こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
他人との情報共有や意思の疎通などを行うスキルを「コミュニケーション能力」といいます。どのような場面でも、スムーズな人間関係を構築するうえで欠かせないスキルです。ビジネスにおいても例外ではなく、同僚や上司と良好な関係を築き、仕事を円滑に進めるために欠かせません。経営者や人事担当者のなかには、従業員同士のコミュニケーション不足に悩んでいる方もいるでしょう。
組織やチーム体制を改善したい経営者や人事担当者に向けて、本記事ではコミュニケーション能力の概要や重要性、スキルを向上させる方法などを解説します。従業員のコミュニケーション能力向上を図り、職場の人間関係の改善や生産性向上を望む方は、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーション能力とは？
コミュニケーション能力とは、他人と情報共有や意思の疎通などを行うスキルです。ラテン語で「共有」「共通」を意味する「コミュニス（communis）」が語源となっています。コミュニケーション能力の意味をさらに深掘りすると、相互理解を深めるための力といえるでしょう。
コミュニケーションと聞くと、自分から相手に伝えることというイメージを持つ方も少なくありません。しかし、コミュニケーションは相互理解を深めるための行動であり、相手の情報を受け取ることも重要です。したがって、コミュニケーション能力は、一方的に話すスキルではなく、双方向で成り立つスキルといえます。
また、コミュニケーションは言語だけでなく、非言語も活用して行います。単純に言葉を並べただけでは正確な意図は伝わりません。表情や話し方、仕草などが合わさることで、より伝わりやすくなります。つまりコミュニケーション能力は、言語と非言語の両方を使って相互理解を深めるスキルです。
仕事におけるコミュニケーション能力の重要性とは？
私たちは、家族間や友人同士などあらゆるシーンで、他人と関わりながら生きており、人間関係の良し悪しは人生の豊かさに影響を与えます。
仕事も例外ではなく、社内の人間関係が悪いと生産性が下がる可能性があります。つまりコミュニケーション能力は、人間関係だけでなく仕事の効率や年収にも大きく関わる要素といえるでしょう。
ハーバード・ビジネス・スクールで卒業生の年収を調査したところ、コミュニケーション能力が高い卒業生は、コミュニケーション能力が低い卒業生より年収が1.85倍高いという結果が出ています。
この調査からも、高年収を得るためには、業務に関するスキルや知識だけでなく、コミュニケーション能力が重要であることが見て取れるでしょう。早い段階からコミュニケーション能力を磨くと、それだけスムーズにキャリアアップできる可能性が高まります。
コミュニケーション能力を高める4つの要素
コミュニケーション能力は、大きく分けると4つの要素で構成されています。スキルを高めるためには、それぞれの要素を把握しておくことが大切です。4つの要素についてそれぞれ解説します。
要素1.伝える力
まず、重要な要素として挙げられるのが「伝える力」です。コミュニケーションは、単純に単語やフレーズを伝えるだけの伝言ゲームではありません。自分の考えを正確に言語化し、相手が理解できるように伝える必要があります。
例えば、専門的な内容を知識のない相手に伝える場合、難しい言葉を使っても伝わりにくいでしょう。また一方的に伝えるだけでなく、相手の理解度を踏まえたうえで会話を進めることも重要です。
要素2.聴く力
コミュニケーションは、自分の意見や考えを相手に伝えるだけでは成立しません。相手の話に耳を傾け、最後まで聴く姿勢も重要なポイントです。相手が話している途中で遮ったり否定したりすると、話している人は「尊重してもらえない」と感じる可能性があります。
また、相手の話を理解することも重要です。話を聴き終えた後に不明点があれば、質問して理解を深めましょう。
コミュニケーションには信頼関係が求められ、「伝える力」「聴く力」の両方を養う必要があります。
要素3.非言語を伝える力
言葉で伝えるだけがコミュニケーションではありません。身振り手振りや表情、声のトーンなどの非言語を活用することも重要です。例えば笑顔で会話をすると、相手に安心感を与えるため話しやすい雰囲気が生まれます。
また、相手の話を聴く際の姿勢も、非言語を使ったコミュニケーションの一つです。例えば相手の目を見たり、うなずいたりしながら会話をすると、しっかり聴いていることが伝わりやすくなります。
要素4.非言語を読み解く力
相手が表現する非言語の部分を読み解く力も大切です。例えば体調が悪い人がいくら言葉で「大丈夫」と伝えても、顔色や表情から状況が伝わります。言葉だけを信用すると、本来の意図が見えにくくなるでしょう。
非言語を読み解く力を養うには相手に対して興味・関心を持ち、観察することが重要です。観察しながら、相手が表現する非言語を情報としてストックしましょう。蓄積された情報があれば、小さな変化や違和感にも気づきやすくなります。
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コミュニケーション能力の高い人の特徴
コミュニケーション能力の高い人には、どのような特徴があるのでしょうか。主な特徴として4つをご紹介します。
相手に「伝わる」ことを重視している
相手が理解しやすい言葉を選び、伝えたいポイントを押さえながら、相手に「伝わる」ことを重視している人はコミュニケーション能力が高いといえます。
良好なコミュニケーションとは、「自分から相手」といった一方的なものではなく、双方向で理解し合うことです。自分の意見を伝えたからといって、相手に正しく伝わるとは限りません。
例えば専門用語の多用や理解してもらう姿勢を示さなければ、正しく伝わらないどころか信頼関係を損ねる可能性もあるでしょう。
コミュニケーション能力が高いと、相手を置き去りにすることなく、理解度をうかがいながら話すことが可能です。
相手の言葉に心と耳を傾ける
傾聴するスキルが高い人も、コミュニケーション能力に長けています。傾聴とは単に話を「聞く」のではなく、真摯な姿勢で言葉と心に耳を傾けられるスキルです。
傾聴の目的は理解することであり、相手の仕草や声のトーンなど、非言語の部分も踏まえたうえで話を聴く必要があります。また途中で話を遮ることなく最後まで聴き、受け止めることも重要です。
傾聴ができるようになると、話しやすい環境を作りやすくなり、信頼関係が深まります。その結果、コンプレックスや苦手意識を持っていることなど、相手の深い話を引き出せるようになるでしょう。
相手に興味・関心を持っている
相手に対する興味・関心がなければ、真摯に話を聴けません。コミュニケーション能力の高い人の特徴の一つは、「相手のことが知りたい」という意識を持って話を注意深く聴き、理解しようとする点です。
一般的に、人は自分に関心を持っている相手に心を開く傾向にあります。したがって、相手と信頼関係を築くうえでも重要なポイントといえるでしょう。
また、相手に関心があるからこそ細かい表情や仕草、声のトーンの変化などに気づきやすくなります。小さな感情の変化を見逃さずにキャッチできるため、状況に合わせた適切な対応をすることが可能になります。
話し方を工夫し身振り手振りも添えている
コミュニケーション能力の高い人ほど、身振り手振りを交えながら工夫して会話をするケースが多いです。ジェスチャーに加えて、話に抑揚をつけて表現する人もいるでしょう。
こうした細かな工夫によって、言葉だけでは伝わりづらい意図が明確になります。また、言葉だけで淡々と伝えるよりも場の空気が和み、誰もが話しやすい環境を作ることが可能です。
大切な話をしようとしても、相手に伝わらなければ意味がありません。非言語も駆使しながら、どのように話せば伝わりやすいか、相手が受け止めやすいかを考えてコミュニケーションを取ることが重要です。
コミュニケーション能力が低いと思われる行動
コミュニケーション能力を向上させたくても、なかなか上がらない場合は、ある特定の行動をしている可能性があります。コミュニケーション能力が低いと感じさせる行動を理解しておくと、より良いコミュニケーションを取ることが可能です。
相手の話を最後まで聴かない
コミュニケーション能力の高い人は相手の話を最後まで聴き、理解したうえで自分の意見を述べます。一方で相手の話を遮って自分の話ばかりするのは、コミュニケーション能力が低い人の特徴です。
最後まで話を聴かないことで、相手に「おろそかにされた」「ないがしろにされた」などの不快感を与える原因となるでしょう。
コミュニケーションは双方向で成り立つものです。一方的に話すのではなく、相手の言葉や心に耳を傾ける傾聴力を養いましょう。
伝えたいことが定まっていない
伝えたいことをまとめられないのも、コミュニケーション能力が低い人の特徴といえます。
「コミュニケーションを取りたい」という気持ちがあっても、伝えたい内容が定まっていない状態だと、思いつくまま話すことになり、内容が曖昧になってしまうでしょう。話の方向性や目的が見えなければ、相手に不信感を与えかねません。
相手が理解しやすいように話すためにも、結論を明確にしたうえで順序立てることが大切です。また、主語や5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・どのように・なぜ）を意識して伝えるように心がけましょう。
相手の状況や考えを理解していない
相手の状況や考えを無視して自分の主張を押し通すことも、コミュニケーション能力が低い人の特徴です。
人はそれぞれに価値観や立場が異なります。当然、自分と相手の考えが一致するとは限りません。コミュニケーション能力の高い人は、相手の状況を尊重したうえで考えや価値観を理解できます。このように価値観や立場が異なっていたとしても、相手を理解しようとする姿勢が重要です。
コミュニケーションを取るときは、自分の主張をする前に相手を理解する努力をしましょう。そのうえで、自分の意見を適切に伝えられるようになると、良好な人間関係を構築できます。
会社でコミュニケーション能力を鍛える方法
コミュニケーション能力は鍛えることで向上します。従業員のコミュニケーション能力を鍛えたい方は、以下に挙げる3つの方法を実践すると良いでしょう。それぞれの方法を解説します。
報連相を徹底する
仕事におけるコミュニケーションのベースとなるのが「報連相」です。上司や同僚だけでなく、取引先やお客様に対しても適宜、報告・連絡・相談をする必要があります。
小さなミスが大問題に発展する可能性があるため、単に情報を伝えるだけでなく、分かりやすく適切に伝えることが重要です。報連相を徹底していれば、業務がスムーズに進みやすくなり、相手との信頼関係も深まります。
つまり、報連相を強化することは、業務効率の向上と併せて、コミュニケーション能力を鍛える方法といえるでしょう。
議事録を取る
コミュニケーション能力を鍛えるためには、議事録を取る方法も有効です。議事録とは会議やミーティングの内容をまとめる備忘録で、関係者に共有します。認識違いを回避するための対策としても重要な記録です。したがって事務的な記録ではなく、議事録では読みやすさを意識した文章が求められます。
また、情報共有は鮮度が命であり、速やかにまとめなければなりません。加えて、間違った情報を伝えれば、トラブルに発展する可能性があります。スピードを優先しながらも、情報を丁寧に分類し、整理することが大切です。このように議事録で求められる要素は、コミュニケーションにおいても求められる要素といえます。
プレゼンテーションを行う
コミュニケーションには、言語だけでなくジェスチャーや表情、声のトーンなどの非言語も必要になります。そこで、コミュニケーション能力を鍛えるために役立つ方法が、プレゼンテーションです。
プレゼンテーションでは新しいアイディアや企画、計画を売り込みたい相手に伝える必要があります。情報を分かりやすく正確に伝えることも大切ですが、興味を持ってもらうことも重要です。
例えば、数字を伝えるときは指を使って表現すると分かりやすいでしょう。また、相手の目を見ながら表情豊かにスピーチをすると、より魅力的に伝わります。このように、プレゼンテーションに必要な要素は、コミュニケーション能力を鍛えるうえでも重要な要素です。
まとめ
コミュニケーション能力は、ビジネスにおいても大切なスキルです。従業員間のコミュニケーションが活性化すると職場の人間関係が良好になり、生産性向上にもつながります。
コミュニケーション能力を向上させるためには、会社で日常的に行う報連相やプレゼンテーションなどの業務が役立ちます。何気なくこなすのではなく、コミュニケーション能力を上げるために重要であることを理解したうえで意識的に行うよう、従業員に促しましょう。
「タレントパレット」は様々な人材データを一元管理・分析して、組織力を上げるためのマネジメントシステムです。従業員の成長をモニタリングできるため、人材育成にも役立ちます。また、サンクス機能を活用すると、気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。
従業員のコミュニケーション能力向上を目指している経営者や人事担当者の方は、ぜひタレントパレットをご活用ください。
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