こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

正しく労務管理を行う上で、従業員に休暇を取得させることも重要です。しかし本来勤務すべき日に、許可なく従業員が独断で業務を休んでしまっては業務に影響が出てしまいます。

休職や休業などの正当な手続きを経て取得される休暇と欠勤はどう異なるのでしょうか。また管理や給与、欠勤を繰り返す従業員にはどう対応したらよいのでしょう。

この記事では、欠勤の定義や会社側が取るべき対応方法について解説します。人事担当の方はご一読ください。

欠勤とは

欠勤とは、本来なら働く義務のある日に仕事を休むことであり、休み全般を指す言葉ではありません。ほかにも仕事を休む日としては、有給休暇や公休、休職や休業などさまざまな名称があります。

まず、欠勤の定義と労働契約について解説します。

欠勤は給与が支払われない休み

欠勤とは定められた出勤日に、労働者の都合で仕事を休むことです。

あらかじめ休暇取得を申請していれば出勤日ではないため欠勤にはなりません。また、休日出勤した代わりとして別の勤務日に休むことは振替休日や代休取得となります。

給与が支払われる「有給扱い」と異なり、欠勤に対して給与は支払われません。

欠勤は労働者による契約違反

会社と従業員は「従業員は会社の指示に従って仕事をし、会社はその対価として賃金を支払う」という労働契約を結んでいます。

従業員には出勤する義務はあっても、勤務を自分の判断で勝手に取り止める、すなわち欠勤する権利は認められていません。労働者が欠勤することは、会社との契約違反に該当するのです。

また、体調不良などで無理に出勤しても、会社の指示通りに仕事ができない場合も従業員に帰宅を命じることができます。この場合も、労働者に勤務する意思があったとしても、仕事をできる状態にはないため契約違反となります。

欠勤する理由

従業員が欠勤する理由には、体調不良や事故などさまざまなものがあります。

有給休暇は本来、事前申請が必要な休暇です。従って、有給休暇の日数が残っているからといって、欠勤が自動的に有給消化とカウントされるという認識は誤りです。実際には、会社側が「慣例として、有給休暇扱いとして処理してくれるケースが多い」のが実態です。

事前申請なく休んだ場合は、厳密な定義では欠勤にあたるという点は理解しておきましょう。

体調不良

欠勤理由で多いのが体調不良によるものです。医師の診断書があれば、欠勤ではなく「病気休暇扱い」とする会社もあります。

二日酔いや不摂生な生活による体調不良が原因の欠勤は、本人の責任なので欠勤扱いされるのは当然の流れです。しかし、インフルエンザやウイルスなどに感染している場合は、無理して出勤すると感染が広がる可能性があります。

日々の生活で予防していたとしても、社会で生きている限りはウイルス感染を完全に予防することは不可能と言わざるを得ません。

感染者を出勤させることで、社内での感染が広がりダメージが大きくなることも考えられるため、ウイルス感染については慎重な取り扱いが必要です。

また、女性の生理休暇は法律で認められた休暇ですが、取得率の低さが顕著です（参考：厚生労働省「令和 2年度雇用均等基本調査」）。周囲の目を気にして申請しづらいため、結果的に欠勤として扱われるケースもあるでしょう。社内で法定休暇としての生理休暇の存在を周知し、女性従業員が制度を利用しやすくなる工夫も必要です。

けがや病気

けがや病気による突発的な休みの場合、会社には休暇扱いとする義務はなく、欠勤扱いとなるのがほとんどです。会社によっては欠勤扱いとせずに、独自の「傷病休暇」としているケースも見られます。

また、通勤中や業務中に発生したけがで就業できなくなった場合は労災となり、会社は加入している労働者災害補償保険（労災保険）から、療養に必要な費用を負担し、休業中の賃金を「休業補償」として支払う義務があります。

突発的な事故

事故などに巻き込まれ、状況によっては連絡がつかなくなり欠勤とされる場合もあります。

• 本人が気を失っている
• 携帯電話が水没・破損などですぐに連絡ができない

などといった連絡が取れない状況も、まれな状況とはいえ、ないとは言い切れません。まずは速やかな安全確認、情報収集に努める必要があるでしょう。

通勤中の経路で出勤や退勤をしているときに、事故に巻き込まれた場合は労災になる可能性があります。
「欠勤理由」については、こちらの記事をご確認ください。

欠勤と休業・休職などとの違い

「欠勤」「休業」「休職」はいずれも仕事を休むことですが、事情や給与支払の有無などが異なります。

それぞれの特徴・違いについて説明します。

休業は会社または従業員の事情によるもの

休業は、会社または労働者のいずれかの事情で業務を休むことを言います。

会社側の事情は業績不振や操業停止などがあり、労働者側の事情は病気や家族の介護などが代表的な例です。

労働者側の事情の場合、基本的に給料を支払う義務はありません。しかし会社側の事情による場合は、平均賃金の60％以上の休業手当を支給する必要があります。

ただし自然災害のような、会社側に責任がない場合は、手当支給の義務は生じません。

休職は主に従業員の事情によるもの

休職とは、事故や病気など何らかの理由で従業員を業務に就かせることが難しい場合に、会社が勤務を停止させることを言います。

休職は、会社と従業員の労働契約は継続したままです。会社側が本人に休職命令を出すか、従業員側からの申し出を承認をすることで休職が成立します。

休職中には、原則として給与の支払義務はありません。休職の規定については、法律に明確な定めがないため、どのような場合に休職が適用されるのかはそれぞれの会社によって違いがあります。
「休職」については、こちらの記事をご確認ください。

有給休暇とは

有給休暇とは労働基準法に定められている権利で、従業員が事前に申請して、出勤日の労働義務を免除されることをいいます。

欠勤との違いは、有給休暇では労働していなくても給与が支払われる点です。事前に申請することで、本来の労働予定日に休んでも給与が支払われます。

公休とは

公休とは、会社が設ける休みのことで、多くは土日祝日、夏季休暇、年末年始などを指します。会社によって日にちや日数は異なり、シフト制の会社では社内規定で設けているため、従業員個々で公休日が異なるでしょう。

公休は労働者が休む権利のある日であるため、休日に出勤させた場合は、別の日に代休を設けるか、休日出勤手当を支給しなければなりません。

無断欠勤とは

無断欠勤とは、事前の連絡なしに従業員が会社を休むことで、多くの会社で重大な懲罰対象とされているものです。連絡なしに無断で休むことは、社会人としてのマナー違反で、職場の従業員にも迷惑をかけてしまうでしょう。

ただし、事故に巻き込まれて本人が意識を失っていたり、連絡手段が取れない状況に陥ったりした場合は、無断欠勤とはいえません。

このほか、多くの会社では有給休暇が取得されたものとして処理されるケースも多く、実際に「無断欠勤」として扱うかは慎重な判断が求められます。

欠勤を理由に解雇できるか

欠勤は従業員側の契約違反行為ですが、会社側は欠勤を理由に従業員を解雇できるのでしょうか。解雇とは、会社の意思で一方的に雇用契約を解除することをいい、解雇するには正当な事由が必要になります。

従業員が欠勤を繰り返した場合でも、会社側がいきなり解雇をすることは通常認められていません。

企業が欠勤を理由に解雇を行う場合、就業規則の解雇事由に、

• 業務に耐えられない場合
• 欠勤を繰り返した場合

などを記載しておくことが必要です。

さらに、いきなり解雇を行うのではなく、次に挙げる懲戒の手順を踏みましょう。

• 欠勤は契約違反であることを従業員に説明する
• 就業規則の服務規程を読んでもらい、注意や指導を行う
• 欠勤がなくならなければ、始末書を提出させる

懲戒処分を数回行って欠勤が違反行為であることを示し、それでも改善されなければ解雇手続きをするのが賢明でしょう。

欠勤を理由に解雇をする場合は、懲戒解雇という扱いになります。

勤怠管理だけで終わらない、あらゆる人事データを統合して分析

時代は人材情報「管理」から人材情報「活用」へ！
タレントマネジメントシステム『タレントパレット』で、様々な経営課題と向き合えます。

・あらゆる人事情報を一元集約
・人材の見える化で埋もれた人材を発掘
・AIシミュレーションで最適配置を実現
・簡単操作で高度な人事分析が可能

⇒タレントパレットの資料を見てみたい

欠勤した場合の給与の計算方法

欠勤した場合、従業員への給与の支払はどのようにすればいいのでしょうか。「ノーワーク・ノーペイの原則」と欠勤控除について解説します。

欠勤とノーワーク・ノーペイの原則

従業員が欠勤した場合、ノーワーク・ノーペイの原則に従い、働かなかった分について会社側は賃金を支払いません。

労働基準法では「従業員が働いた分は、賃金を全額支給しなければならない」ことを定めていますが、それを「従業員が労働をしなかった分は、会社が支払う義務はない」と解釈したものがノーワーク・ノーペイの原則の考え方です。

このノーワーク・ノーペイの原則に基づき、欠勤した分の賃金を差し引いて給与を支払うことを「欠勤控除」といいます。

所定労働日数をもとにした欠勤控除の計算方法

欠勤した日の賃金控除額を算出する、一般的な計算方法をご紹介します。

＜欠勤控除額＝（基本給＋諸手当）÷　月の所定労働日数　×　欠勤した日数＞

給与20万円、月の労働日数が20日、そのうち2日欠勤した場合、

（基本給＋諸手当）20万円÷（月の所定労働日数）20日=（1日あたり賃金）1万円

1日あたりの賃金は1万円で、2日欠勤した場合は、1万円×2日で2万円が欠勤控除になります。

給与に含まれる諸手当は、家族手当や役職手当などさまざまなものがありますが、基本的に労働日に関わる「通勤手当」「資格手当」「役員報酬」などが対象です。

どの手当を控除の対象にするかは、会社によって基準が異なります。

遅刻・早退をした場合の欠勤控除の計算方法

欠勤控除は遅刻または早退した場合にも適用されます。計算式は以下の通りです。

＜欠勤控除額＝（基本給＋諸手当）　÷　月の所定労働時間　×　欠勤した時間＞

上記のケースで給与が20万円、月の労働日数が20日、労働時間が8時間、遅刻の合計が2時間の場合、20万円÷20日で1日あたり賃金が1万円、これを8時間で割ると時給が1,250円となり、2時間の場合は2,500円が欠勤控除になります。
「欠勤控除」については、こちらの記事をご確認ください。

欠勤控除の際に気をつけたい点

一口に欠勤控除といっても、勤務形態や給与形態で計算方法が異なります。給与形態によっては欠勤控除ができないこともあるので、会社の勤務形態、給与形態をしっかり把握して、欠勤を繰り返す従業員への対策を講じましょう。

完全月給制の場合

日給月給制は、日給に毎月の所定の労働日数をかけて計算した月給から、欠勤や遅刻、早退による日数や時間分を控除して給与を支給します。

一方、完全月給制の場合は、毎月の給与額が固定されているため、欠勤控除ができません。労働者に遅刻や早退、欠勤があった場合でも賃金が控除されない仕組みです。

歩合制の場合

歩合制は、基本給に出来高給を足して支給します。この場合の欠勤控除は、基本給から1日分の給与を算出して、その分のみ控除する仕組みです。

出勤日が少なければ、出来高給も自然と減るため、出来高給の控除はできません。

年俸制の場合

年俸制は、1年の給与の総額が決まっているもので、年俸を12カ月、または賞与2回を含む14回で分けた金額を給与として支払います。

欠勤控除をする場合、年俸額を年間の所定労働日数で割った金額を控除する仕組みです。
その際、賞与を含めるかは会社によって異なります。

欠勤控除をする際の注意点

従業員が働かなかった日数・時間に対して欠勤控除することに法的な問題はありません。
ただし、欠勤控除をする際に、懲戒処分として働かなかった日数や時間以上の控除を行わないよう注意することが重要です。

欠勤控除は、欠勤や遅刻、早退で労働しなかった分を賃金から控除するため、それ以上の時間分を控除してしまうと労働基準法に違反した行為となります。

遅刻や早退の欠勤控除額の算出をする場合、計算しやすくするために15分や30分単位で行うケースがありますが、これは実際に働かなかった時間よりも多めに控除をしていることになります。

減給のようなペナルティーは、

• 就業規則に減給の定めがあり
• なおかつ減給額が月給の10分の1以下である場合

などに認められています。

欠勤を繰り返して業務に支障が出る場合に懲戒処分を行うことは考えられますが、いきなり減給にするのではなく、注意指導や始末書提出などの段階を経て、改善のための対策を行いましょう。

欠勤に関するよくある質問

ここでは欠勤に関する、企業側の疑問について解説します。ぜひご参考にしてみてください。

Q1.欠勤日は有給休暇に振り替えられるか

欠勤の理由で多いのが病欠（病気による欠勤）です。急な病欠は、欠勤控除の対象とするとすることができます。

有給休暇は原則としては事前申請ですが、「有給休暇扱いに変えることは可能か」と従業員から事後申請の問い合わせを受けることは多いでしょう。有給休暇の事後申請については就業規則に記載しておくと、トラブルを防げます。

なお、労働者が欠勤したからといって、会社側が一方的に有給休暇に振り替えることはできません。有給休暇はあくまでも労働者に付与された権利であり、勝手に振り替えると法律違反になるので注意しましょう。

Q2.インフルエンザで休む場合は欠勤扱いか

従業員がインフルエンザで休む場合、自己都合で休むことになるため、基本的に欠勤扱いになります。有給休暇の残日数に余裕があるのであれば、従業員からの申請があった場合は有給休暇として扱うことも可能です。

会社の就業規則に「インフルエンザ休暇」についての規定があり、従業員が規定に基づいて休暇申請してきた場合は、申請を受理し、有給扱い・欠勤扱いのいずれにするかを判断してください。

まとめ

欠勤の定義、欠勤とほかの休みとの違い、欠勤への対処法、欠勤控除の計算方法など、会社が知っておきたいポイントを解説しました。

欠勤が続くと離職につながる恐れもあり、会社としては人材の確保のために対策を講じる必要があるでしょう。

あらゆる人事情報を一元集約するタレントマネジメントシステム「タレントパレット」では、経営や人事課題の解決のための根拠のある施策が打て、さまざまな経営課題と向き合えます。

分析結果から社員のエンゲージメント・モチベーションを把握し、離職予兆を事前にキャッチできるので、離職予兆のある社員を発見し早期フォローが可能です。

タレントパレットのHPはこちら