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人事評価を効果的に行うことができれば、社員のモチベーションやエンゲージメントの向上につながります。ただし、人事評価を行う際は、さまざまな点に注意が必要です。この記事では、人事評価の手順をはじめ、人事評価が高い人の特徴、人事評価が高い人・低い人別の注意点などを解説するので参考にしてください。
人事評価制度とは？
人事評価制度とは、社員の能力、仕事の進め方、働きぶり、会社への貢献度などを評価して待遇に反映させる仕組みを指します。人事評価とは、企業の利益に貢献した社員を評価する方法です。人事評価の給与や昇進にかかわる判断や仕組みを人事考課と呼びますが、人事評価と人事考課は同じ意味で扱われることもあります。
人事評価制度の目的
人事評価制度の目的はさまざまですが、主に以下のような場面で役立ちます。
企業のビジョンや方針の明示
人事評価制度の大きな役割の1つは、企業のビジョン・方針を共有する役割です。企業が社員にどのような期待を持ち、どのような方向性を目指しているのかが明確になります。評価基準にビジョンや方針を反映させることで、社員はビジョンを実現するためには何が必要かをイメージしやすくなるでしょう。
待遇や人員配置の決定
人事評価は、設定した基準と数値目標などのデータに基づいて行います。人事評価の結果で社員の能力や成果が判断できるようになるため、適切な待遇や人材配置の実現が可能です。社員それぞれの業務達成度合いやスキルの向上度合いが可視化できるため、情報を生かして最適な人員配置が行えるようになります。
人材育成
人事評価で高い評価を得ることで、社員自身が昇給・昇格につながると理解できれば、評価を高めるために行動や意識を変える努力をするでしょう。結果的に人事評価によって、企業が求める社員の人材育成を促進できます。
生産性や業績の向上
人事評価が公平かつ適切に行われており、社員が評価に見合った待遇を受ければ、モチベーションアップにつながるため、生産性の向上が期待できます。社員が仕事にやりがいを感じて、能力やスキルの向上を目指すことができれば、結果的に組織の活性化や業績の向上にもつながるでしょう。
人事評価を効果的に行う手順
人事評価は単に評価対象者を評価すればよいわけではありません。効果的に運用するためには、以下のようなコツや手順が必要になります。
目標設定を行う
社員それぞれの人事評価の目標を明確にしておくことが大切です。設定目標は、導入した評価手法の種類、業種・職種、企業・部署の方向性、求める社員像などによって異なります。
評価基準を把握する
評価担当者は、人事評価の基準や手法をあらかじめ把握しておく必要があります。評価者が十分に理解しておかなければ、適切な人事評価ができないからです。評価基準や方針を明確化しておくと誰が担当者になっても評価にばらつきがなく、社員が納得しやすい評価ができます。
行動を観察・記録する
正しい評価を行うためには、評価者が日頃から社員の行動を観察したり記録したりすることが大切です。日頃の行動は悪いところが目につきやすくなりますが、長所と短所の両方を観察・記録しましょう。一定の間隔でフィードバックを行い、社員をサポートすることも重要です。
評価を実施する
部下が自己評価を済ませたら、上司は用意していた日頃の行動などの記録とともに、部下の自己評価を確認しましょう。確認が済んだら、事前に設定されている評価基準に従って評価を実施します。
評価結果を通知する（フィードバック）
評価担当者が評価を実施したら、人事評価の承認や調整を受けてフィードバック面談を行います。フィードバック面談とは、社員に評価結果を通知する面談です。フィードバック面談では、社員の自己分析を聞いたり評価の根拠を具体的に説明したりします。フィードバック面談の目的は、社員の課題点を明確にして今後の育成に生かすことです。
人事評価が高い人に共通する特徴
人事評価が高い人の特徴はさまざまですが、一般的に以下のような特徴が見られます。
反応が早い
反応とは、メールの返事、提出物、上司への報告などのレスポンス全般です。反応が早い人は、社内外にかかわらず、相手が返事を待つ時間が短く、不安を与える隙がないため信頼感が高まります。また、反応が早いことで業務がスムーズに進みます。万が一、トラブルがあっても反応が早いと、即座に対応できるでしょう。
コミュニケーション能力が高い
人事評価が高い人は、コミュニケーション能力が特に高い傾向にあります。相手が求めているものを瞬時に判断できるため、意思疎通もスムーズです。相手の求めるものがわかるので、業務でも高い成果を得やすいでしょう。また、反応がよい人には仕事の「報・連・相」がしやすいので、周囲との信頼関係も築きやすいという特徴があります。
優先順位を定められる
人事評価の高い人は「やるべきこと」と「やらなくてもよいこと」を選別して優先順位が高い順に取り組めます。業務のスケジュールを組んで効率よく業務をこなせるので、重要な仕事やポジションも任せやすいでしょう。
また、できないことは上手に断ることができ、自分だけで無理にやろうとしません。周囲の力を上手に借りて効率よく業務を遂行できます。
人柄がよい
謙虚な人や感謝の気持ちを忘れない人はサポートしてくれる味方が多くなり、組織によい影響を与えます。アドバイスを素直に聞ける人は成長が早いことも特徴です。上司や先輩にも気にかけてもらいやすく、サポートを受けながら効率よく成長していきます。
アピールがうまい
アピール上手な人は、自分の行動が評価につながるポイントをうまく押さえています。要領のよさは業務でも発揮できるため、目標のために効率よく行動できるでしょう。
内省できる
自分自身でも定期的に仕事に対する評価を行い、自分の課題と向き合える人は成長しやすいでしょう。改善点やこれから学ぶべき目標を見つけて努力をします。また、失敗を生かす方法がわかっているため、失敗を恐れずに行動できることも特徴です。
人事評価が高い人を評価するときのポイント
人事評価は人が行うため、どうしてもバイアスがかかってしまうことがあります。人事評価が高い人を評価するときは、以下のようなポイントに注意することが大切です。
成果のみで判断しない
成果を上げている人と人事評価が高い人はイコールではありません。成果を出していても、コミュニケーション能力が低く、職場の雰囲気を悪くしている可能性があります。成果のみで高い評価を与えると、周囲の社員から不公平な評価だと判断されることがあるため、注意が必要です。成果のみで判断せず、多方面の項目基準でバランスよく判断しましょう。
主観で判断しない
評価担当者の「好き・嫌い」などの主観や、「仕事ができる人」という思い込みが、高い評価につながる可能性があるので注意が必要です。主観が反映されると周囲からの不満が増幅します。また、直属の部下など評価担当者と日頃からコミュニケーションを取っている、または取っていないことが影響しないように評価することも重要です。
成長を後押しする
人事評価が高い人は、すでに高い能力を持っているため、何もアドバイスするところがないと思われてしまう傾向にあります。しかし、人事評価が高い人は、もともと持っている能力が高いため、さらに上を目指せる人材です。
より高みを目指せる提案やアドバイスを行うと本人もやる気が出るでしょう。しかし、過度な期待はプレッシャーになるので逆効果です。本人の希望や課題を聞くことも大切にしましょう。
人事評価が低い人を評価するときのポイント
人事評価が低い人を評価するときにも注意が必要です。評価が低い人は不安を抱えている場合があるので、以下のポイントには特に注意しましょう。
外的要因はないかを確認する
外的要因とは、本人の能力や努力に関係がない市場や時代などの外的な要素です。本人の能力や努力があったにも関わらず、取引先が倒産したり、周りをフォローすることで売上が目標に到達しなかったりすることもあるでしょう。組織自体が外的要因の影響を受けた場合は、評価自体を見直すことも必要です。
目標設定を確認する
目標設定が本人に合っていなければ、目標を達成できる可能性が低くなるので評価も低くなります。本人のレベルに合わないと判断できる目標は、設定変更が必要です。高いレベルの目標で評価され続けると、本人のモチベーションも低下するので注意しましょう。
伝え方に注意する
過去に低い評価を受けたことがある社員は、不満を抱えているケースがあります。不満を抱えた社員への伝え方を間違えると、後からトラブルになったり離職につながったりすることもあるので注意が必要です。
よい部分は褒め、改善すべき点は否定的な伝え方をせず、モチベーションを下げないように配慮します。他の社員と比較するような伝え方も控えましょう。
人事評価が高い人・低い人にかかわらず注意すべきポイント
人事評価が高い人・低い人を評価するときのポイントを解説しました。こちらでは評価に関係なく、人事評価において注意すべきポイントを解説します。
公平性はあるか
人事評価は人が行うため、どうしても「人柄がよい人」「普段から交流のある部下」「常に評価が高い人」などの主観や評価バイアスが入ってしまうことがあります。
公平性がない評価は、社内の雰囲気や人間関係にも大きな影響を及ぼすため、社員側が不公平を感じないように常に意識しておかなければなりません。必要であれば、社員の納得度を高められるような基準の見直しも必要です。
成果だけで判断していないか
成果は重要な評価基準ですが、その成果に至るまでのプロセスも同様に重要です。成果が伴わなくても、社内環境の改善や業務効率化に貢献した社員は公平に評価されなくてはいけません。成果以外の過程にも評価項目を設けるなど多面的に評価し、公平性を担保することが大切です。
相対評価と絶対評価のバランスが取れているか
人事評価には、相対評価と絶対評価の2つの方法があります。相対評価とは、ランクごとに人数枠を設けて社員を振り分けていく評価方法です。絶対評価では、設定した数値目標やノルマなどの達成率で社員をランク別に評価します。相対評価と絶対評価のどちらか一方に偏らず、バランスよく取り入れることがポイントです。
人事評価の不満を放置していないか
人事評価が高い・低いにかかわらず「あの人の評価はなぜ高いのか」「正当に評価されていない」「評価者との相性が悪い」など、結果に納得できない社員が存在することもあります。社員の不満を放置し続けると、社員のモチベーションが低下して離職につながることもあるでしょう。不満が出る要因があれば、必要に応じて制度の見直しや運用の改善を図ることも大切です。
フィードバック面談は行えているか
人事評価において「認識の相違」や「正確に伝わらない」などを防ぐためには、フィードバック面談が欠かせません。社員の納得度を高めるにも、結果と共に評価について丁寧に説明する機会が必要です。フィードバック面談は、評価者と社員が理解を深めるきっかけにもなります。課題や今後の目標などを共有することで、互いの信頼感を築くこともできるでしょう。
公平な人事評価を目指す方法
公平な人事評価を目指すには、必要に応じて以下のような方法を取り入れることも重要です。
人事評価制度を見直す
自社の人事評価制度に公平性がないと判明した場合は、人事評価制度自体を見直す必要があります。人事評価制度は業績や時代によっても変化するため、業績や時代に見合っていない場合は見直しの検討が必要です。時短勤務やリモートワークなど、新たな働き方に対応しているかも確認しましょう。
評価者の評価能力を上げる
評価者が陥りやすい人事評価エラーを防ぐために、評価者訓練などを実施することも効果的です。
評価者訓練では、評価制度の仕組みや評価基準などの理解を深める訓練をします。利己的な評価にならないように、人事評価の手引きなどを作成してもよいでしょう。手引きを作成する場合は、人事評価エラーが起きないような対策を記しておくことも重要です。
人事評価制度を周知する
人事評価制度は、正しく理解されないと公平性に欠けていると判断されてしまうケースがあります。社員には、評価制度の目的、評価基準、評価結果を反映させる処遇の範囲などを明確にして説明することが大切です。周知方法は、社内メール、会議、ワークショップなどさまざまな方法があります。
人事評価システムを導入する
人事評価システムとは、人事評価における分析などを自動化できるシステムです。手間や時間を短縮できるだけでなく、評価状況が見える化できて透明性が高まるため、評価が公正になります。上司がマネジメントしやすくなり、人材配置の最適化にも有効です。
まとめ
人事評価を効果的に行うということは、人員配置や人材育成がスムーズになるだけでなく、企業の生産性や業績にも大きな影響を与えます。この記事では、人事評価の目的や人事評価が高い人の特徴などを解説しました。人事評価を効果的に行う手順や人事評価を行う際のポイント、公平な人事評価を目指す方法についても述べたため、ぜひ運用の参考にしてください。
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