こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響で、テレワークが一般化した一方、感染症の沈静化で徐々に出社体制に回帰する企業も増えています。今後テレワークを導入すべきかどうか、迷っている企業も多いのではないでしょうか？
今回は、テレワークのメリットとデメリットを、会社側・従業員の双方の視点から解説します。人事担当者にとって、テレワークの導入は不安要素がいくつかあるでしょう。自社へのテレワーク導入を検討する際の参考にしてみてください。
テレワークを導入する企業は従来よりも増えている
総務省が令和3年に発表したデータによると、民間企業のテレワーク実施率は、2020年3月時点で13.2%でしたが、緊急事態が発令された後の2020年4月時点では27.9%にまで上昇しました。その後、2020年5月には25.7%、2020年11月には24.7%と推移しており、企業のテレワーク導入が定着しつつあることがうかがえます。
新型コロナウイルスが流行したことをきっかけに、「テレワークの方が、効率がよく生産性が高い」「従業員の負担が少ない」と判断する企業が増えていると考えられるでしょう。
テレワーク導入により得られるメリット【会社側】
テレワーク導入には企業にとって様々なメリットがあります。どのようなメリットがあるのか把握しておくことで、自社導入時にテレワークの強みを活かせるでしょう。
ここでは、テレワーク導入における会社側のメリットを5つご紹介します。
①優秀な人材を確保しやすくなる
求職者にとって、テレワークの導入は、時間や場所にとらわれない、柔軟な働き方ができることを意味します。従来のように「必ず会社に出社し、仕事をする」というスタイルよりも魅力的に感じられ、応募の増加につながるでしょう。
また、出産や育児、介護などで出社が難しくなった従業員もテレワークを選択できるようになれば、優秀な人材がやむを得ない事情で離職をするのを防げます。
②デジタル化の推進につながる
テレワークの導入は、業務のデジタル化をすすめるきっかけにもなります。テレワークを実施するには、社内資料の電子化やクラウドサインの導入が必要不可欠です。これまでデジタル化を後回しにしてきた企業も、テレワーク導入に伴い、こうした整備を進めることで、業務効率化や生産性向上など、様々なメリットが得られるでしょう。
③コスト削減につながる
出社を前提にすることで、従業員の通勤費や光熱費、社内備品費などのコストがかかります。テレワークを取り入れることで、これらの費用を抑えられる可能性があるでしょう。
従業員数が多い企業であれば、一部をテレワークに移行することで業務フロアの縮小も可能です。毎月固定費としてかかる賃料が安くなるだけで、大きな経費削減となるでしょう。
④営業効率が上がる
テレワークを導入することで、勤務先に出社する時間や取引先への訪問にかかる移動時間を削減できます。その結果、空いた時間で新規顧客の開拓が可能になります。また、既存顧客のフォローやサポート、新たな商品開発などにもリソースを割けるため、売上向上にもつながるでしょう。
⑤企業イメージがアップする
政府は、少子高齢化や働く人のニーズの多様化に対応するため「働き方改革」を推進しています。男性の育児休暇取得推進やフレックスタイム制の導入など、様々な施策とともにテレワークを導入することで、従業員や求職者だけでなく、商品・サービスを利用する消費者からのブランドイメージアップが狙えるでしょう。企業イメージが向上すれば、商品やサービスの売上アップにもつながります。
テレワーク導入により得られるメリット【従業員側】
テレワークの導入は、企業側だけではなく従業員側にも様々なメリットがあります。ここでは、従業員にとっての具体的なメリットを、3つの項目に分けて紹介します。
①通勤にかかる負荷を軽減できる
朝夕のラッシュや通勤時間の確保など、オフィスへの出社は従業員にとって心理的・体力的な負荷がかかります。
特に、遠方から出勤する従業員は、リフレッシュに充てる時間も少なく、業務の生産性への影響も考えられます。テレワーク導入により、こうした通勤ストレスが解消され、従業員の精神面にもゆとりが生まれます。結果的に、生産性の向上にもつながるでしょう。
②モチベーション・生産性が向上する
社内勤務の場合、業務中に、ほかの従業員に質問をされたり、指導を求められたりするケースも少なくありません。こうしたコミュニケーションに時間を割くことで、集中力が途切れ、業務の進捗が滞ってしまうこともあるでしょう。
テレワークでは、自宅やカフェなど、それぞれが集中できる環境でして業務に取り組めます。
必要最低限のコミュニケーションに限定されるため、効率的な業務の遂行が可能です。
③ワークライフバランスが充実する
テレワークはワークライフバランスを重視する従業員にとって魅力的な制度です。適切にタスク管理を行い、業務を進めることで、趣味や家族との時間など、プライベートな時間を確保しやすくなるでしょう。
また、子育て中の従業員にとっては、保育園のお迎え時間の短縮や、子どもの突然の体調不良にもより柔軟に対応できるというメリットがあります。
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テレワーク導入によるデメリット【会社側】
テレワークの導入には様々なメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。デメリットを把握せずにテレワークを導入すると、想定していなかったトラブルやアクシデントが起こる可能性もあるでしょう。
不測の事態に陥らないために、テレワーク導入によるデメリットを把握しておきましょう。
①進捗管理や稼働管理が難しい
従来の勤務方法であれば、従業員一人ひとりの作業の進捗度合いを上司が直接確認できます。
しかし、テレワークにおいては、WordやExcelなどを用いて作業進捗を記入してもらうか、作業が完了したものから提出してもらう必要があるでしょう。
電話やオンライン会議での確認は可能ですが、見えないところで作業が滞っている可能性や、逆に長時間労働をしている可能性も考えられます。
②セキュリティリスクがある
テレワークを導入している企業の多くは、業務用パソコンを貸与品として従業員に貸し出しています。
パソコンの中には、社内の重要なデータや顧客とのやりとりなど、取り扱いに注意が必要な情報もあるでしょう。
こうしたリスクに備えるには、フリーWi-Fiの利用を避ける、公共の場で作業をする際はパソコンから目を離さない、など、ネットワークセキュリティと物理セキュリティのどちらも強化が必要です。また、従業員一人ひとりがルールを徹底するような意識づけも求められるでしょう。③従業員の帰属意識が低下する可能性がある
帰属意識とは「特定の集団に属している」という感覚を指しますが、テレワークによりこの意識が低下する可能性があります。
「会社」は一人で運営するものではなく、あらゆる部署のチーム、従業員が一丸となり運営していくものです。
出社回数が減り、メンバー同士のコミュニケーションが十分な状態ではなくなると、「チームで仕事をしている」という感覚が薄れてしまい、社内の団結力がが崩れてしまうことも考えられるでしょう。
④正当な評価が難しい
従業員全員が出社していれば、勤務態度や進捗を把握し、一定の基準で評価することが可能です。一方で、テレワークの場合は出勤している従業員に比べ業務の様子が把握しづらく、平等に評価することが難しくなる可能性があります。
本来であれば評価されるべき成果を上げていても、テレワークによって見落としてしまうケースが考えられるため、従業員の業務の進捗や成果が可視化できるシステムの導入も必要でしょう。
テレワーク導入によるデメリット【従業員側】
テレワークの導入は、企業にとってデジタル化に向けた進歩であると同時に、従業員にとってはこれまでの業務スタイルが突然変化するということを意味します。進行中の業務をデジタルに移行したり、新しいルールを設けたりと、現場での混乱は必至となるでしょう。
ここでは、テレワーク導入による従業員側のデメリットを解説します。テレワークの導入による現場の変化や従業員にとってのデメリットを把握したうえで、対応策を検討しておきましょう。
①情報共有がしにくい
テレワークは、対面でのコミュニケーションよりも伝えられる情報が少なくなります。また、従業員同士での雑談が減り、業務以外のコミュニケーションをとる機会が極端に減ってしまう可能性があります。何気ない会話を通じたコミュニケーションはチームの結束力にもつながるため、場合によってはパフォーマンスに大きな影響を与えるでしょう。
②自己管理ができない可能性がある
オフィスワークでは上司や同僚の視線がいい意味での緊張感につながりますが、テレワークは他人の目がないぶん、集中力を持続させるのが困難です。また、自宅での作業はオンオフの切り替えが難しく、時間通りに業務が終わらないなどのデメリットにつながるでしょう。
テレワークでは、自分自身でタスクを管理し、着実に遂行していく能力が不可欠です。
③ITリテラシーが必要
テレワーク導入にあたって、従業員には高いITリテラシーが求められます。、一人ひとりが新しいツールやシステムの使い方を理解する必要があるほか、情報漏洩などのリスク管理意識も持たなくてはいけません。
ITリテラシーは個人差が大きく、デジタルツールに馴染みのない人にとっては、導入そのものが高いハードルとなるでしょう。事前研修やセットアップサポートで、従業員の足並みを揃えておくことが大切です。
デメリットの解消方法はあるのか
テレワークは、会社側・従業員側の双方にメリットがある一方、様々な問題点も存在します。
これらの問題やデメリットを解消するには以下の3つの対策を試してみるとよいでしょう。
・対面コミュニケーションに近くなるツールを利用する
・テレワークのリスクを周知する
・勤怠管理を徹底する
テレワークでは「お互いの顔が見えないこと」がトラブルの要因になりやすいため、ちょっとした確認事項でもビジネスチャットやオンライン会議を利用して対面に近い状況を作り出すことが大切です。
また、テレワーク導入前に情報漏洩のリスクを伝える研修を実施し、全従業員がITリテラシーを身につけている状態にしましょう。リスクに関する研修以外にも、オン・オフの切り替えやタスク管理など、テレワークならではの仕事術を研修で伝えるのもデメリットの解消に効果的です。
さらに、煩雑になりやすい勤怠管理は、専用のソフトやアプリケーションで管理し、業務内容は管理者・従業員の双方が見えるような状態が望ましいでしょう。
まとめ
テレワークの導入は、業務の効率化や、従業員のストレス軽減など、多くのメリットがあります。一方で、従業員の勤怠管理や評価の難しさなど、オフィスワークにはない従業員管理の課題が生まれるでしょう。
こうした課題を解決するには、マネジメントシステムの導入がおすすめです。
・あらゆる人事システムを活用できる
タレントパレットは、あらゆる人事システムを活用し、従業員情報の把握や人材育成などの人事業務をサポートします。従業員のエンゲージメント向上など、企業の経営が円滑に進むための様々なサポートが可能です。
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