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2020年4月に行われた労働基準法改正により、タイムカードの保管期限が従来の3年から原則として5年に変更とされました。当記事では法改正によるタイムカード管理の変更点と具体的な保管方法を詳しく解説します。タイムカードを適切に保管するために、法改正の内容を改めて確認しておきましょう。

タイムカードは5年間保管しなければならない！

労働基準法の一部改正により、賃金請求権の消滅時効と賃金台帳などの記録の保管期間が5年に変更されました。この変更に伴い、労働者の労働時間を記録したタイムカードも、最低5年間の保管が企業に義務付けられることになりました。

保管期間が3年から5年へ

​​厚生労働省が定める「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、雇用主には「法定三帳簿」と呼ばれる3つの帳簿の保管が義務付けられています。法定三帳簿は、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つを指し、従業員の労働時間を記録するタイムカードは、そのうち出勤簿にあたります。

法定三帳簿の保管期間は従来3年とされていましたが、2020年4月の労働基準法の改正により、5年に変更されました。これは、同年の民法改正により、賃金請求権の「消滅時効」が2年から5年に変更されたことが関係しています。労働紛争における消滅時効とは、企業に雇用されている従業員が賃金を遡って請求できる期間を指します。労働基準法ではもともと2年の消滅時効が定められていましたが、民法改正と足並みを揃える形で5年まで遡って請求できるようになったのです。それに伴い、請求の根拠となる出勤簿の保管期限も5年に変更されました。

◆労働基準法の変更
法定三帳簿の保管期間
（従来）3年→（改正後）5年

◆民法の変更
賃金請求権の消滅時効
（従来）2年→（改正後）5年

保管期間は起算日から開始

起算日とは、労働者が時間外労働を行った期間を数える際の1日目を指します。 タイムカードの保管期間における起算日は、賃金の支払日とされています。つまり、タイムカードは賃金が支払われた日から5年間保管が必要になるのです。

なお、現在は経過措置が設けられているため、法改正以前と同じ3年間のみの保管でも問題ないとされています。

現行のタイムカードの保存期間は5年ですが、2020年以前に作成されたタイムカードについては改正前の規定が適用され、保存期間は3年です。したがって、2020年以前のタイムカードは3年間、2020年以降のタイムカードは5年間の保存が必要であることを覚えておきましょう。

源泉徴収簿を兼ねている場合は7年

源泉徴収簿は、従業員の給与から源泉徴収した税金の金額や従業員の給与の詳細などを記録したもので、税務調査などのために長期間の保存が求められます。タイムカードが源泉徴収簿を兼ねている場合、所得税法に基づく規定として保存期間は7年間されています。

なぜタイムカードを保管しなければならないのか？

タイムカードは、従業員の出勤や退勤の時間を正確に記録するために使用されます。タイムカードを保管することは、法令遵守の意味合いはもちろん、トラブル防止や労働基準監督署の調査時にも役立ちます。労働時間や残業時間、休憩時間などの正確な記録を残すことで、労働者の権利の保護や労働法の遵守にもつながるでしょう。

労働基準法109条に定められた義務であるため

タイムカードの保管は労働時間の適正な管理と労働条件の明確化を目的とし、労働基準法109条によって義務付けられています。また、保管期限は民法の消滅時効にも関連しており、残業代の未払いなどが発生した際、タイムカードに記録した労働時間が客観的な証拠として使われます。
民法の債権消滅時効である5年に合わせ、請求の根拠となるタイムカードの保存期間も5年とされています。

従業員との賃金トラブルを防止するため

従業員との間で賃金に関する紛争が発生した場合、タイムカードに残された労働時間は証拠として提出できます。タイムカードを保管することでを正しく打刻することで、労働時間や残業時間に関するトラブルを予防し、万が一不当な訴えがあった場合も対応しやすくなるでしょう。

労働基準監督署の調査に必要となるため

労基署は労働法の遵守や労働環境の監督を担当しており、労働者の権利保護と公正な労働環境の確保を目指しています。タイムカードは労働時間の正確な記録を残しているので、調査において、重要な証拠として扱われるでしょう。

保管義務を怠ると罰則が科される

​​労働基準法第120条では、雇用者に対して労働基準法の遵守を課し、労働環境の公正さと従業員の権利保護を目指すため、タイムカードの保管義務を怠った雇用者への罰則を科しています。たとえ故意ではなくても、タイムカードの紛失や廃棄は、30万円以下の罰金が科されるため注意しましょう。

タイムカードの保管対象者とは？

タイムカードの保管対象者は正社員に限りません。本章ではタイムカードの保管対象者について解説します。

アルバイト・派遣・退職者を含む全員が対象

タイムカードは給与の管理に使用するだけでなく、有事の際の証拠としても使われます。そのため、正社員や派遣、アルバイト、退職者など雇用形態を問わず保管が必要です。

管理職・みなし労働時間制の従業員は対象外

タイムカードの保管は基本的にすべての労働者を対象としますが、「みなし労働時間制」の従業員や管理職は対象から外れます。みなし労働時間制とは、もとから残業時間がみなしで設定されており、その分の残業代が働いた時間に関係なく支払われる制度を指します。また、管理職は責任範囲が広く、厳密な時間管理が求められません。これらの理由から、みなし労働時間制と管理職の従業員は労働時間を把握する必要がなく、タイムカードの保管が義務付けられていません。

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タイムカードの保管方法とメリット・デメリット

本章ではタイムカードの保管方法別に、メリット・デメリットを解説します。自社の環境や特徴を考慮して最適な保管方法を選択しましょう。

紙媒体で保管するメリット

紙媒体での保管は、手軽に導入でき、管理しやすい点がメリットとしてあげられます。電子デバイスの操作が不得意な人でも管理しやすく、デジタルデータのようにシステム障害のリスクがないほか、データの漏洩対策もシンプルです。紙媒体で保管するデメリット
紙媒体での保管は、物理的なスペースを必要とします。また、水濡れや火災などによる損失リスクが考えられるでしょう。5年間安全に管理するために、金庫に入れる、防水対策を行う、など、有事の際に備えて対策しましょう。

データで保管する場合のメリット

タイムカードをデータで管理するメリットのひとつは、物理的なスペースを必要としない点です。大量のデータもサーバー上で管理できるため、社員数が多い企業も収納場所に悩む必要がありません。また、データで管理することで、データ検索性の向上と集計の効率化が期待できます。従業員名や日付からタイムカード情報を素早く検索できるほか、月次や年次の労働時間集計も自動化できるため、事務作業の効率化が図れるでしょう。データのバックアップも容易なので、紛失や破損によるデータ消失のリスクを低減できます。

データで保管する場合のデメリット

タイムカードをデータで保管をする場合、システム導入やメンテナンスなどのコストがかかります。また、スタッフが使いこなすための研修も必要になるでしょう。。さらに、技術的な問題やシステム障害によりデータが一時的に利用できなくなる可能性も懸念されます。出勤や退勤のタイミングにシステム障害が起きると、後から入力の手間がかかることも留意しておきましょう。

勤怠管理システムの利用がおすすめ！

近年では、紙のタイムカードの代わりに勤怠管理システムを利用する企業が増えています。本章では勤怠管理システムの特徴を解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間、休憩時間や残業時間を電子的に記録・管理するシステムです。従来の紙のタイムカードに代わり、スマートフォンやPCから打刻可能で、場所や時間に縛られずリアルタイムで勤怠情報を管理できます。また、データの検索や集計が容易で、労働時間の適正管理や作業効率の向上に役立つでしょう。導入にあたっては費用や研修が必要ですが、管理上のメリットが大きく、すでに多くの企業で導入が進んでいます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットは、正確性と効率性です。手作業では絶対になくならないヒューマンエラーをなくし、データの検索や集計の自動化により時間と手間を省きます。また、システム自体が法改正などに対応するため、雇用者側の法への理解をサポートできるでしょう。リモートワークやシフト勤務など、多様な働き方にも柔軟に対応できる点もメリットのひとつと言えます。

勤怠管理システムなら保管期間の管理が不要

勤怠管理システムの導入は、タイムカードの物理的な管理を不要にします。データはシステム内ですべて一括で保管され、法令で定められた期間や企業の規定に従って自動的に管理されるためタイムカードを個別に管理する手間がありません。

タイムカードをはじめとした様々な書類を紙媒体で保管する場合、定期的に資料を整理する手間が発生します。とくに年度末は多くの部門が多忙を極めるため、タイムカードの保管方法を見直し少しでも従業員の手間を省くことが業務効率化や従業員の満足度につながるでしょう。

人事管理システムと連携し高度な分析も可能

社内の人事・労務情報は人事管理システムと外部連携することで高度な分析が可能です。人事・労務は変動が激しかったり、細かな更新が必要だったりと日々、多様な業務に追われています。また、人的ミスが発生しやすい作業であるため、正確かつ効率的に管理できるツールの活用がおすすめです。

タレントパレットは人材データを蓄積し、入社・配属・活躍までを可視化します。また、社員の人事異動や配置を簡単にシミュレーションできる機能があり、人件費の計算を簡単かつ正確に行えるでしょう。他社製品とも外部連携できるので、システムに蓄積されたデータをすぐに活用できます。

まとめ

タイムカードの保管は労働基準法によって義務付けられています。労働時間が明確に記されたタイムカードを保管することは、労働者の権利保護と公正な労働環境の確保において、重要な意味を持つでしょう。保管期間として定められている5年間は、絶対に紛失してはなりません。自社の環境に合わせ、正しく保管しましょう。「タイムカードの管理に時間や手間がかかる」、「収納場所を確保できない」という人事担当者の方は、退勤管理システムの導入がおすすめです。

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