こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
新型コロナウイルスの感染対策の一環として、Web面接を行う企業が増えてきました。Web面接は時間や場所に縛られずに行える一方、面接官と応募者の理解がいま一つ深まりにくいといった点もあります。
この記事では、オンライン面接を成功させるためのポイントやトラブルへの対応策を詳しく解説します。
オンライン面接とは？
オンライン面接とは、Webを通じて実施される面接を指します。業種や業界を問わずに幅広い企業が取り入れており、余計なコストや時間をかけずに行えるため、企業・応募者の双方にとってメリットがあるといえるでしょう。
企業によっては面接だけでなく、書類選考の一環としてWeb上でテストを行っているところもあります。また、Webで会社説明会を実施する企業も増えており、使い方次第で採用活動における業務を省力化するのにつながるでしょう。
オンライン面接を実施する前準備
オンライン面接を実施するには、事前に必要な準備を整えておく必要があります。どのような点で準備を整えておけばよいかを解説します。
ネット周辺の準備
オンライン面接を行うには、まずWeb環境とパソコンの性能を確認しておく必要があります。回線速度などをチェックして、安定した環境で面接が行えるようにしましょう。
また、オンライン面接ではマイクを通して会話をするので、雑音が入らないような静かな環境を選ぶのが大切です。加えて、できるだけ明るい場所で実施し、応募者にきちんと面接官の表情が見えるように工夫してみてください。
応募者への対応
オンライン面接を実施するときは、応募者にミーティングルームのURLを共有します。基本的な使い方や面接の流れもあわせて通知しておくとスムーズに進められるはずです。
また、途中で音声トラブルなどが発生する事態も予測されるため、Webツール以外の連絡手段も事前に応募者と交換をしておくのが大事です。もしも、トラブルが発生したときでも連絡先を交換していれば、対処しやすくなります。
面接官同士のすり合わせ
オンライン面接を行うときに、複数の面接官が参加する場合は、あらかじめ進行について打ち合わせを行っておきましょう。それぞれの役割や評価方法などを明確にしておけば、円滑に進行しやすくなります。
そして、実際に面接を行う前に接続テストを実施するのも重要です。カメラやマイクに不具合がないかを確認して、問題がないことをチェックしてみてください。
オンライン面接の注意点
オンライン面接を行うときは、いくつか注意点があります。主な注意点として次の5つがあげられるので、それぞれどのような点に気をつければよいかを解説します。
オンライン面接時の5つの注意点
・ドタキャンの可能性を考える
・いつもよりゆっくり話す
・パソコンの操作音に注意する
・面接ツール以外のアプリは閉じる
・面接終了後はすぐに退席する
ドタキャンの可能性を考える
オンライン面接の場合、当日になってドタキャンをされてしまう可能性があります。リアルの面接と比べて、オンライン面接は軽視やれる部分もあり、時間になっても応募者が現れないこともあるので注意が必要です。
仮にドタキャンされてしまった場合に備えて、電話やチャットなどの別の連絡方法も確保しておきましょう。状況を確認して日程を再度調整したり、次の応募者をピックアップするなどして対応したりするのが大切です。
いつもよりゆっくり話す
オンライン面接では対面のときと違って、声が相手に伝わりづらいといった難点があります。そのため、普段よりもゆっくり話すことを心がけて、相手の反応を見ながら会話を進めていきましょう。
また、表情が読み取りづらい部分もあるため、必要に応じて身振り手振りをするなど、表情豊かに対応すると良いでしょう。
パソコンの操作音に注意する
外付けのマイクではなく、パソコンに内蔵しているマイクを使うときには、操作音に注意が必要です。メモを取ろうとしてキーボードを操作すると、タッチ音が響いて相手に不快感を与えるケースもあります。
きちんと話を聞いてもらえているのか、相手が不安になる部分もあるため、メモは紙に取るようにしましょう。
面接ツール以外のアプリは閉じる
面接中はメールやメッセージなどの通知音に気をつける必要があります。特に画面共有を行っていると、メールの通知内容などが相手の画面にも映る可能性があるので注意しましょう。
オンライン面接で使用しているツール以外のものは、アプリやウインドウを閉じておくほうが無難です。
面接終了後はすぐに退席する
面接が終了した後は、すぐに退席しましょう。応募者の立場からすると、面接官よりも先に退出しづらい部分があるため、先に退出するよう心がけてみてください。
あらゆる人事データを統合して分析
オンライン面接を成功させるには、面接官となる人材を適切に選ぶのが大切です。また、ITリテラシーの高い人材であれば、スムーズに面接を進められるでしょう。
タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、あらゆる人事データを一元管理し、活きた情報として最大限に価値をもたらすためのツールです。上手に活用することで、オンライン面接に適した人材を割り当てることができます。
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オンライン面接のメリット
オンライン面接を実施すれば、様々なメリットを企業は得られます。具体的に得られるメリットについて解説します。
採用コスト削減
オンライン面接の実施によって、採用コストを削減できるのは大きなメリットです。対面での面接を行うときは、面接会場の設営や担当者の手配、交通費の支給などの準備が事前に必要でした。
しかし、オンライン面接であればそうしたコストは発生せず、事務的な負担は大幅に軽減されます。すでにリモートワークを導入している企業であれば、面接官自身も自宅からオンライン面接を行えるので、負担の軽減を実感できるでしょう。
面接内容が録画できる
面接内容を録画できるのは、オンライン面接の特徴だといえます。録画機能を使えばデータを記録しておけるので、社内で情報を共有して適した人材を選びやすくなるでしょう。
また、実施した面接の様子を録画できるため、面接の振り返りや面接官を育成するための教材としても活用できます。面接官ごとに評価や対応にバラつきが出ないように、うまく活用してみましょう。
多数の応募者に対応できる
オンライン面接であれば、いつでも場所を選ばずに対応できるので、多くの応募者に対応できるでしょう。対面での面接であれば、遠方からの応募者の場合はスケジュールの調整などが大変だったといえます。
しかし、オンライン面接なら短い期間の選考で採用が決められるため、企業・応募者の双方にとってメリットがあります。
オンライン面接のデメリットは？
オンライン面接を行うメリットは多いですが、一方でデメリットも存在します。どのような点に気をつければよいかを解説します。
コミュニケーションラグ
オンライン面接の注意点としては、いわゆるコミュニケーションラグが発生する点があげられます。お互いの通信環境によっては、やりとりにラグが発生してしまって、会話がしづらいと感じてしまう部分もあるでしょう。
不測のトラブルが発生するのをできるだけ防ぐために、事前研修を行ったり、想定されるトラブルを面接官全員で共有したりしておくのが大切です。
職場の雰囲気が伝わりづらい
オンライン面接ではどうしても、職場の雰囲気が応募者に伝わりづらいといったデメリットがあります。企業を訪問しなければ働いたときのイメージが湧かず、内定を辞退することにもつながりかねません。
面接時に熱意を持って自社の魅力を伝えるだけでなく、別途懇親会の場を設けたり、応募者向けの動画を作成してみたりするとよいでしょう。
オンライン面接を成功させるポイント
オンライン面接を成功させるには、いくつかのポイントを押さえておくとスムーズです。ここでは、3つのポイントを紹介します。
応募者をリラックスさせる
オンライン面接に不慣れなときは対面の場合より、応募者が緊張してしまうケースがあります。応募者が緊張したまま面接を始めても、人物を見極めるのが難しいかもしれません。
そのため、適切にアイスブレイクを挟んで、応募者の緊張を解くように心がけましょう。
質問内容を準備しておく
オンライン面接は面接官自身も不慣れな場合があるので、スムーズに進められないケースも見られます。そのため、面接時に掘り下げて質問をしたい内容や項目などは、あらかじめまとめておくほうがよいでしょう。
また、質問事項そのものを画面共有すると、応募者とのコミュニケーションを取りやすくなるはずです。
評価を速やかに行う
オンライン面接では、応募者の印象やコミュニケーションした内容が記憶に残りづらい部分があります。したがって、面接に対する評価は終了後に早めに行うほうがよいでしょう。
事前に評価項目を設定しておけば、迷わずに評価が行えて効率的です。評価データを社内で共有すれば、他の面接官の参考にもなるはずです。
オンライン面接のQ&A
オンライン面接で気になりやすいポイントは、事前に解消しておくほうがよいでしょう。よくある質問について紹介します。
オンライン面接は何分前から入ればいい？
オンライン面接は開始時刻の3～5分ほど前に、ミーティングルームに入っておきましょう。時間ギリギリに参加をしようとすると、接続トラブルなどが発生したときに、時間に遅れてしまう可能性があります。
仮に、入室できなかったときに備えて、連絡先の交換を応募者と行っておきましょう。
オンライン面接の挨拶のタイミングは？
面接時には基本的に、入室したタイミングで相手がいるときに挨拶を交わしましょう。対面時と特に変わりがありませんが、話し出すタイミングについては面接官のほうが進行をしていく必要があります。
声が重なってしまわないように、相手の話が終わってから2秒ほどの間をとって話し出すのがよいでしょう。話し終えるタイミングでは「以上です」などの言葉を添えると、相手としても会話の流れを理解しやすいといえます。
まとめ
オンライン面接を活用すれば、企業と応募者の双方にとって時間や労力の面で無駄を省けます。一方で、事前準備をしっかり整えておかないと、思うように面接の効果を得られない恐れがあります。
オンライン面接をスムーズに進めるには、適切な人材を面接官に抜擢することが肝心です。そこで重要なカギを握るのが、「タレントマネジメントシステム」だといえます。
タレントマネジメントシステムとは、人材の能力やスキルを最大限に発揮してもらうために、人材データを集約・一元管理して、高度な意思決定を可能にするシステムを指します。人材のスキルや保有資格、経歴などのデータをもとに、計画的な人材育成や高度な配置戦略を練るために活用できるでしょう。
また、タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、データに基づいた科学的な人事を実現するためのシステムです。あらゆる人事データを蓄積・統合することにより、精度の高い分析を行えるので、オンライン面接に適した人材をうまく配置できます。
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