新人教育における伝え方の重要性
新人教育を実施する時の担当者の声かけや言葉選びは、新入社員のモチベーションや成長に影響する重要なポイントです。新人教育がうまくいかない場合は、教育担当者の伝え方や言葉選びに問題がある可能性があります。
特に最近の新入社員は、否定的な言葉に免疫がない場合が多いので、伝え方には十分注意しましょう。間違いやミスを指摘する際は、発生した事象や行動のみに注目することが大切です。人格や考え方を否定する言葉は、相手を傷付け成長を妨げてしまいます。
指導する際は「何がいけなかったのか」を問い、新入社員自身が正しく振り返れるように促すことが大切です。振り返りを行い「どうすれば良かったか」を見つけられれば、新入社員自身は納得して正しい行動を起こせるようになります。
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【シーン別】新人教育で使える言い換え5選
新人教育を行う際は、できていないことや間違っていることを指摘しなければなりません。否定的な言葉で指導を続けると、新入社員のモチベーションが低下して新人教育の失敗を招く可能性があります。この章では新人教育で使える言い換えを紹介するので、新入社員に指導する際の参考にしてください。
やり方が間違っている
やり方が間違っているときに、ストレートに「違う」「間違っている」と否定から入ると自信をなくしてしまう場合があるので肯定的な言葉を使うことが大切です。いきなり完璧にできる新入社員ばかりではないので、できていないことだけを指摘するのは避けましょう。自分なりに考えてやったことを否定されれば、新入社員のモチベーションは下がります。
手順や方法を正しく覚えられていない場合は「ここまでは分かっていますね」「ここはできていますね」と、できているところまでを認めてできていないところを改めてレクチャーします。自分なりに考えてやった結果で間違っていた場合は「そういうやり方もありますね」「そういう考えもありますね」と肯定的な返答のあと、その方法ではうまくいかない理由を付け加えて訂正すると良いです。
やる気が感じられない
やる気が感じられない新入社員に対しては闇雲に「頑張り」を促すのではなく、相手の目標ややりたいことなどを知ることが大切です。そもそも、新入社員全員が仕事に対して強い思いや向上心を持っているわけではありません。
受け身な人が多く「与えられた仕事はするが指示以上のことはしない」という場合が多いです。さらには「なぜ自分がしないといけないのか」という考えを持っている新入社員もいます。「やる気がなく見える」のは、新入社員が「やる意味を感じていない」可能性が高いです。
そのような新入社員へは「やることによって得られるメリット」を伝えることで、相手のやる気を引き出すことができます。例えば「商品開発に携わりたい」という目標がある場合は、今している仕事との関係性や身につくスキルを伝えることで前向きに取り組む動機となるでしょう。
同じミスを繰り返している
同じミスを繰り返している場合は「なぜうまくいかないのか」を一緒に確認することが大切です。「この前も教えましたよね？」「また間違えたんですか？」と言いたい場面でも、否定的な言葉で相手を責めてはいけません。まずやるべきなのは「なぜ同じミスが起きるのか」を探ることです。ミスを繰り返す場合に考えられる理由は、以下のようなものがあります。
- ミスがもたらすリスクへの認識が甘い
- 仕事への理解度が低い
- 緊張や焦りから萎縮した状態にある
- 体調に問題があり集中できていない
相手がどのような状態なのかを把握し、指導を行える状況であるかを判断します。体調不良や過度な緊張状態にある場合、まずは不安を取り除く声かけが必要です。リスクへの認識が甘い場合は、自分のミスが会社や同僚にどのような迷惑がかかるかを明確に伝えましょう。理解度が低い場合は再度順を追ってやり方を確認し、間違っているところを見つけ出して正しい方法を指導すると良いです。
言い訳が多い
新入社員が言い訳ばかりする場合は、自己弁護のための言葉には反応せずに目的を達成する方法だけを考えることに徹しましょう。他責傾向のある新入社員は、ミスや失敗の原因が自分にあるとは考えず言い訳から入る場合があります。
また新入社員のプライドが高い場合、間違いや誤りを認めるのが苦手なため「自分は正しい」と主張する傾向があります。このような場合は言い訳に対して反応するのは避け、起こった事実だけを捉えて「次はどうするべきか」「どこを改善すべきか」など具体的な行動を考えてもらうことが大切です。
自己否定する
「自分にはできない」「自分は出来が悪い」と感じてしまいやすい新入社員に対しては、まずできている部分を認めることが大切です。自分に自信が持てない新入社員は、他の同期と比較して自己否定的な考えに陥る場合があります。自己肯定感の低い新入社員は、できていないことや苦手なことより「できていること」を認める言葉を多く使いましょう。
ただし、自己肯定感の低い人は褒められるのが苦手な場合もあるので「伝え方」に注意が必要です。「真面目」や「頑張っている」というような一見褒めている言葉でも「面白みがない」「頑張っているのにできない」など、ネガティブに受け取ってしまう場合があります。褒めるときは「この資料は見やすくて良いですね」や「とてもよく調べてありますね」など、具体的にどこが良いのかを伝えましょう。
新人教育で指導する際の3つの注意点
新人教育で間違いや改善点を指摘する際は、言葉や態度に注意して対応することが大切です。教育担当者の伝え方や接し方は、新人教育の成果に大きく影響します。この章で紹介する注意点を押さえて、新入社員の成長をサポートできる教育を実施しましょう。
否定的な言葉は使わない
否定的な言葉は相手を傷つけるだけなので、肯定的な声かけになるよう心がけましょう。否定的な言葉で指導を続けても、新入社員が成長しないばかりか早期離職の可能性が高まります。
できていないことがあっても「違う」「そうじゃない」など否定的な言葉を使わずに「こうしてみよう」「こっちの方がいいね」など、前向きな表現で伝えることが大切です。新人教育を行う際は、新入社員の意識と行動が変わる言葉を選びましょう。
感情的にならない
怒りをぶつけるような接し方をされれば、人は誰でも不快な気持ちになります。新入社員は慣れない職場で、日々多くのことを教わり実践していかなければなりません。教えてもらったことをすべて完璧にこなすのは難しく、失敗することもあるでしょう。失敗に対して教育担当者が感情的に接してしまうと、新入社員は萎縮してしまいます。
「怒られないように」という気持ちが強くなり、自ら積極的に行動する意識が薄れます。消極的な行動は、さらなる失敗を招き悪循環を生む可能性が高いです。教育担当者はどんな状況においても、新入社員と冷静に向き合うことが大切です。
指摘だけで終わらせない
間違いやミスを指導する際は、指摘だけで終わらずに「できていること」をセットで伝えることが大切です。また人によっては「どうすればいいか」が分からない場合があるので、改善するための具体的なヒントを伝えることで考える力を身につけられます。答えを与えすぎると新入社員のためにならない場合があるので、相手の能力や習熟度に合わせて指導方法を変えると良いです。
新人教育に注力するメリット
適切な新人教育は、新入社員の即戦力化や早期離職を防止するなどのメリットがあります。新人教育の成功は、安定した企業経営につながります。新人教育を充実させ、優秀な人材を育てられる組織作りを目指しましょう。
新入社員の即戦力化
適切な新人教育を行うことによって、早期に新入社員の戦力化を実現できます。計画的に新人教育を実施すれば、新入社員は段階を得て体系的に業務を理解できます。業務の基本を理解して取り組めるので、早い段階での知識スキルの習得が可能です。
戦力となる社員が育てば、部署または会社全体の業務負担軽減と生産性の向上が期待できます。新人教育は時間と手間のかかる取り組みですが、効果的な指導を行えれば会社全体にメリットをもたらします。
早期離職の防止
充実した新人教育は、新入社員の早期離職防止に有効です。よくある離職理由は、以下のようなものがあります。
- 仕事内容のミスマッチ
- 人間関係のストレス
- 労働条件の悪さ
- 給与への不満
早期離職は、採用や育成にかけた時間・費用の無駄につながります。適切な教育を受けた新入社員は、業務に対して自信を持って取り組めます。仕事にやりがいを感じられるので、成長とともにモチベーションが高まり早期退職を防ぐ効果が期待できます。また新人教育を通して上司や先輩と良好な関係を構築できれば、安心して働ける職場であると感じてもらえるでしょう。
教育担当者のスキルアップ
新人教育を実施することで、教育担当者の業務の質向上やスキルアップにつながります。人に教えるためには、深く業務を理解していなければなりません。これまでの業務内容や作業手順を見直す過程で、無駄や誤りに気付くことができます。
また自分が仕事を覚えて実行するより、人に教えて動いてもらうのは難しいです。業務内容の深い理解に加えて、相手に分かりやすく伝えるスキルが必要だからです。新人教育を通して、教育担当者は「伝える力」「人を動かす力」を学び得られます。
まとめ
新人教育を行う際は、できていないことや間違っていることは正しく訂正する必要がありますが、否定的な言葉を使わず前向きな表現で伝えることが大切です。また「できていない」「間違っている」など指摘する際は、悪い点にだけ注目せずに「ここまではできているね」「そういうやり方もあるね」と良い点も使えるよう心がけましょう。
適切な新人教育は、新入社員の即戦力化や早期離職の防止につながります。新人教育に十分なリソースを充てられない場合は、外部のサービスを利用するのがおすすめです。「タレントパレット」を活用することで、人材データの活用により次世代の新人教育の実施が可能です。新入社員の教育を充実させたい企業さまは、ぜひ「タレントパレット」の導入をご検討ください。