こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。

「無断欠勤をした社員と連絡がつかなくて困っている」「連絡が取れず、どのように対応したら良いか分からない」などのお悩みをお持ちではないでしょうか。

無断欠勤で連絡がこない場合は、早急に該当社員の状況を確認することが重要です。連絡がこない原因はさまざまですが、場合によっては企業側の責任を問われる可能性が考えられるため、慎重な対応が必要です。

そこで本記事では、無断欠勤で連絡がこない理由や対応方法を解説します。適切な対応法だけでなく、無断欠勤を未然に防ぐ方法がわかる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

無断欠勤で連絡がこない7つの理由

無断欠勤で連絡がこない理由は、主に以下の7つです。

• 出勤日を忘れていた
• 自己管理ができていない
• 緊急事態が発生した
• 精神疾患を抱えている
• ハラスメント・いじめを受けている
• 仕事でミスをした
• 退職しようとしている

人事労務担当者は、無断欠勤者がどのような理由を抱えているのかを、把握しておくことが大切です。一つずつ解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

出勤日を忘れていた

出勤日なのに、休みだと勘違いしていたパターンです。本人は休みだと思っているため、無断欠勤をしている認識はありません。特に、シフト制やアルバイトなど、出勤日が不定期な場合に起こりやすいです。

単純に出勤日を勘違いしているだけのため、電話やメールで連絡をすれば、すぐにつながる可能性が高いです。翌日や次回シフト時に該当社員が出勤してきた際は、再発防止のために、しっかり注意しましょう。

自己管理ができていない

寝坊や二日酔いなどの自己管理不足で、出勤時間までに連絡ができなかったケースが考えられます。遅刻して上司に注意を受けることを避けるために、無断欠勤してしまう場合もあります。本来、遅刻よりも無断欠勤のほうが厳しく注意を受けますが、後先を考えずに現実逃避してしまう社員もいるでしょう。

自己管理不足の場合は、無断欠勤をしている自覚があります。理由を確認し、きちんと注意しましょう。何度も繰り返す場合は、より厳しい処分を検討する必要があります。

緊急事態が発生した

緊急事態として、事故や急病などが挙げられます。突然の出来事で、連絡が入れられなかったケースが多いです。特に一人暮らしや、発生時に周りに誰もいなかった場合などは、連絡したくてもできない可能性があります。

また、家族や友人の事故や急病などにより、パニックになって連絡ができないケースも考えられます。状況が落ち着き次第、社員から連絡がくることもあるでしょう。通勤中に事故に遭ったなど、状況によっては労災手続きなどの対応も必要になります。

精神疾患を抱えている

精神疾患の内容は、主に以下のとおりです。

• うつ病 
• 適応障害
• ストレス障害
• 自律神経失調症

精神疾患を抱えている場合は、朝起きられなかったり、連絡しようとすると発作などが起きたりします。連絡したくてもできない状況に社員が陥っていることがあります。精神疾患で無断欠勤している場合は、長時間労働や休日出勤の多さなど、職場環境が原因になっていることもあるでしょう。したがって、企業には慎重な対応が求められます。

社員が精神疾患を患っているなら、厳しく注意すると悪化するリスクがあります。無断欠勤の処分など必要な事項を説明するだけでなく、社員のメンタルケアと職場環境の改善に努めましょう。

ハラスメント・いじめを受けている

社内でハラスメントやいじめを受けている社員が、無断欠勤することもあります。「欠勤理由を伝えると加害者から報復されるのではないか」と不安になり、連絡ができないケースが考えられます。

企業は、ハラスメントやいじめの実態を把握した時点で、早急にフォローしなければなりません。放置しておくと自社への不信感につながり、退職してしまうことがあります。実態を把握する際は、被害者だけでなく加害者にも事情を聞きましょう。双方の言い分を聞き、指導や処分を検討しましょう。

なお、ハラスメント・いじめが原因で無断欠勤をしている社員に対して、企業から退職は促せません。ハラスメントやいじめを受けた社員が安心して出勤できるように、環境を整える必要があります。

仕事でミスをした

「取引先に迷惑をかけた」「商談で失敗した」など、仕事でミスをしたパターンです。「同じ失敗を繰り返したらどうしよう」と不安になり、無断欠勤をしている可能性があります。

無断欠勤は契約違反のため、該当社員に対してはきちんと注意しなければなりません。しかし、失敗は誰にでもあるため、社員をフォローする環境づくりも必要です。厳しく叱責したり、プレッシャーを与えるような発言をしたりすると、パワハラと捉えられかねないため、注意しましょう。

退職しようとしている

すでに退職を決意しているため、企業に連絡を入れなくても良いと思っているパターンです。自分から退職を伝えることなく、退職したいと考えている社員もいます。退職したい気持ちと連絡したくない気持ちがあり、無断欠勤してしまうのです。

しかし、企業は社員の無断欠勤を認めるわけにはいかないため、退職の意思を確認して、適切な手続きを進めましょう。無断欠勤者と連絡を取ろうと努めることが重要です。

無断欠勤で連絡がこない社員への対応手順4ステップ

無断欠勤で連絡がこない社員への対応は、以下の4ステップで行います。

• 本人に連絡する
• 社員の家族と連絡を取る
• 自宅へ訪問する
• 内容証明書類を郵送する

無断欠勤した社員から連絡がこなくて悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

本人に連絡する

社員から連絡がこない場合は、メールや電話を入れましょう。まずは、本人の安否を確認することが重要です。出勤日忘れや寝坊などの場合は、すぐに連絡がつく可能性があります。

連絡を入れる際は、叱責するのではなく、心配している旨を伝えるのがポイントです。厳しく問いただすと社員が萎縮してしまい、無断欠勤を繰り返す恐れがあります。精神疾患やハラスメントなどが無断欠勤の原因になっているケースも想定し、社員の身を案じましょう。

また、事故や急病の場合は、別の対応を取る必要が出てきます。労災の手続きなどが必要になるケースがあるので、無断欠勤の理由をしっかり確認することが重要です。

社員の家族と連絡を取る

本人と連絡が取れない場合は、緊急連絡先に電話を入れます。緊急連絡先は、本人の家族や親戚などが一般的です。無断欠勤で本人と連絡が取れない旨を伝え、可能であれば家族から連絡するようにお願いしましょう。

無断欠勤をしている自覚がある場合、企業からの連絡を無視している可能性もあります。家族に連絡を依頼する際は、本人から企業に一報を入れるように伝えましょう。本人が連絡できない状態なら、家族から説明してもらえば状況を把握できます。

自宅へ訪問する

最終手段になりますが、社員と何日も連絡が取れないなら、自宅への訪問を検討しましょう。数日音信不通の場合、事故や急病、その他トラブルに巻き込まれている可能性があるためです。自宅訪問は、社員の安否確認を目的に行います。むやみに実行すると、不法侵入などを疑われるリスクがあるので要注意です。

インターホンを鳴らしても応答がない場合は、管理会社や大家などに連絡するのも一つの方法です。自宅訪問は社員のプライベートを侵害する恐れがあるため、実行するか慎重に検討しましょう。

内容証明書類を郵送する

どうしても社員と連絡が取れないなら、自然退職などを検討し、内容証明書類を自宅に送ります。内容証明書類を送付すれば、いつ、誰から誰宛に、どのような内容の文書が送られたかを証明可能です。

例えば、指定の期日までに連絡が取れない場合、出社の意思がないと判断して、自然退職として扱う旨を記載します。内容証明を郵送したら、控えを保管しましょう。控えがあれば、万が一不当解雇などでトラブルになったとしても、証拠として提示できます。

無断欠勤を理由に解雇する方法について詳しく知りたい方は、別記事「無断欠勤解雇」をあわせてご確認ください。

無断欠勤を防ぐための2つの対策

無断欠勤を防ぐための対策は、以下の2つです。

• 無断欠勤の重大さを社員に説明する
• 普段から社員の様子を観察する

無断欠勤を未然に防ぎたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

無断欠勤の重大さを社員に説明する

無断欠勤すると、企業や他の社員が損害を被ると伝え、重大さを理解してもらうことが大切です。無断欠勤をした社員に対しては、厳重に注意しましょう。悪質な場合は、処分する必要があります。ただし、ハラスメントや精神疾患などは、注意によって状況が悪化してしまうリスクがあります。社員を気遣うだけでなく、フォローもするようにしましょう。

無断欠勤をした場合の処分は、就業規則に明記しておく必要があります。入社時やオリエンテーションなどで説明しておくと、社員が重大性を理解できるでしょう。

普段から社員の様子を観察する

普段から社員の様子を観察しておくと、無断欠勤の予兆がある方を特定しやすくなります。特に、無断欠勤の理由がハラスメントや精神疾患などの場合は、企業側に問題がある可能性があります。事前に気づければ社員をフォローでき、無断欠勤を未然に防げるでしょう。

具体的にはコミュニケーションを取ったり、相談しやすい環境を作ったりすると、無断欠勤する前に社員が打ち明けてくれる可能性が高まります。タレントパレットを活用すれば、社員の健康状況やストレス度合いなどをデータで管理できます。無断欠勤の予兆をキャッチできるので、フォローしやすいです。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

タレントパレットのHPはこちら

まとめ

無断欠勤で連絡がこない原因はさまざまですが、まずは本人の安否を確認しましょう。電話やメールを入れ、状況を把握することが重要です。無断欠勤の理由が勤務日の勘違いや寝坊などの場合は、注意程度で済みます。

しかし、ハラスメント・精神疾患が理由であれば、企業の責任を問われることがあるため、フォローを含めた慎重な対応が必要です。過度な注意や処分は不信感を生み、万が一訴えられた際に不利になります。

無断欠勤を未然に防ぐには、日頃から社員の様子を観察して、不安や悩みの予兆をキャッチすることが大切です。しかし、人事労務担当者は他にも多くの業務をこなしており、なかなか対応できない場合もあるでしょう。

社員の不安や悩みの無断欠勤の予兆の把握に、ぜひタレントパレットをご活用ください。タレントパレットを導入すれば、社員の健康状態やストレス度合いなどをデータで管理できます。忙しい人事労務担当者でも、瞬時に確認可能です。無断欠勤の予兆をキャッチし、迅速にフォローしたい方は、ぜひ導入をご検討ください。