こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

フリーランスや小規模経営者の中には興味を持っている方も多いでしょう。そこで本記事ではバーチャルオフィスについて、わかりやすく解説します。ぜひ目を通して、参考にしてください。

バーチャルオフィスとは？できることを解説

バーチャルオフィスは、以下のようなリアルのオフィスを必要としない経営者に人気のサービスです。

• フリーランス
• オンラインショップ運営者

バーチャルオフィスは、取引上欠かせない住所や電話番号だけ借りるサービスのため、費用は格安ですみます。スタートアップやスモールビジネスの経営者には、特におすすめのオフィスサービスと言えるでしょう。まずはバーチャルオフィスとはどんなサービスか、どんなことができるのかを解説します。

バーチャルオフィスとは

現在はフリーランスなど、オフィスを必要としない職種は少なくありません。具体的には、以下のような職種が挙げられます。

• ライター
• カメラマン
• デザイナー
• プログラマー
• 投資家

自宅で十分なのに便宜上オフィスを借りて、高い固定費を支払っている事業主も多いでしょう。そんな固定費に悩む事業主におすすめなのが、バーチャルオフィスです。バーチャルオフィスとは、実際に入居せず住所や電話番号だけを借りられるサービスを指します。実際にオフィスを借りるよりも、格安な費用で借りられるのがポイントです。

バーチャルオフィスでできることは5つ

バーチャルオフィスで利用できる主なサービスは以下の5つです。

• 会社住所の確保
• 会社宛郵便物の受け取り
• 会議室の確保
• 電話番号の取得
• 受付対応の場所

これらのサービスがあれば、会社として事業を運営するために必要となる以下の制度が利用できます。

利用可能なサービスは、運営会社によって異なりますので、自身のニーズに合ったものを選びましょう。

バーチャルオフィス取得がおすすめのタイプは？

バーチャルオフィス取得がおすすめなのは、以下のタイプの人です。

• 業務は自宅（フルリモート）だが社会的信用が欲しい企業や人
• 首都圏に事務所が欲しい企業や人
• プライバシーを重視したい人

理由について詳しく解説します。

業務は自宅（フルリモート）だが社会的信用が欲しい企業や人

業務にオフィスは必要ないが、会社に社会的信用を持たせたいと考えるなら、バーチャルオフィスを取得するのがいいでしょうフルリモートなどの理由で、オフィスは必要ない事業主の方におすすめです。

名刺やパンフレット、ホームページに会社として自宅の住所を載せてしまうと「何だ、事務所も構えられない会社なのか」など、ネガティブな印象を与えかねません。しかしオフィス街に住所を構えるバーチャルオフィスなら、そのような懸念を払拭できます。

首都圏に事務所が欲しい企業や人

事業基盤は首都圏外ですが、首都圏でのビジネスチャンスを伺っている事業主もバーチャルオフィス取得がおすすめです。

首都圏でビジネスを展開するなら、オフィスは首都圏内に構えていた方が信用度は高いです。しかし、軌道に乗ってもいない事業のために、首都圏の高い賃料を支払う余裕がないという事業主は少なくないでしょう。

しかし、バーチャルオフィスなら格安料金で、新宿区や中央区などブランド力のある場所にオフィス住所を置けます。

プライバシーを重視したい人

1人で仕事をこなすフリーランスの方は、オフィスを構えず自宅で仕事をこなすのが一般的です。しかし、プライバシーを重視する人の中には、自宅の住所を知られたくない方は少なくありません。フリーランス等で、自分の住所を出すことに抵抗がある人にも、バーチャルオフィス取得をおすすめします。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを取得することで、どんなメリットが得られるのかは事業主にとって気になるところでしょう。バーチャルオフィス取得で得られる主なメリットは以下の3つです。

• 初期費用の削減
• 首都圏の住所でビジネスが優位に進む
• 金融機関や顧客からの信用獲得

低予算でオフィスを借りた時と、ほぼ同等のメリットが受けられます。その費用はオフィスを借りるとかかる10〜20%ほどです。

初期費用の削減

実際にオフィスを借りるのと比べると、バーチャルオフィスにかかる初期費用は段違いです。

バーチャルオフィスにかかる費用は月額料金のみで、他の初期費用等の費用がかからないのが一般的です。しかし、本当にオフィスを借りる場合には以下のように様々な初期費用がかかります。

• 敷金
• 礼金
• 保証金
• 内装・設備工事費
• 備品購入費

事務所の規模にもよりますが、初期費用の総額は500万円を超えるケースも少なくありません。しかし、バーチャルオフィスなら初期費用が一切かからない上、毎月の月額料金も1万円ほどですみます。

首都圏の住所でビジネスが優位に進む

バーチャルオフィスなら低予算で銀座熊野新宿など、都心の一等地に住所に住所を置けます。

低予算で一等地に登記ができることは、ビジネスを優位に進める上でも、大きなメリットとなるでしょう。特に実績がない企業にとって、オフィス住所が東京の中心部であれば、顧客や取引先に与える印象は格段に違います。一等地に登記しているだけで企業ブランディング力が上がり、信用度が増すでしょう。

金融機関や顧客からの信用獲得

事務所を構えているのとそうでないのとでは、顧客や取引先に与える印象はまったく違ってきます。

どちらの方が信用できるかと問われれば、ほとんどの人が前者を選ぶのではないでしょうか。カメラマンやライターなどの依頼を受けて仕事をする職業を除けば、オフィスを構えている方が信用度が高くなるでしょう。会社としてのブランディング力を上げたいなら、オフィスを構えるべきです。

また銀行融資を受ける際も、オフィスの有無が影響します。少しでも好印象を持たれたいなら、自宅以外のオフィス住所は持っておくべきでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィス取得を検討する際には、気をつけるべき2つのデメリットがあります。特に開業が不可能な職種に該当する人は注意してください。

• 業種によっては開業が不可能
• 遠方の場合は管理に手間がかかる

業種によっては開業が不可能

開業に特定の許認可が必要な業種は、バーチャルオフィスでは開業できません。特に以下のいずれかに該当する場合、開業は困難と言えます。

• 実際の執務スペースが必要な職種
• OA機器などの設備機器が必要な職種

該当する主な職種は以下のとおりです。

• 弁護士
• 税理士
• 司法書士
• 有料職業紹介業
• 宅地建物取引業

しかし、要件が緩和され、知らぬ間に開業可能となっているケースもあります。条件緩和は周知されていないので、まずは所轄の官公庁の担当部署に問い合わせてみましょう。

遠方の場合は管理に手間がかかる

特に注意してほしいのが郵便物などの受け取りです。郵送物は全てバーチャルオフィスの住職に届きます。そのため、直接郵便物が届くよりも受け取りが遅くなってしまうのです。

バーチャルオフィスに管理人が在中しており、受け取りに行けるなら時間短縮は可能でしょう。しかし、注意してほしいのは居住地が遠方の場合です。バーチャルオフィスに届いた後、実際に住んでいる住所に再郵送されるため、急ぎの郵便物は受け取れなくなるので気をつけましょう。

バーチャルオフィスと似ているツールを解説

次はバーチャルオフィスと似ているツールを2つ紹介します。

• メタバース
• バーチャルオフィスツール

この2つとバーチャルオフィスの違いは、従業員とコミュニケーションがとれるかどうかです。バーチャルオフィスを介して従業員とのコミュニケーションは取れませんが、この2つのツールはコミュニケーションを取ることが可能です。2つのツールでどんなことができるのかを確認しましょう。

メタバース

メタバースは、インターネット上に構築された仮想空間サービスを指します。このサービスを利用したビジネスツールが、メタバースオフィスです。メタバースオフィスはインターネット上の仮想オフィスの中で、まるで本当のオフィスに居るかのごとく、社員同士でコミュニケーションが取れます。

グループウェアやチャットツールと違うのは、「まるで本当のオフィスに居るかのごとく」という点です。メタバースはオフィスのレイアウトに、自分がアバターとして登場し、他のアバターとコミュニケーションがとれます。

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールですが、その機能はメタバースオフィスとほぼ変わりません。どちらも仮想空間を使ったコミュニケーションツールです。強いて違いを挙げるなら、リモートでも働ける仕組みづくりができる機能が強化されている点でしょう。仮想デスクへの着席や会議室の入退室など、より細かな設定ができるようになっています。

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バーチャルオフィス契約までの流れを解説

初めてバーチャルオフィスを使う場合には、申し込み方法に気をつけましょうそこで、バーチャルオフィスの申し込みから契約までの流れをわかりやすく紹介します。

バーチャルオフィスの申込時には本人確認書が必要な上、審査に通過しなければ契約できません。すぐに利用開始できるわけではないため、注意してください。

1：業者の選定

まずはインターネット上で申し込むバーチャルオフィスを選択しましょう。もちろん住所や規模が選択基準になるでしょうが、重要なのは口コミです。良さそうなところが見つかれば、その会社の口コミ情報を確認し、信頼できる業者かを確認しましょう。

2：内覧予約

申込先が決まったら内覧予約をしてください。ホームページの写真だけでなく、訪問できる場合は必ず現地に出向いて確認しましょう。

3：契約・審査

契約には、下記の書類提出が必要です。

• 法人： 履歴事項全部証明書、法人の印鑑証明書
• 個人事業主：住民票、個人の印鑑証明書
• 共通： 本人確認証のコピー、自宅公共料金の明細コピー　

提出書類は申込先によって異なるので、ホームページを確認しましょう。書類提出後に審査が実施され、1週間ほどで結果が通達されます。

4：入金・実用開始

審査に通過後、入会金と月額料金を振り込めば、バーチャルオフィスの住所と電話番号が使用可能になります。利用開始時期は、申込先によって異なるので、必ず確認してください。

バーチャルオフィス契約の注意点

最後にバーチャルオフィスに申し込む際の注意点を解説します。バーチャルオフィスのサービスは運営会社によってサービス内容は異なります。契約して後悔しないためにも、以下の2つは最低限確認することをおすすめします。

• 「ツールが必要か」「事務所が必要か」を見定める
• 荷物の受け取り体制を整えておく

「ツールが必要か」「事務所が必要か」を見定める

まずはオフィスの利用目的が、どちらになるかを考えてください。

• ツールとして：便宜上、オフィスがあるという形式が欲しい
• 本来の事務所として：事務所での従業員管理、事務処理をしたい

後者の場合、バーチャルオフィスは向いていません。実際にオフィスを賃貸するのが無難です。また従業員全員がパソコンに慣れ親しんでいるなら、仮想オフィスツールを利用する方法もおすすめです。

荷物の受け取り体制を整えておく

郵送物の受け取り体制にも注意しましょう。大抵のバーチャルオフィスは、郵送物を受け取って、自宅に転送してもらえます。

しかし、問題なのは直接受け取るのと比べ、タイムラグが生じる点です。また、本人限定郵便が多い人も避けた方がいいでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスは、事務所開設の必要はないが、便宜上オフィス住所が欲しい人におすすめのサービスです。

実際に賃貸するより低予算でオフィスを持てるので、契約する価値があるでしょう。しかし、完全リモートで従業員を抱え、従業員の情報管理や効率化を目指すなら、バーチャルオフィスだけでは対応できません。

そんな方には、タレントパレットの労務管理システムをおすすめします。あらゆる人事システムを活用でき、現状の課題を解決できます。ぜひ詳細情報を取り寄せて、タレントパレット導入を検討してください。

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