こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「組織全体のパフォーマンスを高めたい」「低下している社員のモチベーションを改善したい」と悩む経営者、または人事担当者の方は多いのではないでしょうか。
組織力の強化、社員のモチベーション向上には、組織における問題点の把握が欠かせません。問題点を洗い出す方法は数多くありますが、改善策まで出せる「組織診断」が最も効率的です。
本記事では、組織診断の導入によって改善できる問題の種類やメリットとデメリットについての紹介、及びツールの選定について解説します。組織診断が得意とする組織全体のパフォーマンス向上に期待できますので、ぜひ最後までお読みください。
組織診断なら組織の抱える問題点が一目瞭然
組織全体のパフォーマンス低下の原因が「社員のモチベーション低下」もしくは「エンゲージメントの低下」なら、組織診断が適しています。
組織診断は組織全体の問題として把握し改善策を出せる方法で、社員の抱える問題に対して焦点を当てています。組織診断では組織力の強化、社員のモチベーション及びエンゲージメント向上など、社員に深く関わる課題を多く解決できます、
昨今では人材の流動化が進み、転職が当たり前となったことにより、組織診断は注目を集め多くの企業が参入しています。現在では、専門のコンサルティング会社の他にも、ツールやシステムを提供している企業もあります。
ツールやシステムは特定の目的に特化しており、自社に合ったツールの選定が重要です。
組織診断の調査方法3選
「組織診断」と一言に言っても、調査方法は多種多様で、組織の目指す理想や現状に合わせて選ぶ必要があります。場合によっては複数の調査方法を導入するケースもありますが、回数を増やせばそれだけ手間やコストが掛かり、社員のみならず組織への負担も増えます。
多くの企業で取り入れられる調査方法は、以下の3つです。
- 従業員満足度（ES）調査
- エンゲージメント調査
- 業務遂行調査
どれを選ぶかではなく代表的な調査方法の特徴を知ることで、組織の目的にあったものを選ぶ基準とすることが大切です。
従業員満足度（ES）調査の目的は2つ
従業員満足度（ES）調査は定量的なデータが得られる方法で、目的は以下の２つに分けられます。
- モチベーションの可視化
- 人事施策の効果測定
日々の様子観察や面談だけでは、社員が業務や組織について思っていることを把握することは困難です。ES調査を実施すれば、モチベーションの可視化がしやすくなる。
適切な施策を実施するためには、施策に対し社員がどう思っているのかを把握することが重要です。施策の目標に対し、社員が想定とギャップを感じていないかを聞き出せれば、人事施策の効果測定ができます。
エンゲージメント調査の目的は3つ
エンゲージメント調査とは、企業と社員が同じ方向を向いて持続的な信頼関係を築けているかを調査する方法です。実施する目的は、主に以下の3つです。
- 社員の抱えている問題や課題の可視化
- さまざまな施策の効果検証
- 定着率の把握及び効果検証
把握できていない問題や障害を見つけるには、社員の抱えている問題や課題を可視化することが有効です。調査によって施策が必要かの判断や、改善策を打つ際の具体的な行動にも必要となります。
また、施策の決定及び実施に繋げるには、実際にどのくらいエンゲージメントが向上されたかを把握することが有効です。エンゲージメント調査は、離職の理由や原因、傾向など把握できるため、定着率の把握及び効果検証に役立ちます。
定着率を上げることが目的であれば、エンゲージメント調査が適しているでしょう。
業務遂行状況を調査する目的
良い成績を出せるチームであっても、生産性の低い社員が一人でもいると他の社員への負担が増えます。放置すれば、全員のモチベーションが低下してしまうため、社員の業務遂行状況の調査を実施しましょう。
調査方法としては「第三者が評価する方法」と「自己評価をフィードバックをする方法」の2種類があります。また、第三者の評価と自己評価を比較し、問題点を改善したり業務変更などに繋げたりすることも可能です。
組織診断のメリット5選
組織診断では、課題の把握だけではなく改善策まで出せるため、最終的には組織全体のパフォーマンスを向上させることに繋がります。この項では、組織診断のメリットをより具体的に解説します。
組織の問題点把握
組織診断によって、組織内の問題点・課題を把握可能です。また、以下のように組織のパフォーマンスを下げる原因を見つけられます。
- コミュニケーション不足
- 業務の不整合
- 社員のモチベーション低下
- 情報の流通不足
- リソース不足、など
問題点や課題だけではなく、見えていなかった優れている点も把握できるため、よりパフォーマンス向上に適切な改善策が出せるでしょう。
改善の方針確立
組織診断は一度だけでなく、定期的に行うものです。調査を重ねることで、現状だけでなく、次のような組織の変化も把握できます。
- 組織の文化
- 組織構造
- 社員のモチベーション
- 生産性、など
時代や企業の状況のみならず、社員の心境も常に変化していきます。定期的に調査を行なえば、改善の方針を確立できるでしょう。
社員のモチベーション向上
組織診断は、本来は困難である社員の考えや潜在意識を可視化できるため、個人の問題が影響する社員のモチベーション向上に適切な改善策を出せます。
組織診断により出された改善策を基に施策を実践すれば、社員のモチベーションは向上し、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。特に、次のような効果を実感できるかどうかが大切です。
- 社員のタスクや役割を明確化
- 改善された労働環境
- コミュニケーションの改善
- 公平な評価制度の導入、など
生産性の向上
組織全体のパフォーマンス向上が目的なら、生産性の向上は欠かせません。組織診断で生産性向上の方法が見つかるわけではありませんが、社員のモチベーション・組織のパフォーマンスが上がる改善策が出せるため、最終的には生産性の向上に繋がります。
組織診断を有効活用して適切な施策を実施できれば、企業としての成長にも繋がり、新商品やサービス開発、事業拡大にも良い影響を及ぼしていきます。
離職率の低下
離職率を下げられれば、組織内において人的リソースの流動性が減少し、組織全体の継続的な発展が図れます。組織診断を重ね、組織の問題点や課題を解決していけば、社員にとって良い環境となり離職率も低下するでしょう。。
離職率の低さは、職を探す人にとってポジティブな情報となるため、優秀な新卒社員の流入にも期待できるようになります。
組織診断を実施するデメリット2選
組織診断はパフォーマンス・モチベーション向上に適してますが、コストや負担がかかるというデメリットもあります。調査結果を最大限活かすため、デメリットについてもよく把握しておきましょう。
コストや手間が掛かる
組織診断は専門のコンサルティング会社へ任せるか、ツールやシステムを導入するのが効率的です。しかし、定期的に行うことになるため、コストはかかり続けます。
調査を一任する場合でも、委託先の選定以外や社員への周知、施策の実践などに手間がかかります。
頻繁に実施すると調査を受ける社員に負担が掛かる
一回当たりの回答に要する時間は、短期のもので数分間、長期のものでは数十分ほどかかります。実施する調査方法が増えれば、その分設問の数も増えることになるでしょう。
さらに組織診断は定期的に行うことになるため、頻繁に調査すると社員への負担、さらには通常業務への影響が出てしまいます。設問が多くなる場合は、施策の目的を周知するなどして社員の理解を得るなどの工夫が必須になります。
組織診断ツールを選ぶ5つの基準
目的にあった調査ができるだけではなく、必要なサポートや機能が付帯しているかも重要です。また、組織診断の結果がわかりにくい場合もあるため、扱いやすいツールを選ぶ必要があります。
最優先する項目は「目的と合致しているか」です。しかし、コストを抑えるために妥協してしまうと、手間や時間がかかり、組織診断の結果にも影響が出てしまうため、予算と相談しながら最適なツールを選んでいく必要があります。
1.目的との合致
組織診断の最終目標は「組織全体のパフォーマンス向上」ですが、ツールによって得意としている分野は以下のように異なります。
- エンゲージメント向上特化
- 離職率を下げるのに効果的
- 定点観測で組織や社員の問題や課題の把握、など
目的と合致させるには、組織診断を行なう目的を明確化することです。
2.必要な機能の搭載
組織診断において、よく必要とされる機能やサービスは以下の通りです。
- 組織全体と組織毎などグループ設計できる機能
- 集計データのダウンロード
- 調査結果を分析できる機能、など
重要なことは、機能・サービスの多さではなく、目的に合った機能が付いているかです。
さらに、ツールの操作性も軽視できません。調査を受ける社員が操作を面倒だと感じられれば、後半の回答が適当になり、正確なデータが取れなくなる原因となってしまうからです。
3.適切なサポートがついているか
サポートが必要となる理由は組織診断のプロセスにあります。プロセスは以下の通りです。
- 目的に合った調査の内容決定
- 社員への周知
- 調査実施
- 調査結果の回収及び分析
どのプロセスにおいても、組織診断の結果に影響を及ぼす注意事項はありますが、適切なサポートが付いていれば問題はありません。
4.ツールの操作性
ツールの操作性が悪く、調査を受ける社員が操作を面倒だと感じると、後半の回答が適当になり、正確なデータが取れなくなる原因となります。調査を実施する担当部署も、実施する度に操作方法を確認することになれば、時間や手間が無駄にかかってしまうでしょう。
ツールを選定する担当者が実際に操作してみるなどして、扱いやすいツールを選ぶのが重要です。
5.調査結果のわかりやすさ
組織診断はアンケートの結果だけではなく、改善策まで出すことになります。全てのツールがわかりやすい調査結果・改善策を出せるわけではないため、注意が必要です。
調査結果がわかりにくい、または改善策の内容が曖昧な場合は、施策に役立てられません。ツールの開発に力を入れている企業は、科学的な理論や実証研究の蓄積を基に信頼性を高め、調査結果をわかりやすく表示しています。
人事業務の効率化、データ活用をするならタレントマネジメントシステムの導入が必須
人事業務をDX化することで、社員データの一元化・人材検索・人事評価・配置検討などの幅広い業務を効率化できるようになります。また、人材育成・最適配置・社員パフォーマンスの最大化など、組織力向上を目的とした一歩先のタレントマネジメントまで実現が可能です。
また、タレントマネジメントシステムを導入すれば、社員データを集約し人事評価のペーパーレス化や異動シミュレーション、ハイパフォーマー分析など、高度な施策が実施できます。タレントマネジメントを取り入れて、自社のリソースを最大限に活用しましょう。
組織診断は問題点の把握・改善に有効！タレントパレットが最もおすすめ
昨今は人材の流動化が進んでおり、エンゲージメント向上は必要不可欠です。組織全体のパフォーマンスや社員のモチベーション向上が求められる場合に限らず、組織診断の必要性が高まっています。
組織診断は実施するたびに費用や時間が掛かることから、最大限活用できていない会社は多いです。
しかし、タレントパレットでは独自の「組織診断（TPOD）」を開発し・実装したことで、一度契約すれば何度でも利用できます。より多角的な組織分析、具体的な改善施策のレコメンドを可能としているため、ぜひご気軽に資料請求してください。