4段階評価とは、1～4の4段階で社員を評価する方法です。人事評価では4段階評価の導入が望ましいとされています。この記事では、人事で評価をする人に向けて4段階評価の基準や導入のメリット・注意点を解説しています。教育効果を測定する際の4段階評価についても紹介しているので、参考にしてください。
4段階評価とは？
人事評価の際に活用する4段階評価では、1～4の数字で社員を評価します。4段階評価では、「非常によい」「よい」「悪い」「非常に悪い」の4つで評価をする仕組みで、「普通」という曖昧な評価をなくしているのが特徴です。
「普通」の評価をなくしたのは、「可もなく不可もない普通」という状態は、社員の成果や貢献度によって評価する、成果主義の評価として相応しくないという考えが背景にあります。
評価の際は、技術習得や資格取得、売上などの基準を設けて、4段階で評価します。組織における目標に対して、どれだけ成果を上げ、達成のために貢献できたかを適正に確認することが重要です。評価内容によって、昇格や昇給できることもあれば、さらなる育成が必要となるケースもあります。
4段階評価の基準
1～4段階の数字で表す4段階評価の基準を解説します。
4の場合
4段階評価において「非常によい」という状態であり、最も評価が高い状態です。他の一般的な評価方法においては「Sランク」に相当します。組織の目標達成に向けて貢献し、高いパフォーマンス力を発揮した社員に対してつけられます。
普通に目標を達成するのではなく、想定していた目標を大きく上回る成果を出すことが、4という評価をつけるうえで重要です。
この評価をつけられる社員は、昇給や昇進の対象となる場合も多々あります。さらなるモチベーションアップや生産性の向上につながる場合もあるため、評価に対して適正な対応を取るとよいでしょう。
3の場合
4段階評価においては「よい」という状態であり、「非常によい」に次いで高い評価の状態を表します。他の評価方法だと「Aランク」に相当すると考えられることが一般的です。
設定していた組織目標の達成を実現できた場合や、安定したパフォーマンスを発揮できた場合につけられます。組織から求められた業務をこなすだけの実力があり、良好な成果を出せるという信頼を持てる社員であることが評価に値する条件です。
昇給や昇進を検討してもよい社員を3で評価することもあるため、場合によってはそれらを考えてもよいでしょう。
2の場合
4段階評価においては「悪い」という評価であり、目標達成には至らなかったけれど、求める最低限の業務はこなせている状態の社員につけられます。他の評価方法では「Cランク」に相当します。
目標達成に向けて最低限の業務はクリアしているが、期待したいレベルまでには達していないことを表します。成果も効果も不足しており、目標達成に向けて改善する余地があるという状態です。
業務に対する向き合い方やそれに伴うパフォーマンスの改善を促す目的で、人材育成に力を入れる必要があります。より成長できるだけの伸びしろがある段階だといえるでしょう。
1の場合
4段階評価において「非常に悪い」という状態を表す評価で、他の評価方法では「Dランク」として表すことが一般的です。
組織の目標達成に向けて、求めている最低限の業務がこなせていない場合につけられます。企業が社員に期待したいレベルに達するまでの実績が著しく不足している状態だといえるでしょう。
また、勤務態度にも問題がある社員である場合は、業務への取り組みとあわせて改善が強く求められます。この評価を与えられる社員は、減給や降格の対象にもなり得ます。
4段階評価と5段階評価の違い
人事評価には4段階評価以外に、5段階評価という評価方法があります。4段階評価との違いを解説します。
5段階評価の特徴
人事評価における5段階評価とは、「S・A・B・C・D」や「5・4・3・2・1」のように5つの項目を設定して評価する方法です。「非常によい」「よい」「普通」「悪い」「非常に悪い」の5つの評価を表します。4段階評価が主流となる前は、5段階評価が人事評価にはよく用いられていました。
5段階評価は、評価者にとってもプレッシャーを感じさせない評価方法だとされています。評価するべき点もあるけど改善点もある社員や目立った功績のない社員に対しては、平均を表す「3」をつけることで評価がしやすくなるという点で、活用される場面が多々ありました。
また、社員にとってもより高評価を目指すためのモチベーションとなるため、自発的な成長を促すうえでも有効な評価方法だとされていました。
5段階評価の基準
5段階評価における評価の基準は、4段階評価とは少し異なります。それぞれのレベルごとの基準について簡単に解説します。
5の場合
「5」は「非常によい」状態を表す評価で、「S」と表すこともあります。企業が設定した目標をはるかに上回るパフォーマンスや、成果を出した社員を評価する際に用いられることが一般的です。昇給や昇格にもつながるため、向上心の高い社員であれば「5」を目標としていることも多いでしょう。
4の場合
「4」は「よい」状態を表す評価で、「A」と表現することもあります。あらかじめ設定していた目標を十分に達成できているけれど、最高評価とまではいかない場合につけられます。昇給やボーナスアップなどの待遇を受けられるケースが多いです。
3の場合
「3」は「可もなく不可もない/普通」という場合につけられる評価で、「B」と表現することもあります。目標達成はできたが、改善点も見受けられる場合につけられる評価です。昇給やボーナスなどの待遇を受けられる訳ではないため、より高評価を目指す必要があります。
2の場合
「2」は「悪い」場合につけられる評価です。「C」で表現する企業もあります。企業の設定した目標を達成できなかったが、評価できる成果が全くないわけではない場合につけられます。フィードバックや研修などによる教育を受ける必要がある評価です。
1の場合
「1」は「非常に悪い」場合につける評価で、「D」と表現することもあります。設定した目標の達成に届かない場合や、他にも問題がある場合を基準としてつけられます。降格や減給の対象になるため、改善が必要です。
5段階評価の課題
人事評価を細かいレベルに分けて行える5段階評価ですが、評価が中央値化してしまう課題があります。日本人は最高や最低の評価を避ける傾向にあるため、「可もなく不可もない」無難な評価になりがちです。
また、評価者や評価方法によって、評価が曖昧になる可能性があります。「3」という評価があることにより正確な評価が行われず、今後の課題や改善点が見つかりにくくなることもあるでしょう。
加えて、評価方法も「絶対評価」か「相対評価」かという点を、社内で共有しておかなければなりません。詳しくは後述しますが、絶対評価とは、評価基準を用いて社員個人の能力を評価する方法です。一方の相対評価とは、社員同士を比較することで評価をします。「5の評価は全体の〇％」と設定して社員を割り振って評価します。
4段階評価のメリット
人事評価として主流だった5段階評価ではなく、4段階評価が選ばれるようになったのはなぜでしょうか。4段階評価のメリットを説明します。
モチベーションが上がる
4段階評価を用いることは、社員のモチベーション向上にもつながります。
5段階評価にある「普通」という曖昧な評価がないことで、評価の良し悪しがわかるためモチベーションの向上につながります。評価がはっきりしており、昇給や昇進にも反映されやすいという点も、社員のやる気に直結するでしょう。
課題も把握しやすいため、社員1人ひとりの成長につながります。具体的な目標や改善策を立てられるため、個人の成長に加えて社内全体の人材育成を行ううえでも役立ちます。
社員が全体的に成長することで業務効率がアップし、生産性も高められるため企業目標を達成しやすくなるでしょう。目標達成を実現することでさらにモチベーションを高められるという好循環を生み出すことが可能になります。
モチベーション向上に有効な施策とは？重要性や低下する原因、測定方法なども解説
適正に評価できる
4段階評価には「普通」というレベルがないため、評価をする側が成果を適正に評価できるという点もメリットです。
可もなく不可もない「普通」という評価があると、無難な評価をするため中央値化してしまう傾向にあり、曖昧な評価となってしまいます。社員もなぜ自分がこの評価なのか理解がしづらく不満を抱いてしまう可能性があります。
しかし4段階評価には、無難な評価レベルが存在せず具体的な基準で社員を評価するため、公平性や透明性が高い評価が可能です。これにより社員も自身の評価を理解でき、評価に対して不満が発生しにくいのもポイントだといえるでしょう。
4段階評価のデメリット
4段階評価にはデメリットも存在します。デメリットも踏まえて導入するかどうかを検討してみてください。
評価が難しい
5段階評価のように「普通」という基準がなくなることで、曖昧な評価を選択できず評価における難易度が上がってしまいます。評価の負担を減らしていた「普通」を活用できないため、評価を決める際に時間がかかるでしょう。
また、曖昧な評価ができない分、社員の日頃のパフォーマンスや態度をしっかり理解しておかなければいけません。実際にヒアリングをしたり、現場を見に行ったりするなどして、適正な判断ができるように努める必要があります。
さらに、評価を決めるための明確な基準を設けておかなければ、せっかく社員の勤務態度やパフォーマンスを確認していても、的確な評価ができません。評価者への負担を減らすためにも、評価基準を設置したうえで分析を行いましょう。
不満につながることもある
5段階評価では「3」という「可もなく不可もない」状態を選択することで、丸く収めていた評価も、4段階評価となると良し悪しを明確にしなければなりません。
評価は昇給や昇進にも関わってくるため、十分に理解したうえで根拠を持って適正に判断する必要があります。曖昧な根拠では、社員が評価に対して不満を感じてしまう可能性もあるため気を付けましょう。
評価の基準を社内で共有することで、共通認識となり透明性が増します。透明性を持って判断をしないと、誤った評価基準での評価や誤評価につながるケースもあります。
社員から正しい評価ではないと不満を持たれてしまう可能性があるため、社員のことをしっかり理解したうえで基準をもとに創造的に判断するよう心がけましょう。
4段階評価を導入する手順
4段階評価を導入するための手順を解説します。より効果的に導入するためにも、以下の手順で導入を行いましょう。
1.目的を決める
4段階評価を導入するうえで最も重要なのは、評価目的を明確化することです。社員のモチベーション向上やキャリア開発の促進、パフォーマンスの改善、給与の適正な配分などが一般的な評価目的として考えられます。評価目的を決定する際は、企業理念や企業の目標に基づいて決めるとよいでしょう。
「なぜ評価をするのか」を明確にし、社内に共有することで社員からの信頼獲得や満足度向上につながります。またパフォーマンス力を高め、生産性の向上も期待ができるため、自社に適した評価目的を決定しましょう。
2.理解しやすい評価基準を設定する
社員が理解しやすい評価基準を設定することも、4段階評価を導入するうえで重要です。決定した評価基準は、社内に共有することで透明性を確保することが可能です。
主な評価基準として、能力評価・業績評価・情意評価の3つに分ける方法を紹介します。
・能力評価…業務を行う際に必要なスキル・経験・知識などの能力を評価
・業績評価…達成した目標や生み出した成果などの業績を評価
・情意評価…業務態度や協調性、貢献度などの対人関係における行動を評価
上記の基準を現場の状況に合わせて設定しガイドラインを設けることで、公正な評価が可能になります。
3.ルールを明確にする
評価基準を決定したら、4段階評価にするか5段階評価にするかなどのルールを設定し、明確化しましょう。
他にも昇給や昇進、減給、降格などの待遇に対して、どのように評価が反映されるのかについても明らかにすることが大切です。「なぜこのような評価・待遇になったのか」を社員が理解するためにも、明確な基準と透明性の高い評価プロセスを設定してください。
事前に社員に共有しておくことで、不必要に疑問や不満を抱かれず納得しやすい評価となります。
h3：4.社内周知をする
評価ルールも明確にしたら、社内に周知をしてから運用を開始しましょう。周知をしても、社員がルールや基準を理解していなければ、評価への不満や企業への不信感につながります。理解したことを確認してから運用を行ってください。掲示や回覧、会議などで社員全員に届くように周知しましょう。
社内周知が完了したら、反映がスムーズにしやすいタイミングで運用をはじめられるように、周知開始の期間を調整しておくとよいでしょう。新ルールに適応するまでの期間や、労働組合の監査期間も踏まえて3か月程度を見ておくと安心です。
4段階評価を導入する注意点
4段階評価を導入する際に注意しておくべき点を解説します。以下のポイントを考慮したうえで導入を行ってください。
評価基準を理解する
評価基準の違いを理解しておくことは、評価者が適切に評価をするうえで重要です。人事評価をする際に良く用いられる絶対評価と相対評価の違いを確認しておきましょう。
絶対評価とは、あらかじめ定めた評価基準で社員を評価する方法です。社員個人の能力や成果で評価を行うため、他の社員の成績には左右されません。評価を公平に行える上、がんばりが評価に反映されるため社員のモチベーションや業務効率向上につながります。
一方、相対評価は、他の社員と比較して評価する方法です。各評価レベルに全社員の内〇％を分布するという枠を設けて評価を行います。社員個人のがんばりに応じた評価とはなりにくい反面、他の社員と比較をされるため、競争意識を育てることができます。
評価者への研修をする
4段階評価を行ううえで、評価者への研修も欠かせません。評価者への教育が不十分だと、個人の感情や先入観で評価してしまう可能性もあります。評価者が客観的に人事評価を行うためには、定期的な研修が必要です。
また、評価者が必要以上に評価に悩んでしまい、負担が大きくなってしまうことも考えられます。
研修では公正かつ一貫性のある評価を効率よくできるよう、重要性や評価基準を教育する必要があります。昇給や昇進など社員の待遇にも関わってくるため、評価方法や評価基準等を十分に理解できるよう研修を実施しましょう。
評価基準を共有する
評価者へ人事評価の基準を共有しておくことも大切です。評価基準を共有しておくことで全員が同じ基準に基づいて評価できるようになり、評価者によって大きく評価が異なるという事態を避けられます。統一されていない基準で行われた評価は、社員の不満につながるケースもあるため、留意しておきましょう。
また、評価基準を明確にすることで、社員がどの程度がんばれよいのかという目標指針ができるため、具体的な課題発見や改善につながり生産性の向上も期待できます。共有する際は言語化や数値化して、わかりやすく共有することが大切です。
自己評価を考慮する
社員の自己評価もある程度考慮して評価することで、明らかに現状とマッチしていない評価になることを防ぎます。実態と大きく乖離した評価による不満を発生させないためにも、社員自身にも自己評価をしてもらう機会を設けましょう。
客観的に自分の仕事ぶりを振り返ることは、自己認識の向上にもつながります。また、課題も自分で発見できるため、成長の機会にもなるでしょう。さらに、自己評価と人事評価を話し合う過程で、社員と評価者との間でコミュニケーションを図れるため、信頼関係の構築にも役立ちます。
スタッフの成長を促す
社員に組織が求める人材として成長してもらうためにも、評価を行った後はフィードバックを行いましょう。社員からの納得度を高めるという点でも大切です。評価結果だけを伝えるフィードバックにするのではなく、「なぜこのような評価になったのか」という理由や改善点、アドバイスも明確にしたうえでしっかり説明する必要があります。
きちんとフィードバックを行わなければ、社員が成長の機会を得ることができません。業務効率や生産性が低下する原因となるため、社員の成長につながるフィードバックを行いましょう。
4段階評価は教育効果の測定にも有効
4段階評価は、教育効果を測定するという点でも有効な評価方法です。
教育における効果測定方法は、カークパトリックモデルとも呼ばれています。1975年にウィスコンシン大学の名誉教授ドナルド・L・カークパトリックが提唱した教育効果の測定方法で、反応・学習・行動・結果の4段階で評価するのが特徴です。
教育を受けた生徒の満足度や理解度、業績の向上度などを測定できるため、教育が社員にとって役に立っているのかという点の確認ができます。
カークパトリックモデルは、研修や教育にかけるコストや効果への関心が高まったことをきっかけに、導入されるようになりました。測定をもとにした研修や教育の課題発見や改善を行い、さらなる効果を得ることを目的としています。
4段階評価で教育効果を測定する手順
教育効果を測定する際の基準となる4つの段階について解説します。
1.反応
第一段階は「反応」で、満足度で研修の効果を測定します。測定方法は、研修直後にアンケートやヒアリングを実施することで、研修内容を評価します。アンケートやヒアリングの際に得られた満足度や感想を参考しましょう。
講師に対する評価や、次の研修に向けた課題を発見するために用いられることが多い効果測定方法です。比較的簡単に評価できるため、「反応」で研修の効果を測定している企業や団体は多数あります。
2.学習
第二段階は「学習」で、理解度をみながら研修の効果を測定します。
筆記試験やレポートなどを実施し、学習到達度を見ることで研修の結果を測定する方法です。実際に研修を受けて知識やスキルが身に付いたのかを確認できます。学習到達目標に達しない社員が多ければ、学びの少ない研修だったということが明らかになるため、次回の研修を改善しなければいけません。
問題作成が簡単になるラーニングマネジメントシステムやアンケートシステムを活用することで、比較的簡単に取り組める測定方法だとされています。
3.行動
第三段階は「行動」で、研修後に実践しているかという行動変容で研修の効果を測定します。
研修で学んだことを実際に業務のなかでどのように生かしているのかを測定し、研修を評価します。逆に何も実践されていなければ、研修の効果はなかったということになります。
業務内で行動変容に至っているかを測定するため、結果がわかるまで時間がかかります。1か月や半年、1年と期間を設けて、各部署の上司に実践度合いを確認して効果を測定しなければなりません。時間や労力がかかるため、実際に導入されることはほとんどありません。
4.結果
第四段階は「結果」で、企業業績に対してどのような効果があったのかを確認して研修の効果を測定します。実際に研修がどのような影響をもたらしたのかを、利益率や売上高など具体的に数値化できるもので測定し、費用対効果の高い研修ができていたかを分析します。一般的に企業の業績はいくつもの要因が重なって伸びていることが多いため、研修だけの効果として測定はできないとされています。
4段階評価を活用して教育効果を高める方法
4段階評価を活用して教育効果を高めるためには、教育の目標や、行動変容から逆算して行動を決定することが大切です。それぞれの社員に求める行動変容を決めておくことで、目標達成度合いを確認しやすくなります。
「結果」から「反応」というように、ハイレベルからローレベルに向けて目標を決めることで、費用対効果の高い研修を実施できるようになります。
また、研修を行ってから期間を開けてフォローアップセミナーを実施することも有効です。研修に参加していた社員の理解度を深め、業務に落とし込むことをサポートします。
より教育効果を高めるために、ポイントを押さえてカークパトリックモデルを活用しましょう。
まとめ
4段階評価を導入することで、曖昧な評価がなくなり社員のモチベーション向上や生産性が高まります。適正な評価は社員の成長にもつながるため、4段階評価の導入がおすすめです。
タレントパレットは、人事評価をはじめ豊富な機能を備えたタレントマネジメントシステムです。大手企業をはじめ数多くの企業に導入されており、コンサルティングの知見も豊富です。人事評価や4段階評価の導入でお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。