新人教育の重要性
新人教育は業務に必要な知識やスキルの習得、さらには社会人としてのマナーなどを学び身につけてもらう場です。効率よく業務内容を理解して、1日でも早く戦力として活躍してもらうことを目的としています。一方で新人教育は、仕事を教えるだけではなく、自分の役割を果たすために「何ができるか」「何をすべきか」を考え行動できる人材を育てることも大切です。
さらに企業理念や方針に共感し、組織の一員であることを認識してもらうことも必要です。「この会社は自分には合っていない」「この仕事には向いていない」と感じれば、離職の原因にもなります。新人教育を適切に行い、仕事へのやりがいや会社への信頼を育てることが重要です。充実した新人教育は、早期離職の防止にも役立ちます。
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新人教育を効果的に行う5つのコツ
この章では、新人教育を行う際の5つのコツを紹介します。
- 業務の意味や目的を伝える
- 新入社員の能力を把握する
- 質問や相談がしやすい環境を作る
- 自分で考える機会を作る
- フィードバックを行う
人材育成は、単に業務の手順を教えるだけではうまくいきません。新入社員が業務の必要性を理解し、前向きに仕事に取り組める状態にすることが大切です。
業務の意味や目的を伝える
新人教育を行う際は作業内容や手順だけを伝えるのではなく、業務の意味や目的を丁寧に説明することが大切です。目的を伝え業務における自分の役割を理解することで、より良い成果をあげるために自ら考え行動できる社員への成長が期待できます。近年の新入社員は「言われたことはできるがそれ以上はしない」傾向にあるので、細かい指示を出さないと動けない場合が多いです。
自ら考えて行動できる人材に育てるためにも、業務の意味や目的を理解して仕事に取り組んでもらう必要があります。また業務を任せた理由を伝えることで、仕事に対するモチベーション維持にもつながります。
「あなただから任せたい」という、会社側の想いを伝えることで前向きに取り組んでくれるでしょう。自分の行っている業務が企業の利益につながると認識できるので、単純な作業でも丁寧で確実に行える社員へと成長が期待できます。
新入社員の能力を把握する
新入社員が「これまで頑張ってきたこと」「得意なこと」を把握し、相手への理解を深めることも教育担当者の大切な役割です。履歴書や面接でのやり取りなどを共有し、新入社員のこれまでの学びや経験を把握しておきましょう。
新入社員の中には失敗に対する恐怖心が強い方もいるので、得意なことがあれば関連する業務に積極的にチャレンジしてもらうことで成功体験を多く積めます。例えば定型業務をコツコツ取り組める人には、データ入力や書類作成などを任せてみると良いでしょう。新入社員の能力を把握した上で、任せる業務内容や仕事量の調整を行い、バランスを考慮して教育を進めることが重要です。
質問や相談がしやすい環境を作る
新入社員と積極的にコミュニケーションを図り、気軽に質問や相談ができる環境を作ることが大切です。例えば、定例面談やランチタイムを使ったコミュニケーションが考えられます。定例面談を行うなら、以下のタイミングがおすすめです。
- 入社後1ヶ月
- 入社後3ヶ月
- 入社後6ヶ月
- 入社後1年
ランチタイムを使ったコミュニケーションでは、ランチミーティングやウェルカムランチなどがあります。以前は飲み会をする企業が多かったですが、近年はお酒の場を好まない社員も多いためランチを活用するのがおすすめです。費用は企業が負担するか補助するなどして、社員がコミュニケーションの場を楽しみにできる雰囲気を作ると良いでしょう。
分からないことや困りごとを気軽に話せる場を作ることで、新入社員の不安を早期に取り除くことができます。不安を放置していると大きな問題を引き起こす可能性があるので、分からないことは都度解決できるよう積極的な会話を心がけましょう。ただし干渉されるのを好まない社員もいるので、相手との距離感に注意してコミュニケーションを図ることが重要です。
自分で考える機会を作る
教育担当者の説明を聞いてメモを取るだけでは、現場で使えるほどの知識やスキルは身につきにくいです。多くのケースで説明を「聞いている」だけの段階では、自分で「考える」ことができていないからです。理解度を確認するためにも、ひと通り説明を行ったらメモを見ながら実際にやってもらいましょう。
新入社員が自分でやってみることで、聞くだけでは理解できていなかったことに気づけます。自分が分かっていないことに気付ければ、次に学ぶべきことが明確になります。
フィードバックを行う
新人教育を行う際は、定期的なフィードバックを行うことが大切です。こまめにフィードバックを行うことで、教育担当者が伝えたいことと新入社員の認識のズレを早期に修正できます。また、新入社員が新たな気づきを得るきっかけにもなります。なお、フィードバックを行う際は伝え方に注意が必要です。
改善点だけを指摘するのではなく「良くなかったこと」やフィードバックを行う理由を具体的に伝えましょう。できていないことだけを伝えても、新入社員の成長は期待できません。「できていること」を積極的に見つけて伝えることで、相手のモチベーションを高められます。新入社員が前向きに学習できるよう、前向きな言葉や伝え方を心がけましょう。
新人教育でやってはいけない5つの言動
この章では、新人教育を行う際に気を付けたい言動を紹介します。
- 専門用語の多用
- 感情的に接する
- 一方的に考えを押し付ける
- 他の新入社員との比較
- できないことだけに目を向ける
分かりにくい説明や一方的な指導では、期待する成果は得られません。新人教育がうまくいかない場合は、教育担当者や周囲の社員の言動に問題がないか振り返ってみましょう。
専門用語の多用
新入教育の場面でも、つい普段どおりの専門用語を使ってしまうケースがあります。しかし、新入社員がまだ覚えていない可能性があるので、説明が理解できずに不安を感じてしまうかもしれません。
新人教育を行う際は、誰もが分かる言葉を使って分かりやすく指導することが大切です。また、今後必要になる専門用語は言葉の意味を正確に伝えて覚えてもらいましょう。
感情的に接する
新人教育において、感情的に接することはもっとも避けたい行為です。人を育てるために「叱る」ことは必要ですが、感情に任せて強い口調で伝えてはいけません。強い口調で高圧的に指導しても、相手は萎縮するだけです。
「改善しよう」という気持ちより「恐怖心」が強くなり、新入社員が積極的に行動できなくなります。「何が良くなかったか」を具体的に伝え、次は「どうすべきか」を一緒に考える姿勢が大切です。
一方的に考えを押しつける
教育担当者はこれまでの経験から「こうした方が良い」と自分の考えを伝えたくなりますが、一方的に押しつける形で指導すると、新入社員の成長の妨げになる場合があります。
人の成長過程はそれぞれであり、スキルや知識を習得するまでにかかる時間は異なります。個人的な考えだけで指導せず、新入社員の声に耳を傾け相手の状況を理解したうえで指導することが大切です。教育担当者は自分のやり方を押し付けず、新入社員の成長をサポートすることに徹しましょう。
他の新入社員との比較
誰かと比べて「できる」「できない」を決めるのではなく、個々の能力や成長度合いを評価することが大切です。他者と比較されることで、自信を失いモチベーションも下がってしまいます。
同じタイミングで入社した新入社員であっても、それぞれ得手不得手があって同じではありません。個人の成長度合いに注目し、過度な焦りや不安を与えないよう注意しましょう。
できないことだけに目を向ける
新入社員がミスをしたときに注意するのは必要なことですが「できないこと」だけを指摘するのはモチベーションの低下を招きます。改善して欲しいことがある場合は、良かった点も伝えながら指導すると良いです。また、注意したあとは必ずフォローをすることを忘れてはいけません。
その後の進捗を確認し「正しく伝わっているか」「ほかに困りごとはないか」など、見守っている姿勢を見せましょう。それでも理解できていないようであれば、再度冷静に手順や内容の説明を繰り返します。何度も同じことを伝えるのは大変ですが、根気強く丁寧に指導することで成長が期待できます。
新人教育で使われる3つの手法
この章では、新人教育で使われる3つの手法を紹介します。
- OJT
- チェックシート
- eラーニング
新人教育を円滑に進めるためには、教える内容や環境に合わせて適切な手法を選ぶことが大切です。各手法の特徴やメリットを解説するので、自社に合った方法を見つける参考にしてください。
OJT
OJTとは「On-the-Job Training」の略称で、日本語では「現任訓練」という意味があります。現場で日々の業務を実際に行いながら、仕事を覚えてもらう研修手法です。現場で活用できるテクニックを中心に習得できるため、新入社員の即戦力化が期待できます。
OJTでは、原則1人の新入社員に対して1人の教育担当者がつきます。新入社員の個性や強みを理解しやすく、より深い関係性の構築が可能です。そのため目標設定や育成計画など、新入社員に合ったレベル・ペースで進められます。
チェックシート
チェックシートは、分野ごとに達成レベルを数値化した表を用いて、新入社員が自己評価する手法です。チェックシートには、会社側が新入社員に「知っておいて欲しいこと」「守って欲しいルール」などを記載します。具体例として、以下のような項目を入れると良いでしょう。
- 身だしなみ（清潔感がある、周囲から見て違和感がない、動きやすく機能的など）
- 言葉遣い（謙譲語と尊敬語が使い分けられる、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いなど）
- 挨拶（誰にでも明るく元気に挨拶している、自分から挨拶ができるなど）
- ビジネスマナー（スケジュールを守れている、電話やメールでのやり取りなど）
- 報告・連絡・相談（タイミング、方法、伝える相手、伝え方など）
- 社会人としての心構え（相手の視点で行動できているか、素直に指摘を受け入れられているかなど）
- 業務（業務ツールの使い方、業務に必要なスキル・知識など）
チェックシートを活用するメリットは、新入社員の現状把握がしやすい点です。各分野の目標と達成度合いが分かるので、新入社員自身が客観的に自分の状態を分析できます。またチェックシートを見れば進捗が分かるので、担当者以外も新人教育の状況を把握しやすいです。
eラーニング
eラーニングは、Webサイトや学習管理システムなどにより、動画やテキストなどの媒体を使って学習する手法です。自分のペースで学習できることや、時間・場所などの制約を受けずに柔軟に利用できるのがメリットです。インターネット環境下であればどこでも利用できるので、リモートワークを導入している企業の新人教育もスムーズに行えます。
新人教育 コツのまとめ
新人教育は手順や内容だけを教えるのではなく、業務を行う目的や意味を丁寧に伝えることが大切です。また新入社員の特徴や能力を把握し、相手に合ったレベル・ペースで進めていく必要があります。新人教育は新入社員の即戦力化や早期離職防止など、企業にとって重要な取り組みですが人的リソースに余裕がなく難しい場合があるでしょう。
新人教育に十分なリソースを当てられない場合は、新入社員の能力に合わせた人材育成ができる「タレントパレット」の導入をご検討ください。あらゆる人材データを一元化・分析することで、次世代人材の育成や最適配置など効果的な人事戦略を実現できます。