こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「雇用契約書を締結するさせる必要はある？」「ないとどんなリスクが考えられるの？」と疑問に思っている採用担当の方も、多いのではないでしょうか。労働条件通知書との違いもいまいち分からず、不安になりますよね。
結論、雇用契約書がないとトラブルになるリスクが増えるので、注意が必要です。
本記事では「雇用契約書がないとどうなるのか」について解説します。雇用契約書がない場合のデメリットや違法性などが分かる内容なので、ぜひ最後までお読みください。
雇用契約書の意味とない場合の違法性を解説
この章では雇用契約書の意味と、ない場合の違法性を解説します。
雇用契約書について理解ができ、作成や採用担当者の業務がスムーズに進みますので、ぜひご覧ください。
雇用契約書の意味
企業と社員の間で労働条件の合意をとる契約書を、雇用契約書といいます。労働契約書と呼ばれる場合もあります。書類に記載されている労働条件は、以下の通りです。
- 給与
- 就業場所
- 時間
- 業務内容
- 昇給
- 退職
上記の内容に合意できるかを、企業と雇用者で確認し、両者が署名捺印（または記名押印）をすると締結できます。雇用契約書は、正社員に限らず、契約社員やパート・アルバイトなど、いかなる採用形態でも使用します。
雇用契約書がない場合の違法性
雇用契約書は⺠法第623条にもとづいて、労働条件の合意を証明するもので、あれば効力は発揮しますがなくても罰則はありません。
正社員やパートアルバイトなど、雇用形態にかかわらずです。
一方で、社員に労働条件通知書を交付しないと違法になります。労働条件通知書とは、労働契約をする場合に労働条件を社員に通知する書類です。
交付については、労働基準法第15条第1項で定められています。「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」という義務があるので、担当者は注意しましょう。
労働条件通知書には、以下のような内容を記載します。
- 契約期間と更新の有無・基準
- 就業場所
- 従事すべき業務の内容
- 始業と終業の時刻、休憩時間
- 休日
- 休暇
- 賃金の決定方法
- 賃金の支払時期・支払方法
- 退職に関する事項
- 昇給に関する事項
担当者の方は、ぜひ確認してみてください。
雇用契約書・労働条件通知書の相違点は「雇用契約書 労働条件通知書」の記事で詳しく紹介しているので、合わせてご覧ください。
雇用契約書がない場合の会社側の3つのデメリット
ここでは雇用契約書がない場合における、会社側の3つのデメリットを紹介します。
雇用契約書がないケースのデメリットを知れば、トラブルを予防でき、円滑に採用をおこなえます。
社員からの信頼を損なう
企業から雇用契約書が渡されないと、社員は不信感を抱きます。
転職活動をしている方であれば、「前職では雇用契約書がもらえたのに」と他企業と比較して不安になるでしょう。
Yahoo!知恵袋で「雇用契約書がない」と調べると、「危険な企業」とアンサーされている場合があります。Web上の記事でも、同様の評価です。
世間では雇用契約書がないと「信頼できない」という評価になります。社員は不信感をもって、会社に接するようになるでしょう。
社員に信頼されるためにも、雇用契約書の作成をおすすめします。
社員の離職につながる
雇用契約書で契約を締結しないと、社員の離職につながる場合があります。労働条件の合意がないため、入社後にミスマッチがおきるからです。社員が認識していた労働条件と、実際の職場のルールが異なると、社員は離職する形をとります。
例えば、転勤の可能性は少ないという話を事前にしていた場合、社員は「転勤なし」と思い込むかもしれません。この状態で転勤を言い渡すと、社員は不信感から離職を考える可能性が出てきます。
このような理由で離職が発生するのは、雇用者や社員にとっても損失になるでしょう。
また雇用契約書がないと、口約束で就業準備が進行します。人事や管理者が伝えていた内容でも、聞いていないと後から言われてしまえば、証拠はありません。「違いますよ」と言って納得してもらえれば良いのですが、控えめな性格の社員であれば状況を飲みこんでしまい、転職先を探し始める可能性も出てきます。
不満をため込むと最終的には離職につながったり、心身の不調につながったりする可能性があります。
会社の要望がスムーズに通らなくなる
雇用契約書がないと、会社の要望する労働条件が通らない可能性があります。原則は、企業側に雇用契約書がなければ、社員と「合意をとっていない」とみなされるからです。
社員が指示に従わなくても、会社は強く指示ができないといったケースが起こりえます。例えば、夜勤を命じたとしても、もともと昼勤の話しか聞いていないと言われれば堂々巡りになってしまうでしょう。また社員側の主張が認められ、会社の立場が不利になるケースもありえます。
会社の要望がスムーズに進まないのは、大きなデメリットになるでしょう。
雇用契約書がないと起こりうるトラブルの事例
実際に雇用契約書がないために発生した、トラブルの事例を紹介します。発生しうるトラブルは以下の通りです。
- 求人の情報と実際の労働条件が違う
- 企業に有利な就業規則で社員が損をする
- 解雇・雇止めのルールが曖昧である
- 試用期間の有無や待遇の認識がズレている
特に企業に有利な就業規則では、みなし残業制、有給休暇などの例があげられます。例えば、不適切なほど少ない残業代の「みなし残業制」を採用している場合です。有給休暇を取得しにくい、というケースもあります。
またルールが明確でないと、不当な解雇が発生することもあります。
雇用契約書を作成する２つのメリット
この章では、雇用契約書を作成する2つのメリットについて紹介します。
メリットを知ると、雇用契約書を作るか作らないかの判断軸となり、今後の方針を決定できますので、ぜひご覧ください。
トラブルを防げる
雇用契約書を作成すると、口頭での約束から生じる「言った言わない」のトラブルを避けられます。例えば、以下のようなものです。
- 賃金
- 勤務時間
- 人事異動
- 転勤
特に人事異動などは、仕事内容まで変わってしまうので、トラブルが起きやすいです。雇用契約書を作成していれば「お互いに合意した」という前提で、仕事を進めていけます。また採用時のトラブルが減ると、離職数や不用な対応の数も低くなるでしょう。
社員との信頼関係を築ける
社員の不信感がつのるのを防げて、企業と雇用者の間の信頼関係が築けます。労働条件を締結しない理由があるのではないかと、疑わなくて良いからです。
社員が企業を疑わずにすむと、安心した組織になって信頼関係が築きやすいでしょう。
雇用契約書で労働条件の契約をとりかわすと、企業・雇用者がお互いにルールを再確認でき、「順守して働こう」という気持ちがふくらみます。ルールを守る組織にするためにも、必要な合意です。
雇用契約書の3つの作成ポイント
この章では、雇用契約書の3つの作成ポイントを紹介します。
ポイントをおさえれば、雇用契約書の作成が簡単にできるようになり、スムーズな採用活動が叶うでしょう。ぜひご覧ください。
雇用形態がいくつあるのかを確認する
雇用契約書を作る場合には、自社の雇用形態がいくつあるのかの確認がかかせません。雇用契約書の内容は、形態ごとに変化するからです。
例えば、以下のような雇用形態が考えられます。
- 正社員
- 契約社員
- 無期パート社員
- 有期パート社員
- 再雇用社員
正社員は定年まで雇用され、フルタイムで働ける社員のことです。一方契約社員は、雇用期間が決まっています。雇用契約があり、就業時間が少ない方は「有期パート社員」に属します。逆に期間が決まっていない、就労時間が少ない方は「無期パート社員」です。
会社の採用形態にそって、雇用契約書の作成を進めましょう。
始業・終業時刻、休憩時間、休日を決定する
雇用契約書を作る際に決める、重要なポイントは下記の通りです。
- 始業時刻
- 終業時刻
- 休憩時間
- 休日
上記項目は、企業側で自由に決められません。労働基準法第32条によって、下記のルールが設定されています。
- 所定労働時間は「1日8時間」
- 「週40時間」の労働時間を超えてはならない
例えば8時に始業し、17時に終業したとします。12時から13時の間が休憩時間であれば、上記のルールを守って設定されているといえます。また週休2日であれば、1週間の労働は40時間を超えません。
例のように、規則を守った労働条件の設定をしましょう。
テンプレートを修正しオリジナルに仕上げる
実際に雇用契約書を作成する場合は、自社の労働条件に合うように、テンプレートを修正をしていきましょう。
雇用形態によってテンプレートは異なるため、ダウンロードする際は気をつけてください。フリー素材のテンプレートは、さまざまなサイトで取り扱っています。
また、「雇用契約書 書き方」の記事で項目を決めるときのポイントをまとめているため、合わせてご覧ください。
内部リンク：雇用契約書 書き方
雇用契約書を作成する場合のシーン別の注意点
この章では、雇用契約書を作成するにあたり気を付けるべき注意点を、雇用別にまとめています。
注意点を知っておくと、複数の雇用契約書を作成する時に時短になるので、ぜひご覧ください。
正社員の場合
正社員の雇用契約書を作成する場合は、以下の点が記載されているかどうかを注意しましょう。
- 労働時間制
- 試用期間
- 転勤の有無
- 人事異動の有無
特に労働時間制度にはさまざまあり、フレックスタイム制や裁量労働制などがあります。労働基準法にのっとっているかなど、確認する必要があるでしょう。
契約社員の場合
契約社員の雇用契約書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- 契約期間
- 更新の基準
- 契約更新の有無
明確に労働する期間を設定しなければなりません。3年を超える期間を定めてはいけないので、注意が必要です。
労働条件を変更しない場合でも、雇用契約書で再度契約します。「自動的に更新する」というように、どのような方針で更新するのかというのも明記しましょう。
パート・アルバイトの場合
パート・アルバイトの雇用契約書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- 雇用契約が無期or有期かどうか
- パートタイム労働法を守っているか
- 最低賃金を下回っていないか
正社員と同様な責任の仕事を行っている場合には、賃金が正社員を下回ってはいけないという「パートタイム労働法」があります。賃金や雇用期間の法律を守りながら、労働条件を明示しましょう。
パートと雇用契約書を結ぶ場合の注意点について詳しく知りたい方は、別記事「雇用契約書 パート」をあわせてご確認ください。
内部リンク：雇用契約書 パート
雇用契約書ないのまとめ
下記について、解説してきました。
- 雇用契約書の意味と違法性について
- 作成しないデメリット・メリット
- 作成する際のポイント
- 作成する際の注意点
雇用契約書がないと企業にもデメリットが多いため、作成するのがおすすめです。しかし採用担当者は採用業務のみならず、個人の情報や書類の管理など忙しいですよね。雇用契約書をつくる暇もないかもしれません。
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