こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。「面談後の採用メールはどんな文面にすれば良いのか分からない」「送信する際にはどんなことに注意すれば良いの？」と、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

面接後のメールは、企業の代表として送信します。そのため、分かりやすい文面や印象の良い言い回しを心がけることが大切です。

そこで本記事では、面接採用メールの例文や書き方の注意点を解説します。

最後まで読むことで、応募者から良い印象を抱かれるメールが分かり、採用活動を成功させる糸口が掴めます。面接後のメールの文面に悩んでいる採用担当者は、ぜひご一読ください。

面接採用メールの構成

面接後にメールを送る際は、文章の構成を理解しましょう。送信する内容をおおまかに理解しておくことで「どんな文章を書けばいいのか分からない」と悩みにくくなります。こちらでは、面接採用メールの構成を以下2つのパターンに分けて解説します。

• 採用の場合
• 不採用の場合

順番にみていきましょう。

採用メール

採用メールは、主に以下の構成で文章を考えます。

• 応募者の氏名
• 企業名・自分の所属と氏名
• 挨拶やお礼
• 選考結果
• 今後の予定や手続き
• 問い合わせの連絡先
• 署名

記載する内容が多いので、できるだけ簡潔に「言いたいことが伝わるメール」を心がけましょう。特に、今後の予定や手続きは、求職者が気になる部分なので明記することが大切です。

また、件名は「選考結果のご案内」「採用のご連絡」などと記載します。面接の結果を伝えるメールであることが分かるように、はっきり示しましょう。あいまいな表現では、応募者にメールを読んでもらえない可能性があります。

不採用メール

不採用メールを送る場合は、以下の構成を意識しましょう。

• 応募者の氏名
• 企業名・自分の所属と氏名
• 挨拶やお礼
• 選考結果
• 署名

採用メールと比較すると、記載項目は少なめです。簡素な印象となるため、不採用メールはできるだけ丁寧な文章を心がけましょう。

面接採用メールの例文4選

こちらでは、面接後の採用メールの例文を以下4つのケースに分けて解説します。

• 新卒
• 中途採用
• パート・アルバイト
• 面接日程を調整する場合

「どんなメールを送れば良いのか分からない」という方は、ぜひ参考にして見てください。

新卒採用の内定メール例文

新卒採用時の内定メールの例文は、以下の通りです。

内定後には面談を設けると、自社への入社する意欲を確かめられたり、内定者の不安を解消できたりします。そのため、ミスマッチの防止や内定辞退を防止できます。面談を実施する目的や意味について詳しく知りたい方は、別記事「面談意味」をあわせてご確認ください。

中途採用の内定メール例文

中途採用の内定メールの例文は、以下の通りです。

中途採用は、新卒採用とは異なり入社のタイミングが応募者によって異なります。そのため、入社にあたって必要な書類を送ることを伝え、手続きがスムーズに進むように案内しましょう。その際、書類を返信する期限について記載するのが好ましいです。

パート・アルバイト採用のメール例文

パート・アルバイトを採用する際のメール例文は、以下の通りです。

アルバイトやパートの採用メールでは、入社日を決める内容を入れましょう。あわせて当日の持ち物や服装について連絡しておくと、応募者が困りにくいです。

面接日程を調節する場合のメール例文

選考段階によっては、応募者に次の面接に進んでもらうことを案内する必要があります。特に、新卒・中途採用では面接が複数回あるので、二次面接や最終選考などの日程を調整する場面が出てくるでしょう。日程を調節するメールの例文は、以下の通りです。

面接の候補日時は、企業側から提示しましょう。2〜3日ほど提示すれば、応募者が返信しやすくなります。

面接で不採用になった場合のメールの例文

面接後のメールは、採用だけでなく不採用の場合に送ることもあります。そのため、不採用時に送る例文も知っておきましょう。

不採用のメールでは、自社へ応募してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることがポイントです。できるだけ丁寧な言い回しを意識しましょう。また、選考結果は「採用を見送る」「ご希望にそうことが難しい」などの表現にします。「不採用」と直接記載してしまうと、応募者に対して失礼だからです。

面接で採用通知メールを送信する際の注意点5選

採用通知メールは、企業の代表として送るものです。そのため、以下の5点を意識しましょう。

• 面接から1週間以内に送信する
• 文章に誤りがないか確認する
• メールの送信先を間違えない
• 簡潔で分かりやすい文章を意識する
• 丁寧な言い回しを意識する

文章の書き方や行動1つで、企業の印象に関わってくる可能性があります。メールを送信するときは、注意点をしっかり押さえておくことが大切です。

面接から1週間以内に送信する

選考の結果に関わらず、できるだけ早めにメールを送るように心がけましょう。目安として、面接を

行ってから1週間以内が好ましいです。

応募者を採用する場合、日が空いてしまうと内定辞退される可能性が高まります。採用すると決まれば、面接があった当日に送信しても問題ありません。応募者の熱が冷めないうちに、早めに採用メールを送るよう意識してみてください。

文章に誤りがないか確認する

採用通知メールでは、文章に誤りがないように注意しなければなりません。よくあるのが誤字脱字です。採用通知メールは、企業の代表として送信します。文章に間違いがあると、応募者からの信頼を失いかねません。最悪の場合、内定や選考を辞退される恐れも考えられます。

そのため、採用通知メールには、文章の誤りがあってはなりません。メールを何度も読み返したり、別の採用担当者にダブルチェックしてもらったりして、ミスをなくしましょう。

メールの送信先を間違えない

複数人の応募者がいるときには、メールの送信先に注意しましょう。送り先を間違えると「個人情報をないがしろにする企業」とイメージを持たれる可能性があるためです。

結果、内定の辞退に繋がりかねません。送信先のミス1つで、優秀な人材を逃してしまう恐れがあります。採用通知メールを送るときは、メールの送信先を誤らないよう注意しましょう。送る前に「本当にアドレスがあっているのか」と、何度も確認することが大切です。

簡潔で分かりやすい文章を意識する

採用を知らせるメールは、選考結果だけでなく、今後の予定や問い合わせの連絡先など、記載してある内容が豊富です。そのため、応募者が混乱しないよう分かりやすい文章を心がける必要があります。必要書類や入社日など、今後の連絡事項が記載されていると、求職者が安心できます。読み手側の気持ちを考え、分かりやすいメールを意識しましょう。

特に、採用後に面談を設ける場合は、候補日を伝えたり持ち物を連絡したりする必要があります。採用者との面談に進む際のメールの文面について詳しく知りたい方は、別記事「面談依頼メール」をあわせてご確認ください。

丁寧な言い回しを意識する

採用通知メールは、企業を代表して送るものです。応募者から良いイメージを持たれるためには、丁寧な言い回しを意識する必要があります。特に、不採用メールを送る際には注意したいポイントです。応募者が将来的に自社のサービスを使ってくれたり、取引先になったりする可能性があるためです。

悪いイメージを持たれると、自社にとってマイナスに働いてしまいます。不採用メールを送信する際は、応募してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。言い回しが失礼でないかも、あわせて確認します。

まとめ

面接後に送るメールは、細心の注意をはかりましょう。応募者に良いイメージを抱いてもらい、内定辞退を防ぐことが大切です。

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