人事の給料計算業務は効率化できる！課題や解決方法、おすすめのシステムを紹介

2023.05.29

給料計算業務の改善は人事部の負担軽減、部署全体の効率化につながります。まずは具体的な業務内容や課題について理解しておきましょう。本記事では、人事部における給料計算業務の課題や解決方法まで詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「人事の業務負担を軽減したい」「給与計算業務をより効率化したい」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

人事部門の仕事は多岐にわたりますが、中でも特に給料計算業務は法律の改正が多く、ミスがあるとリカバリーに大きな負担がかかります。

本記事では、人事の給料計算業務の説明と、業務をサポートする人事給与システムについて解説します。

人事担当者の大幅な負担軽減や、部署全体の効率化にもつながりますので、ぜひ最後までお読みください。

人事部の給料計算方法を効率化する方法

給料計算は社員の生活を支える給料を確定し、支払う業務であるため、ミスは許されません。人事部は給料計算以外にも、採用や人材配置など会社の根幹に関わる重要な業務が多いため、給料計算業務は担当者にとって大きな負担となります。

人事の負担軽減には、給料計算業務の効率化が役立ちます。特に、月末は業務フローの関係上激務になってしまう傾向にあるため、ゆとりを持って業務を進められる体制を整えることから始めましょう。

人事の仕事のマネジメントについて知りたい方は、別記事「KW人事マネジメント」を合わせて確認ください。

給料計算業務の内容について

給料計算は保険や税金がからむ複雑な業務が多く、専門的な知識も必要です。この項では、給料計算の具体的な業務内容について解説します。

総支給金額

まずは社員の勤怠管理をとりまとめ、総支給額を計算します。総支給額とは、雇用契約書や就業規則で定められている基本給に、通勤や残業などの手当を足した金額です。

給料の金額は労働基準法によって細かく定められており、独自の判断は違法となる場合もあるため注意が必要です。

社会保険料、税金の計算

総支給金額が確定したら、社会保険料や税金といった控除の計算を行います。社会保険料は毎年標準報酬月額の見直しがあったり、社会保険料率の改定があったりと、非常にミスが起きやすい分野です。

毎月の給料支払い時に会社が徴収し、社員の代わりに納付するのは以下のものがあります。

源泉徴収：所得税を計算してまとめて納税する
保険料：雇用保険料や健康保険料、厚生年金保険料
介護保険料：40歳以上65歳未満の社員が対象

手取り金額の計算

手取り金額は「支給（もらえる分）」と「控除（ひかれる分）」の差額になります。支給は会社からもらえる金額で、時間外労働手当などによって毎月の総額が変動します。

基本給	支払われることが決まっている基本的な賃金。歩合給などは除く。
時間外労働手当	法定労働時間を超えて発生した時間外労働の間の賃金。
資格手当	業務に役立つ資格を取得している社員に対して支給される手当。
住宅関連手当	福利厚生の一種。社員の住宅に関連する手当。実施は会社の任意となる。
出張手当	社員が勤務地から離れた地域に出張する際に発生する諸経費や慰労を目的として支払われる手当。

控除額は給料からあらかじめ引かれる金額です。健康保険料や年金、および住民税は一度金額が決定するとその先1年間は変わりませんが、所得税は月々の支給額によって変動します。

健康保険	国の医療保険。会社が加入している健康保険組合によって保険料率が違う。
介護保険	介護が必要になった際、1〜3割負担でサービスを受けられる保険。
厚生年金	将来年金を受け取るために支払う掛け金。
雇用保険	失業給付などを受け取るための保険。
所得税	会社から支給される給料など、個人の所得に対して課せられる税金
住民税	地方自治体がおこなう行政サービスを維持するために必要な経費を分担して支払う税金
その他	会社によっては労働組合費や退職金の積み立てなど

賃金台帳や給料明細の作成

賃金台帳とは、社員の勤務時間や給与の支払い状況を記載した帳簿のことで、労働基準法で定められている「法定三帳簿」のひとつです。内容・保管期限などが法律で細かく定められているため、記載項目を把握し、正確な記載が必要になります。

次に給与明細は、企業が従業員一人ひとりに給与の総額とその内訳を通知するための書類です。内容が賃金台帳と一部重複しますが、通常の給与明細には賃金台帳の必須項目は網羅されていないため、原則賃金台帳の代用にはなりません。

賃金台帳と給与明細の違いは、以下のとおりです。

	賃金台帳	給与明細
記載内容	従業員の名前と性別賃金の計算期間労働日数と勤務時間数時間外勤務時間数深夜・休日勤務時間数基本給や手当などの種類と金額税金や保険の控除項目と金額	基本給各種手当控除額源泉徴収税額社会保険料控除額その他各種控除額銀行振込額
法的根拠	労働基準法	所得税法
保管期間	5年間	不要

給料の支給と税金や保険料の納付

給与が確定したら、会社が定めた給料日に支払うための手続きを行います。給料から控除した所得税・住民税は、給料を支払った翌月にそれぞれの納付先に支払います。

給与計算は単純な計算業務ではなく、社会保険料・税金の計算・徴収・納付を行っているため、国の事務を代行しているとも言える業務です。ミスが発生しないよう、業務上の課題をしっかり把握しておきましょう。

給料計算業務の3つの課題

会社と社員は、労働に対して給与を支払うという労働契約を結んでいるため、給与の支払いは契約を履行するために欠かせません。支払いにミスが生じた場合、社員の会社への信頼の失墜だけでなく、その後の事務の調整に、時間も労力も割かれてしまいます。

また、社会保険料や税金もしっかり計算し納付しなければ、コンプライアンスへの意識を疑われかねません。この項では、給与計算業務の課題を3つ解説します。

給料計算に必要な情報の正確性

給料計算の根拠となる情報が正確でなければ、計算のミスはなくなりません。情報が不正確だったために生じるエラーとして次のようなことが考えられます。

社員の身上情報が一元管理されていない。
社員の身上情報に転記ミスがある。
勤怠の締日までに社員が正しく勤怠を入力していない。

給料計算の前に、社員一人ひとりの勤怠を確認する必要があります。しかし、勤怠の入力が遅れるなどの要因で時間がかかり、計算業務に十分な時間がとれないこともあります。

社員に協力を呼びかけ、情報の一元化と期日管理を徹底し、正確な情報に基づいて給料計算ができる体制を確立する必要があります。

給料スケジュール

締日から給料振込手続きまでのスケジュールは、実質10日前後です。連休がある月は業務に費やせる時間が数日程度になってしまい、非常にタイトなスケジュールでの業務となるため、ミスが発生しやすくなります。

給料計算業務には時間外労働など毎月変動のある項目もあり、余裕をもって早めに着手する必要があります。ただし、他の社員の勤怠確認が完了した時点ではすでに数日経過しているため、さらにスケジュールに余裕がなくなってしまいます。

ルールが複雑

2019年4月に施行された働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律略して働き方改革一括法により、勤怠管理にも大きな影響をもたらしました。改正後の勤怠管理にまつわる4つの影響について解説します。

時間外労働の上限規制	改正後は、2～6ヶ月の複数月において平均80時間以上、または月100時間・年720時間を超える労働は罰則を科す
フレックスタイムの精算期間延長	1ヶ月単位だったフレックスタイムの精算期間も月をまたぎ最長で3ヶ月になる
年次有給休暇の取得義務	年休を付与した日を基準日として1年以内に5日以上の有給休暇を取得させるという義務が生じる
高度プロフェッショナル制度の創設	一定の年収要件（年収1075万円以上)を満たした、専門的かつ高度な職業能力を持つ労働者を対象に労働時間に基づく制限を撤廃する。