こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

フリーアドレスを導入するにあたり、従業員の私物をどのように管理するかお悩みの方も多いのではないでしょうか。フリーアドレスは柔軟な働き方に対応できる一方で、収納に関する課題が生じやすくなるため、企業が対策を行うことが重要です。

この記事では私物を収納するための具体的な方法や、おすすめの商品を紹介します。成功するためのポイントも解説するので参考にしてください。

フリーアドレスで収納対策が重要な理由

フリーアドレスとは個人専用の固定席を持たず、好きな席を選んで仕事を行えるワークスタイルを指します。

固定席がないので、従来のようにデスクに書類や私物を置いておくことができません。そのため、私物を収納したり、持ち運んだりしやすい環境を準備する必要があります。

収納対策を怠ると特定のデスクを占領する従業員が現れて、結果的に席が固定化してしまうかもしれません。私物の管理体制が甘いと、貴重品の紛失やセキュリティ事故など重大な問題に発展する可能性もあります。

フリーアドレスを効果的に実施するためには、収納対策を徹底することが重要です。

フリーアドレスの私物収納でよくある課題

フリーアドレスを導入すると収納に関する様々な問題が発生します。よくある課題について解説するので、あらかじめ対策を考えておきましょう。

デスク周りが散らかる

フリーアドレスでは、デスクの上に書類や私物が散らかりやすくなります。

スペースが足りなければ、床に荷物を置くこともあるでしょう。通路に私物が散乱すると通行の妨げになる恐れがあるので注意が必要です。

また、デスク周りが散らかっていると余計な情報が目に入るため、集中力が下がりやすくなります。仕事に必要な道具を探し出すのに時間がかかり、生産性の低下にもつながるでしょう。

私物の持ち運びに手間がかかる

個人デスクではないので荷物を置いたままにできず、私物の持ち運びに手間がかかります。誰もが自由にデスクを使用できるため、セキュリティの観点からパソコンや貴重品は常に持ち運ぶ必要があるでしょう。

また、外出時や会議などで長時間離席するたびにデスク周りを片付けなければなりません。収納方法を工夫しないと、ムダな時間や労力がかかり従業員がストレスを抱えてしまいます。

私物の紛失・盗難リスクがある

荷物を持ち運ぶ機会が増えることで、私物の紛失リスクが高まります。デスクの上に置いた私物を他人が故意に、あるいは誤って持ち去ってしまう可能性も考えられるでしょう。

それぞれのデスクの使用者を把握することが難しく、使用者以外の人がデスクを触っていても気がつきにくいという問題もあります。情報漏えいリスクもあるため、パソコンや重要書類の取り扱いには細心の注意を払ってください。

フリーアドレスオフィスの環境を整備する方法

フリーアドレスの課題を解決するためには、企業側がオフィス環境を整備することが重要です。

個人ロッカーを設置する

まずは、フリーアドレスを導入する従業員に対して個人ロッカーを用意します。パソコンや書類が十分に収納できる大きさのものを選びましょう。

セキュリティ対策として施錠できることは必須です。鍵で施錠するタイプもありますが、従業員が多いと鍵の管理が手間になる恐れがあります。ダイヤル式やオートロックなど、キーレスタイプがおすすめです。

郵便物を多く取り扱う会社なら、メールボックスとして使用できる投函口付きのタイプがよいでしょう。ケーブル口が付いたものを選べば、パソコンなどを収納しながら充電できて便利です。

共有の収納スペースを用意する

個人ロッカーに入りきらないコートやジャケット、ブーツなどを収納するスペースも用意してください。ハンガーラックを設置するだけでもよいのですが、スペースに余裕があるなら多人数用のロッカーがおすすめです。

従業員が快適に使用できるように、以下のような区分けをするなど工夫しましょう。

• 女性用と男性用
• 喫煙者用と非喫煙者用

社内書類のペーパーレス化を進める

フリーアドレスを導入する前に、社内書類のペーパーレス化を進めることも有効です。紙の書類を電子データ化することで、書類棚などの収納スペースに余裕が生まれます。

社内書類が多い場合は、ペーパーレスの対象範囲を決めることから始めましょう。部署で共有している書類や、頻繁に閲覧する書類から電子化するのが一般的です。

また、ペーパーレスには業務をシステム化できるというメリットがあります。上司が近くにいるとは限らないため、紙で行っていた申請・承認作業をシステム化すれば業務の効率化が可能です。

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オフィス内で共有できる文具を用意する

オフィス内で文具を共有することで、私物を持ち運ぶ負担や紛失リスクを軽減できます。

ボールペンや付箋など、業務で使用する文具の定番品を決めて一括で購入するとよいでしょう。文具代を経費精算している場合、一括購入したほうがコストを削減できます。

トラブル防止のためには、共有文具の使用に関するルールを定めることが大切です。使用したら必ず元の位置に返却する、在庫切れに気がついたら速やかに担当者へ報告するなど、従業員が気持ちよく業務を行える体制を整えましょう。

落とし物ボックスを設置する

フリーアドレスを導入する際は、社内に落とし物ボックスを設置するようおすすめします。前に座っていた人の私物が置かれたままになっていても、持ち主を探すことが難しいためです。

落とし物ボックスは総務やラウンジスペースなど、わかりやすい場所に設置してください。社内メールや掲示板で落とし物のアナウンスをすると回収されやすくなります。

「1か月以内に持ち主が見つからなければ処分する」など、保管期限を決めて管理するとよいでしょう。

フリーアドレスの私物収納で従業員が取るべき対策

企業側がフリーアドレスオフィスの環境を整えても、従業員の協力がなければ収納の課題は解決できません。従業員が取るべき対策についてルールを定めて、周知するとよいでしょう。

私物の持ち込みは必要最小限にしてもらう

業務に必要のない私物は持ち込ませないようにしましょう。企業側が収納スペースを十分確保していても、従業員の荷物が必要以上に増えてしまうと対処しきれません。

貴重品は最小限にまとめてロッカーに保管するか、常に持ち歩ける状態にしておくと安全です。盗難・紛失リスクを防ぐためには、必要のない私物を持ち込まないことが大切だと理解してもらいましょう。

不要な書類を溜め込ませない

不要な書類を溜め込んでいると収納スペースが圧迫されます。書類を整理するために、従業員が保管している書類を3つに分類してみましょう。

• 個人書類：個人で閲覧する書類
• 共有書類：チームや部署で共有している書類
• 重要書類：機密文書、原本の保管が必要な書類

それぞれの書類をどのように管理・保管するか、ルールを決めることが大切です。

個人書類は保管期限を決めて、期限が切れたものは廃棄させます。共有書類は電子データ化するとよいでしょう。重要書類は閲覧頻度の高いものだけ社内保管して、残りは外部倉庫に保管するといった方法があります。

収納アイテムの活用をすすめる

デスク周りを整理するために、収納アイテムの活用をすすめましょう。個人ロッカーにそのまま収納できるようなファイルボックスや小物入れがおすすめです。

書類や小物が散らばっていると、持ち運びに時間がかかってしまいます。日頃から整理整頓を心がければ生産性の向上にもつながります。

フリーアドレスの私物収納におすすめの商品と選び方

フリーアドレスで私物を収納するときにおすすめの商品を紹介します。選び方もあわせて解説するので、参考にしてください。

ワゴン

デスク横に設置する、キャスター付きのワゴンです。個人ロッカーに入れるのが不安な貴重品や、その日に使う書類などを収納できます。オフィスで使えるワゴンは以下の2種類です。

• 天板付きタイプ
• オープンタイプ

脇机のような天板付きタイプなら、天板部分をデスクの延長として活用できます。

荷物の置きやすさを重視するなら天板のないオープンタイプがよいでしょう。カバンをそのまま置くこともできるので、床に直接置くよりも衛生的です。ワゴンごと移動する機会が多い場合は、コンパクトで軽いものを選んでください。

社内持ち運びバッグ

フリーアドレスオフィスでは社内用のバッグが欠かせません。パソコンや書類をまとめて入れておけばスムーズに社内を移動できます。

業務が終了したらそのままロッカーに収納して、始業時はバッグごと取り出すだけで済むので、非常に便利なアイテムです。

ショルダータイプなら両手をふさがずに持ち運び可能です。荷物の出し入れがしやすいのは、マチが広くて自立するタイプ。使い勝手を重視するならポケットが多いものを選ぶとよいでしょう。

カバンフック

省スペースで収納したい場合はカバンフックがおすすめです。ワゴンやハンガーラックがなくても、簡単にバッグを掛けて収納できます。

取り付ける場所はデスクの下やイスなど商品によって異なるので、使い勝手がよいものを選びましょう。折りたたんでバッグに取り付けられるタイプなら外出先でも使えます。

ファイルボックス・小物入れ

書類や私物が多い場合は、ファイルボックスや小物入れを活用しましょう。荷物を持ち運ぶときに便利な、持ち手の付いたタイプがおすすめです。

文具と同じようにまとめて購入して、オフィス内で共有してもよいでしょう。使用用途に合わせて使いやすいサイズや素材を選んでください。

フリーアドレスの収納・私物管理を成功させるポイント

フリーアドレスで収納対策を行う際のポイントを解説します。

フリーアドレスの運用ルールを定める

収納や私物管理に関するルールを定めて、従業員に周知することが重要です。例えば以下のようなルールが挙げられます。

• 私物の持ち込みは必要最小限にする
• 離席・退社時はデスク上の荷物を全て片付ける
• 通路や足元に物を置かない

ルールを周知するだけでなく、定着させるための仕組みづくりも大切です。フリーアドレスを開始する前に、従業員に向けて説明会を実施しましょう。収納や私物管理の重要性を伝えた上で、ルールが徹底されているかどうか定期的に確認してください。

「フリーアドレスルール」については、こちらの記事をご確認ください。

個人ロッカーの割り当てを定期的に変更する

個人ロッカーの割り当ては定期的に変更するようおすすめします。長期間同じロッカーを割り当てていると私物化されたり、整理整頓ができずに書類の管理がずさんになったりする恐れがあるためです。

異動や退職でロッカーの利用を終了する場合は、必ず返却手続きを行いましょう。定期的に利用状況を確認することで、空いているロッカーを効率よく活用できるようになります。

オフィス環境を常に最適化する

定期的にオフィス内の状況をチェックして、改善を図りましょう。収納対策だけでなく、清掃や整理整頓の習慣が定着するとオフィスをきれいに保つことができます。

アンケートなどを利用して従業員の声を取り入れることも効果的です。収納や私物管理に関する問題が発覚した場合は、環境やルールを見直すといった対応が必要です。

まとめ

フリーアドレスは固定席がないので、従業員の私物を収納するスペースや、持ち運ぶためのアイテムを用意する必要があります。また、収納に関するルールを定めて周知することも重要です。

タレントパレットの機能を活用すれば、フリーアドレスに関する教育や、社内アンケートも簡単に行えます。さらに、フリーアドレスにおける複雑な労務管理を効率化できますので、ぜひお気軽にお問合せください。

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