こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
多くの業界で人手不足が深刻化する中、業務の効率化や迅速な経営判断は欠かせません。この記事では、さまざまな業務や情報を一元化して管理するERPについて解説します。
部署間のトラブルや経営判断の遅れを避けたい経営者の方は、ぜひERPの導入をご検討ください。
ERPとは
ERPは「Enterprise Resources Planning」の頭文字を取った用語で、「企業の経営資源を統合して管理する」という意味です。
経営資源はヒト・モノ・カネと表現されますが、ERPはそれらを含め、企業活動における「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」などを一括して管理します。
基幹システムとの違い
基幹システムもさまざまな業務をシステム化（自動化）できますが、業務プロセスごとに製品が分けられている点がERPと異なります。
生産管理の基幹システムや財務会計の基幹システムといったように、基幹システムは業務ごとに導入するのが一般的です。
これに対してERPは、こうした基幹システムに加え、情報システムも含めたすべてを統合し、一括して管理します。そのため、導入する企業ではそれまでの業務が大幅に変更され、うまく活用すれば大規模な業務効率化を図れるでしょう。
ERPが生まれた背景
ERPの概念は「経営資源を一括して管理・効率化し、リアルタイムな経営判断に役立てること」です。
業界で基幹システムが当たり前になれば、さらなる効率化や人員の有効活用、利益拡大が求められます。
そこで注目を浴びたのが、基幹システムと情報システムを統合して管理するERPです。ERPを導入すれば、さらなる業務の効率化や迅速な経営判断が可能になります。
ERPを導入するメリット
ここからは、ERPの導入が企業にどのようなメリットをもたらすかを解説します。
データベースの統合
ERPを導入すれば、それまで個々の業務プロセスを担っていた基幹システムに加え、情報システムもひとつのデータベースに統合できます。
どの部署に所属していても同じデータベースを参照できるため、部署ごとにデータを入力したり、整合性をチェックしたりする必要がなくなります。同じ情報をリアルタイムで共有できるからです。
業務効率化の実現
ERPによって統合されたデータベースがあれば、部署間の連携スピードもアップします。例えば必要な作業や在庫数を確認したい場合に、どの部署からも参照できます。また、スケジュール調整を依頼したい場合も、相手のスケジュールを確認してから依頼できるため、時短につながります。
問い合わせの手間や時間が減り、すぐに提案や依頼ができるため、業務効率が格段に向上するでしょう。
意思決定の高速化
ERPを導入すると、情報の統合によって素早い状況判断ができるため、意思決定のスピードアップも期待できます。本来、現場レベルの情報を経営陣が吸い上げるには、かなりの時間と労力がかかります。
ERPによってリアルタイムで現状を確認できれば、適切で柔軟な意思決定が迅速に行えるでしょう。
ガバナンスの強化
ERPは情報を統合して管理するため、情報のソースも信頼できます。リアルタイムでいつでも情報共有ができると同時に、社外へ出してはいけない情報の管理も行いやすくなるでしょう。
また、従業員が情報を正しく管理・運用しているかどうかを、経営者側がいつでもチェックできることもメリットです。コンプライアンス違反があれば即座に把握し、指導や教育を行えます。
ERPを導入するデメリット
メリットの多いERPですが、ここからは注意したいデメリットに注目して解説します。
導入システムの見極めが難しい
現在多くのERP製品が販売されているため、どれを導入すべきか吟味し、検討しなければなりません。実際、自社に最適な製品を選ぶのは簡単ではありません。また、機能面だけに注目すると、操作性の良し悪しを見落としてしまうおそれもあります。
導入・保守のコスト増加
ERPをどのような形で導入するかにもよりますが、ERP導入にかかる初期費用や保守費用（ランニングコスト）も製品によって異なります。最も良いと思える製品のコストが、予想以上に高かったということもあり得ます。機能面や操作性だけでなく、コスト面も熟考し、継続的に運用できるかどうか、しっかり検討する必要があるでしょう。
データ管理を行う社員の教育が必須
ERPを導入すれば情報を管理しやすくなりますが、ERPを使いこなすためには、データを適切に管理したり、業務に活用したりする社員を教育する必要があります。また、ERPによって管理されている情報を持ち出す際のルール作りも必要になるでしょう。
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ERPの種類と導入方法
ERPには、いくつか種類があります。ここでは、それぞれの特徴や導入タイプごとのメリット・デメリットを確認しておきましょう。
ERPの種類
・統合型
統合型は部署や業務の壁を超えて、データを一元管理・自動化するタイプです。すべての基幹システムとデータベースが統合されるため大型・高機能で、ERPのメリットを最大限に活かせるでしょう。
一方で、すべての部署でERPを使いこなせるか、現在の業務とマッチするかという問題が発生するかもしれません。大型であるがゆえに、導入検証に時間がかかったり、新しい業務プロセスを説明する対象が多くなったりするリスクもあります。
・コンポーネント型
コンポーネントは「部品」を表す言葉です。コンポーネント型のERPは、すべてのシステムを統合するのではなく、現在メインで使用している基幹システムをいくつか選択して統合するタイプです。
統合型よりコンパクトなので、スムーズに導入できます。一方で、機能面では限られた効果しか得られない、ERPを導入している現場としていない現場で業務上のミスマッチが起こるといったデメリットがあります。
・業務ソフト型
業務ソフト型は基幹システムに近く、生産管理や在庫管理といった特定の業務に関する機能のみをパッケージ化したERPです。他のタイプと比べると導入コストが格段に安いため、予算が限られる中で、少しでも業務効率化を図りたい企業向けといえるでしょう。ただし、機能はかなり制限されています。
ERPの導入方法
・クラウド型
クラウド型は、オンラインサーバーを利用してERPの機能を利用するサービスです。インターネット環境があれば、どの企業でも使うことができ、導入コストもほとんどかかりません。オンライン上でシステムが動くため、時間や場所、端末を選ばず利用できるのもメリットです。昨今、多くの企業が導入しているリモートワーク（テレワーク）にも対応しやすいでしょう。
・オンプレミス型
オンプレミス型は、自社にサーバーを設置してERPを運用する方法です。社内ネットワークを使用するため、セキュリティ面も安心・安全で、自社のニーズや状況に合わせて段階的にシステムを構築できます。
一方で、サーバー設置を始めとする初期費用は高くつきます。また、運用・保守を自社で行う必要があり、ハードやソフトが老朽化した際の対応が必要になる点もデメリットといえるでしょう。
ERPの選び方
ここからは、ERPをどのように選べばよいかを解説します。
機能がコストに見合っているか
どのタイプのERPでも、導入コストや運用コストがかかります。また、業務の調整や従業員の教育などの費用も見積もっておく必要があるでしょう。
それらのコストと利用できる機能を比較し、コストに見合ったメリットがあるかどうかを検討してください。また、オプションや追加機能のコストと効果も見極めなければなりません。
自社の課題に対する費用対効果
機能は、たくさんあればよいというわけではありません。各機能が自社の抱える課題を解決できるかどうかは、機能ごとにしっかり検証する必要があります。「魅力的な機能＝課題のクリア」ではないことに注意しましょう。コストをかけて導入した結果、どのような効果を得られるのか、綿密にシミュレーションしてください。
導入と運用に関するサポート
導入後に安定して運用できるかどうかも、重要なポイントです。ERPは社内の情報を統合・管理するため、システムダウンや不具合が発生すると業務全体が大きな影響を受けます。長期間安定的に運用できる製品を選ぶことも大切ですが、トラブルが発生した場合に素早く対応してくれるサポート体制が整っているかどうかもチェックしてください。
ERPの導入ステップ
最後に、ERPを導入する際のステップを簡単に紹介します。
導入計画を立てる
自社に今何が必要か、どんな課題があるかを明確にし、必要な機能やシステムを洗い出しましょう。経営目線だけでなく、現場目線でも業務フローを把握し、「どのERPを導入することで、どの課題をクリアしたいか」を導入計画の中心に据えます。
推進者（リーダー）を選定する
ERPを導入する目的が定まったら、ERPの導入を進めるリーダーを選びましょう。ERPを導入する部署ごとにも担当者を決め、話し合いや連携がしやすいようにしておくと、導入計画がスムーズに進むでしょう。
業務プロセスを洗い出す
部署ごとに、現在行われている業務プロセスを洗い出します。ERP導入で変わる業務と、現状のまま行う業務を分けて、ERPを組み込む準備を整えましょう。現場の状況もヒアリングしながら進めていくと、導入後のトラブルを減らせます。
ERPに合わせた業務プロセスの再構築
ERPを導入する業務が決まったら、ERPを導入する範囲をさらに絞り込みます。ERPでカバーする範囲に合わせて、業務プロセス全体を再構築しましょう。この作業を丁寧に行うことで部署ごとの連携が取りやすくなり、ERPのメリットを活かしやすくなります。
テスト運用
ERPを導入した業務プロセスを構築したら、テスト運用を行います。実際に業務を行いながら、問題や不具合がないかをチェックしましょう。長期で運用する中で起こり得るトラブルも想定し、緊急時の対策も準備しておきます。
マニュアル作成と本格運用
テスト運用が終わったら、本格運用に移ります。関係する部署のメンバーに配るマニュアルを作成し、講習会や説明会も実施しましょう。その後も運用・保守が正しく行われているかどうかを定期的にチェックしながら、指導や教育が必要であれば都度実施してください。
まとめ
ERPは社内のあらゆる情報を統合して管理するもので、業務効率化や生産性向上が期待できます。一方で、どのERPを使用するかは慎重に検討する必要があり、導入には万全の準備が必要です。
タレントパレットには、従業員のスキル管理や異動シミュレーションなど、経営判断をサポートする機能が満載です。自社のニーズをより具体的に把握したいときは、タレントパレットへお気軽にご相談ください。
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