こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
ミーティング方法の1つとして知られるようになってきた1on1ですが、正しいやり方、活用方法などに不明瞭な点が多く、実施に至っていない企業も多いでしょう。1on1には効果的な実施方法があり、正しく行えば業績に大きく貢献する可能性もあります。
この記事では、人事部門の担当者に向けて、1on1のやり方や効果的に行うコツなどを解説します。企業における部下との面接や人事で1on1を実施する際の参考にしてください。
1on1とは
まずは1on1とは何か、概要や通常の面談との違い、効果などを解説します。
1on1はマネジメント手法の1つ
1on1とは、上司と部下の間で行われるミーティングのことです。1on1ミーティングと呼ばれることもあります。
1on1の目的は、上司と部下が対話することにあります。1回のミーティングはたいてい30分ほどと短く、サイクルは1週間～1か月に1度以上の頻度で継続的に実施されることが特徴です。1on1は、上司と部下の信頼関係の向上、人材育成を目指せる手法として、導入する企業が増えています。
1on1と面談との違い
上司と部下で行う1対1の面接と聞くと、いわゆる評価面談を思い起こす人も多いでしょう。しかし、1on1ミーティングと評価面談では目的も方法も異なります。
評価面談は、部下の評価・管理を目的とする面談で、頻度の目安は1年に1〜2回程度とさほど多くありません。一方、1on1の目的は上司との対話を通じた部下の成長サポートです。頻度も多く、評価面談よりはるかに短いスパンで実施されます。
1on1の効果
1on1には下記のような効果があります。
・社員の成長促進
・社内での成果向上
・離職の防止
上司と部下が対話をすることによって、仕事上の成長と成果向上を期待できるだけでなく、自社に対する信頼性や愛着を育むことにつながるため、離職の防止にもつながります。
1on1の基本的なやり方
1on1の基本的なやり方をマスターしましょう。評価面接との違いも意識しながら実施すると効果的です。
1on1の目的を明確にする
まず1on1の目的や効果を、社員全体にしっかりと周知することが必要です。1on1をただ導入するだけでは、社員にとっては業務が増えたと感じられてしまうことも多いでしょう。1on1にポジティブに取り組めるような環境を整えなければ効果が半減してしまいます。
1on1が部下自身の社内での成長や業績アップに寄与するものであり、部下の利益になることを全員に伝えなければなりません。
あらかじめテーマを決める
1on1では、上司と部下、お互いの貴重な時間が雑談で終わってしまわないよう、事前にテーマやアジェンダを設定します。テーマを決めておかないと、何を話したらよいか分からなくなるかもしれません。1on1でのよくある失敗は「話す内容がない」ことです。
あらかじめ設定したテーマに関して対話をするだけでなく、対話の内容を忘れないよう、お互いが見返せる形で記録、保存すると効果的でしょう。
1on1を定例化する
1on1は継続することが大切です。一定のスケジュールを決めて定例化し、必ず開催するよう留意してください。
上司と部下との距離は、コミュニケーションの頻度が高いほど縮められるのが一般的です。日常的に対話の機会があることで、部下から職場で何か問題が起きたときも迅速な報告が期待できるなど、部下の声をいち早く拾えます。
1on1の効果を高めるやり方
1on1のやり方のなかには、より効果を高めるものもあります。どんなやり方が適切かを見てみましょう。
雑談から始める
部下にとって上司はなかなか本音を話せる相手ではないため、まず雑談から入り、話しやすい雰囲気づくりをしていくのがポイントです。
雑談の内容は、最近あった出来事や気になるニュースなどが一般的ですが、踏み込みすぎないようならプライベートな話題でもよいでしょう。普段の業務では話題に挙がらない内容を話すことで、相互理解を深められます。
テーマについての考えを引き出す
気持ちがほぐれてきたところで、メインのテーマについての話を始めましょう。対話では部下が主体的に話せるよう心がけ、自然な流れでテーマについての考えを引き出すようにします。
会話のキャッチボールは必要ですが、基本的に上司は部下の話を遮らず、傾聴に努めることもポイントです。上司が考えを述べたり、指導を始めたりすると、部下は自分の考えを述べなくなるため注意してください。
コーチングを意識する
1on1で意識するべきは、上司は部下をコーチングする立場であるということです。テーマに関して部下の考えを引き出した後は、対応や対策について一方的な指導をするのではなく、一緒に考えます。
このときの上司の役割は、思考を深める過程をサポートし、部下が自ら答えにたどり着けるように寄り添うことです。上からいわれるのではなく自分で解決した問題は、解決力だけでなくモチベーション向上にもつながります。
次回の1on1を決める
1on1の最後に、次回の1on1について日程や方向性を決めておきます。また、今回の1on1で話し合った結果に関して、次回までの具体的な課題も決めておくとよいでしょう。
1on1はスパンの短いミーティングになるため、限られた期間で実現可能な課題を設定することが重要です。次回の日程を決めることは、次がなく終わってしまうのを避けるほか、短期間での目標設定ができるメリットもあります。
振り返りを共有する
次の1on1では、前回に決めた課題の達成度について上司と部下とで共に確認しましょう。ここでしっかりと振り返りを共有することが成長につながります。
目標達成ができなかった場合、期間の長さに対して目標が高すぎた可能性があるほか、目標に対して努力が伴わなかったのかもしれません。達成が難しい場合は対策を検討する、課題を緩和するなどの調整が必要です。
1on1のテーマ例
1on1のテーマといっても、どのような設定をしたらよいのか迷ってしまうことも多いでしょう。実際によく1on1のテーマとして挙げられるのは、以下のような内容です。
・プライベートでの話題
・仕事における報告
・現在の気持ちや体調
・短期的な相談や進捗
・中長期的なビジョン
・職場や組織に関するトピック
プライベートに関する話題は、お互いをまだほとんど知らない上司と部下にとって、相互理解を深める効果的なテーマになり得ます。また、仕事に関連する報告、相談などは、普段の業務では忙しくてなかなか話せない、緊急性はないが重要性のある課題が洗い出せるかもしれません。
1on1導入のメリット
1on1の導入には一定のメリットがあります。どのようなメリットがあるか確認してみましょう。
信頼関係が構築される
1on1は、上司と部下が対等に話すことによって信頼関係が構築される場です。仕事の場とはいえ、プライベートでの話題や気になるニュースなどが話題になることもあります。こうした業務外の話題について話すことは、お互いの価値観や人となりを知り「人として信頼できる」という気持ちにつながるでしょう。
多様性を尊重できる
企業内の部署や部門は、多くの人が固まって集団でのコミュニケーションを形成していることがほとんどですが、1on1なら高頻度で1対1の対話が行われます。そのため、上司は部下の個性を理解しやすいのが利点です。
個性がわかると上司は部下に応じたフォローがしやすくなります。それぞれが何を重んじているかという価値観の理解を通して、多様性の尊重につながる対応が可能です。
1on1導入のデメリット
1on1の導入には以下のようなデメリットもありますが、いずれも対策可能です。
業務負担が増える
1on1の実施により、部下と面談する時間をとらなければならないため、上司の業務負担は増加します。たとえば、部下にとって1人あたり15分程度の1on1も、部下が5人いる上司にとっては合計75分もの業務です。
場合によっては、ほかの業務を圧迫してしまうこともあるでしょう。したがって、上司の負担を考慮し、頻度や時間を調整することが重要です。
1on1スキルが必要
1on1を効果的に実施するには、上司の1on1スキルが問われます。せっかくの1on1も上司のコミュニケーション力が不足していると、部下との関係悪化につながりやすいのが難点です。
たとえば、プライベートなど部下が聞かれたくないと思っている事柄を掘り下げてしまうと逆効果になるでしょう。こうしたデメリットを避けるためには、1on1に特化した研修の実施がおすすめです。
1on1の注意点
スムーズに1on1を進めるためにも、1on1を行う際の注意点について確認しておきましょう。
主役は部下だと意識する
1on1は基本的に、上司が部下の話を聞く場です。上司が一方的に話すのではなく、部下が主体的に参加することが重要になります。上司からの指示、命令、評価や判断といったものは部下を萎縮させ、本音を話せなくなる原因になるため避けるべき行動です。あくまでも1on1の主役は部下側であることを意識し、上司は部下に話させることに注力しましょう。
部下の状況に合わせる
1on1では、部下の状況に合わせた臨機応変な対応が必要です。部下が何を求めているのか読み取り、スタンスを調整しましょう。
たとえば、1on1はコーチングをメインに行われるのが通常ですが、新入社員など経験の浅い部下を相手にするときは、コーチングをしようとしても部下自身に考える素地がありません。このような場合には自分で考えさせるばかりではなく、ノウハウやアイディアを提供することが効果的です。
1on1の内容を記録する
部下が多いと、上司の側で1on1の内容を逐一把握しておくのは難しくなるため、次回以降の1on1に活かせるよう内容を記録しておきましょう。内容を記録することで、一貫したアドバイスが可能になります。反対に、一貫性のないフォローをしてしまうと、部下からの不信感にもつながるため注意が必要です。
まとめ
1on1は部下の成長を促しながら、部署、会社としての業績アップを図ることのできる、有用な方法です。効果的に1on1を機能させるためには部下の状況や考え方を把握し、お互いに信頼感を築く必要があります。
こうした部下の環境や情報を人材データとしてしっかり把握するなら、タレントマネジメントシステム「タレントパレット」の利用がおすすめです。一元化された人材データの保管とデータ分析から、1on1の課題を洗い出すこともできます。
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