こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「従業員管理の業務に時間が取られ過ぎている」「従業員管理システムをどう選んだらいいかわからない」「従業員管理システムを活用する時の注意点を知りたい」とお悩みの人事担当者は多いのではないでしょうか。
情報を適切に管理すれば自社の課題が明確になり、社員が能力を発揮しやすくなったり、離職率を下げられたりします。そこで本記事では、従業員管理の業務内容や効率化できるシステムについて解説します。システムの選び方や活用時の注意点も紹介するので、ぜひ最後までお読みください。
従業員管理は「人事管理」と「労務管理」の2つに分類される
従業員管理とは経営管理業務の一つで、会社で働く社員に関するあらゆる情報の保管や処理を行うことです。他にも、会社はモノやカネに関する多くのことを管理しています。
会社の人的資本となるヒトの管理は、働いている環境や社員のパフォーマンスを知るために重要な業務です。従業員管理は社員管理とも呼ばれ、人事管理と労務管理の2種類に分かれます。人事管理と労務管理の違いを解説するので、用語の知識を深めておきましょう。
従業員管理業務について詳しく知りたい方は、別記事「人事業務一覧」をあわせてご確認ください。
人事管理
人事管理とは、従業員管理業務の一部です。人材の採用から退職までの幅広い業務が該当します。例えば、以下のような業務が人事管理に属します。
- 採用
- 人材育成
- 人事評価
- 人材配置
- モチベーション管理
社員に長く勤めてもらうためには、スキルアップできるような人材育成や適切な人事評価をすることが重要です。働きやすい職場に整えるためにも、社内で計画・検討し実行していく必要があります。社員を管理するメリットについて詳しく知りたい方は、別記事「人員管理」をあわせてご確認ください。
労務管理
労務管理は、労使関係や労働条件などの管理業務を指します。例えば、以下のような業務が労務管理に該当します。
- 勤怠管理
- 給与管理
- 社会保険
- 健康管理
社員が最大限のパフォーマンスを発揮するために、環境を整えたり労使間の約束事を決めたりすることが大切です。労務管理を適切に行うには、労働基準法などの法律を理解する必要があります。法律の遵守は、社員が働く環境を整えるだけでなく、会社の信頼性を維持するためにも重要です。
従業員管理の3つの目的
従業員管理の目的を把握できると、自社の目標のために取り組むべきことや社員の状況がよくわかるようになります。従業員管理には、以下のような3つの目的があります。
- 従業員の状況を把握する
- 社員データを活用する
- 法律を遵守する
何のために従業員管理をするのかを理解するために、ここでしっかり確認しておきましょう。
従業員の状況を把握する
従業員管理の目的の一つ目は、社員の状況把握です。社員の状況に目を配ることで、目標達成に近づいているか、法令を遵守できているかなどを確認できます。例えば社員のパフォーマンスを評価すれば、人材配置が適切であったか把握可能です。
他にも社員の心身の状況や勤務時間がわかれば、超過労働や離職の防止対策を講じられるでしょう。社員が高いパフォーマンスを発揮するためには、人事担当者が状況を把握する必要があります。
社員データを活用する
従業員管理をする目的は、社員データを活用するためでもあります。各社員のデータを有効活用できると、パフォーマンスを最大化でき、結果として会社の目標達成につながります。人的資本は限られているので、採用や人材配置を改善し、社員がパフォーマンスを発揮できるようにしましょう。
人事担当者は、日頃から社員の以下のような項目を把握しておく必要があります。
- スキル・資格
- 得意なこと・苦手なこと
- 業務上の悩み
企業は社員のデータをもとに、適切なアクションを起こす必要があります。社員のデータを活かすには、情報を一元管理することが重要です。情報が散らばっていると、確認するのに時間がかかるだけでなく、分析するためにデータをまとめないといけなくなってしまいます。
社員データをすぐに確認できるように管理方法を改善したいなら、システムの導入をご検討ください。弊社が提供している「タレントパレット」なら、社員のデータを一元管理できるだけでなく、分析もシステム内で実行できます。社員のスキルや資格を把握するだけでなく、人材配置の検討もしたいなら、ぜひタレントパレットをご活用ください。
法律を遵守する
従業員管理を行うのは、労働基準法などの法律を遵守するためでもあります。例えば、労働基準法には以下のような内容が記載されています。
- 会社が社員に労働させられるのは1日8時間以内かつ、週に40時間以内
- 会社は社員に1週間に1日の休みを与える義務がある
基準を超えて労働をさせる場合には、36協定を結んでおく必要があります。法律を遵守できているかを確認するためにも、社員の情報管理が必要です。企業の社会的信用にも関わることなので、従業員管理を徹底しましょう。
参照元：厚生労働省大阪労働局｜法定労働時間と法定休日、時間外労働の基本
従業員管理をする2つの方法
従業員管理を行うツールには、以下の2つがあります。
- Excel
- 人事管理システム
人事管理業務を効率化できると、膨大な仕事量を削減できるため、ぜひ活用を検討してみてください。
Excel
Excelを使えば、社員名簿を作成でき従業員管理を行えます。労基法107条によると、社員を雇用した際は氏名や生年月日を帳簿に記載して、データを管理しなければなりません。
厚生労働省や東京労働局のホームページには、Excelで使えるひな形が用意されています。誰でも入手しやすく、普段から業務でExcelを使用している会社は多いため導入しやすいでしょう。社員名簿を紙で管理している企業は、Excelに変更してみてはいかがでしょうか。
参照元：e-gov法令検索｜昭和二十二年法律第四十九号
人事管理システム
人事管理システムは、人事部のさまざまな業務を効率化できます。例えば、以下のような業務が自動化され手間を削減できます。
- 勤怠管理
- 給与管理
- 人事評価
- 採用管理
人事管理システムは、クラウド型のものとオンプレミス型の2種類にわかれます。クラウド型はインターネット上に用意したサーバーを用いてシステムを利用します。短期で導入できたり、コストを抑えられたりとメリットが大きいです。
オンプレミス型は社内専用サーバーに、システムを構築して運用するものです。カスタマイズ性や安全性は高いですが、構築に時間がかかったりコストがかかりすぎたりするデメリットがあります。
導入コストを抑えたいなら、クラウド型の人事管理システムの導入を検討しましょう。弊社が提供している「タレントパレット」は、クラウド型の人事管理システムにあたります。社員の情報を管理するだけでなく、人材配置シミュレーションや離職リスクの分析などもできます。人事に関する業務の負担を軽減したいという企業は、ぜひタレントパレットの導入をご検討ください。
タレントパレット
従業員管理システムを選ぶ際の7つのポイント
従業員管理システムを選ぶ際は、以下の7つのポイントを確認しましょう。
- 必要な機能がそろっているか
- サポート体制は充実しているか
- 使いやすいシステムか
- 他システムと連携はできるか
- 利用料金は予算内か
- セキュリティ対策は万全か
- 会社の規模に合っているか
自社に適した従業員管理システムを選択したいという方は、ぜひ参考にしてみてください。
必要な機能がそろっているか
導入するシステムに、必要な機能がそろっているかを事前に確認しましょう。それぞれの会社によって課題が異なるため、目的を明確にしてからシステムを選ぶことが重要です。
自社の目的に合っていないシステムを採用してしまった場合、コストをかけたにも関わらず、人事の業務効率化につながらない可能性があります。従業員管理システムを選ぶ際は、事前に必要な機能は何かを社内で明確にしておきましょう。
サポート体制は充実しているか
システムを導入すると、どのようなサポートが受けられるかを確認しておくこともおすすめです。なぜなら、自社だけではシステムを使いこなせるようになるまでに時間がかかる可能性があるためです。導入したシステムの操作に手間取ると、業務に支障をきたすことがあるので、サポート体制が整っている従業員管理システムにしましょう。
サポートの方法は、電話やチャットなどシステムによって異なります。対応スピードも異なるので、事前に問い合わせて確認しておきましょう。
簡単に操作できるか
従業員管理システムが多くの社員にとって使いやすいかどうかは、重要なポイントです。システムは、人事担当者だけではなく、一般の社員も使用する可能性があります。パソコンに苦手意識がある社員も扱うことを前提に、使いやすいシステムを選ぶことがおすすめです。
「タレントパレット」は、無料の体験版を用意しています。使用感を試した上で導入するかどうかを考えたいという企業は、ぜひお気軽にご相談ください。
他システムと連携はできるか
他のシステムと連携しやすいか確認しておきましょう。勤怠や人事評価は、給与計算に必要なデータです。他にも社会保険や経費の精算など、従業員管理システムと連携できると業務の効率化につながります。すでに会社で使っているシステムがあるなら、連携できるものから選ぶのが良いでしょう。
利用料金は予算内か
システムによって料金が異なるので、会社の予算に合うかを確認して導入しましょう。例えば、1ユーザーあたりの費用で決められていたり、ある一定の従業員数までは同じ値段だったりすることもあります。
社員が多いと気にする必要はないかもしれませんが、少ない場合は無駄なコストになっていないかを考えなければなりません。それぞれのシステムを比較して、費用対効果が良いものを選びましょう。
セキュリティ対策は万全か
従業員管理システムには、多くの社員の個人情報が蓄積されるため、情報が漏えいしないようにセキュリティ対策を万全にする必要があります。人事担当者などの特定の社員以外には、個人情報が閲覧できないようにしておく必要があります。社員に安全に使ってもらうためにも、セキュリティ対策が万全かどうかを確認してから、システムの活用をすることがおすすめです。
タレントパレットは安全基準の高い金融やISP業界など、2,000社以上の企業にサービスを提供しています。セキュリティ面に不安を感じている方は、タレントパレットの活用をご検討ください。
会社の規模に合っているか
現在の経営上の課題や社内の状況だけでなく、会社の規模に合っているかどうかも考慮すべきポイントです。月額料金が会社の規模によって変動したり、容量の制限があったりと、システムごとに特徴が異なります。
自社に合わないものを選ぶと、予算オーバーなどの問題が生じる可能性があります。また、事業拡大によって社員数が増えたら、システム変更が必要になることもあるでしょう。会社の経営目標や予定を見越した上で、導入する従業員管理システムを選定することが重要です。
従業員管理のまとめ
従業員管理は「人事管理」と「労務管理」の2種類に分類されます。人事管理には、人材の採用から退職までの幅広い業務が含まれます。労務管理を適切に行うためには、法律の知識が必須です。従業員管理をする際は、社員のあらゆるデータを扱います。複雑な従業員管理の業務を効率化するためにも、システムを導入することがおすすめです。
会社に合った従業員管理システムを選んで活用できると、人事業務の手間を軽減できます。タレントパレットは、社員データの一元管理だけでなく分析もできるので、組織の目標達成のための施策を検討できます。従業員管理の効率化を図りたい方は、ぜひ導入をご検討ください。