そもそも人事考課とは？
人事考課とは、社員の業績や能力などを評価する制度のことです。評価結果は、社員の給与や賞与などに反映する際に利用されます。具体的な評価の流れとしては、人事考課用のシートに評価者と社員がそれぞれに割り当てられた項目に記載し、シートの記載内容をもとに面談や査定を行うことが多いです。
人事考課を実施する目的とは？
なぜ多くの企業が人事考課を行うのでしょうか。企業が評価制度として人事考課を実施する目的について解説します。
従業員の能力を把握するため
人事考課の実施により、業績だけではわからない社員の能力や仕事への取り組み方などを詳細に把握できます。業績に直接貢献はしていないものの、組織貢献の著しい社員を発見したり、逆にたまたま業績を上げただけの社員を見極めることも可能です。
社員の能力を見極められれば、そのデータをもとに、社員の能力やスキルを最大限に活用できる部署・ポストへの人事配置へ活用できます。
人材育成を促すため
人事考課は社員の業績や能力を評価するだけでなく、社員自身が抱える課題を認識してもらえる貴重な機会にもなります。日々の仕事を振り返って見つめ直したり、上司が将来的な方向性を示したりすることで、社員の成長にもつながることが期待できます。
考課がなければ、社員はただなんとなく日々の業務をこなしてしまうでしょう。
モチベーションを向上させるため
人事考課によって適切な評価を行うことで、社員のモチベーションが向上します。仕事に見合った給与や賞与、役職などになれば、社員はこれまで以上に仕事への意欲を高められるでしょう。社員一人ひとりのモチベーションが向上すれば、会社全体の生産性を高めることにつながります。
組織に貢献した社員には相応の評価を与えるべきです。
効果的な人事考課面談を実施する場合のポイントとは？
人事考課を行なったのち、評価者と評価を受けた社員とで人事考課面談を行う必要があります。ここで社員が不満を抱いたり、疑問がそのままにならないようフォローするようにしましょう。
人事考課面談を効果的なものにするために、以下のポイントを参考にしてください。
面談を行う目的を従業員に伝える
評価者は面談を行う前に、社員に実施目的を伝える必要があります。なぜなら、面談を行うことに関する認識がズレていると、両者が納得できる評価の落としどころを見つけられないからです。前述した人事考課の目的を社員に簡潔に説明し、同じ認識をもった上で面談を始めるようにします。
また、面談は所定の期間中の仕事を振り返り、社員の今後の目標を明確にするために必要だという点も忘れずに伝えましょう。
静かな場所と30分～1時間程度の時間を確保する
面談を実施する際、静かな場所の確保や30分～1時間程度の時間を作ることも重要なポイントです。静かな場所で面談を行う理由としては、次のようなものが挙げられます。
- 周囲の雑音を気にせずに面談に集中できる
- 話しやすい雰囲気を作りやすくなる
また、面談の時間をしっかり確保して1対1で話しあえる環境を整えることで、社員に「面談は重要なもの」といった認識を持ってもらいやすいです。社員としっかりコミュニケーションをとるために必要な時間を検討してみましょう。
話がしやすい雰囲気を作る
面談はいきなり本題から入るのではなく、まずはアイスブレイクから始めて雑談などで和やかな雰囲気を作りましょう。お互いに緊張した状態で本題を進めると、話しづらい雰囲気になるので注意が必要です。
また、評価者は社員が自由に回答できるように、質問の仕方を工夫しましょう。例えば、回答の選択肢を先に絞るのをやめるだけでも、社員の自由な発言が期待できます。
評価者の体勢も重要です。腕組みや背もたれに寄りかかるのをやめ、社員を正面から見るようにしましょう。社員によっては姿勢だけで威圧感を感じますので、オープンな体勢を心がけましょう。
従業員の話を遮らないように注意する
社員が話をしている途中で気になることがあっても、話が終わるまで待ちましょう。そうすれば、社員が「話を遮らずに聞いてもらえた」という満足感を得られます。話を遮ってしまうと、何の話をしていたのかわからなくなったり、気持ち良く話していた社員の気分を害してしまったり、萎縮させてしまったりするので気を付けてください。
気になることはメモをとっておき、社員が話し終えてから質問するようにしましょう。
前期のフィードバックを分かりやすく伝える
面談では、前期の評価をわかりやすく伝えることが大切です。評価の良し悪しにかかわらず、前期の評価内容とその理由を社員に伝えます。社員が評価に納得できるように不満や疑問がないかを聞き出し、面談の場で解消できるようフォローしましょう。
来期の従業員に対する期待を伝える
面談の最後には、来期への期待を社員に伝えましょう。会社からの期待されていると話すことで、社員のモチベーションの向上につなげられます。明るい雰囲気で面談を終えられるように、来期への期待を伝えるタイミングは面談の後半にもってくることをおすすめします。
人事考課面談で起きやすい問題とは？
人事考課面談は、社員とのコミュニケーションをとる際に重要な場です。面談で失敗しないためにも、面談で起きやすい問題を確認しておきましょう。
評価面談をしっかり実施できていない
面談の時間が短かったり、十分なコミュニケーションがとれていなかったりすると、評価面談をしっかりと実施できなくなります。特に、日々の業務に追われている部署では、面談を行うための時間すら確保できないこともあるでしょう。この場合は、年間スケジュールであらかじめ面談の時間を組み込んでおくなどの対策が必要です。
雰囲気がぎこちなくて、従業員が話しづらい
話しやすい雰囲気を作れず、面談の失敗を引き起こす場合があります。上司と密室で二人きりで話す状態は、誰でも緊張するものです。特に、普段の会話が少ない上司や高圧的に発言する上司の場合、社員は身構えてしまうので実態の把握が難しくなるでしょう。
過剰なプレッシャーをかけないためにも、社員の話にはうなずいたり相槌を打つ、評価者の話の後には質問がないか確認するなど、相手の話を聞く姿勢を伝えることが重要です。
従業員から評価に対する納得感を得られていない
上司が社員の一部の行動だけで評価するなどした場合、社員から評価に対する納得感を得られない可能性があります。日頃の頑張りが評価に反映されていなければ、社員は不満を感じるだけでなく、会社への不信感を募らせることになるので注意が必要です。社員から素直な意見が聞けるような雰囲気を作ること、評価者から社員に疑問がないか確認するなどの工夫をしましょう。
人事考課面談で問題が発生する原因とは？
人事考課面談で上記のような問題が発生してしまう原因について詳しく解説します。
心理的バイアスがかかっている
評価者は心理的バイアスがかかっていると、客観的に社員を評価できないことがあります。心理的バイアスの種類について詳しく見ていきましょう。
心理的バイアス1：近接誤差
近接誤差とは、以前の記憶よりも直近の出来事の方が記憶に残りやすいバイアスのことです。近接誤差による心理的バイアスがかかった状態で社員の評価を行うと、期初の出来事よりも最近の出来事を人事考課に反映させる傾向が見られます。評価者は、偏った評価にならないように期初の出来事についても正当な評価を行うように注意する必要があります。
心理的バイアス2：ハロー効果
ハロー効果とは、優れた印象につられて全体の評価も良くなってしまうバイアスのことを言います。ハロー効果による人事考課のバイアスを防ぐためには、評価項目別に事実を切り分けて客観的な評価を行う意識が必要不可欠です。
心理的バイアス3：中心化効果
中心化効果とは、評価が中央値に偏るバイアスを指します。社員ごとに評価の優劣をつけられないため、平均的な評価を受ける社員が増えてしまいやすいです。これを防ぐためには、評価者が正確な評価を下せるように、明確な評価基準を設ける必要があります。
面談の重要性を理解していない
評価者と社員、もしくはどちらか一方が面談の重要性を理解していない場合、中身がない話し合いで終わってしまうことがあります。重要性を理解できていない状態で面談を行っても、時間をムダにするだけです。面談が人事考課にとってどれほど重要なものであるかを理解してもらうためには、研修や情報発信などを積極的に行う必要があるでしょう。
人事考課面談で使えるフレーズを紹介
人事考課面談では、普段以上に評価者の伝え方が重要になります。この章で、人事考課面談で使えるフレーズを確認して、効果的な面談を行うポイントを押さえましょう。
成果を承認するフレーズ
どんな小さな成果でも評価者が社員を肯定できれば、社員の自信につながります。社員に伝えるフレーズ例として、「日頃の頑張りが成果につながったね」や「前期に比べてこの点は成長がみられるね」などが有効です。高い評価がつけられない場合でも社員の小さな成長を褒められるため、社員は自然と笑顔になりやすく和やかな雰囲気で面談を行えるでしょう。
問題解決を問いかけるフレーズ
社員に対して自発的な回答を求める場合は、イエス・ノーで答えられる質問の仕方は避けましょう。問題解決を問いかけるなら、「どうすればこの課題を解決できると思う？」といったフレーズを社員に投げかけます。社員自身に問いかけることで、社員の問題解決力を養えます。社員が回答を導き出せるように、評価者は必要最低限のサポートをしましょう。
従業員をサポートするフレーズ
評価者が投げかけた質問に対して、社員が回答に詰まっている場合は、さりげなくサポートするフレーズを活用しましょう。たとえば、「一緒に課題を振り返ってみよう」など、社員に寄り添う姿勢をみせることが大切です。社員が答えを自分で見つけられるようにサポートしてあげましょう。
従業員に強みを気付かせるフレーズ
自己評価が低い、強みを活かせないといった社員に対しては、強みを気付かせるフレーズを使用するのがおすすめです。フレーズ例として、「あなたは気付いていないかもしれないけれど、この部分があなたの強みだね」などが有効です。
社員の中には視野が狭くなっている人もいるため、なかなか自分の強みに気付かないケースもあります。評価者が指摘することで、社員の自信につなげられるでしょう。
流行りの1on1とは？
1on1による面談を実施する企業が増えています。1on1とは、定期的に上司と部下が1対1で面談を行うことです。元々は、アメリカの企業間で広まった面談方法です。1on1を行うことで社員が抱える課題の解決策を上司が一緒に考えたり、将来の方向性を決めたりなど人材育成につながる効果も期待できます。
また、1on1での面談記録をしっかりと記録しておけば、次回の面談時の参考資料や社員自身の振り返りに活用できます。この時、タレントマネジメントシステムなどを活用すれば、発言の傾向に気づいたり、異動時の引き継ぎがスムーズにいくなどのメリットがあるでしょう。
まとめ
人事考課面談を効果的に実施するためには、評価者と社員の両者が目的や重要性を理解していなければなりません。同じ認識をもってこそ、互いに信頼して本音を話せる雰囲気を作れるようになります。また、評価者は評価の正当性を説明するためにも、社員に関するデータを正確に分析する必要があります。
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