人事企画とは経営戦略を把握し、適所に人材を配置する業務！3つの役割や内容まで解説

2023.05.29

人事企画の役割は、適材適所を実現することで会社全体の業績を上げ、規模を拡大することです。規模の拡大には、円滑な業務の進行および、社員が働きやすい環境づくりが求められます。本記事では人事企画の役割や業務、効率化の方法まで詳しく解説します。効率的な人材配置や評価、採用ができるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。

こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「人事企画を行う目的は？」「人事企画にはどのような役割が求められる？」こんな疑問を抱いていないでしょうか？

人事業務の目的は、適材適所を実現することで業績を上げ、企業組織を大きくすることです。起業規模の拡大という目的を達成するため、雇用形式や人材配置を決定し、実行する司令塔となるのが人事企画の仕事になります。

本記事では、人事企画部の役割・業務内容や求められる能力、業務の効率化に役立つシステムまで詳しく解説します。

人事企画の必要性がわかり、効率的な人材配置や評価、採用を実現できますのでぜひ最後までご覧ください！

会社の現状を把握し、常に改新が求められる人事企画

人事の業務は「経営目標の達成」で、具体的には以下のように多岐にわたります。

人材育成
適所への配置
働きやすい環境設定
会社全体の成長

特に、人事企画が主に担うのは

人事に関する基本施策の企画・立案
人材教育システムの構築
採用方針の設定

具体的には、社員が働きやすい環境の設定と、企業活動を円滑に行うための施策などが重要です。人事企画の業務は社員のモチベーションや成果に直結するため、社員の離職防止の観点からも適切な機能が求められます。

人事について詳しく知りたい方は、別記事「KW人事とは」をあわせてご確認ください。

人事企画に求められる3つの役割

人事企画の業務は、社内の「人」に関係する部分に広く携わるため、業務内容も会社において重要な位置付けになります。この項では、人事企画に求められる役割を3つ紹介します。

人員配置

社内の人員配置における人事企画の最大の役割は、事業計画の達成と人材育成です。社員の能力や適正、経験などを踏まえた適切な人員配置を行うことで、事業計画の達成と人材育成にもつながります。

また、人材配置では社員の潜在性を引き出し、一人ひとりの生産性を高めることが重要です。2022

年の厚生労働省による労働人口の調査では、2020年に比べ8万人の減少という結果が提示されており、今後は少子高齢化による労働人口不足がさらに深刻化していくでしょう。

参照元：厚生労働省

優秀な人材の確保が困難になる昨今、一人当たりの生産性を高めるのは非常に重要な業務です。

価・待遇の選定

人事企画は、半年や1年ごとなどの期間で社員の業務と業績に対して適切な評価を行う必要があります。評価を行うことで、会社の理念や評価基準を社員に伝え、期待される成果や行動について社員の理解を深められます。

人事評価を行えば会社に求められている基準や方向性が明確になり、結果として社員は目標を達成する過程で成長し、会社全体の成長にもつながるでしょう。さらに、公正な評価を通して仕事の達成感を感じることで、社員のモチベーションの向上にもつながります。

人事評価の納得度を向上させるためには、透明性・公平性の高い制度の確立が必須です。さらに、評価者によってばらつきが出ないよう人事評価の目的を明確化し、規定やマニュアルの整備を行う必要があります。

採用方針の策定

人事企画は、労働人口の低下という厳しい環境の中で、優秀な人材を採用するための方針を策定することも求められます。事業の継続的な成長のため、具体的な採用計画を立てることは非常に重要です。

採用方針を誤ると、必要な人材を採用できなかったり、会社が求める人物像とのミスマッチが生じる場合があり、会社の経営にとって、大きなマイナスになりかねません。採用方針を立てるにあたって、3つのポイントを解説します。

前年度の採用達成率・採用力振り返り

前年度の採用達成率から、次年度採用人数を計画します。募集人数を満たしたかという点以外にも、会社の採用基準を満たす人材が集まったかという点についてチェックします。

自社の採用力を客観的に分析することにより、採用における会社のブランドイメージや他社と比較した際のポジションが明確化されます。

振り返りを採用方針に反映する

採用方針については、以下のような振り返りが求められます。

採用について実施した内容の効果と反省点
採用体制
人数、人選
コスト

上記について前年度の採用方針を振り返り、改善点があれば次年度の採用方針に反映させ、より効果的な採用活動につなげます。

状況の把握・分析

他社が設定している採用条件や人数など、比較検討できる内容については入念に調査し、対象者層が重なっている会社が、自社よりも採用力が高い場合は、採用方針の見直しの検討が必要になる場合もあります。

さらに、採用の難度には国内の景気が大きく関係してきます。自社の採用方針と、採用市場の将来の予測をすり合わせ、中長期的な採用方針を立案する必要があります。

人事企画部の5つの業務内容

人事企画の業務内容は、主に経営戦略に基づいた人事戦略を実行するための計画を立てることです。

企業によっては、人事考課の評価方法や採用戦略、研修体制の構築まで幅広い内容が含まれ、会社の屋台骨を支える仕事とも言えます。

この項では、人事企画の業務内容について5点説明します。

会社の組織体制に基づく人員配置計画

適切な人員配置計画は、人事企画の代表的な業務です。人事戦略に基づき、会社と部門の売り上げやそこから得られる利益、必要な業務内容をもとに、人件費と社員数を割り当てます。

社員の特性やスキル・経験を考慮し、最大のパフォーマンスを発揮できる配置先にマッチングすることでモチベーションを向上させ、業務の効率化や生産性の向上につながります。

コスト削減

適正な人員配置により、少人数で効率的に業務を遂行できる。

人員の無駄をなくし、コスト削減につながる。

組織全体の活性化

社員間の人間関係がスムーズになると、新しいアイデアも浮かびやすくなり、
モチベーションの向上や、会社全体の活性化を図ることができる。

離職防止

配置された部署での業務と社員の強みがマッチし、
キャリアを築ける職場であれば、
優秀な人材の離職を防ぐことができる。

採用計画

採用計画は会社の採用活動の指標となるもので、優秀な人材を確保し、会社の発展に欠かせない経営戦略そのものといえます。2016年に経団連の「採用選考に関する指針」が変更され、広報活動や選考活動の開始時期が繰り下げられたことで、新卒の採用選考にかけられる期間が減ってしまいました。

また、少子高齢化による労働人口の減少により、優秀な人材の採用が難しくなっているのも現状です。今後より計画的な採用計画を行うため、採用計画の見直しが必要な会社も増加するでしょう。

採用計画は「母集団形成」「応募受付・書類選考」「面接選考」「内定対応」という4つの流れで進行します。この中で母集団形成は、自社に興味を持つ求職者（会社にプレエントリーした集団）を集めることで、人材の取りこぼしをおさえることができます。

人事規定策定

業務上のトラブルを未然に防ぐためにも、就業規則の整備は不可欠です。就業規則とは、賃金や労働時間に関することや、会社内の規律について定めたものです。

就業規則は一度策定したら終わりではなく、環境の変化に伴って改定していかなければなりません。人事企画としては、会社の経営体制の変更や、労働法の改正のタイミングで就業規則を見直す必要があります。

労働基準法第89条の規定により、常時10人以上の社員を雇用する使用者は、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署への届出が義務付けられています。この項では、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、定めがある場合に記載しなければならない「相対的必要記載事項」について解説します。

絶対的必要記載事項

「絶対的必要記載事項」は社員の労働条件の中でも特に重要な項目であるため、法律によって就業規則に必ず記載するよう定められ、大きく分類すると以下の3つの事項があります。

労働時間	始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、並びに交替性の場合には、就業時転換に関する事項
賃金	賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期、並びに昇給に関する事項
退職	退職に関する事項（解雇の事由を含む）

相対的必要記載事項

「相対的必要記載事項」とは、会社に制度を設ける場合は、必ず就業規則に記載しなければならない事項です。具体的には、以下の8項目が定められています。

退職手当に関する事項
臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
食費、作業用品などの負担に関する事項
安全衛生に関する事項
職業訓練に関する事項
災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
表彰、制裁に関する事項
その他全労働者に適用される事項

上記は新しい制度を新設する場合だけでなく、社内にすでに慣行として存在する場合も、相対的必要記載事項として明記が求められます。

評価基準作成

人事評価では評価基準を具体的に定めることで、社員は会社から求められていることが明確になり、意欲的に業務に取り組むことにより、会社の業績向上や人材の成長につながります。また、項目を設定することで、適正な判断・評価が可能です。

業績	個人売上や営業業績など数値で表すことができ、結果によって評価できる
成果	企画提案、人事採用など数値で表すことができないが、業績に直結する役割や仕事
能力	与えられた職務を遂行する能力、実績を残すために必要な能力、知識、資格など
情意	仕事に対する姿勢。仕事に対する積極性や成長意欲、チームワーク。数値化しにくいが、会社の方向性をも決める指標として重要

人事評価にはさまざまな基準や方法があります。会社の状況と照らし合わせ、もっとも効果的な方法を取り入れることが大切です。

社員教育企画

日本では急激な少子高齢化が進み、労働力人口は減少に転じており、技能継承や人材確保のための対応を迫られる企業も増加すると予想されます。社員一人一人の生産性の向上は喫緊の課題であり、社員教育の重要性はさらに高まっていくでしょう。

この項では、社員教育の目的について解説します。

会社のビジョンやミッションを社員に浸透させる

会社のビジョンやミッションを社員に浸透させることにより、社内全員の行動指針が徹底され、業務に一貫性を持たせることができます。会社のイメージや生産性にも大きく関わってくるため、企業の総会のような場で再確認したり、朝礼などで読み上げるなど、常にビジョンやミッションを意識する取り組みが必要です。

スキル・生産性の向上

社員教育の主目的は、スキル・生産性の向上だと言えます。内閣府の2018年度経済財政報告（経済財政白書）の原案によると、社員教育など人材への投資が1％増加すると労働生産性が0.6％高まると試算しています。

参照元：内閣府の2018年度経済財政報告

リスクマネジメント

リスクマネジメントは、会社の存続にも影響を与える重要な項目です。コンプライアンスや情報セキュリティに対する意識を社員教育で浸透させることで、不要な損失をなくすことができます。

社員教育は能力の向上だけではなく、ビジョンやミッションの浸透、リスクマネジメントの目的で行われます。方法は多岐に渡り、いずれか1つを実施すれば十分な教育を行うことができるというものではなく、複数の教育方法の組み合わせにより効果的な社員教育ができると言えます。