務を進めるうえで必要な人員がリアルにわかるため、適切に策定できれば、事業計画を無理なく進められます。
ボトムアップ方式の場合は、以下3つの方法で算出できます。
- 職務分析・アンケート、eNPSなどにより調査して計画する
- 業務量を鑑みて人員数を計画する
- 部門や業務内容、役職別に必要な人員を計画する
ボトムアップ方式を重要視するメリットは、確実に部署の人員不足を解消できるということです。ただし、場合によっては人件費がかかりすぎて、予定していた予算をオーバーしてしまうこともあります。とはいえ、経営における問題を解消できるケースが多いため、予算に余裕がある企業で取り入れると、トップダウン方式よりも効果が出やすいでしょう。
要員計画を行うまでの具体的なステップと流れ
要員計画を立てる際は、さまざまな数値を意識する必要があります。また、適切な手順を踏んで計画を策定することも求められるでしょう。ここでは、詳しい流れを紹介します。
現状分析・把握
要員計画を立てる場合、現在の組織にいる人材数を把握することが最優先事項となります。人材のスキルや経歴、年齢などスキルを可視化することが必要であり、まずは現状分析に必要な事項を洗い出していきます。不足・過剰供給している人材がいないか、まずは把握することが重要です。その際は以下の項目に留意して分析していきましょう。
・年末在籍者数
・年初在籍者数
・年度毎に増減して人員の数
こうした項目を確認することで、数値から現状を理解できます。
社内のニーズ調査
次に、社内でのヒアリングや事業計画をもとに、要件をまとめます。また、欲しい人材などもニーズを調査しましょう。「どの部分を最優先して人員を確保するか」は必要不可欠となるため、各部署のニーズをヒアリングし、どこに緊急性があるかを判断することが大切だからです。また、トップダウン、ボトムアップ方式いずれかで算出するのではなく、両方で算出することが重要です。
要員調整
ボトムアップ方式とトップダウン方式で計算した場合、少なからず差異が生まれるでしょう。その差異を埋める作業が必要となります。具体的には、算出した人員をどのように埋めていくかを考える必要があります。例えば、新卒か中途か、リファラルか、アウトソーシングかなど、どのように行うか計画します。
社内での異動を検討したり、人員の育成で賄えるかを視野に入れて検討したりすることも重要です。
要員計画の立案・実施
最後は要員計画を策定し、実際に運用するステップとなります。ここで策定した要員計画をもとにして人材育成計画や人材採用計画を立てます。
まとめ
本記事では、要員計画について概要や目的、メリット、計画手順、算出方法などをわかりやすく解説しました。要員計画は必要な人材数を明確にするだけではなく、今後の事業計画を円滑に進めるための材料にもなります。本記事で紹介した「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」の両方で算出し、適切な要員計画を策定してみてください。
また、要員計画にお困りの場合は、「科学的」人事戦略e-BOOKの活用がおすすめです。組織毎にKPIを設定し、人材の異動シミュレーションを行ったり、要員計画に必要な人件費の推移や男女構成、人員推移、退職者数の増減などを把握したりできます。最適な組織を構築するために、どのような意思決定を下せばよいのかわからない企業担当者は、ぜひ利用を検討してみてください。
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