勤怠管理システムを導入するメリット5選！主な機能と運用する際のポイントも解説

2025.02.04

こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。昨今、働き方改革関連法施行の影響もあり、正確な勤怠管理が求められています。しかし現状の方法では正確な勤怠管理が難しく、お悩みの人事担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、勤怠管理システム導入のメリットを解説します。具体的な機能やシステム導入時のポイントも分かる内容となっているので、勤怠管理に課題を感じている企業の担当者さまは、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは？把握すべき項目と業務の課題

勤怠管理は労働時間や社員の業務状況を適切に把握し、効率的な業務運営を実現するために欠かせない要素です。この章では実際に勤怠管理の重要なポイントを明確にし、企業が直面する課題について解説します。

勤怠管理とは「勤務状況を適切に記録・管理すること」

勤怠管理とは使用者が「社員の出勤や退勤の時刻」「時間外労働の状況」などを把握し、適切に管理することです。勤怠管理は労働基準法で定められた義務であり、労働基準法第4章が適用される全ての事業所が対象です。対象者は、管理職を除くすべての社員が該当します。

厚生労働省発行の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、使用者は労働時間の適正な把握を求められています。勤怠管理で把握すべき項目は、以下の9つです。

出勤時間・退勤時間
勤務時間・労働時間
休憩時間
時間外労働
深夜労働時間
休日労働時間
有給休暇の取得状況
勤務日数
欠勤日数

上記の項目を適切に管理することで業務の効率化や法令遵守の実現に加え、社員の働きやすさ向上にもつながります。

勤怠管理業務の課題

手作業による勤怠管理は打刻漏れやデータ入力の誤りが発生しやすく、給与計算や労働時間の集計ミスにつながりやすいです。勤務時間や残業時間を適切に把握できないと過剰労働を招く恐れがあり、社員の健康を損なう可能性があります。

また、労働基準法違反となり企業に法的責任が問われるリスクが高まります。そして勤怠管理に関する法律は変更されるため、常に最新の法令に対応しなければなりません。

法律を遵守しながら適切な勤怠管理を行うのは、企業にとって重要な課題です。また勤怠管理で記録すべき項目は多岐にわたるため、膨大な量のデータを保管しなければなりません。さらに柔軟な働き方が増えている昨今では、すべての勤務形態に対応した管理方法が必要です。勤怠管理業務には多くの課題がありますが、効率的かつ法令を遵守した適切な対策を講じる必要があります。

勤怠管理システムを導入するメリット5選

勤怠管理システム導入により、以下のようなメリットが得られます。

法令遵守の強化
労働時間の分析と改善
給与計算の効率化
公正・公平な人事評価につながる
柔軟な勤務形態に対応

この章では、システム導入によって得られる効果を具体的に解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

法令遵守の強化

2019年4月に働き方改革関連法の一環として改正労働基準法が施行され、残業時間の上限規制や年次有給休暇の取得義務が定められました（中小企業の残業時間上限規制は2020年から）。「働き方改革関連法に違反していないか」を確認するためにも適切な勤怠管理が必要です。さらに労働基準法第32条には、以下の定めがあります。

休憩時間を除き、1週間に40時間以上労働させてはならない
1日に8時間を超えて労働させてはならない

上記の各種法令を順守するためにも、正しい勤怠管理が行われなくてはなりません。勤怠管理システムであれば労働時間や残業代など法的要件を自動で管理し、社員の働き方が法律に基づいて適正に運用されているかを監視できます。企業は法令違反を防ぎ、労働基準法や過労防止の規定に従った運営が可能です。

労働時間の分析と改善

勤怠管理システムの導入により、社員の労働時間や休暇取得状況を正確に管理できます。社員の働く環境や状況を正確に把握できるので、社員の健康維持や過労防止に効果的です。また、蓄積されたデータをもとに残業時間や勤務パターンを分析することで、業務量の多い社員や長時間勤務の常態化など問題に気づけます。分析結果をもとに対応策を検討して実施することで、労働時間の適正化や残業の削減など職場環境の改善が期待できます。

給与計算の効率化

勤怠管理は、社員に正確な給与を支払うために必要な業務です。給与は社員が労働を行った時間に対して支払われますが、そのためには正確な勤務時間が記録されていなければなりません。正しく給与が支払われない場合は、社員との間でトラブルに発展する可能性があるでしょう。

勤怠管理システムであれば社員の出退勤や休暇取得など、労働時間を自動で記録して集計します。自動で行ってくれるので、データ入力や集計のミスを削減可能です。また、システムは法定労働時間や残業規定を自動で反映し、法令遵守を簡単に確認できます。給与計算の時間と労力を大幅に削減できるので、経理担当者の負担軽減と業務全体の効率化につながります。

公正・公平な人事評価につながる

勤怠管理システムは社員の勤務状況を正確に記録・管理できるので、評価基準に基づいた透明性のある評価が可能です。勤怠システムは、勤務時間や遅刻・早退の日数などを正確に記録します。管理職による主観的な判断を減らし、すべての社員が平等に評価される環境構築に有効です。社員の働き方がデータとして明確になるため、成果や努力が適切に反映された納得感のある人事評価につながります。

人事評価

柔軟な勤務形態に対応

手作業での勤怠管理では多様な勤務形態を正確に管理するのは難しいですが、システムを導入することで時間や場所に応じた柔軟な打刻や記録が可能です。テレワーク中でもオンラインで打刻ができるため、オフィスに出社していない社員の勤務状況もリアルタイムで把握できます。

始業・終業時刻の変更や休憩時間の調整を簡単に記録できるので、フレックスタイム制度を利用している社員にも対応できるのがメリットです。勤怠管理システムの導入により、多様な働き方への対応や労務管理の効率化を実現できます。

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勤怠管理システムの主な7つの機能

勤怠管理システムの主な機能は、以下の7つです。

打刻
休暇や残業の申請・承認
アラーム機能
シフト管理
給与計算連携
帳票出力
勤怠データのレポート作成

この章では、勤怠管理システムの主な機能と各機能の役割を解説します。

打刻

打刻は、社員が出勤・退勤の時刻を記録するための機能です。打刻方法には、以下のようなものがあります。

ICカード
スマートフォン
生体認証
パソコン

手作業での勤怠記録を省略し、正確な勤務時間を自動で集計できます。打刻データはリアルタイムで更新されるので、管理者は労働時間を即座に把握できるのがメリットです。そのため、適切な労働時間管理が可能となります。また、不正打刻の防止や勤怠データの透明性向上にも寄与します。

休暇や残業の申請・承認

休暇や残業など、各種申請・承認をスムーズに行える機能です。申請書類が不要になるので、ペーパーレス化につながります。すべてシステム上で手続きが完了するので、テレワークや出張先でも簡単に申請・承認できます。申請・承認の手続きが効率化され、社員と管理者の双方の負担が軽減できるのがメリットです。また申請内容はシステムで一元管理されるため、履歴の確認やトラブル時の対応もスムーズに行えます。

アラーム機能

社員の勤務状況に基づいて、自動的に通知を行う機能です。通知される内容は、以下のようなものがあります。

遅刻
早退
残業時間の超過
休暇申請の期限

アラーム機能は社員自身に勤務状況を常に意識させ、勤怠管理の透明性を高める効果が期待できます。重要な勤怠の問題を事前に警告する役割を果たすため、過重労働の防止や法定労働時間の遵守に貢献するでしょう。

シフト管理

社員のシフトやスケジュールを、効率的に作成・管理するための機能です。管理者は社員の出勤日や勤務時間を一元的に把握し、スムーズにシフト表を作成できます。シフトの変更や調整もリアルタイムで反映され、社員への通知も自動で行われるため個別連絡の手間が省けます。シフト管理の効率化につながり、業務の負担軽減と労働時間の適正管理が可能です。

給与計算連携

勤怠データを、給与計算システムと自動的に連携させる機能です。出勤時間や残業時間などの勤怠情報が正確に給与計算に反映され、手作業による計算ミスを防げます。たとえば正確に記録された残業時間が給与に加算されるため、社員に対して公平で透明性のある支払いが可能です。

税金や社会保険料の計算もシステム内で一括管理できるため、業務の効率化と正確な処理を実現できるでしょう。給与計算の負担を軽減し、ミスを防止するための重要な機能です。

帳票出力

社員の勤怠データを、必要な形式で帳票として出力できる機能です。帳票出力機能を活用することで、以下のような書類を作成できます。

給与明細
勤怠記録
残業時間報告書
出勤簿

たとえば月次の勤怠集計結果をPDFやExcel形式で出力し、給与計算や労働基準監督署への報告用として利用できます。帳票は自動で生成されるのでデータ入力の際の誤りや不正確な情報のリスクも減少し、正確で信頼性の高いレポートを作成できるのがメリットです。手作業での帳票作成が不要になるので、ミスの軽減や作業の効率化が期待できます。

勤怠データのレポート作成

社員の勤務時間や残業などを自動で集計し、分かりやすいレポートとして生成する機能です。管理者は簡単にすべての社員の勤怠状況を把握でき、必要に応じて月次や年次での労働時間の集計や分析が可能です。

残業時間の推移や休暇取得率のチェックなどを行うことで、適正な労働時間管理や業務負担軽減の促進と過剰労働の早期発見や労務管理の改善に役立ちます。レポートは自動で集計して生成するので、効率良く勤怠管理を行えるのがメリットです。

タレントパレット

勤怠管理システムを導入する際のポイント

勤怠管理システムの導入は、業務効率化や法令遵守に効果的です。しかし単にシステムを導入するだけではなく、企業の実情に合った選定や運用が求められます。この章では、勤怠管理システムを導入する際に押さえておくべきポイントについて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

自社の就業形態に合っているシステムを選ぶ

自社の業務フローや規模に最適なシステムを選ぶことで、運用の効率化と社員の利便性向上が実現できます。たとえばフレックスタイム制度を採用している企業では、柔軟に勤務時間を管理できるシステムが必要です。シフト勤務が主な企業では、勤務表の作成や出勤日の調整など管理機能が充実したシステムを選ぶことが求められます。テレワークやリモートワークを導入している場合は、モバイル対応やクラウドベースのシステムが便利です。自社の就業形態に合わせて、必要な機能やシステム拡張性を十分に検討しておきましょう。

操作性や使いやすさを重視する

直感的で使いやすいシステムであれば、社員や管理者が日々の勤怠入力や確認をスムーズに行えます。誰でも簡単に操作できるシステムは、繁忙期や急なシフト変更などの際の負担軽減に役立ちます。勤怠打刻やシフトの確認・申請が簡単にできる操作画面・方法であれば、操作ミスを防いでスムーズに作業を進められるでしょう。

モバイル対応の機能があれば、外出先や自宅でもスマートフォンを使って打刻やシフト確認ができるのでさらに便利です。管理者が社員の勤怠データの集計や確認をする際、見やすい画面であれば必要な情報をすぐに確認でき、時間を無駄にすることなく効率よく処理できます。システムが使いやすければ誰でも簡単に操作できるため、社員や管理者の負担軽減と円滑な業務遂行に貢献します。

サポート体制を確認する

システム導入後は、問題や操作方法での困りごとが発生する場合があります。万が一のトラブルに備えて、迅速に対応してくれるサポートがあるかを事前に確認しておくことが大切です。サポート体制については、以下の内容を確認しておくとよいでしょう。

電話やメールサポートが提供されているか
FAQ（よくある質問）やオンラインマニュアルが充実しているか
24時間対応や専任のサポート担当者がいるか

とくに勤怠管理は給与計算や労務管理にも影響を与える重要な部分であるため、トラブル発生時に迅速にサポートを受けられる体制であるかは重要なポイントです。サポート体制が整っていれば問題が発生してもすぐに解決策を見つけられるので、スムーズなシステム運用を実現できます。

既存システムとの連携を考慮する

給与管理や人事業務など、すでに使用しているシステムがある場合は「スムーズに連携できるか」を確認しておきましょう。既存システムとのスムーズな連携は、運用効率の向上と手作業によるミスの軽減に貢献します。勤怠データを給与管理システムに自動で反映させることで、毎月の賃金計算の際に手入力や集計作業を減らせます。

社員の情報や勤務記録が人事業務のシステムと連携していれば、異動や退職時にもスムーズなデータ引き継ぎが可能です。システム間の連携は業務の効率化に加えて、時間やコストの削減にもつながります。

管理を怠たった場合のリスク

勤怠管理を怠ると法令違反による罰則や社員への悪影響など、事業運営を困難にさせるリスクにつながります。この章では、勤怠管理を怠った場合に起こり得るリスクと影響について解説します。

法令違反による罰則を受ける

日本では労働基準法をはじめとする、さまざまな法律が定められており、企業はすべての法令を遵守する義務があります。勤怠管理は労働基準法の中でも重要な部分を占めており、勤務・休憩時間の適切な管理が求められます。法令に違反した場合は、罰金や行政指導を受けることがあるため注意が必要です。

また有給休暇の付与や管理が不適切な場合は、社員が権利を行使できなくなるため、労働基準法に違反しているとみなされることがあります。法令違反が発覚すると企業は法的な罰則を受けるだけでなく、社会的信用の失墜や社員からの訴訟リスクも生じます。勤怠管理を適切に行い法令遵守を徹底することが、企業のリスク管理の観点からも重要です。

社員の健康やモチベーションに悪影響を及ぼす

適切な勤怠管理は社員の労働時間を把握し、過重労働や長時間労働を防ぐために重要な要素です。勤怠管理が不十分で労働時間の超過や休憩の未取得が続くと、身体的・精神的な疲労が蓄積して社員の健康を害する原因になります。

過労はストレスや疲労を蓄積させ、心身の不調を招く可能性が高いです。また過剰な残業や不公平なシフト管理は社員の不満を招き、離職率の増加やチームワークの崩壊を引き起こす恐れがあります。適切な勤怠管理で社員の健康を守るとともに、モチベーションを高く保てる環境を作ることが大切です。

給与計算ミスを招く

勤怠情報は給与に直接影響を与えるため、正確に管理しないと賃金計算に誤りを生じさせる原因になります。また給与計算ミスは社員の信頼失墜を招き、労働基準法違反にもつながりかねません。

さらに誤った給与の支給は、経理部門や人事部門に余計な修正作業を発生させます。給与計算ミスは社員の不満やモチベーション低下に加え、企業のリソースと労働時間の無駄を招きます。勤怠管理を正確に行い、給与計算の誤りを未然に防ぐことが重要です。

まとめ

本記事では、勤怠管理システム導入のメリットや主な機能を解説しました。正しく勤怠管理を行うことで社員の健康を守り、働きやすい環境を作りましょう。企業にとって、勤怠管理と同様に重要なのが人事戦略です。タレントパレットなら以下のように、マーケティング思考を取り入れた科学的な人事戦略を実現できます。