こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
上司が部下に対して人事評価を伝え、課題共有や目標設定することを主な目的とした面談を、フィードバック面談といいます。
本記事ではフィードバック面談の具体的な進め方、効果的な面談を行うためのポイント、メリット、注意点について解説します。
フィードバック面談とは
フィードバック面談は、上司が人事評価の結果や業務内の課題などを部下に伝え、課題点や次の行動目標などを共有するための面談です。ビジネスにおけるフィードバックとは、業務のプロセスや成果について、他者が意見や評価、改善点、良かった点などを伝えることを指します。フィードバック面談の主な目的は、部下のモチベーション向上や人材育成、課題・目標の共有、目標設定です。
現在の人事評価を上司が部下に有し、部下に課題があれば解決策について話し合います。上司はフィードバック面談を通じて、部下に適切な言葉をかけなければなりません。ネガティブな面を一方的に伝えるだけでは、部下の士気が低下することがあるため注意が必要です。フィードバック面談は、上司のマネジメント力が問われる場ともいえます。
フィードバックとは
フィードバックはもともとシステム関連の用語で、「出力された信号を制御や修正などを目的とし入力側に返すこと」を意味します。
転じて、ビジネスにおいては「業務のプロセスや成果について、他者が意見や評価、改善点、良かった点などを伝えること」という意味で使われています。上司が部下に対して行う以外に、チーム内のメンバー同士でフィードバックを行うこともあるでしょう。
フィードバックを適切に行うと、部下のモチベーションアップや業務効率化などが期待できます。一方、フィードバックが不適切な場合は、モチベーションの低下につながることがあるため注意が必要です。フィードバックについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
「フィードバック」については、こちらの記事をご確認ください。
フィードバック面談の進め方
適切なフィードバック面談を行うには、事前準備が欠かせません。ここでは、上司と部下が一対一で行うフィードバック面談の進め方について解説します。
事前準備
事前準備としてフィードバック面談のスケジュールを決め、部下に伝えておきましょう。会社によっては、会議室などを押さえておかなければなりません。上司は人事評価を確認し、効果的な伝え方を検討します。フィードバック面談の結果、部下のモチベーションを下げることがないように準備しましょう。
人事評価の結果が芳しくない場合であっても、悪いことだけを伝えるのではなく、必ず相手の良い面についても触れるよう心がけてください。フィードバック面談は、部下の人格を否定する場ではありません。相手を傷つけないように、適切な言葉で伝えましょう。
評価は、客観的かつ論理的でなければなりません。どうしてそのような評価になったのか、相手が理解できるよう客観的な理由を伝えられるように準備しておきましょう。事前にフィードバックシートを作成しておくと、伝える内容に漏れがありません。また、次回以降のフィードバック面談などで、面談の効果を確認することもできます。フィードバックシートについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
「フィードバックシート」については、こちらの記事をご確認ください。
自己評価を確認する
面談の冒頭は、雑談などで話しやすい空気を作りましょう。その後、部下自身の自己評価を確認します。部下自身に考える力を養ってもらうためにも、他者評価とのブレがどれだけあるか確認するためにも、自己評価の確認は欠かせません。
こちらの評価を伝える
次に会社としての人事評価や、上司自身の評価を伝えましょう。上司個人の主観的な意見ではなく、客観的な評価を伝えることが大切です。どうしてこの評価となったのか、具体的な理由をわかりやすく伝えます。先ほど聞いた部下自身の評価との差異や理由を詳しく説明すると、評価に対する理解が高まるでしょう。
課題共有と目標設定
評価をもとに、現状の課題を共有します。どこをどのように改善してほしいのか、具体的にわかりやすく伝えましょう。
課題を踏まえて、目標設定を行います。目標設定を行う際は、本人の今のスキルや能力を把握しておくことが欠かせません。能力以上の目標を設定すると達成できず、モチベーション低下につながるおそれがあるからです。
目標は数値など、具体的なものに設定すると達成度を容易に確認できます。目標はフィードバックシートに書き込んでおくと、いつでも見返すことができます。
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フィードバック面談の効果を高める3つのポイント
フィードバック面談には時間がかかるため、できるだけ効果の高い面談を行いましょう。ここでは、効果を高めるポイントを3つ解説します。
感情的にならない
フィードバック面談では、感情的にならないよう気を付けましょう。感情を表に出すと、部下は心を閉ざしてしまい、本来の目的が達成されないことがあるため注意が必要です。
客観的に伝える
自分の主観で部下をジャッジすると、不要なバイアスがかかります。主観で評価されると、部下は素直に話を聞くことができません。起こった出来事や評価の理由を客観的に伝え、部下自身の気持ちや言葉、具体的な目標を引き出すように努めましょう。
面談の目的を決めておく
上司と部下との関係は、一律ではないでしょう。そのため、フィードバック面談に際して、上司としての目的も定めておきましょう。相互理解が深まっていない部下との面談では「相互理解」を目的としても構いません。ある程度成長している部下であれば、「次のステップ」を互いに確認することを目的とします。部下によって設定すべき目的は異なるため、事前にある程度決めておきましょう。
フィードバック面談のメリット
これから、フィードバック面談の導入の可否を検討する企業もあるでしょう。ここでは、フィードバック面談を行うメリットについて解説します。
モチベーションアップ
フィードバック面談では課題点だけでなく、部下の良かった行動や評価も伝えましょう。部下は自分の行動がきちんと評価されていることがわかるため、モチベーションアップが期待できます。
人材育成
フィードバック面談は、人事評価をもとに上司と部下とが課題点を把握し、改善策を出す場です。その過程で、これから成長するための方法は何か、何を意識すれば良いのか、自分の成長に必要なものは何かを具体的に把握できます。
一方的な評価の押し付けではなく、課題点をともに把握し、次の目標を定めて進んで行くため、部下の人材育成につながる点はメリットです。
課題の共有
フィードバック面談は、上司の話を一方的に伝えるだけでなく、部下から話を聞き出す場でもあります。上司と部下の双方が課題や悩み、今後の目標を共有できる点もメリットといえるでしょう。
フィードバック面談を行う際の注意点
効果的なフィードバック面談を行うために、いくつか注意しなければならないことがあります。ここでは、注意点について見ていきましょう。
部下の気持ちに寄り添う
フィードバック面談を、マイナス評価や課題を一方的に伝えるだけの場にしてはいけません。ポジティブな面も必ず添えて、モチベーション低下につながらないように気を付けましょう。部下の現状や気持ち、悩みなどを聞き出した上で、課題の共有や目標設定を一緒に行うことも大切です。いずれにしても、部下の気持ちに寄り添いながら対話しましょう。
一方的に話す場にしない
部下に対して、上司が一方的に話をする場にならないよう注意しましょう。部下の考えや意見、悩みを聞き出すことも大切です。フィードバック面談では、上司のマネジメント力も問われます。フィードバック面談を効率的に行うのは簡単ではありません。必要に応じて、上司に対して面談の研修を行っても良いでしょう。
まとめ
フィードバック面談は、上司が部下に対して人事評価を伝える場です。ただし、一方的に評価を伝えるだけでは、効果的なフィードバックは行えません。上司と部下が現状や今の課題を共有し、新たな目標を立てることが大切です。
部下のモチベーションを下げないよう、伝え方にも配慮が必要です。課題点や注意点だけを伝えるのではなく、必ず良い点も伝えましょう。有意義なフィードバック面談を行うためには、部下の人材育成やモチベーション向上につながるよう意識することが大切です。
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