こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
会議やミーティングが円滑に進行し、問題解決に導くようサポートすることを、ファシリテーションといいます。ファシリテーションを行う人がファシリテーターです。
本記事ではファシリテーションのコツ、役立つ実践例や手法について解説します。
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、複数の人が集まって行う会議やミーティング、プロジェクトなどにおいて、参加者の意見を引き出し、問題解決に導くことです。
かつて、会議といえば「トップダウン」で上の意見を下に伝える場だったという企業もあるでしょう。しかし、変化が激しく多様性を重んじる今は、トップダウンではなく「横の関係」を大切にし、皆の意見を引き出してまとめながら事業を進めていくことが求められています。
そのため、多くの人の意見を引き出して、納得できる結論を導くファシリテーションが注目を浴びているのです。
ファシリテーションを行う人をファシリテーターといいます。ファシリテーターは会議を円滑に進行し、目的を達成するためにサポートする役割を担います。会議の目的を把握した上で参加者から必要な意見を引き出し、適切にまとめなければなりません。ファシリテーターについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をどうぞ。
「ファシリテーター」については、こちらの記事をご確認ください。
司会との違い
司会は、会議をスムーズに進行する役割を担います。会議をスムーズに進行する必要がありますが、事前準備や参加者から多くの意見を引き出すこと、最終的な結論を引き出すことは求められません。ファシリテーターは会議のスムーズな進行だけでなく、念入りな準備や、参加者から意見を数多く引き出すこと、多くの人が納得する結論を導き出すことが求められる点が異なります。
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ファシリテーターとして会議を成功させるコツ7選
ここでは、ファシリテーターとして会議を成功させるためのコツを見ていきましょう。
1.ゴールを設定しておく
打ち合わせの段階で、会議のテーマや参加者の顔ぶれを把握して、あらかじめゴールを設定しておきましょう。ゴールを設定することで、「ゴールに向かうにあたって参加者の知識は十分か」「会議時間はどのくらいが適切か」「メンバーに過不足はないか」など、様々なことを確認できます。
2.入念な事前準備
会議を行う前には、事前準備が必要です。まず、参加者と論点や課題を共有します。場合によっては、資料の準備が必要になることもあるでしょう。会議をスムーズに進めるためには、事前準備が欠かせません。
3.発言しやすい雰囲気を作る
多くの人が納得できる結論を導くためには、多くの参加者の意見を聞く必要があります。充実した会議にするためには場を和ませて、参加者全員が発言しやすい雰囲気を作りましょう。
4.板書する
参加者の意見をホワイトボードなどに板書すると議論が本筋から大きく逸れることがありません。参加者も、今どのように議論が進んでいるのかを目で見て把握できるため、会議が円滑に進みやすくなるでしょう。
ファシリテーターだけでは手が回らない場合は、別途書記役を置くとスムーズです。
5.必要に応じて話を整理する
会議の途中で話が脱線したり、先が見えなくなったりした場合は、その都度話を整理して軌道修正しましょう。スムーズに会議を進めるためには、議論が本題に沿っているかどうか、常に確認する必要があります。
6.会議後のアクションを明確にする
会議で結論が出たら、それに沿って具体的にどのようなアクションを起こすのか、確認しましょう。取るべきアクションを言葉にすることで、参加者はイメージがより明確になり、スムーズに実践できます。
7.議事録の作成
会議が終わったら、できるだけ早く会議の内容を共有します。参加者の記憶が新しいうちに、議事録を作成・共有することを意識しましょう。議事録を丁寧に作成する時間が取れない場合は、会議での板書を写真に撮って共有する、会議中にPCで会議のメモを取り、それをそのまま共有するという方法もあります。
ファシリテーションに役立つ！5つのフレーズ
ファシリテーターとして使いたい、会議で役立つフレーズを5つ紹介します。
会議を始める
会議の最初の挨拶です。
「時間になりましたので、会議を始めます。本日はご多忙の中お集まりいただきありがとうございます。」
その後、自分の所属部署や名前を名乗りましょう。
会議の目的を伝える
会議の目的を共有します。
「今回の会議の目的は〇〇です。××に関する議論（決定・承認など）を行う場にしたいと考えています。会議の終了予定時間は〇時〇分です。よろしくお願いいたします」
終了予定時間を伝えることで、時間どおりに進行しやすくなるでしょう。
話を整理する
話の整理や軌道修正の際に使えるフレーズを2つ紹介します。
話が脱線した場合：「活発な意見をありがとうございます。しかし、今回の会議の趣旨からは離れています。この話はまた別の機会にするとして、本題に戻りたいと思います」
多くの意見が出てきた場合：「このあたり一度、これまで出た意見を整理しましょう」
話が脱線すると会議時間が伸びることがあるため、注意が必要です。結論にたどり着かないおそれもあります。脱線したと思ったら、早めに話をまとめましょう。
質問を募る
誰からも質問が出ない場合は、以下のフレーズで質問を募ります。
「ここまでの内容について、質問がある方はいらっしゃいませんか？」
誰からも質問が出ない場合は、具体的に「〇〇課長、この件についてどのような意見をお持ちですか？」などと、名指しで意見を聞きましょう。
会議を締める
会議の締めのフレーズは、以下のとおりです。
「終了時刻が近づいてまいりましたので、本会議をまとめようと思います」
会議を振り返ってまとめた後、締めの挨拶をします。
「本日の会議は以上です。皆様の活発な議論のお陰で、〇〇の決定に至りました。ありがとうございました」
できるだけ、時間内に終わらせるよう心がけましょう。
まとめ
会議やミーティングを円滑に進行し、結論を導き出す人をファシリテーターといいます。スムーズに会議を進めるコツは、会議の事前準備を入念に行うことです。参加メンバーの顔触れを確認し、事前にシミュレーションを行い、スムーズな進行を目指しましょう。
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