こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
「研修日報に書かせる内容がわからない」「効果的な研修日報の書かせ方を知りたい」このような悩みを抱えていないでしょうか。
研修の効果を上げるため、日報をただ提出させるのではなく、目的や意味を理解した上で活用することが大切です。受講させる側・受ける側の双方が日報の重要性を理解することで、研修の理解度や効果が明確になり、より効果的に活用できます。
そこで本記事では、研修日報の目的や書かせる時のポイントを解説します。研修の効果を最大化し、効率良く人材育成を進めていくためにも、ぜひ最後までお読みください。
研修日報を提出させる3つの目的
社員に研修日報を書かせる目的は大きく3つあります。義務作業になりがちな研修日報ですが、研修を受ける側・受けさせる側の双方にとって、メリットがあります。詳しく見ていきましょう。
研修内容の記録や共有
研修日報を書くことで、受講内容の記録や共有ができます。受講内容を具体的に報告させることで、研修を受けていない社員にも内容が伝わり、業務等に活かせるようになるからです。
また、受講した本人も、受講内容を他者に伝わりやすいようにまとめることで振り返りできるため、研修の効果を上げられます。記録を残せば、社員の育成履歴や研修効果の検証にも役立ち、スキルアップの効率向上にもつながるでしょう。
日報について詳しく知りたい方は、別記事「日報とは」をあわせてご確認ください。
理解度や効果の確認
研修日報を提出させることで、内容の理解度や効果を確認できます。新入社員研修や新任管理職研修など、スキルアップのために研修を受けさせた場合、受講者の理解度や効果の確認を怠ると、思ったような結果が得られない場合があるためです。
日報を提出させることで、研修の質やボリューム等が適切であったか、効果を確認できます。また研修内容に問題があると判明したときは内容を見直し、次回以降の研修に反映させられるのです。
目的に合わせた研修の選び方や効果を高めるポイントについて詳しく知りたい方は、別記事「研修」を合わせてご確認ください。
社員の状況把握
研修日報を書かせることで、社員の状況を把握できるようになります。研修前後の状況や、抱えている悩みなどが明確化されるため、適切なフォローアップが行えます。またフィードバックを行うことで、コミュニケーションを取りながら気づきを与え、成長を促すことができるからです。
社員が直面している問題にいち早く気づけるようになるため、育成やスキルアップがさらに効率良く進められるようになるでしょう。
社員の研修履歴の把握や育成効果を可視化するには、タレントパレットが効果的です。個々の育成状況だけでなく全体の状況も把握できるため、効率良く育成が行えます。人材育成を効率良く進めていくためにも、ぜひ導入を検討してみてください。
研修日報の4つの内容
日報に記載させる内容によって、研修の効果をさらに上げることができます。どんな目的で何を記載させると良いか、詳しく見ていきましょう。
研修の概要
研修日報には、受講した研修名や日時など、研修の概要を記載させましょう。具体的な項目は以下の通りです。
- 研修名
- 受講者名
- 参加日時
- 研修場所
- 講師名
- 研修実施会社 など
基本的な受講情報を記載させることで、研修継続の判断や、効果を反映させる時などに役立ちます。外部での研修など、通常と異なる形態で受講させた場合は、参加人数など受講状況がわかる項目なども追加しておくと良いでしょう。
研修の目的
研修日報には、研修の目的や目標を記入させましょう。研修の目的を書かせることで、受講者だけでなく上司も研修の意味を理解できます。目的をしっかり意識した上で受講すると、理解も深まり研修の成果が高まるからです。
目的や目標を書かせることで、受講者には目的意識を持たせられます。また、受講させる側も研修目的を把握しておくことで、さらに細やかなフォローアップやアドバイスが行えるでしょう。
研修の内容
日報のメインとして、研修の内容を箇条書きなどを使って簡潔にまとめさせまましょう。何を学んだかや、業務にどう役立てるかを具体的に書かせるのがポイントです。研修内容を振り返り、自分の言葉でまとめることで受講内容を整理させ、より理解を深めさせるのが狙いです。
研修内容をまとめることで、要約する力や他人にわかりやすく伝える力がつきます。同時に研修の復習ができるため、受講の効果も高くなるでしょう。
質問や提案
最後に、研修での質問や、提案などを書かせましょう。内容を記載させて、ただアウトプットを促すのではなく、業務に活かす上での質問や提案をさせることで自ら考える力を養えます。業務の課題や改善点を発見し、効率化につなげるなど、学びをすぐに実践できるように導くのが目的です。
社員の成長のきっかけになるだけでなく、フィードバックを行う上司にとっても新たな気づきになるケースも多く見られます。質問内容によっては研修後のフォローアップを追加したり、研修内容の改善を検討したりすると良いでしょう。
修日報のテンプレートと例文
実際にどのような形で研修日報を提出させればいいか、テンプレートや例文を見てみましょう。
研修日報 記入者：営業部 山田太郎 （1）概要 実施日：2023年4月15日 研修名：新入社員研修 場所：本社5階会議室 講師：人事部 〇〇部長 実施目的：新入社員として必要な知識の習得 （2）研修目標 ・新入社員同士の親睦を深める ・企業理念やビジョンを理解する ・社内の組織構成や役割を理解する ・新入社員としての自覚を持つ ・基本的なビジネスマナーを身につける （3）研修内容 ・オリエンテーション ・企業理念や組織構成について ・ビジネスマナー （4）質問や提案 ・必要な書類や手続き等を忘れると、全体に迷惑をかけるため、提出を求められた書類はすぐに取り組むこと、修正などが生じないよう、正確な内容を記載することが求められる。疑問がある場合は確認すること、自分の判断で記入せず、確認してから間違いのないように取り組む。 （5）所感 初めての研修で緊張したが、同期との交流機会を持てたことで安心することができた。 これからそれぞれ異なる部署での勤務が始まるが、これからも交流を続け、連携して仕事ができるようになりたいと思った。 |
実際に書かせる内容は、研修内容によって追加または削除を行います。新人研修や新任管理職研修などの場合は研修所感なども記載させ、受講者の状況を把握しながら適切なフォローアップを行うと良いでしょう。
研修日報を書かせるときの4つのポイント
社員に研修日報を書かせるときは、目的を意識した上で書かせると効果的です。具体的に意識したいポイントについて、確認していきましょう。
日報を書く目的を理解させる
研修日報を書かせるときは、目的を事前に理解させておくと効果的です。日報を書く目的が明確になることで、何を書かなければならないかが明瞭になり、より充実した内容に仕上げられます。
研修日報は、自分のためだけでなく、他の社員や会社の利益のためになることを理解させるのがポイントです。読み手の存在を意識させることで、より伝わりやすく、共有しやすい内容になるでしょう。
目的や達成度を確認させる
研修日報には、研修を受ける目的や受けた結果どうなったかも書かせましょう。目的や達成度を自分で確認させることで、自分に不足している点が明らかになり、気づきや成長のきっかけになります。
また、目的や達成度が明らかになることで、受講させた側が研修の効果を測定できます。次回以降に研修内容に反映させ、効率良く社員の人材育成を進めていくためにも、丁寧に確認しておくと良いでしょう。
具体的に書かせる
研修内容は、数字などを使って具体的に書かせましょう。読み手を意識させ、受講していない人に受講内容が伝わるように工夫させるのがポイントです。
受講した内容を「正しく」「簡潔に」「まとめる」力がつき、ビジネス文章の基本も学べます。「勉強になりました」「気づきがありました」などの単なる感想ではなく、何が勉強になったのか、どんな気づきがあったのかを具体的に書かせるようにしましょう。
業務への活かし方を考えさせる
研修日報には、具体的な業務への活かし方も記載させて、すぐに実践できるような形にまとめさせましょう。研修をただ受講しただけで終わらせず、業務にどう活かしていくかを社員に考えてもらうことが大切です。
例えば、自社に導入するとどうなるかや、研修での学びを自分の業務に反映させたときの改善ポイントなどを記載してもらいましょう。自分自身で課題を見つけ、業務の改善に繋げるきっかけになり、主体的に仕事に取り組めるようになるでしょう。
研修日報を効果的に活用するための3つの注意点
研修日報を効果的に活用するためには、上司や周りの受け取り方も大切です。指導するときの具体的な注意点を見ていきましょう。
書き方を指導する
新人教育研修では、スムーズに日報に取り組めるよう具体的な書き方を指導することが大切です。新卒者などこれまで日報を書いたことがない社員は、書き方がわからず不安や戸惑いを覚えます。
書き方を丁寧に指導することで、やる気を持って取り組めるようになるでしょう。テンプレや記入例を提示しておくとさらに難易度が下がり、取り組みやすくなります。
日報を新人に書かせるときの指導方法について詳しく知りたい方は、別記事「日報書き方 新人」をあわせてご確認ください。
コメントは前向きな言葉を使う
研修日報へのコメントは前向きな言葉を使い、ダメ出しばかりにならないようにしましょう。人格否定や他者との比較は絶対に避け、指示や命令ばかりにならないように配慮します。褒めるべきところはしっかり褒め、想いのこもったコメントを入れるのが理想です。
指摘や指導を行う場合は、ボリューム感にも気を配りましょう。一度に大量に指摘されると理解しづらく、やる気を失う原因にもなります。的確なフィードバックを行うため、社員の状況把握を怠らないことも大切です。
チームや社内・講師と共有する
研修日報は、その内容によって講師やチーム・社内で共有し、活用するようにしましょう。受講内容が理解できていなかったり、内容に不足があったりした場合、講師と共有して次回の研修に反映させ、研修のクオリティを高めるようにします。
受講内容がチームに役立つものであれば、チーム内で共有する機会を持ち、受講者に発言させると良いでしょう。受講者本人だけでなくチーム内にも良い効果を与え、研修効果の最大化につなげられます。チームや社内で研修発表の機会を持てば、プレゼンテーション力なども養えるでしょう。
研修日報は目的意識が大切！フィードバックや研修管理はツール活用して効率化しよう
研修日報は、目的意識を持って書かせチーム全体で共有することで、研修効果を最大化できます。受講者に適切な気づきを与え、成長を促すフィードバックを行うためには、日報を見る上司の意識も大切です。
受講者の主体性と上司の適切なフィードバックがあれば、さらに効率良く人材育成が進められるでしょう。
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効果的な人材育成を考えているなら、ぜひ導入を検討してみてください。