こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
この記事では1on1ミーティングで部下側に共有しておきたい心構えや、1on1ミーティングの効果を高めるポイントについて解説します。
他にも、1on1ミーティングで部下側に自己開示してもらうポイントについて解説するため、企業の人事担当者や、部下との面談を行う立場の方は参考にしてください。
1on1ミーティングで部下側にしてもらう心構え
ここでは、1on1ミーティングで部下側にしてもらう心構えについて解説します。
それぞれの詳細について分かりやすく解説するため、1on1ミーティングで悩んでいる方は参考にしてみてください。
業務の効率を上げるために行う
1on1ミーティングが普通の雑談と変わらないと思われるのを防ぐためには、部下の現状や今後の動き方などを確認して、業務の効率を上げるのが目的で行うというのを伝えることが望ましいです。伝えるタイミングを、1on1ミーティングを開始した直後や実施する予定日よりも前にすると、部下に理解を促しやすくなってより一層効果が高まります。
悩みや不安の解消できる場である
普段の業務中では言い出しづらい悩みや不安などを解消できる場であることを理解してもらえると、1on1ミーティングを行う意味が大きくなります。あらかじめ、業務に関連する悩みや不安など以外にも、業務に支障をきたしているプライベートのストレスなどを打ち明けてもよいと伝えると、部下側も話しやすくなるため効果的です。
自己開示することが大事
1on1ミーティングでは、思っていることを正直に話してもらう必要があります。なぜなら、今後の業務の方針や組織作りに役立てるための情報として活用するためです。
無理矢理に話をさせるのは、かえって信頼関係の構築を邪魔して逆効果になってしまいますが、可能な限り自分の考えや組織での立ち位置、現状に対してどう思っているかなどを話して欲しい旨を伝えるのが望ましいでしょう。
自由に話をしてよい
1on1ミーティングは査定や評価と異なり、部下の心理状態や社内での立ち位置、現在の状況などをヒアリングするのが主な目的になります。そのため、上司だけではなく部下側も自分の経験や成果、希望や提案、業務以外のプライベートのことなど、幅広い話題について自由に話しても良い場だと理解してもらうのが大切です。
あくまでも部下側がメインである
基本的に上司と部下の2人で行われる1on1ミーティングですが、メインは部下側と想定している場合が多いです。上司は部下の話や悩みなどを聞いて、課題解決に繋げられるようにアドバイスをしたり、今後のサポートをどのようにするか決めたりするためです。
話題の提供や質問は主に上司が行いますが、部下に受け身でいるよりも自分から積極的に話すことが重要なのを把握してもらうと、有意義な1on1ミーティングになりやすいです。
上司や会社の考えが把握できる機会
1on1ミーティングは、上司の考えや会社の方針について詳しく聞ける場でもあるので、普段の業務では聞きづらい詳細な話や方針が決まった背景、自身への評価についてなどの話題を取り上げられます。
部下にとって、今後の業務の効率化やモチベーションの向上に役立つ話題について聞ける場であり、1on1ミーティングの機会を有意義に活用することを意識してもらうことが大切です。
人間的な距離感を近づける
業務中やチームで動いているときよりも、込み入った話がしやすい点が1on1ミーティングの特徴です。ビジネスだけの関係ではなく、人間的な関係を深めて距離感を近づければお互いの理解度が上がり、結果的に業務の効率化や生産性の上昇などが狙えます。
そのため、可能な限り自分の情報を開示しつつ、上司が開示した情報についても興味を持って理解しようという姿勢になってもらいましょう。
1on1ミーティングで話すことがないと言われたときの対処法
以下では、1on1ミーティングで話すことがないと言われたときの対処法について解説します。
具体的な対処法とそれぞれの詳細について解説するため、参考にしてください。
5W1Hの形式で質問する
5W1Hの形式で質問を行うと、話しやすくなって会話が進む可能性が高くなります。5W1Hはそれぞれ、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」などの英単語の頭文字を取ったものです。
オープンクエスチョン形式なので、部下側が自由に考えて答えられるようになり、話すことがないと言われた際の対処法として有効です。具体的なオープンクエスチョン形式の質問は、今一番解決したい課題は何か、業務などで追加して欲しい規則などはあるかなどが挙げられます。
自己開示をして話題を提供する
部下側にだけ質問をしたり、話をさせ続けたりすると一方通行な印象になってしまう他、話題が尽きて話すことがないと言われやすくなります。対処法として、上司側も自己開示をして話題を提供する、部下からの質問を受けて答えるなどが有効です。
また、互いに情報を開示したり質問をしあったりすることで、どちらか一方だけではなく双方からコミュニケーションが図れるため、円滑な会話に繋がるというメリットも得やすいでしょう。
過去の1on1ミーティングを振り返り比較する
過去に1on1ミーティングを行っていた場合は、挙げられていた問題点の改善具合や目標の進捗などを確認して、現在と比較するのが好ましいです。問題点が改善されている、目標を充分に達成できている場合は部下を評価し、逆に改善や達成ができていなかった場合は、新たに問題への対策を考えたり目標の設定を行ったりしましょう。
このような対策を行うことで、1on1ミーティングの時間を有意義に使えます。さらに、過去の問題とは別に新たな問題が発生していないか、次の目標ができたかなどもヒアリングするとより効果的です。
1on1ミーティングが部下側に与えるメリット
ここでは、1on1ミーティングが部下側に与えるメリットについて解説します。1on1ミーティングが部下側に与えるメリットについて知りたい方は参考にしてください。
悩みや不安を解消できる
普段の業務中には相談しにくい悩みや、言いにくい不安やストレスについて上司に伝えやすい点が部下側のメリットです。悩みや不安などが解消できれば、業務効率の改善やモチベーションの増加などの副次効果を得られる可能性が高いため、社内での評価の向上や将来のキャリアの足がけになる場合があります。
モチベーションや能力の向上
1on1ミーティングが評価や査定などと異なる点は、数値ではない部分の成長や成果について話したり、評価したりしやすい機会であるということです。部下が自分で意識したり把握したりできていなかった部分も上司から評価されやすいため、モチベーションの向上に繋がりやすいというメリットがあります。
業務上の問題点があったとしても、指摘してもらって改善案を上司と一緒に考えてもらえれば解決に繋がりやすいです。
上司や会社の戦略や考えが把握できる
上司や会社の戦略や考えを把握できるのも、1on1ミーティングで部下側が得られるメリットです。普段の業務中には聞きづらい戦略や方針などの詳細が聞けるほか、決定した理由や背景なども分かればより一層理解度を上げることもできます。
さらに、自身の希望するキャリアと上司や会社の戦略などを照らし合わせれば、将来図を設計しやすくなり、普段の業務への取り組み方や希望する仕事の方針を決めるのに役立つ点もメリットです。
まとめ
1on1ミーティングで部下側にしてもらう心構えや、話すことがないと言われたときの対処法、部下側のメリットなどについて解説しました。部下の育成は業務効率や生産性の向上に大きく関わるほか、モチベーションを維持させることができれば継続的な効果が期待できます。
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