こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

フリーアドレスの導入を検討しているものの、座席管理の方法がわからないとお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、フリーアドレスの導入でよくある課題をもとに、業務効率化につながる座席管理の方法をご紹介します。

フリーアドレスの座席管理が必要な理由

座席を自由に決められるフリーアドレスといっても、単に「好きな場所に座ってもよい」という形にしてもうまくいきません。

座席の空席確認や予約、オフィス内の状況把握が必要であり、私物の管理や座席の固定化を防ぐための対策も必要です。

座席管理システムやルールを制定しておくことで、従業員の座席選択がスムーズになり、生産性向上やストレス軽減にもつながります。

フリーアドレスの導入前に起こりうる課題を検討し、組織の状況に合った適切な座席管理方法の選択が重要です。

「フリーアドレス」については、こちらの記事をご確認ください。

フリーアドレスの座席管理でよくある課題

フリーアドレスの座席管理でよくある3つの課題について説明します。

誰がどこにいるのかわからない

フリーアドレスのオフィスでは指定の席がなく自由に選べるため、目的の人がどこにいるのかわからず、探すのに苦労することがあります。

特に電話対応や来客時など、急いで居場所を探したい場合に不便を感じてしまうかもしれません。

不要な混乱を避けるためにも、誰がどこにいるのかを把握するための対策が必要です。

空席がわからず予約が取りづらい

空席なのに利用中の場合や、利用中なのに空席の場合など、座席の利用状況がわかりづらい点も課題の一つです。

ミーティングのために3人分の座席予約をしたにもかかわらず、すでに他の人が使用しているなどのトラブルも起こりがちです。

予約状況と実際の利用状況のズレは、座席の効率的な利用の妨げとなるため、スムーズに利用できるような対策が必要です。

必要な座席が確保できない

座席管理システムに個々人用の予約機能しかない場合には、複数人での共同作業やミーティング時に、必要な座席が確保しづらくなります。

上記の共同作業やミーティングは、まとまった空き座席がないと成り立たず、スムーズな業務への障害となる場合もあります。

座席管理システムの導入には、複数人での利用も加味した対策も必要です。

座席管理における課題の解決策

フリーアドレスの座席管理における課題の解決策として、ルールの制定と座席管理システムの導入があります。

課題解決策の効力を発揮するには、システムの導入だけでなく、利用方法なども含めた従業員への徹底した周知も重要です。

システムの使い方や利点を周知し、ルールに沿って適切に活用するよう啓発することで、効果的なフリーアドレス環境の導入が可能になります。

利用ルールの制定

フリーアドレスのオフィスにおいて、ルールの明確化は特に重要です。

ルールがない状態では、業務に必要な座席の確保に支障が出たり、席の固定化によるフリーアドレスの形骸化などの混乱が起こったりするかもしれません。

座席の予約方法や利用条件の明確化、利用時間の制限、席の固定化防止などのルールを設けることで、快適なフリーアドレス環境を構築できます。

定期的にオフィス環境や業務の変化に合わせて、適切なルールを継続的に見直し、改善することも大切です。

「フリーアドレスルール」については、こちらの記事をご確認ください。

座席管理システムの活用

課題の対策となる機能を網羅した座席管理システムの活用も効果的です。

座席予約や利用状況、利用条件の設定などをシステムで管理することで、座席確保時の混乱を避け、スムーズなフリーアドレスの環境が実現できます。

座席管理システムの中には、定期的なデータ分析やレポーティング機能を備えている場合もあり、オフィス環境の改善や評価に活用することで、フリーアドレス制度の最適化が可能です。

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座席管理システムの種類

座席管理システムは、主に多機能型と座席管理特化型の2種類あります。

多機能型は、会議室予約やスケジュール管理、備品管理、入退館管理など様々な機能が搭載されており、幅広い用途での利用が可能です。

座席管理特化型は、座席の利用状況の確認や予約機能など、座席管理に特化した機能が搭載されています。

外部連携機能の有無などシステムによって違いがあるため、用途や予算に合わせた選定が必要です。

座席管理システムで比較するべき3つのポイント

座席管理システムを選定する際に比較するべき3つのポイントを解説します。

自社の状況に合わせた選定をすることで、快適なオフィス環境の構築が可能です。

利用時の認証方法

利用時の認証方法には、QRコードやスマホアプリ、ICカードを使うものなど様々な種類があります。

QRコードやスマホアプリは低コストで導入可能な反面、利用にはスマートフォンが必須です。

ICカードは、簡単に利用可能な反面、発行コストや紛失のリスクがあります。

どの認証方法を採択するか、利便性とコストを比較し検討しましょう。

外部システムとの連携

利用しているグループウェアや勤怠管理システムと連携しているか比較することは重要なポイントです。

複数のシステムを連携することで、各種情報の統合的な管理が可能となり、業務の効率化へとつながります。

サポート体制

サポート体制が整備されているかも重要なポイントです。

トラブル時の対応だけでなく、システム導入後のトレーニングや、マニュアルの提供なども含めた、総合的なサポートが求められます。

サポート体制の有無を十分に確認し、システム導入後に安心して利用できるかどうかも判断材料の一つとして検討しましょう。

座席管理システムに必要な機能

座席管理システムによくある課題を避けるために必要な機能をご紹介します。

会社の規模や状況に合わせて必要な機能を取捨選択し、最適な形で導入することが重要です。機能が多すぎるとルールも増えてしまい、かえって使いにくく、不便になってしまう可能性もあります。

事前に十分な検討を行い、利用者の利便性を考慮したシステムを導入しましょう。

コミュニケーション機能

フリーアドレス運用において、相手の場所を気にせず連絡が取れるコミュニケーション機能は重要なポイントです。

電話対応や来客時など、用事がある際にも相手を探す必要もなく、不要な混乱を避けられます。

すでに社内で使われている連絡ツールがある場合は、新システムへ一本化するか既存ツールと併用するかの検討が必要でしょう。

座席予約機能

必要に応じて座席を予約できる機能は必須です。

予約機能がないと、従業員は座席を見つけるのに迷ってしまう可能性があります。従業員にとって迷いは不安やストレスとなり、生産性向上を阻害する要因となりかねません。

予約機能があることで、従業員は自分の座席を確保できる安心感を覚え、業務に集中できるようになるでしょう。

会議室の予約機能

会議室の予約機能は、重複予約や混雑を避け、会議やミーティングをスムーズに行うために必要な機能の一つです。

通常の座席エリアとは異なる環境の会議室を利用することで、従業員間のコミュニケーションの促進や、新しいアイデアや発想を生み出す刺激的な場になります。

会議室は数に限りがある場合が多く、過剰な予約や利用により利便性が低下する可能性があるため、予約方法や利用ルールの明確化も重要です。

チェックイン・チェックアウト機能

座席のチェックイン・チェックアウト機能があると、席の利用状況をリアルタイムで把握でき、空席のミスマッチを防ぐことが可能です。

従業員が自分の手でチェックイン・チェックアウトすることで、従業員の座席に対する所有意識を軽減し、フリーアドレスの弊害となるデスクの私物化への対策にもなります。

導入に合わせて予約のキャンセルや変更のルールを明確にするなど、従業員間の公正性を確保し、想定外の利用方法への対策も必要です。

オフィス全体の座席の可視化

会議室を含めて全ての座席の状況をビジュアル的に可視化することで、座席システムの利便性が大幅に向上します。

座席の可視化は既存の従業員だけでなく、新入社員や訪問者など、オフィスを利用する全ての人にとって有益な機能です。

各座席や会議室の利用状況が一目でわかるため、複数人での作業や一人で仕事に集中できる席など、用途に合わせた座席選びが可能になります。

円滑なオフィス利用のためにも、座席状況の可視化は、最も重要な機能の一つといえます。

まとめ

フリーアドレスの座席管理には多くの課題がありますが、座席管理システムの導入や利用ルールの制定をし、課題を解決することで、快適で効果的なオフィス運営が可能となります。快適なオフィス環境は、社員の満足度向上に大きな影響を与える重要な要素です。

フリーアドレスの導入で起こりうる課題や対策を把握し、適切なシステム選定やルールの制定を検討してみてはいかがでしょうか。

フリーアドレスの導入に合わせて「タレントパレット」の活用をおすすめします。

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