正社員でも、企業を無断欠勤する人は決して少なくありません。無断欠勤する正社員に対しては、企業の人事が適切に対応することが大切です。この記事では、正社員の無断欠勤が企業に与える悪影響や無断欠勤の理由などを解説します。無断欠勤に対する懲戒処分や注意点も解説するため、ぜひ参考にしてください。
正社員の無断欠勤とは
無断欠勤とは、正社員を含む自社の労働者が事前の許可なく出社しない状態を表します。正当な理由がないにもかかわらず、定められた出勤時間に出社しない場合も無断欠勤です。
無断欠勤について法令による明確な定義は存在しません。ただし、就業規則で無断欠勤について明記している企業は多くあります。無断欠勤は労働者から事前の連絡がないうえに、企業も許可していないため、労働契約や企業の各種規則に反する行為と判断できるでしょう。そのため、多くの企業では、労働者が無断欠勤を繰り返した場合の懲戒処分に関する規定を設けています。
正社員の無断欠勤による企業へ与える悪影響
正社員が無断欠勤した場合、企業にはどのような悪影響が生じるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
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生産性が低下したり業務に遅れが出たりする
正社員が無断欠勤すると、企業では想定外の欠員が発生します。企業では、無断欠勤した社員が担当する予定だった作業が進みません。企業は代わりに業務に対応する社員を確保したうえで、業務の担当を改めて割り振る必要があります。無断欠勤が発生して欠員を補うには余計な手間がかかるため、企業の負担も増えるでしょう。
業務を代わりに請け負う社員は、もともと担当している自分の業務に加えて無断欠勤した社員の業務も進める必要があります。無断欠勤により想定外の欠員が生じた場合、他の社員の業務量が増える可能性が高いでしょう。引き継ぎが行われていない状況で業務に対応しなければならず、無駄な確認や作業が発生する恐れもあります。
そのため、業務の遅延を招いたり、業務にかかるコストも増大したりします。無断欠勤が長く続くと、企業全体に深刻な影響が生じかねません。
顧客や取引先からの信用に影響する
無断欠勤が発生すれば突発的な対応が必要になり、他の社員の労力が多く割かれます。その結果、顧客への納品に遅れが生じたり、取引先との打ち合わせをキャンセルせざるを得なくなったりするケースもあるでしょう。正社員の無断欠勤は、企業の機会損失を発生させる原因にもなります。
正社員の無断欠勤が長引いた場合、顧客や取引先と交わした約束や契約の履行に支障が出る可能性も否定できません。企業に対する信用が著しく低下する恐れがあるため、注意が必要です。
社内の人間関係や雰囲気が悪くなる
無断欠勤する社員がいると、社内の人間関係が悪化する恐れがあります。業務を進めるには、他の社員との連携や協力が必要です。急に無断で仕事を休む社員がいれば連携や協力がスムーズにいかなくなるだけでなく、他の社員の負担も大きくなります。そのため、無断欠勤を繰り返す社員は信頼を失う可能性が高いです。重要な業務も任せにくくなるでしょう。
特定の社員の無断欠勤により他の社員のストレスが増えた場合、社内の雰囲気が悪くなる原因にもなります。それにより社内のコミュニケーションや情報共有が妨げられると、仕事をスムーズに進められません。
正社員が無断欠勤する理由
正社員が無断欠勤に至る理由は、ケースによってさまざまです。以下で具体的な理由を解説します。
人間関係に悩みがある
正社員が無断欠勤する場合、社内の人間関係の問題が原因になっていることもあります。社員は、1日のうちの起きている時間のほとんどを企業で過ごします。人間関係がうまくいっておらず悩んでいる状況では、ストレスも大きいでしょう。過度なストレスを感じた結果、無断で仕事を休んでしまう人もいます。
特に新入社員は、社会人としての人間関係が学生時代よりも複雑で悩むケースが少なくありません。ハラスメントの発生によって人間関係が著しく悪化し、業務の遂行が困難になっている場合もあります。
企業や仕事に対して不満がある
企業や自分の仕事に不満を感じ、無断欠勤する人もいます。たとえば、企業の方針に納得できなかったり、希望とは異なる部署に配属されたりした場合です。給与、残業時間、休日出勤といった労働条件に対する不満が無断欠勤の原因となるケースも少なくありません。なかには、無断欠勤によって抗議の意思を示そうとするパターンもあります。企業が想定していない点に社員が不満を感じている可能性もあるため、注意が必要です。
過去の失敗などで仕事にトラウマがある
仕事で過去に大きなミスをしたトラウマにより、無断欠勤に至る社員もいます。再び同じミスを繰り返す可能性を恐れ、出社できなくなるケースです。そのような人はミスに対する恐怖心が大きく、仕事に対する自信をなくしています。特に、自分のミスのせいで取引先にも損害を与えてしまい、社外からの叱責を恐れている場合もあるでしょう。
仕事にトラウマがある社員は、自社に対する連絡にすらプレッシャーを感じています。欠勤についても報告できず、無断欠勤になるパターンが多いです。
仕事を軽く見ている
仕事に対する考え方に問題があり、仕事を軽視していて無断欠勤が発生するケースもあります。そのような人は、「1日くらい出社しなくても問題ない」「自分の代わりに働ける社員は多くいる」などと考えて無断欠勤をすることもあるでしょう。また、仕事に対して責任感がなく、自分勝手な振る舞いも見られます。与えられた仕事だけをこなせばよいと思い込み、無断欠勤に至るパターンもあるでしょう。
やむを得ない事情がある
やむを得ない事情により、結果として無断欠勤してしまう社員もいます。具体的には、急病、事故、災害などが発生した場合です。急に不測の事態が発生すれば、出社できない状況になっても連絡が困難になります。本人に連絡する意思があっても、通信手段が利用できないために無断欠勤に至るケースもないとはいえません。
また、家族に不幸があったり自分が事故を起こしたりして気が動転し、欠勤の連絡を忘れるパターンも考えられます。
企業を辞職するつもりでいる
辞職を考えている社員が無断欠勤するパターンもあります。辞職の意思が固まっていると、無断欠勤に対する罪悪感も希薄になりがちです。たとえば、人間関係の悩みによりすでに退職を決意していると、出勤したくないという気持ちが強くなるでしょう。
仕事内容、労働環境、企業の方針、労働条件に対する不満がある場合も同様です。なかには、求職活動の時間を確保する目的で無断欠勤するケースも考えられます。
自分のスキルを超えた仕事を課されている
自分のスキルで対応できそうにない仕事を与えられた結果、無断欠勤に至る社員も存在します。同じ正社員であっても、人によってスキルの内容やレベルはさまざまです。スキルに合わない仕事を任された社員は、求められる成果を出せない恐れがあります。そのような状況では大きなプレッシャーを感じるでしょう。無理に成果を出そうと奮闘し、過度なストレスを感じる恐れもあります。
誰にも相談できないなかで精神的に追い詰められると、急な無断欠勤が生じる可能性が高いでしょう。単に欠勤するだけでなく、心身に異常がある場合も考えられます。
無断欠勤に対する企業の対応
自社の社員が無断欠勤した場合、企業はどのように対応すればよいのでしょうか。以下で詳しく解説します。
安否を確認する
正社員が無断欠勤したときは、最初に安否確認を行いましょう。すでに述べたとおり、場合によってはやむを得ない事情で欠勤の連絡ができなかった可能性があります。普段の勤務態度に問題がある社員についても、まずは安否確認が必要です。事実確認を行い、本人の現状について詳しく把握してください。
基本的には本人に連絡しますが、応答がない場合は緊急連絡先にも連絡を入れます。本人の連絡先と緊急連絡先のいずれも連絡がつかないなら、最終手段として自宅を訪問しましょう。可能な限り確認を行ったという証拠を残すことが大切です。
無断欠勤の原因を特定する
安否を確認できたら、無断欠勤の具体的な原因を明らかにする必要があります。正社員の無断欠勤にはさまざまな理由が考えられますが、感情的にならず、まずは本人の話を聞くべきです。冷静に対応し、企業として把握すべき情報のみを尋ねましょう。無断欠勤は問題のある行為ですが、プライベートに関する事情が原因であれば、社員がすべての状況を話せないケースもあります。
仮に急病、事故、災害といったやむを得ない事情で連絡ができなかった場合は、連絡方法の見直しも検討が必要です。また、ハラスメントやメンタルヘルスなどの問題があるなら、社員に対して専門家によるサポートを実施する必要があります。精神疾患を発症していれば、休職も視野に入れなければなりません。
注意や指導を行い職場復帰を支援する
無断欠勤の原因に合わせ、正社員の職場復帰を支援しましょう。事故や病気などが原因であれば、心身の回復が最優先です。被災により出社や労働が困難な状況なら、復帰の目処が立つまで休職が必要になる可能性もあります。
また、職場環境や人間関係に対する悩みが原因である場合、問題を分析して効果的な措置を検討すべきです。仕事に対する責任感が欠如している社員については、ビジネスマナーや基本的な自己管理のスキルなどを改めて指導しなければなりません。
無断欠勤への懲戒処分
無断欠勤が何度も続いており、注意や指導をしても改善されなければ、懲戒処分を検討する必要があります。正社員の無断欠勤に対して行われる主な懲戒処分についてまとめると、以下のとおりです。
| 戒告 | 本人に対し、今後の勤務態度について口頭で注意する。 |
| けん責 | 本人を厳しく注意し、今後の勤務態度について戒めるために始末書や顛末書を提出させる。 |
| 出勤停止 | 本人の出勤を一定期間禁止する。原則として出勤を禁止する期間は賃金を支払う義務はないが、就業規則に特別の定めがあれば賃金を支払う。 |
| 降格・降職 | 本人の職能資格、等級、職位などを引き下げ、それに応じて給与も減額する。 |
| 諭旨解雇 | 本人が反省している場合、退職金があれば自己都合退職に準じた金額またはそのうち一部を減額した金額を支払い、懲戒処分として解雇する。 |
| 諭旨退職 | 本人に退職願の提出を促し、退職金があれば諭旨解雇と同様に支払って退職させる。本人が応じなければ懲戒解雇を行う。 |
| 懲戒解雇 | 企業秩序の維持に重大な支障を及ぼしている場合、企業が一方的に解雇する。解雇予告や解雇予告手当の支払いをせず解雇しても構わない。退職金については一部のみを支払うケースもあるが、一切支払わないケースもある。 |
他にも「減給」の懲戒処分がありますが、無断欠勤では本人が出勤しておらず、そもそも賃金を支払う必要がありません。処分として効果がないため、無断欠勤が続く社員に対しては上記の懲戒処分を検討すべきです。自社が定める就業規則に従い、懲戒処分について適切に判断しましょう。特に懲戒解雇は本人の再就職にも大きく影響するため、慎重に検討したうえで実行しなければなりません。
無断欠勤の正社員と連絡が取れない場合の対応方法
無断欠勤している正社員と連絡が取れないときは、どのように対応すべきでしょうか。以下で対応方法を解説します。
ありとあらゆる手段で安否確認
正社員が無断欠勤して連絡が取れない状況では、考えられるすべての手段により安否確認を行う必要があります。企業には、社員が安全に働くための配慮が求められているからです。正社員が無断欠勤した場合は生命や身体などの状況をいち早く把握し、安全を確保しなければなりません。
無断欠勤したとわかっているにもかかわらず企業が連絡を怠れば、社員の状況の把握は困難です。万が一、急病、事故、災害などが原因で無断欠勤が発生した場合、企業が社員に連絡を取らないと法律違反に該当する恐れがあります。企業はありとあらゆる手段を活用し、社員の安否確認を行うことが重要です。
内容証明や特定記録郵便で手紙を郵送
電話やメールなどの通信手段を利用する場合、社員自身が拒否すれば何度連絡しても安否を把握できません。電話やメールで連絡が取れないときは、連絡した記録が残る方法を利用しましょう。具体的には、内容証明や特定記録郵便などで文書を送る方法です。たとえば、「連絡がつかないため文書を送付したが、令和◯年◯月◯日までに連絡がなければ自然退職とする」といった内容を提示します。
社員となかなか連絡が取れないなら、電話やメールを含めて連絡を取った事実を記録することが大切です。無断欠勤を理由とする退職や解雇に本人が抗議する可能性もありますが、記録があれば企業として適切な対応をしたと証明できます。
未払い賃金や退職金の支払い
無断欠勤が発生し、本人と連絡がつかないまま退職に至った場合、未払いとなっている賃金や退職金を支払う必要があります。未払い賃金や退職金の支払いは、トラブルを防ぐために重要です。
また、無断欠勤した社員の私物が社内にあるなら、退職後も勝手に処分してはいけません。本人ではなく保証人に連絡し、私物を送付しましょう。
無断欠勤で正社員を処分する際の注意点
無断欠勤した正社員を処分する場合は気をつけたいこともあるため、以下で具体的な注意点を解説します。
手順を踏まなければならない
無断欠勤を繰り返している正社員に対しては、懲戒処分が法的にも認められています。ただし、企業が自由に処分できるわけではなく、法律や就業規則などの規定に則って適正に対応することが大切です。必要な手順を踏んだうえで懲戒処分を実施しましょう。
そのためには、懲戒処分の流れについてあらかじめ規定を定めておく必要があります。無断欠勤した正社員にどのような対応をしたか記録を残すだけでなく、弁護士や社会保険労務士と相談しながら法律上の問題が発生しないようにすべきです。
罰金や給与の減額は禁止されている
正社員の無断欠勤は許されない行為ですが、罰金を取ったり、給与から罰金を差し引いたりしてはいけません。法律で禁止されているためです。
また、企業は基本的には就業規則を自由に設定できるものの、労働に関する違約金については定められません。労働基準法16条において、労使の関係上の立場が弱い労働者を守る規定があるからです。
無断欠勤が発生すると、企業にとってさまざまな悪影響が生じるでしょう。しかし、金銭面のペナルティは設けられないため、注意が必要です。
有給休暇として扱うかは企業が判断
社員によっては、無断欠勤した後に有給休暇に振り替えたいと申し出る可能性もあります。そのような申し出を受け入れるかどうかは、企業次第です。たとえば、やむを得ない事情や企業が容認できる理由で無断欠勤が発生したなら、有給休暇として処理しても問題はないでしょう。
ただし、有給休暇として処理するには本人からの申請が必須です。企業が勝手に無断欠勤を有給休暇として処理することはできません。社員の状況に配慮して対応を進める場合も必ず本人に確認が必要です。
療養が必要な場合は無断欠勤を処分できない
ハラスメントや業務内容の問題により無断欠勤が生じた場合、企業は社員を懲戒処分できません。たとえば、業務にかかわる事故、怪我、精神疾患、肉体的な疲労などが原因で無断欠勤が発生したケースが該当します。これらの状況では療養が必要であり、懲戒処分は認められません。
ただし、治療を開始してから3年が経過しても職場復帰できないなら、企業の判断により解雇も可能です。その際は、労働基準法第81条の定めに従い、平均賃金の1200日分を支払う必要があります。
自然退職と処分できるように就業規則に規定
正社員が無断欠勤して連絡が取れなくなった場合にスムーズな対処を実現するには、自然退職の条件について就業規則で定めておく必要があります。自然退職とは、一定の条件に該当すれば、社員や企業の意思表示によらず退職が成立することです。
自然退職の条件の1つとして連続的な無断欠勤を定めておけば、無断欠勤が続いている正社員についてスムーズに退職の手続きを行えます。
無断欠勤の定義の改定
無断欠勤に適切な対処をするには、就業規則における無断欠勤の定義の改定も必要です。働き方改革に伴い、多様な働き方を認める企業も増えました。リモートワークやフレックスタイム制などを導入している企業では、社員の正確な勤務状況が以前よりもわかりにくくなっています。無断欠勤の定義があいまいになっている場合も少なくありません。
そのような状況で無断欠勤している社員を発見してスムーズに対処するには、無断欠勤の定義について改めて定める必要があります。労務管理のルールを見直す際に、無断欠勤の定義についても改定しましょう。
無断欠勤の再発防止対策
無断欠勤を発生させないためには、さまざまな対策が必要です。以下で具体的な対策を解説します。
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採用時の見極め精度の向上
正社員の無断欠勤を防ぐには、採用時の見極めをより徹底する必要があります。応募者の仕事に対する価値観やモチベーションなどをチェックし、企業の理念や方向性と一致しているか確認しましょう。ストレス耐性についても正確に把握すべきです。
また、応募者の持病や家庭環境に対する配慮の必要性についても、できる限り理解しておくとよいでしょう。もちろん、プライバシーにかかわるため、面接や面談での質問は制限されます。しかし、社員を雇用するうえで重要な情報であり、可能な範囲で把握することが大切です。
メンタルヘルスやサポートの充実
近年、ストレスや精神的な問題が無断欠勤の理由となるケースが増えています。そのため、正社員の無断欠勤を防ぐには、メンタルヘルスやサポートの充実が不可欠です。
たとえば、メンタルトレーニングにより、社員本人のメンタルヘルスに対する理解度を高めましょう。メンタルトレーニングでは、睡眠や生活習慣の重要性、呼吸によるリラクゼーションの方法、適切なコミュニケーションの取り方などを指導します。
また、メンタルヘルスに問題を抱えている社員をサポートするためのカウンセリングサービスも用意しましょう。状況が悪化しないうちに、社内外の専門家へ気軽に相談できる環境を提供することが重要です。同時に、相談の時間を確保するための休暇制度の導入も検討する必要があります。
さらに、ストレスや精神的な問題により無断欠勤が生じないようにするには、柔軟な働き方の推進も大切です。何らかの悩みを抱える社員は、仕事を通して疲れや緊張を感じやすくなっています。そのような社員が無理なく働けるようにするには、短時間勤務を認めたり、テレワークやフレックスタイム制を導入したりすると効果的です。
業務の最適化と勤怠管理
本人の希望や適性と業務内容にミスマッチがあると、無断欠勤の原因になる可能性があります。そのため、業務の最適化や勤怠管理にも力を入れましょう。
周囲に悩みを相談できず頑張りすぎる社員に対しては、計画的な休暇制度の利用も促す必要があります。また、社員の出社状況を一目で正確に確認できるよう工夫することも大切です。勤務形態の乱れを早めに把握すれば、無断欠勤の兆候もつかみやすくなります。そのような社員に対してヒアリングを行い、必要に応じてケアをしましょう。
まとめ
正社員の無断欠勤は、企業にとって重大な問題です。正社員が無断欠勤する理由は多岐にわたるため、状況に応じて対応する必要があります。万が一、無断欠勤が発生したら、今回解説した方法で安否確認や処分を進めてください。
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