こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

従業員の業績評価は、人事においても非常に重要な項目と言えます。正しい評価が行われないと、仕事に対するモチベーションの低下につながりかねません。

業績評価では、まず従業員一人ひとりが自己評価を行います。その際に用いられるのが「業績評価シート」です。今回は、業績評価における基礎知識から手順、さらに業績評価シート記入例までわかりやすくご紹介します。

業績評価は成果を評価するもの

業績評価とは、業務を遂行した結果や成果について評価するための指標です。個人はもちろん、チームや事業部ごとに成果内容に基づいて評価を行います。そんな業績評価がどのような要素から構成されているのかについて解説します。

人事評価は業績・能力・情意の3つの基準で行われる

業績は、人事評価における基準の1つです。他にも能力と情意で人事評価を行うのが基本です。

• 業績……業務を行った結果の業績・成果に対する評価基準
• 能力……従業員が所有するスキルに対する評価基準
• 情意……勤務態度など仕事への姿勢や意欲に対する評価基準

人事評価は主に以上の3つの基準で行います。いずれかの基準に偏ってしまうと公平に評価できないので、注意が必要です。

業績評価と能力評価・情意評価の違い

業績評価は、能力評価や情意評価とは異なる点が多いです。業績評価の場合はどれほどの成果を出せたのかで評価されるため、判断基準も設けやすいです。また能力評価は取得した資格の数や業務への理解度などで評価します。

さらに情意評価では規律性や協調性、仕事への責任感などが評価されるため、勤怠なども評価対象になります。ただし、客観的に数値を出して評価することが困難です。

業績評価は業績評価シートを使用する

業績評価を実施する際は、業績評価シートを使用して成果を出せているかどうかを可視化します。業績評価シートの形式は様々ですが、近年はオンラインシートを用いるようになりました。

業績評価シートは目標設定から評価・フィードバックまでまとめて行えるのが利点です。また、従業員は客観的な根拠・数字に基づいて自己評価ができるため自身の成果を把握しやすくなります。人事担当者や管理職にとっては人材育成のツールとして役立つため、ぜひ導入を検討してみましょう。

業績評価の手順

業績評価を正しく行うためにも、手順を把握しておきましょう。主に以下の方法で行います。

• 目標設定
• 業務遂行
• 期中見直し
• 業務遂行
• フィードバック

各手順で実施する際のポイントを詳しく解説します。

目標設定

まずは従業員自らが業務目標を設定し、自己申告してもらいます。目標は上司と話し合いをしながら決めましょう。

業務目標は、客観的にもわかりやすいように数値で表すことがポイントです。また企業が掲げる目標と連動したもので、目標を定めた本人が成長できるほどの難易度に設定するのが良いでしょう。こうした細かい調整などは上司と相談して決めます。

なお、業績評価の目標設定と同じ特徴を持つ方法として、目標管理制度（MBO）が挙げられます。MBOとは従業員一人ひとりが目標を決め、進捗具合や達成度から評価する管理方法です。MBOも業績評価と同様に、企業の目標と連動させたものを設定してもらい、自身が組織の一員であることを自覚した上で自身の成長につなげていきます。

業務遂行・見直し

目標を定めたら日々の業務に取り組み、達成を目指します。期間内に見直しを図り、達成状況を評価していきましょう。

見直しの際には予想していなかった事態・要因が発生し、企業の目標自体が変更せざるを得ない場合もあります。企業の目標変更に伴い、連動する個人目標も変更しなければならないかもしれません。

ただし、ここで企業目標と連動しているからといって安易に目標値を下げてしまうと、達成感が薄れてしまい自身の成長にもつながらなくなってしまいます。そのため目標を見直す際には、慎重に検討しましょう。

評価・フィードバック

評価期間が終了したら、目標をどれだけ達成できたのか評価します。自己評価を実施してから上司とフィードバック面談を行い、最終的に業績評価と来期目標の設定を行いましょう。

万が一自己評価の内容と上司の評価があまりにも乖離している場合は、複数人から多面的に評価してもらう「360度評価」を実施するのがおすすめです。複数人から判断されれば、従業員も評価された理由か納得できるでしょう。ただし、納得が得られないとモチベーションの低下につながるので注意が必要です。

業績評価シートとは

業績評価シートとは、従業員が目標の達成度や達成した内容を客観的に把握しやすいよう作成された書類です。業績評価シートの概要や記入の流れについて解説します。

目標と結果を管理するもの

業績評価を行う上で目標や結果を管理するために用いるのが、業績評価シートです。専用のシートを用いることで書き方が統一され、達成度合いが把握しやすくなります。また振り返りしやすい点も、業績評価シートを活用するメリットと言えるでしょう。

各企業で独自に業績評価シートを作成している場合もありますが、タレントマネジメントシステムを活用するケースも増えています。手書きよりも記入・管理の手間が減り、進捗や目標達成度などもわかりやすく表示されるため、業績評価を行う際にもおすすめです。

業績評価シート記入の流れ

業績評価シートを記入する際は、以下の4項目の評価・調整を行います。

・自己評価
まず自己評価で従業員が立てた目標に対して、結果・進捗状況を振り返り、期末時点でどれだけ達成できたかを記入します。

・一次評価
自己評価が完了したら内容を元に上司と面談を行い、なぜその評価に至ったのか根拠を確認しましょう。

・二次評価
別の上司などからも評価を受ける場合は、二次評価として結果をシートに記載していきます。

・甘辛調整
最後に、評価調整者によって評価した上司や部署でのバラつきを調整し、最終的な評価を確定させましょう。

業績評価だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析

業績評価シートは従来から活用されていますが、手書きだと管理や記入に手間がかかるなど、様々なデメリットも存在します。そのため、タレントマネジメントシステムを活用し、それぞれの企業に適した業績評価シートを作成するのがおすすめです。

タレントマネジメントシステムを活用すれば、業績評価シートの作成はもちろん、人材データの一元管理や人材育成・研修管理、採用管理など人材に関する様々なデータ管理や分析、活用が行えます。業績評価も含め、科学的人事戦略の実現を目指せるのが『タレントパレット』です。

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【職種別】業績評価シート記入例

業績評価シートは、職種ごとに目標設定と上司からの評価を記載します。そこで職種別の業績評価シート記入例をご紹介しましょう。

営業・販売

・目標設定例
1年後までに新規顧客の獲得数を前年度と比べて20％増加を目指す
毎月のクレーム件数を3件までに抑える

・上司の評価例
新規顧客の獲得数が前年度より約10％増加しており、その点は評価できる。ただし、毎月のクレーム件数に関しては以前と数字がほぼ変わっていなかったため、今後は獲得数を増やしつつ丁寧なヒアリングによるクレーム件数の低下が課題と言える。

事務

・目標設定例
事務作業の工程を減らすために、入力業務における工数毎月合計10時間分の削減を目指す
前年度に比べて書類の不備を30％減少させる。

・上司の評価例
書類をダブルチェックすることで実際に不備による問題が減少していると実感している。工数の削減についてもどのような方法で削減できるか積極的に取り組んでいたが、成果がわかりづらかったため、さらに具体的な目標設定が必要と感じた。

企画・マーケティング

・目標設定例
売上が低迷していた製品Aに対し、ターゲットの見直しと分析を図り前年度比売上30％の増加を目指す。

・上司の評価例
製品Aに関して実際に顧客へのアンケート調査や口コミなどを取り入れ、ターゲットの見直し・分析に取り組んでいた。結果的に前年度比売上30％以上の増加という目標を達成できており、評価に値する。

技術・開発

・目標設定例
前年度よりエラーやバグの発生率を10％から5％に引き下げる。
テスト工程での項目漏れ・確認不足がないよう、複数人でのチェック体制を構築する。

・上司の評価例
テスト工程での項目漏れや確認不足が減少したことで品質が向上し、テスト工程におけるバグの検出率も10％アップした。その結果、納品後のエラー・バグの発生率も引き下がっている。目標値には達成しなかったものの、十分な評価に値すると考える。

公務員

・目標設定例
9月から施行される新しい法律に伴い発生する業務の確認と対策を検討し、7月までに報告書をまとめて提出する。
法改正によって問い合わせ件数の増加が予想されることから、正しい知識を身に付けてクレーム発生0件を目指す。

・上司の評価例
業務に関する対策事項をまとめた報告書を受け、部署内での情報共有に尽力している。また法改正に伴う問い合わせに関しても丁寧に説明し、クレーム発生0件に貢献している。

看護師

・目標設定例
半年後までに現在の担当患者数5人から7人に増やすために、仕事の幅を広げられるよう取り組む。

・上司の評価例
目標値であった担当患者数の増加は達成できなかったものの、積極的に仕事に取り組んでいたことで以前よりできる仕事の幅が増えた。この結果から、1ヶ月後までには担当患者数をもう1人増やしても問題ないと考えられる。

保育士

・目標設定例
これまで行事の準備は1週間前からスタートしていたが、余裕を持たせられるようさらに2週間前から取り組むようにする。
月1回の研修制度に参加し、自身のキャリアアップと研修内容の還元を目指す。

・上司の評価例
早めに行事の準備に取り掛かったことで保護者への連絡もスムーズになり、アンケートでも保護者からの満足度が向上した。また、月1回の研修制度への参加によって得た情報を実際に現場でも還元している。

教員

・目標設定例
生徒の表現力育成に向けて、授業内でプレゼンテーションを実施する機会を年3回設ける。
教員全体の事務負担を軽減するために、過去の事例紹介や簡易マニュアルの作成を7月までに行う。

・上司の評価例
事務負担の軽減は早急に取り組むべき問題点の1つであった。文書作成の際に過去の事例紹介や簡易マニュアルがあることで教員全体の事務負担が軽減され、前年より全体の残業時間が10％減少した。

また、授業内でのプレゼンテーションを行う機会を増やしたことで生徒の表現力育成だけに留まらず、論理的思考力やコミュニケーション能力の向上も期待できる。

業績評価が必要な理由

業績評価は従業員だけでなく、企業側にもメリットのある評価制度です。なぜ業績評価を行った方が良いのか、その必要性について解説します。

モチベーションアップ

業績評価では明確な数値で目標を設定すれば、従業員は「いつまでに、何をすればいいのか」を把握しやすいため積極的に行動できるようになります。また、上司からの評価と自己評価の内容が合致していたり、掲げていた目標を達成できたりすればモチベーションの向上につながるでしょう。

評価や目標達成をきっかけに主体性も高まり、仕事の質や効率性なども向上するはずです。

人件費削減

業績評価は能力評価・情意評価とは異なり、成果や具体的な数値によって評価されます。そのため、従来の企業体質だった年功序列の体制を改めることも可能です。

年功序列体制によって、成果が出ていなかった従業員に多額の人件費がかかっていた場合、成果を出した優秀な人材にコストをかけられるようになります。結果的に必要な部分だけにコストをかけられるため、人件費削減につながるでしょう。

業績評価の注意点

実際に業績評価を行うにあたって、注意すべき点が3つあります。どのようなことに注意しながら業績評価を進めていけば良いのか、解説します。

評価基準を統一する

これから業績評価を導入したい場合には、実施する前に評価基準を社内で統一させましょう。評価基準が異なっていると公平な評価が行えず、従業員のモチベーションも低下してしまいます。評価基準を統一するには、どのような基準を設けるか検討し、評価者に周知させるようにしましょう。

また、自己評価においてもなるべく客観的に行うよう促すことが大切です。客観性に考慮すれば高く評価をつけすぎてしまうことを防止し、上司からの評価とのギャップを減らせます。

フィードバックを必ず行う

一度業績評価を行っただけでは十分な効果が得られません。評価するだけで終わるのではなく、きちんとフィードバックを行えば従業員も「このような理由で評価に至ったのか」と納得してもらえます。

評価に納得できれば次の目標設定や行動につながるため、モチベーション向上にも役立つでしょう。そのため、業績評価を行った後は必ずフィードバックを実施してください。

昇給・昇進とは切り分ける

業績評価は良い結果を残せた事実を企業が把握できるため、従業員一人ひとりの昇給・昇進に反映しているところもあるかもしれません。しかし、業績はトレンドなどの外的要因の影響を受けやすいなどの理由から、公平性に欠けてしまう可能性があります。

従業員のモチベーションを保つためには、昇給・昇進制度とは切り分けて考えるべきです。

まとめ

今回は業績評価に関する特徴や必要性、注意点、職種別の業績評価シート記入例をご紹介しました。業務評価は人事評価の中でも実際の成果を評価するものであり、公平性をもって評価することが大切です。従業員一人ひとりのモチベーションアップはもちろん、企業にとっても生産性向上に役立つでしょう。

業績評価を行う際は業績評価シートを活用するのが一般的ですが、手書きだと手間がかかってしまうため、タレントマネジメントシステムの活用がおすすめです。『タレントパレット』は従業員一人ひとりの目標管理（MBO）や360度評価などにも対応し、運用中の評価シートを手軽にシステム化できます。他にも科学的人事戦略に役立つ機能が揃っているため、業績評価を行う際にはぜひタレントパレットをご利用ください。

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