こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「自治体DXのやり方がわからない」「職員や住民が消極的でなかなか進まない」「やりっぱなしにならないためには？」と考えている方は多いのではないでしょうか。
より良い行政サービスや業務効率化のために自治体DXが必須とされ、政府も推進していますが、自治体の住民と職員は消極的な状況です。課題も多く、自治体DXを推進する部署ができても、上手く進んでいないのではないでしょうか。
本記事では、自治体DXの優先する課題やシステム導入の必要性について、解説します。
成功している他の自治体と同じようにDX化を進め、業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。
自治体DXとは
自治体DXとは、自治体の行政サービスや業務のDX化、つまりデジタル技術を用いて変容させていくことを指します。自治体DXが求められている背景は以下の3つです。
- 少子高齢化による労働人口の減少
- 高齢化社会での行政サービスに対するニーズの増加
- 上記による職員1人当たりの業務量が増加
政府は令和2年12月にデジタル社会のビジョンを示し、自治体において、DX化により行政サービスの向上・業務効率化を求めています。取り組むべき事項や内容をまとめた「自治体DX推進手順書」などを公表し、その他支援などもあります。
自治体DX推進手順書について詳しく知りたい方は、別記事「自治体DX推進手順書」をあわせてご確認ください。
自治体DXの現状は未着手が多い
政府の推進もあって、DX化を成功させている自治体がある一方で、上手く進んでいないケースが多い状況です。さらには、そもそも何から手を付けて良いかわからず、DX化に未着手の自治体もあります。
多くの自治体に共通するのは、住民と職員の両方がDX化に積極的ではないことにあります。自治体DXによって、行政サービスや業務の手続きなどが変わることに納得してないためです。
政府が自治体DXを推進する発端となったのは、コロナ感染拡大において、情報システムが統一化されていないなどの問題が明るみなったことです。将来を考えれば住民や職員のためになりますが、積極性が出ないのは仕方のないことでしょう。
また、他の自治体における先進事例は参考程度にしかなりません。なぜなら、人口が少なければ人材も予算も少なく、逆に人口が多いと簡単には推進できないなど、自治体ごとに条件やできることが違うためです。
自治体DX先進事例について詳しく知りたい方は、別記事「自治体DX先進事例」をあわせてご確認ください。
自治体DXが進まない3つの理由
自治体・一般企業共に、DX化が進まない原因は以下の3つです。どれもDXには必要であり、簡単には解決できないものとなっています。
- アナログ文化が根強い
- DXに対する理解不足
- デジタル人材の不足
一般企業は競合他社の存在や利益追求の観点から、デジタル技術を取り入れるようになりました。しかし、自治体にはそれらがなかったため、未だに進まない状況です。
アナログ文化が根強い
紙を使うアナログ文化が根強く残るため、DX化すれば職員の業務手順は変わることになります。また、慣れた手続きの方法を変えることになれば利用者からの不満が出ることが予想でき、職員からすれば受け入れるのが難しいでしょう。
DXに対する理解不足
より良い行政サービスや業務の効率化をめざす方法が、DX化である必要があるのかと疑問を持つ職員は少なくない状況です。また、自治体DXの具体的な内容は、自治体ごとにアイディアを出す必要があり、職員がDXを理解していなければ進めることが難しい部分があります。
デジタル人材が不足
自治体DXをリードして進めていくデジタル人材は、DX化において不可欠な存在です。専門的な知識が必要となるデジタル人材は、一般企業でも確保が追いついていないため、自治体はさらに採用が難しい状況となっています。
自治体DXで取り組むべき6つの課題
政府により公表されたさまざまな手順書などの中に、自治体DX推進計画概要があります。その中で、自治体に対して以下の6つの課題に重点的に取り組むようにと示されています。
- 自治体の情報システムの標準化と共通化
- マイナンバーカードを普及促進
- 行政の手続オンライン化
- 自治体のAI・RPAの活用
- テレワークの推進
- セキュリティ対策の徹底
1.自治体の情報システムの標準化と共通化
2025年度を目標に、基幹系17業務システムについて国の策定する標準仕様への移行をめざすためのスケジュールや手順となっています。その仕様には政府がGov-Cloud（仮称）を構築し、推進に必要な法案も通常国会に提出済みです。
情報システムは各自治体の判断に任されているため、利用するシステムがそれぞれ異なることが当然となっていました。そして、コロナ感染拡大時に、自治体間で情報の相互利用ができないため、確認に時間がかかるという問題が起こりました。
2.マイナンバーカードを普及促進
政府は、2022年度末までにマイナンバーカードをほとんどの住民が保有していることを目指し、さまざまな支援を用意しています。具体的には、交付円滑化計画に基づいて申請を促進し、交付体制を充実させています。
政府の予定では、2024年度中を目途に保険者による保険証発行の選択制の導入を目指し、さらにオンライン資格確認の導入状況等を踏まえて保険証の原則廃止を目指しています。その前段階として、自治体にはマイナンバーカードの普及促進を求めています。
3.行政の手続オンライン化
オンライン化とは、主にマイナポータルとマイナンバーカードを用いて、オンラインで手続きを可能とさせることです。オンライン化には「マイナポータル」の導入が一般的ですが、独自の電子申請システムを導入する自治体もあります。
4.自治体のAI・RPAの活用
政府は人口減少に伴う労働力不足に対して、AIやRPAを活用し業務自動化やデータに基づいた判断や作業の振り分けをし、スピーディな業務処理を行う必要があるとしています。AI・RPA導入ガイドブックが用意されているため、業務効率化を実現する場合に参考になるでしょう。
5.テレワークの推進
政府により用意された、セキュリティポリシーガイドラインやテレワーク導入事例を参考にして、テレワークの導入および活用を推進します。働き方改革の実施によって、自治体においても多くの企業で導入が進められているテレワークの推進が求められています。
6.セキュリティ対策の徹底
情報をデジタルで管理するようになると、職員のセキュリティ意識が伴っていないこともあり、情報漏えいリスクが高まります。改定セキュリティポリシーガイドラインを踏まえ、セキュリティポリシーの見直しを行いましょう。
情報漏えいは住民からの信頼を失い、社会的な信用も失います。適切なセキュリティ対策が必要となるため、職員のセキュリティ意識を高めることは重要です。
自治体DXを推進させる4ステップ
政府により、DX化を以下4ステップで進めることを示した「自治体DX推進手順書」が公表されています。絶対に手順通りに進めなければいけないわけではないですが、重要な部分は抑えられているため、確認しておきましょう。
- DXの認識共有・機運醸成
- 全体方針の決定
- 推進体制の整備
- DXの取組の実行
1.DXの認識共有・機運醸成
DXについて、トップ層から一般の職員に至るまで共有し、理解してもらうことが大切となります。自治体関係者以外の企業や大学などの意見を取り入れ、一部門・一課だけに任せない取り組みが必要です。
2.全体方針の決定
DX実現までのビジョンや工程表を作成し、全体方針を決定しましょう。それぞれの規模や既存の仕組みによって目的が異なるため、他の自治体の成功事例を流用せず、地域の実績に合わせた方針が必要になります。
ただデジタル技術に置き換えるのではなく、住民や職員にとって利便性が向上することが重要です。
3.推進体制の整備
手順書においては、DX推進を担当する部門設置や職員を選任し、各部門と連携する体制を構築することでデジタル人材を育成するとしています。しかし、アナログな文化が根付いている職場で専門的な知識や適性を持つ人材がいることは稀であるため、外部の人材の活用をする自治体もあります。
4.DXの取組の実行
政府より提示されている課題を踏まえて、計画的に実行します。DXの効果を確かめつつ、改良を継続的に行うことが重要です。事例集によると分類は以下の3つです。
- 行政手続のオンライン化（電子申請サービスの導入など）
- デジタル技術を活用した業務の改善（ペーパーレス化など）
- 情報格差対策（高齢者に向けた講座や相談事業など）
自治体DXと同時に人材管理システムの導入も検討する
自治体DXは政府の手順書を基に取り組んでいくことになりますが、優先すべきは職員の育成です。手順書の中でも職員の育成という項目はありますが、最初の段階で職員のDXへの理解を得る必要があるため、同時に始めた方が効率的です。
情報漏洩のリスクを減らす意味でも、職員のITリテラシー・セキュリティ意識の向上は欠かせません。DX化したことで情報漏えいしてしまえば、住民の理解を得ることが難しくなってしまうでしょう。
職員の人材育成では、人材管理システムを導入するのがおすすめです。将来的には、行政サービスや既存の業務をDXすることを考えれば、新たにシステムを導入しましょう。
自治体DX課題のまとめ
自治体DXは政府の推進もあって、住民や職員のDXについての認識や理解に関係なく進める必要が出てきました。
しかし、自治体DXを推進する部署が設置されても、職員の理解が十分でなければ実現は難しいため、職員の教育や管理は重要です。
政府より示された自治体DXの課題に対し、職員の理解が得られず上手く進められないのであれば、まずはタレントパレットの導入を検討してください。