こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
マネジメント業務とは「部下やチームの管理」のことです。管理者のマネジメント力が、ビジネスの結果に大きな影響を与えることもあります。
本記事では、マネジメント業務について解説します。管理職として必要なスキルについても触れますので、ぜひ参考にしてください。
マネジメントとして行う業務
マネジメント業務を一言で表すと「管理業務」です。マネージャーは、チームや部署の数値目標などを達成するために、部下やメンバーにそれぞれの目標を設定させ、進捗状況を管理しながら目標達成に導かなければなりません。
具体的な業務内容は多岐にわたりますが、ここではマネジメントの主な業務を5つ紹介します。
「マネジメントの明確な定義が分からない」という方もいるのではないでしょうか。マネジメント業務に欠かせない、マネジメントそのものについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
目標管理
「売上アップ」「商品開発」「業務達成」など、チームや部署にそれぞれ目標が与えられることがあります。
管理職はチーム全体の目標を把握した上で、それを達成できるよう各メンバーにそれぞれの業務や目標を振り分けます。
スケジュールも含めた業務内容管理
多くの場合、目標達成の期限はあらかじめ定められています。会社から期限を設定されない場合は、管理職のほうで期限を設定しましょう。
目標を期限内に達成できるようにスケジュールを組みます。スケジュールどおりに進行しているか、問題が生じていないか、定期的にチームの進捗管理を行います。問題が発生した場合は、それを解決できるよう導かなければなりません。必要に応じて軌道修正を行いながらチーム全体の業務を管理し、期限内に目標を達成できるよう努めましょう。
成果物の管理
必要な成果物が締め切りまでにすべて提出できるようにチェックし、それらを管理するのもマネジメント業務の1つです。期待されたクオリティを満たしているか、期限までに提出できるかなど、成果物に問題がないことを確認し、依頼主に提出するまで破損や漏れのないように管理しなければなりません。
人材育成
1つの目標を達成したチームには、次の目標が与えられます。毎回、チームのメンバーに目標を達成するための業務を振り分けていかなければなりません。
誰にどの程度の業務を割り振るのか決めるためには、部下一人ひとりのことを詳しく把握しておく必要があります。また、よりクオリティの高い仕事をこなすためには、部下の育成も必要です。
部下の現状を把握するとともに、成長に必要な点や問題点、悩みごとなどを見極め、必要に応じてアドバイスなどを行いましょう。メンバー一人ひとりの成長が、チーム全体の成長につながります。
チーム内のコミュニケーション管理
企業ではチームで目標を達成することが多いため、メンバー間のコミュニケーション管理も管理者の重要な仕事といえます。メンバーの関係が良好でないと、情報伝達や目標共有がうまくいかず、仕事を円滑に進めることができません。
チーム内のコミュニケーションに問題が生じた場合は、チームミーティングの回数を増やす、互いを尊重し合えるような関係性を作る、お互いに意見を交わしやすい環境を作るといった取り組みが必要になるでしょう。
マネジメント業務に必要なスキル
マネジメント業務は多岐にわたるため、さまざまなスキルを備えておかなければなりません。ここではマネジメント業務に必要とされる、代表的な3つのスキルについて解説します。
マネジメントスキルには、他にもさまざまな種類があります。
「マネジメントスキル」については、こちらの記事をご確認ください。
「マネジメントスキル一覧」については、こちらの記事をご確認ください。
目標設定、目標管理
マネジメント業務には、明確に目標を設定し、ゴールに向かうよう進捗状況を管理するスキルが欠かせません。
チームに与えられた目標をメンバー一人ひとりに割り振ります。従業員のモチベーションが高まるよう、各メンバーの技術や力量に見合った具体的かつ測定可能な目標を割り振ることが求められます。また、期限に間に合うか、問題は生じていないかを把握するために、定期的に進捗管理を行いましょう。
様々な考え方を受け入れられる視点
自分の主観的な考え方やこれまでの固定観念にとらわれていると、問題を上手く解決できないことがあるため注意が必要です。
部下・顧客・取引先・上司など様々な人の立場に立ち、物事を見なければなりません。場合によっては、第三者的な視点で物事を捉えたほうが、素早い問題解決につながることもあります。
チームメンバーには様々な考え方の人がいます。彼らを上手く管理するためには、幅広い視点を持つ必要があります。
コミュニケーション
チームの現状を把握し、メンバーそれぞれの技量に対して過不足のない目標を与えて進捗管理を行うためには、コミュニケーションスキルが欠かせません。
コミュニケーションスキルが低いと、部下に現状や目標を上手く伝えることができません。また、聞く力が低い場合は、チームメンバーが気軽に報告・連絡・相談することができなくなります。その結果、目標がわからず何をしたらよいかわからない人が出てくる、問題の発覚が遅れて手を打つのが遅れてしまうなど様々な問題につながるでしょう。
スムーズにコミュニケーションを行うスキルは、人材を管理するマネジメント業務に欠かせないスキルの1つです。
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マネジメントを行う管理職としての課題と解決策
マネジメントを行う管理職が抱えやすい課題には、どのようなものがあるでしょうか。ここでは、管理職が抱えやすい3つの課題とその解決策を見ていきます。
指導や育成がうまくできない
管理職が抱えている課題の一つは、「部下に対する指導や動機付けがうまくできない」ことです。
指導や育成がうまくいかない理由として、「上から目線で命令を出している」「感情のままに怒鳴っている」「自分の価値観を一方的に押し付けている」といった状況が考えられます。
一方的にこちらの意見を押し付けるだけでは、部下のモチベーションは上がりません。仕事に対するモチベーションをうまく引き出せないと、個人の成長や育成にはつながらないため注意しましょう。
解決策として、部下の自発的な成長を促すために「コーチング型マネジメント」を取り入れてみましょう。1対1で部下と向き合い、信頼関係を築きながら部下の話に耳を傾けます。その上で適切に質問し、本人が自分で気づき、考える力を養えるように導きましょう。
目標設定がうまくいっていない
「目標設定がうまくいかない」「目標を立てても思ったようにゴールにたどり着けない」といった悩みを抱えている人もいるでしょう。
管理職は、チームに与えられた目標をメンバー一人ひとりに割り振らなければなりません。その際に、個人の力量とかけ離れた目標を与えると、本人のやる気を損ねることがあるため注意しましょう。
適切な目標設定を行うためには、各メンバーと1対1で話し合う時間を設け、それぞれの力量を把握しなければなりません。その上で本人のモチベーションアップにつながるように、適切な目標設定を行いましょう。
進捗管理のために、定期的なミーティングを行いましょう。目標達成への過程で問題が生じた場合は、次のミーティングを待たずに即座に報告をもらえる環境を整えておくことが大切です。そのためには、いつでも気軽に話ができるように普段から頻繁にコミュニケーションを取るなど、話しやすいチーム作りが欠かせません。
定期的なフィードバックができない
「定期的なフィードバックができない」「フィードバックが難しい」という悩みを抱えている人もいるでしょう。
フィードバックとは、部下に対して適切な評価やアドバイスを返し、改善を促すことです。フィードバックは、上手に利用すると部下のモチベーションアップにつながります。
部下はそれぞれ成長のスピードが異なるため、成長の状況に応じたフィードバックを行うよう心がけましょう。気付いたことをそのまますべて伝えるのではなく、部下の成長につながるものや、現状の改善につながるものだけをピックアップして伝えることも大切です。
「これまでまったくフィードバックを行ってこなかった」という場合は1on1ミーティングの時間を作り、定期的なフィードバックを行いましょう。
マネジメントを行う場合は常に現状を把握し、定期的な報告を受けた上で必要に応じて改善していかなければなりません。今回触れたものの他にも、数多くの課題があります。「マネジメント課題」については、こちらの記事をご確認ください。
マネジメント業務を行うための5つのポイント
マネジメント業務を適切に行うには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、マネジメント業務を行う際に気を付けたいポイントを5つ紹介します。
部下やチームの問題は全員で解決する
部下やチームに問題が発生した場合に、すべてを1人で抱えていると手が回らなくなるでしょう。問題によっては、チーム全員で共有するとさまざまな視点からの意見を得ることができます。また、他の人に生じた問題を知ることで、同じような失敗や間違いを未然に防止することにもつながるでしょう。
すべての問題を管理職1人で抱えるのではなく、チーム全員で考えて解決することで、チーム全体の問題解決能力の向上につながります。
部下やチームの評価が適正になるように工夫する
管理職は、部下やチームに対して適正な評価を行う必要があります。また、評価は公平で客観的でなければなりません。
不当な評価や不公平と感じる評価は、部下のモチベーション低下につながるため、注意しましょう。適正な評価を行うには、知識やスキルが必要です。適正な評価を行えない管理職がいる場合は、会社として研修を受けさせるといった工夫が必要です。
個人のモチベーションを把握し業務に落とし込む
一方的に社風や自分の考え方を押し付けても、部下のモチベーションアップにはつながりません。報酬や承認欲求など、何によってモチベーションが上がるかは人によって違います。ミーティングやコミュニケーションによって一人ひとりを理解し、それぞれに合った方法で業務に対するモチベーションを上げてもらえるよう意識しましょう。
最初に設定した目標に対してどうなのかを定期的に評価する
部下に目標を示しただけでは、管理職の仕事を全うしているとはいえません。
目標を設定した部下に対して、どのような進捗状況か、問題は生じていないかといった確認を定期的に行いましょう。目標に向かって進んでいない、困っているメンバーがいるといった問題が生じている場合は、速やかに解決できるよう取り組みましょう。
場合によってはツールも通用する
マネジメント業務は多岐にわたるため、必要に応じてツールやシステムを導入するのもよいでしょう。
マネジメントを手助けするツールには「プロジェクト管理」と「人材マネジメント」の2種類があります。
プロジェクトの進捗状況の管理や情報共有にはプロジェクト管理、チームメンバーの管理や育成・目標設定には人材マネジメントが有効です。
必要に応じてツールを導入すると、複雑なマネジメントをスムーズに行えるようになります。
まとめ
マネジメント業務とは「部下やチームの管理」のことです。管理職の人は部下一人ひとりに適した目標を設定し、期限までに目標を達成できるよう導かなければなりません。
必要な仕事をこなしていくことはもちろんのこと、チームの雰囲気づくりや部下の育成・評価、モチベーション向上など、やるべき仕事は多岐にわたります。
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