評価制度とは、社員の能力や業務の成果を評価するための制度です。自社で評価制度の導入を検討しており、具体的な方法や種類について知りたいと考えている担当者もいるでしょう。この記事では、評価制度の導入目的、作り方の手順、ポイントなどを解説します。システム化の事例も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
評価制度とは？
評価制度とは、企業があらかじめ掲げている指針をもとにし、社員の能力、業務に対する姿勢、成果、貢献度などを評価する仕組みです。評価制度は単に社員を評価するだけでなく、等級制度や報酬制度などの基準としている会社も多くみられます。
等級制度は社員の等級に応じた処遇を与える制度であり、報酬制度は社員の働きぶりを評価して報酬を決定する制度です。いずれも仕事の取り組み方、業績、スキルなどが等級や報酬を決める基準になるため、評価制度と連動できます。
評価制度の導入目的
評価制度を導入する目的は、企業によってさまざまです。ここでは、評価制度の主な導入目的について解説します。
ビジョンの浸透
評価制度を設計するには、企業のビジョンを明らかにして社員へ共有する必要があります。評価制度は、企業の方針や重視する事柄をもとに設計するからです。社員が正しい評価を受けられるよう、評価制度の内容やベースになっている自社のビジョンに関する周知の徹底が求められます。周知が成功すれば、社員の行動と企業理念をリンクさせることが可能です。
評価制度を導入すると社員を評価する基準が明確になるだけでなく、ビジョンを社内に浸透させて全体の方向性をそろえられます。
処遇の決定
評価制度は、適切に処遇を決定するために役立ちます。すでに述べたとおり、評価制度は等級制度の基準です。明確な評価制度がなければ、評価の担当者の主観で処遇を決定する恐れがあります。その場合、社員ごとの処遇に不公平が生まれ、社員が不満をもつ原因になりかねません。明確な評価制度があると誰もが納得できる基準に基づいて等級を決定でき、公平な処遇を実現できます。
人材育成
評価制度を活用すれば、効果的な人材育成にもつなげられます。評価制度に基づいて評価を行うと、社員のスキルや能力の把握が可能です。社員の状況について正確なデータを集められるため、それぞれにとって最適な教育方法を取り入れやすくなります。
なお、評価制度の下では、社員自身も自社のビジョンに基づく目標を意識して日々の業務に取り組まなければなりません。よって、自社が求める人物像への成長を促せます。
人材配置
評価制度により社員の能力や得意分野も把握できるため、人材配置の最適化を実現可能です。より適切な人材配置ができれば、社員のパフォーマンスも向上します。
従来、日本では年功序列や終身雇用が一般的でした。しかし、そのような制度は時代に合わなくなり、取りやめる企業も増えている状況です。能力や成果を重視する評価制度を導入すると、社員の特性を生かして自社の成長を促す効果を期待できます。
評価制度の導入率
中小企業白書によると、企業規模別の評価制度の導入率は以下のとおりです。
・5〜20人：35%
・21人〜50人：57.2%
・51〜100人：72.5%
・101人以上：87.2%
つまり、企業規模が大きいほど、評価制度も積極的に行われているとわかります。すでに触れたとおり、評価制度は、時代の変化に対応して成果を出すうえで重要です。人材の質をはじめとする無形資産への投資は、企業が付加価値を生みながら成長するための方法としても重視されつつあります。よって、多くの企業が評価制度の導入に注目している状況です。
評価制度を導入するメリット
評価制度を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
社員のモチベーション向上につながる
評価制度の導入が成功すると、社員のモチベーションを上げるために役立ちます。評価制度について社員が正しく理解したうえで業務に取り組めば、高い評価を得られるでしょう。その結果、社員は会社が自分の働きぶりをみていてくれると認識できます。また、自分が出した成果が適切に評価されると、納得感や満足度も高まる可能性が高いです。そのようにして社員の仕事に対するモチベーションが高まれば、より自発的に業務に取り組みやすくなります。
コミュニケーションが活性化する
評価制度を導入すれば、社内のコミュニケーションの活性化にもつながります。評価制度の下では、社員が目標を定めて会社に共有したり、取り組みの経過について上司に相談したりする機会が多いからです。上司と部下がやり取りする場面が増え、相互理解が深まります。コミュニケーションが増加すると、信頼関係も構築しやすいです。普段の業務でもスムーズに連携や相談ができるようになるでしょう。
人材のスキルを管理できる
評価制度を取り入れると、人材のスキルも管理できるようになります。自社の人的資本を無駄にせず、最大限に活用するために役立つでしょう。
評価制度によって社員を評価すれば、社員のスキルや能力の把握も容易です。社員について正確なデータを収集でき、それぞれに最適な人材育成を実施できます。また、社員の特性を生かせる人材配置も実現可能です。
評価制度がない会社のリスクとは？
評価制度がないと会社にとってリスクがあるため、注意が必要です。ここでは、評価制度がない会社が抱えるリスクについて解説します。
社員のモチベーション低下につながる
評価制度がないと一生懸命働いて成果を出しても適切に評価されないため、仕事に対する社員のモチベーションが低くなる恐れがあります。努力しても評価されない環境では、仕事に対する意欲は低下するでしょう。モチベーションの低下は、生産性の低下にもつながります。
また、評価制度がない会社では、担当者の主観によって評価が変わる可能性もあります。評価に対する不公平感が高まると、優秀な人材の流出を引き起こすリスクもあります。
社員が目標を見失いやすくなる
評価制度が設けられていない場合、社員が目標を見失う原因にもなります。会社から何を求められており、何を目指して働けばよいかイメージしにくいからです。社員が目標を決められないと向上心をもって働けず、成長が止まる可能性もあるでしょう。評価制度は単に社員を評価するだけでなく、社員がスムーズに業務を進めたり、自社へ貢献できる人材になったりするための指針として機能します。
人材管理が非効率になる
評価制度がない会社では、部下の昇給や昇進について上司が独自に判断しなければなりません。明確な基準はないため、上司が慎重に検討する必要があります。上司の業務の負担が大きく、人材管理が非効率になる可能性が高いです。
また、上司によって判断の基準が異なったり、感情的な評価が下されたりする恐れもあります。部下が不満をもてば、仕事に対する意欲の低下や離職などにもつながるでしょう。
評価制度の主な種類
評価制度にはどのような種類があるのでしょうか。ここでは、評価制度の主な種類について解説します。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価とは、行動に基づいて評価する方法です。成果を出している優秀な社員の行動特性を分析し、それをもとに評価項目を設定します。優秀な社員と同様の行動をとる社員が増えれば、自社の業績が向上する可能性が高いからです。
コンピテンシー評価を導入すると、実際に成果につながる行動を社員に促せます。また、評価基準を明確化でき、誰にとってもわかりやすい評価制度の実現が可能です。
360度評価
360度評価とは、上司だけでなく部下や周囲の社員も評価を行う方法です。社員の業務の状況や仕事に対する向き合い方などは、上司の目線だけでは把握しきれない部分も少なくありません。360度評価によりさまざまな立場から評価すれば、評価の公平性や妥当性などの向上を期待できます。
評価のばらつきを抑えられるため、評価に対する信頼性も高まるでしょう。評価される社員自身も納得しやすくなります。
目標管理（MBO）
MBOとは、最初に決めた目標をもとに評価する方法です。経営学者のピーター・ドラッカーが提唱しました。MBOでは社員が目標を設定し、その達成度合いを評価します。会社に対する貢献を意識した目標を立てる必要があるものの、具体的な内容を会社から指定するわけではありません。あくまでも社員本人が目標を決めます。
MBOによる評価制度なら、社員が会社の方針を理解したうえで成果につながる行動を実現しやすくなるでしょう。
評価制度のトレンド
近年、特に注目を集めている評価制度もあるため、以下で具体的に解説します。
ノーレイティング
ノーレイティングとは、社員を評価する際にランク付けをしない方法です。評価を示すために数値や記号も使用しません。ノーレイティングの特徴は、頻繁に目標設定とフィードバックを行う点です。社員が目標を決め、目標に対して上司と対話します。上司からのフィードバックにより評価が決まる仕組みです。
ノーレイティングでは目標設定やフィードバックの頻度が高く、ビジネスを取り巻く環境が急に変化しても柔軟に対応できます。また、上司と綿密なコミュニケーションを図るために、評価に対しても納得しやすいです。
リアルタイムフィードバック
リアルタイムフィードバックは、高頻度でフィードバックする評価の方法です。部下に対してこまめに意見を伝えたり評価したりするため、課題を発見してから改善するまでの流れがスムーズになります。部下は上司から手厚いサポートを受けられていると感じられ、安心感を得やすいです。業務に対するモチベーションもアップします。
また、上司と部下がやり取りする機会が多いため、目標の修正も容易です。状況に合わせ、常に最適な目標を掲げて業務に取り組めます。
ピアボーナス
ピアボーナスとは、成果や助け合いの状況に応じて社員同士が報酬を送り合う方法です。目にみえる成果を出した場合だけでなく、他の社員に対するサポートや貢献に対して報酬が送られる場合もあります。具体的な成果をなかなか出せない社員もピアボーナスを受け取れる可能性があり、働きぶりに対する適切な評価が可能です。
社員同士で評価するため、コミュニケーションの活性化も期待できます。社内の風通しの向上やそれに伴う新たな人材確保も期待できるでしょう。
評価制度の作り方・手順
評価制度はどのように構築すればよいのでしょうか。ここでは、評価制度の作り方や手順について解説します。
1.評価制度の目的を明確化する
評価制度の導入にあたり、自社の目的を明らかにする必要があります。すでに解説したとおり、評価制度の導入目的は会社によってさまざまです。自社の課題、戦略、求める人物像などをもとにし、評価制度の目的を定めましょう。また、評価制度にはさまざまな手法があるため、目的を決めたらどの手法を取り入れるか決めてください。
2.評価基準・項目を設定する
目標や手法を決めたら、評価基準や項目についても考えましょう。どのような基準をもとにして評価するか決める必要があります。評価基準は等級によって異なるため、それぞれ設定してください。
その後、実際に評価する際に使用する具体的な項目を設定します。評価項目は、職種や役職ごとに業績、能力、情意について定めましょう。業績は成果、能力は仕事をこなすための知識やスキル、情意は責任感や積極性などを表しています。
3.評価のルールを設定する
公平な評価制度を実現するには、評価のルールも設定すべきです。評価の手法にもよりますが、たとえば5段階評価により「1・2・3・4・5」で評価する方法があります。評価を中間に集中させたくない場合は、4段階評価にするとよいです。
また、評価の不公平感をなくすには、評価を実施する担当者の意識や態度についても定める必要があります。
4.社員に周知して運用を開始する
設計が完了した後は、評価制度について社員へ周知しましょう。社員が納得した状態で評価制度を運用するには、周知の徹底により理解を得る必要があります。社員からの質問には必ず回答し、不安が残らないようにすべきです。また、評価制度についてマニュアルを作成し、概要やルールを明文化しておくとよいでしょう。社内への周知が済んだら、評価制度の運用を開始できます。
評価制度を運用する際のポイント
各社員に対して丁寧な人事評価を行うには、多くの時間や手間がかかります。紙ベースで目標の記入やフィードバックを実施すると、特に非効率です。評価制度を運用するための負担が大きすぎれば、他の業務に支障が出る恐れもあります。
効率的かつ適切に評価制度を運用するには、タレントマネジメントシステムの導入がおすすめです。システムには評価制度に役立つ機能が多く搭載されています。単に評価がしやすくなるだけでなく、人材に関するデータの管理も容易です。少ない負担で効果のある評価制度を運営するために、ぜひ導入を検討しましょう。
タレントマネジメントシステムの導入を検討されている方におすすめの資料
評価制度を導入する際の注意点
評価制度を導入する場合、何に気をつければよいのでしょうか。ここでは、具体的な注意点を解説します。
評価制度に対する社員の不満を放置しない
評価制度の運用を開始すると、社員から不満が出る可能性もあります。綿密に制度を設計したつもりでも、実際に運用してみると問題点が明らかになる場合は珍しくありません。社員が不満を訴えた際は素早く対応しましょう。放置していると社員のモチベーションを低下させる原因になるため、注意が必要です。評価制度に対する社員の意見を積極的に集め、状況に応じて見直しや改善を図る必要があります。
評価者にスキルが必要になる
評価制度を適切に運用するには、評価者にもスキルが必要です。評価の目的や方法を理解し、正しく運用するスキルを身につけなければなりません。完成度の高い評価制度を設計しても、評価者が正しく運用できないと失敗する可能性があります。
スキルを高めるためには、評価者向けの研修を実施しましょう。研修を通して評価制度に対する理解度を向上させ、適切に評価するための心構えや方法について指導する必要があります。
人材開発の視野が狭まる場合がある
評価制度の内容によっては、一定の型にはまった人材しか育成できなくなる可能性もあります。評価基準を厳格にしすぎると、評価される人材の条件が狭くなるからです。似たような人材しか生み出せなくなり、組織が停滞する恐れがあります。
その場合、変化に柔軟に対応できる人材の確保が難しくなるため、新しい事業に取り組みたいと考えている会社では特に注意が必要です。
評価制度の整備に活用できる助成金について
会社が評価制度を構築する際は、助成金を活用できる場合があります。具体的には、厚生労働省の人材確保等支援助成金（人事評価改善等助成コース）です。生産性の向上につながる人事評価制度を整備する事業主に対して助成が行われています。
助成金を利用するには、人事評価制度等整備計画を作成・提出したうえで、実際に整備し取り組む必要があります。助成金を活用できればコスト削減につながるため、積極的に検討しましょう。
※参考：人材確保等支援助成金（人事評価改善等助成コース）｜厚生労働省
人事評価をシステム化した事例
システム化すると、効率的かつ適切に人事評価を実施できる可能性が高いです。ここでは、システム化の事例を紹介します。
綾羽株式会社
製造業やホームセンター事業などを展開している綾羽株式会社は、人事評価をもともと紙ベースで実施していた会社です。評価者の価値観に基づく評価の危うさや、人材のスキルを把握する難しさなどが課題でした。
機能の豊富さに魅力を感じてタレントパレットを導入した結果、さまざまな課題の解決に至っています。評価の効率化によってスケジュールにも余裕ができ、ミスの防止にもつながりました。
ピジョンホームプロダクツ株式会社
育児用品のパイオニアとして知られるピジョンホームプロダクツ株式会社も、紙ベースの評価制度にさまざまな課題を感じていました。従来の評価制度は、手書きで社員や上司が記入した評価用紙を最終的に担当者がExcelに入力するという流れです。手間が多く、作業に3〜4日かかっていました。
しかし、評価制度をシステム化したところ、大幅な工数削減に成功しています。効率的に評価制度を運用できるようになり、フィードバックもしやすくなりました。
※参考：数日かかっていた人事評価の運用を大幅に効率化。空いた時間を活用してより良い会社づくりへ
人事評価をシステム化するならタレントパレット
人事評価のシステム化には、タレントパレットがおすすめです。タレントパレットは、人材に関するあらゆる業務に対応しているタレントマネジメントシステムです。目標管理（MBO）、OKR、コンピテンシー評価など、あらゆる評価制度に対応しています。評価シートをそのままシステム化できるため、効率的です。
また、単に人事評価を効率的に行えるだけでなく、人材育成にもスムーズにつなげられます。システム内にデータを蓄積できるため、人材配置や研修など幅広い領域でデータを活用可能です。
まとめ
評価制度は、社員の働きぶりや成果を正しく評価するために重要です。公平な評価を実現できるだけでなく、モチベーションの向上やコミュニケーションの活性化にもつながります。また、評価制度を効率よく運用するにはシステム化がおすすめです。
タレントパレットを活用すれば、人材評価のシステム化により工数を大幅に削減できます。大手企業をはじめとする導入実績も豊富です。多様な機能が評価されており、高い継続率を誇ります。コンサルティングの知見もあるため、適切かつ効率的な評価制度の実現に向けてぜひ導入を検討してください。