タレントマネジメントシステムとは

自社のタレント（社員）のスキルや能力を正確に把握して、その能力を最大限に発揮させるための取り組みのことをタレントマネジメントといいます。

そして、これを効率よく行うために用いられるシステムのことをタレントマネジメントシステムといいます。このシステムでは、単に社員の人事情報を扱うだけではなく、それぞれの社員のもつスキルや経験値、能力といったものもデータ化して一元管理します。これによって、社員の能力を可視化することができ、会社に貢献できる優秀な人材を効果的に扱えるようになります。
タレントマネジメントシステムでは、それぞれのタレントを適材適所に人材配置したり、効果的な人材育成を用いたりすることを目指します。社内に優秀な人材がいたとしても、適切に扱うことができなければ、宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。その社員にふさわしくないポジションを与えてしまうと、能力が発揮できないだけではなく、モチベーションも下げてしまいます。漠然とした方法で人材管理をしても、なかなか成果が出てきません。社員には、それぞれ固有のスキルや経験値があって、それを活かせる場は異なっています。社員の個性を分かりやすく管理するための方法として、タレントマネジメントシステムは有効です。
このシステムを活用することで、会社の利益につながるだけではなく、社員も自分の力を発揮できるようになって、やりがいを感じられるようになるでしょう。タレントマネジメントシステムは、企業にとっても、社員にとっても価値のあるものです。

タレントマネジメントシステムが必要とされる背景

欧米を中心にしてタレントマネジメントという考え方が普及し、それは日本にも伝えられました。日本の会社でもタレントマネジメントが重視され、いかにして社内の人的資源を有効活用していくかが課題となっています。現場のニーズに合った人材開発や人材配置が求められ、そのためのカギを握るものとしてタレントマネジメントシステムが注目されています。社会は激しく変化していて、従来の方法では企業が対応できないと考えられているのです。顧客ニーズの多様化や複雑化が続いており、グローバル競争も加熱していて、未来の予測が困難な時代となっています。そんな状況に対応する企業力を身につけるために、社員のパフォーマンスを最大化することのできる、タレントマネジメントシステムの導入が必要とされているのです。
また、日本では働き方や雇用形態の多様化が進んでいます。正社員だけではなく、派遣社員や契約社員といった雇用形態が定着しました。年功序列制度が崩壊して、成果主義へと移行しつつあります。さらに、労働力人口の減少が起きていて、労働力不足で悩む企業が増えています。企業が人材を容易に補充できない環境となった中、今ある人材を最大限に活用するために、タレントマネジメントシステムが役に立つと考えられています。
2010年頃により、米国では「HR Tech」という言葉が普及しました。こちらは、AIやデータ解析といったIT技術を駆使して人材の育成や評価をすることです。これが日本にも広まり、情報をスピィーディーに共有できる「クラウド型」の新しい人事システムが増え、人事活用をより効率よく効果的に行える環境が整いました。これによって、タレントマネジメントシステムを導入しやすくなり、日本で活用されるようになったのです。

タレントマネジメントシステムで解決できる課題

「人材の見える化」と「人材データベース」の構築

タレントマネジメントシステムは、タレントマネジメントにおける優先課題を見極めて、統合的に取り組むことができるものです。さまざまな課題の解決に活用でき、その結果、人材開発や人材配置を適切に行えるようになります。タレントマネジメントシステムを使えばまず、人材の見える化を実現できるでしょう。社内に点在する人事情報をどのような目的で活用するのかを踏まえたうえで情報の整理をして、人材データベースの構築が可能です。人事情報をタレントマネジメントシステムで見える化することで、次世代人材の選抜や育成に活用することもできます。これは、後継者計画機能がシステムに備わっているためです。多くのタレントのなかから次世代人材の候補者を抽出することが可能になります。

人事評価の管理・運用

タレントマネジメントシステムには、人事評価やパフォーマンスを管理する機能もあり、こちらは人事制度運用に利用できます。人事評価をシステムで運用することで、運用の効率化だけではなく、情報を蓄積することでどのような社員が活躍しているのか、活躍している社員の特徴を分析することができます。

キャリア開発

また、学習管理機能が搭載されているタレントマネジメントシステムでは、これを活用してキャリア開発に取り組むことも可能です。社内で活躍するタレントの職種や資格、アセスメント結果などのデータをもとにして、適切な学習メニューをレコメンドします。それぞれのタレントの学習状況や履歴をデータ化して管理することもでき、キャリア開発に役立ちます。

採用管理

採用管理機能が備わっているタレントマネジメントシステムでは、採用業務の効率化から採用のミスマッチ防止まで活用することができます。これはタレントマネジメントシステムには、採用候補者だけでなく、いま活躍する社員の情報も蓄積されているため、自社で活躍している人材はどのような特徴があるのか、それと合致している候補者は何人いるのかなど、現在働いている社員の人事情報を組み合わせて採用のミスマッチの防止、ひいてはどのような人材を募集するべきなのか採用戦略に活かすことができるでしょう。このようにタレントマネジメントシステムの数ある機能を用いることで、解決できる課題はたくさんあります。

タレントマネジメントシステムの基本的な機能

タレントマネジメントシステムの一般的な機能のひとつが、「人材データベース」の構築です。人材情報をひとまとめにできるようになり、人材の見える化を実現します。能力や資格、適性、実績、職務内容など設定できる項目は多岐にわたります。システムによっては、人材配置のシミュレーションができるものもあります。後継者管理という機能もあり、こちらはリーダーの不在や機能不足などを発見して解決することが目的です。幹部の後継者として適した人材を選び、プールしておくことができます。後継者にするための育成計画を練ることも可能です。
タレントマネジメントシステムには、目標・パフォーマンス管理という機能もあります。こちらは人材評価に関する実績や指標などを管理するための機能です。目標を可視化することができたり、目標達成の確度を高めたりすることができます。タレントが目標達成のためのアクションを行っているのか上司が随時確認することも可能です。要員計画という機能もあり、こちらは人事配置や人材採用計画を立案する際に使用します。
人材採用活動に役立てることができる採用管理という機能もあり、こちらを用いれば、より戦略的な採用活動が実現するでしょう。

タレントマネジメントシステムの比較項目

タレントマネジメントシステムを利用できるサービスはたくさん存在しています。それぞれ特徴が大きく異なっているため、目的に合わせて最適なものを選ぶことが大切です。そこで、料金や機能、システムの設定・連携、サポート体制という4つの比較項目に注目しましょう。これらの項目を比べることで、より使い勝手がよく目的に合ったシステムを見つけることができます。
料金については、初期費用がどのくらいかかるのか、ランニングコストはどれくらいなのかが重要です。 基本的にどんなシステムでもランニングコストは必要となりますので、費用対効果をきちんと測るようにしましょう。後から必要となる機能や費用を見逃していないか、検討することも大切です。初期費用が無料の場合でも、継続して利用したときのコストを考えるようにしましょう。
タレントマネジメントシステムの機能は、システムごとに特徴がありますので、会社で行いたい施策に役立つものが備わっていることが大切です。たとえば、自動的に社員に対してアンケートを送信できる機能のあるサービスがあります。新入社員の入社や人事異動があったときに、自動でアカウント発行やメール配信ができるオートメーション機能も役に立つでしょう。それぞれのサービスが具体的にどういった機能を用意していて、どんなメリットがあるのか調べることをオススメします。

システムの設定・連携では、導入するときに設定が難しくないのか、どのくらいの時間がかかるのか、自社のシステムとの連携がしやすいかなどをチェックします。たとえば、簡単なマウス操作や直観的な操作のみで簡単に設定できるものは、スムーズな導入が可能です。
サポート体制も重要なポイントですので、導入前や導入時、さらに導入後のサポートまで調べておきましょう。

失敗しない、最適なタレントマネジメントシステムの選び方

タレントマネジメントシステムを導入するときには、自社の人事システムと連携させる必要があります。したがって、既存システムの実態と合ったものを選ばなければいけません。現在の人事業務フローにスムーズに組み込めるシステムならば、導入してすぐに活用することができ、課題の早期解決につながります。また、会社によって、どのようなタレントマネジメントシステムが適しているのかは異なっていることにも注意しましょう。自社に最適なパッケージシステムを選ばないと、せっかくのシステムが無駄になります。最近では外国人を社員として雇用するケースも増えてきており、英語や中国語など多言語対応の機能があるのかも重要なポイントです。どういった機能が必要とされているのかよく考えて、要件を満たしたシステムを見つけることが大切です。自社の業界でのシェアも参考にするとよいでしょう。
タレントマネジメントシステムを検討する際に、比較サイトなどを利用するのも一つの手段です。ただし、ランキング上位に位置しているからという理由で選ぶのではなく、自社の目的に合わせたツール選択を行いましょう。無料で体験版を操作できるものもあるので、口コミなどだけではなくご自身の目で確かめていただくことをオススメします。
タレントマネジメントシステムは、人材データを活用するためのものであり、データの一元化や可視化をするために用います。そのため、自社に必要な人材データの一元化や可視化のための機能が備わっているものを選びましょう。たとえば、一定期間ごとにデータを区切って、自動で分析をする機能をもつシステムならば、可視性を高めやすくなりデータの管理がしやすくなります。

タレントマネジメントシステムにはセキュリティも重要

社員の人材データは重要な個人情報であり、流出などを防ぐことも必要です。そこで、タレントマネジメントシステムには、強固なセキュリティ環境が要求されます。IDやパスワードを設定できるだけではなく、端末認証機能やアクセス許可・除外の設定などもできると安心です。データを自動バックアップする機能、データベースの二重化などにも対応していると安全性をより高められます。柔軟性や拡張性のあるシステムを選ぶことも大切です。組織の状態は時々刻々と変化していくもので、それに合わせて項目の追加・変更ができるものを選びましょう。また、変更や追加の際に費用が発生しないものを利用することも大事です。費用対効果の観点も忘れないで最適なシステムを探しましょう。

タレントマネジメントシステムを活用するまでの流れ

実際にタレントマネジメントシステムを活用するためには、まず、データの一元管理を行います。社員の経歴や顔写真、研修の受講履歴、スキル、これまでの評価といった項目を登録していくのです。これらの情報は分散しやすいものですが、システムを活用することでひとまとめにできます。次にデータの分析を行い、これによって登録した情報を有効活用できるようになります。たとえば、ランク付けやスコアリングができる機能などです。
データの分析をしたならば、それをもとにして具体的な施策を考えて実行します。たとえば、人材配置の最適化を図ることで、より高いパフォーマンスを発揮できるようになります。サービスによっては、アドバイスやレコメンドなどを行ってくれるものもありますので、施策立案に役立つでしょう。また、社員のデータは常に変化していくため、定期的に更新することが必要です。人材評価やスキルアップなどのデータの鮮度を保つことで、よりよい施策を見極めることができます。さらに、実行した施策を見直すことも重要で、結果を確認して改善点を考えます。このときには、更新されたデータも参照して、次の施策を練るための参考にします。このような流れによって、タレントマネジメントシステムを社内で有効活用できるでしょう。
サービスによっては、コンサルタントによるサポートを受けられるものや、社員アンケートの結果を活用できるものもあり、これによって新たなデータを得ることもできるでしょう。独自の機能やサポートなどは、積極的に活用していくことで、より効果的な施策を実行するのに役立てられます。

タレントマネジメントシステムで人材の最適な配置を目指す

人材の管理に苦労している企業は多く、さまざまな課題を抱えています。そこで、タレントマネジメントシステムを活用すると、業務工数を削減でき、従業員の業績や評価の一元管理が可能です。これにより、自社の従業員のパフォーマンスを最大限に発揮できるようになります。人材の最適な配置を目指すために有用なタレントマネジメントシステムを活用しましょう。