こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
代休は、休日労働を行った代わりに、後日従業員が休みを取得する制度です。繁忙期や休日のイベントで従業員が休日出勤した場合、代休を取らせる会社も多いのではないでしょうか。しかし、正しい知識で制度を運用しなければ違法になるケースもあるのが事実です。
本記事では、休日出勤した際の代休の取得期限や計算方法、違法になるケース、休日出勤と振替休日との違いについて解説していきます。
代休によるトラブルや法令違反を避けるためにも、本記事を参考にしてみましょう。
休日出勤した場合の代休の定義
ここからは、代休の定義や賃金支払いのポイントを見ていきましょう。
代休は休日出勤後に取得するもの
代休とは、休日労働の代わりとして、後日休みを取得する制度のことです。会社の就業規則によっては、時間単位や半日単位で利用して、休日に働いた分の時間を休みに振り返ることもできます。
代休は労働基準法で決められている制度ではないため、必ずしも従業員に取得させる必要はありません。従業員が休日出勤した後に休みを取らせなかったとしても違法にはならないといえます。
しかし、代休を取らせない場合、従業員のモチベーションが下がったり、連日の出勤で体調に不安を覚えたりする場合もあります。違法かどうかではなく、従業員の心情を反映した取得ルールを慎重に決めましょう。
代休を与えても割増賃金は支払う必要がある
従業員に代休を与えた場合でも、割増賃金は支払う必要があります。割増賃金とは、休日労働を行った分に合わせて、通常の賃金に上乗せした給与を支払うことです。賃金の割増率は、出勤したのが法定休日か法定外休日かによって変わります。
法定休日とは、労働基準法で定められた休日のことです。週に1回または4週間の中で4日休日を設けなければならず、会社が自由に設定できます。
法定外休日とは、法定休日のほかに会社が独自に定めている休日のことです。所定休日とも呼ばれます。
従業員が法定休日に出勤した場合、35％～50%割増した賃金の支払いが必要です。法定外休日に出勤した場合は、割増賃金を支払う必要はありません。ただし、労働時間が1日8時間以上、1週間で40時間以上になった場合、超過した分の時間については、25％の割増賃金を支払う必要があることを覚えておきましょう。
従業員に代休を与えた場合でも、割増賃金の支払いは必要です。割増賃金の支払い義務と休暇はそれぞれ対処する必要があるといえるでしょう。休日出勤についての基本的な考え方については、以下の記事をご覧ください。
「休日出勤」については、こちらの記事をご確認ください。
代休と振替休日の違い
代休と混同しやすい制度に振替休日があります。振替休日と代休の定義を誤ると、給与の支払いを巡って従業員とトラブルになる可能性もあるため、2つの制度の違いをしっかり押さえておきましょう。
ここでは代休と振替休日の違いと賃金の支払い方法について解説していきます。
振替休日は休日出勤日の前に取得するもの
振替休日とは、休日出勤が決まった際、事前に休む日を決めておくことです。代休は休日出勤が発生した後に休みを決める制度であり、あらかじめ休みを決めておく点が異なります。
注意点として、振替休日は休日出勤した後に休む日を指定することはできません。あとから振替休日にしようとしても代休扱いになります。
振替休日を取得した際は割増賃金を支払う必要がない
振替休日を取得した場合は、割増賃金を支払う必要はありません。振替休日とは労働日と休日を事前に入れ替える方法です。休日に働いたとしても通常の労働日としてカウントされるため、割増賃金の支払いは必要ありません。
ただし、以下の場合は規定時間を超えた場合や深夜労働で働いた時間の分だけ、割増賃金を支払う必要があります。
- 週の労働時間が1日8時間、週40時間を超えた場合
- 深夜労働が発生した場合
代休を取得させないと違法になるケース
基本的には、従業員に代休を取得させなかったとしても違法にはなりません。ただし、例外として、次のような場合は違法とみなされるため注意が必要です。
労働基準法で定められた日数の休日が取得できない
労働基準法で決められている1週間に1日または4週間のうち、4日以上の休みを与えていない場合は違法です。たとえば、代休を取らせずに4週間のうち3日しか休日がなかった場合は、違法と判断されます。
ただし、上記以上の休日が取れていれば、問題ありません。従業員の休日数をチェックし、適切に管理することが大切です。
休日手当を支払う必要がある
代休を取ったとしても、割増賃金を支払わなかった場合は違法になります。割増賃金は休日の労働に対して、お金を増額する制度です。代休を取得した場合でも割増分の支払いは必要です。従業員とのトラブルや裁判をさけるためにも割増賃金の支払いは必ず行いましょう。
振替休日の強制は合法
従業員に振替休日を取得するように指導することは合法です。
ただし、就業規則に振替休日を取るように明記していない場合、従業員から代休の申し出があると断れないケースもあります。就業規則に振替休日を取るように記載し、入社の際などしっかり説明しておくとトラブルを減少させられるでしょう。
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代休の取得期限
代休には、労働基準法で定められた取得期限はありません。そのため、労働規則で取得期限を明記しておくのが一般的です。
代休に期限を設けるときには、休日出勤した日に近い日程で取得させましょう。月内に代休を取らない場合、給与計算が難しくなったり、給与の支払い漏れが発生したりする可能性もあります。大半の会社では、1か月以上に取るように定めていることが多い傾向です。
割増賃金の計算方法
ここからは、割増賃金を計算する方法について詳しく見ていきましょう。計算方法は、法定休日か法定外休日のどちらに出勤したかによって変わります。
法定休日に休日労働したケース
法定休日に働いた場合の割増賃金は、1時間あたりの賃金×1.35～1.5×労働時間数で計算しましょう。賃金の割増率は1.35～1.5の間であれば、会社側が自由に決められます。
仮に、時給1,500円の従業員が法定休日に7時間出勤した際の計算方法は下記の通りです。
【代休を取得しない場合】
1,500×1.35×7＝14,175円
（※割増率は一番低い1.35を採用）
【代休を取得する場合】
1,500×0.35×7＝3,675円
（※割増率は一番低い1.35を採用）
代休を与えた場合は、通常賃金を相殺できます。上記の例の場合は0.35で計算するため、割増賃金として3,675円のみ支払えば問題はないでしょう。
法定外休日に休日労働したケース
法定外休日に働いた場合は、法律上の休日ではないため、割増賃金を支払う必要はありません。しかし、法定労働時間の上限である1日8時間以上、週40時間以上労働時間が発生している場合は割増賃金を支払う必要があります。
計算方法は、1時間あたりの賃金×1.25×超過した分の労働時間です。
時給1,500円の従業員が法定外休日に出勤し、月曜日から金曜日までにすでに40時間働いている場合の計算方法は下記の通りとなります。
1,500×1.25×8＝13,125円
法定外休日に出勤した場合は、法定労働時間を超えている時間のみ割増賃金の支払いが必要です。
代休に関する注意点
代休の運用は簡単ではなく、正しく制度を運用しなければ、従業員とトラブルになる可能性もあります。ここからは、代休に関する注意点について見ていきましょう。
代休のルールを定めていない場合、従業員とトラブルになる可能性がある
代休の取り方や取得期限などに関するルールを決めていない場合、従業員とトラブルになる可能性があります。たとえば、休日出勤が決まった場合には振替休日を取得する、代休は休日出勤した月内で取得するなど、いくつかのケースを想定して代休の取り方を会社のルールとして決めておくことが大切です。
トラブルを避けるためにも就業規則に代休のルールを明記し、従業員に繰り返し説明しましょう。
従業員の許可なく欠勤を代休にはできない
従業員が休日出勤した後に欠勤した場合、会社の判断で欠勤を代休にすることはできません。従業員からの希望があった場合は、代休にすることは可能です。
また、代休に振り替えた場合は、通常の賃金分は相殺されるものの、割増賃金の支払いは必要になるため、よく確認しておきましょう。
従業員が希望した場合、有給休暇を優先する必要がある
休日出勤後に従業員が代休ではなく、有給を消費したいと希望した場合は有給の取得を優先ささせる必要があります。代休の取得は義務ではないものの、有給休暇の取得は会社の義務です。
会社側は、従業員からの有給休暇の申請を基本的には拒否できません。代休の代わりに有給休暇を取得したいと言われた場合は有給を優先しましょう。
まとめ
代休とは、休日出勤後に従業員が休みを取る制度のことです。従業員が代休を取得した際は、休日に出勤した分の割増賃金の支払いが必要になります。
また、従業員に代休を取得させなかったとしても違法ではありません。しかし、1週間に1日または4週間のうち4日以上休めていない場合は、違法になってしまうため、必ず守るようにしましょう。
休日出勤が続いた場合、従業員のエンゲージメントやモチベーションが下がる可能性があります。タレントパレットを活用すれば、簡単なアンケートで従業員のエンゲージメントを可視化可能です。ストレスチェックも簡単にできるため、業務で疲弊している従業員を見つけだせます。
会社の健康経営を意識されている場合は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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