こんにちは。人事・経営に役立つメディア「タレントマネジメントラボ」を運営する「タレントパレット」事業部編集チームです。
グループ内に複数の企業が存在する場合には、業務の効率化や生産性の向上を目指す過程で、「シェアードサービス」の導入が検討されることもあります。今回は、シェアードサービスの具体的な内容やBPOとの違い、導入するメリット・デメリットについて解説します。
また、具体的な導入方法や導入プロセスについても詳しく見ていきましょう。
シェアードサービスとは
「シェアードサービス」とは、企業が業務の効率化やコストの削減を目的に行う構造改革の1つです。ここではまず、シェアードサービスの意味と類似した概念との違いについて解説します。
シェアードサービスの意味
シェアードサービスとは、複数のグループ企業で構成された企業が、間接業務を担う部門を1ヶ所に集約させる改革手法のことです。企業においては、「業務が直接的な売上に結び付く直接部門」と、「直接部門を支える間接部門」の2つの組織体があります。
このうち、間接部門はどの企業でも必要とされる役割が似ており、実務の内容にも大きな差がありません。そこで、細かなシステムや業務プロセスを標準化し、1ヶ所に集中させることで、グループ全体のコスト削減や効率化を狙うのがシェアードサービスの目的です。
シェアードサービスとBPOの違い
企業の構造を改革して、業務の効率化を目指す選択肢としては、「BPO」（Business Process Outsourcing）も広く知られた手法です。BPOは「アウトソーシング」という単語が含まれているように、業務プロセスを一括して外部に委託する方法を指します。
企業の生産性を高めたり、従業員の負担を軽減させたりするという目的はシェアードサービスと共通していますが、BPOは外部に委託する点に大きな特徴があります。それに対して、シェアードサービスはあくまでも社内のリソースを使う点に違いがあります。
シェアードサービスの対象業務
シェアードサービスの対象となるのは、主に以下のような業務に携わる部門です。
シェアードサービスの対象になりやすい業務
・人事業務 ・財務業務 ・経理業務 ・IT業務 |
ここでは、それぞれの業務内容について詳しく見ていきましょう。
人事業務
以下のような人事業務は、特にシェアードサービスの対象になりやすい業務とされています。いずれも最初にシステムを構築すれば、ある程度はルーティンワークで固められるのが特徴です。
・給与、賞与計算 ・社会保険 ・福利厚生に関する業務 |
一方、人事制度の構築や採用業務については、高い専門性と柔軟な意思決定が求められるため、集約化は比較的に難しいとされています。
経理・財務業務
経理・財務に関する業務も、シェアードサービスに移行されやすい傾向があります。財務業務についても、やはりルーティンワークになりやすい以下のような業務が対象となるケースが多いです。
・一般会計 ・債務管理（支払い・入金等） |
それに対して、内部監査や管理会計といった専門性の高い業務については、シェアードサービス化されにくい面があります。
総務業務
総務業務のうち、以下の業務についてはシェアードサービスが導入されやすい傾向にあります。
・設備管理 ・資産管理 ・オフィス、施設管理 ・備品管理 ・メール、社内便業務 |
IT業務
IT業務については、システムや仕組みを複数の企業で共有しやすいことから、シェアードサービスの対象になりやすいといえます。
・ハードウェア管理、サポート ・ソフトウェア管理、サポート ・ネットワークの保守、運用 ・セキュリティ管理 ・アプリケーションの開発、保守、運用 ・ヘルプデスク |
シェアードサービスのメリット
シェアードサービスを導入することで、企業にはどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、5つのポイントに分けてご紹介します。
人員リソースをうまく活用することができる
シェアードサービスの導入によって、複数の企業で重複していた間接部門の業務を1ヶ所に集中させられるため、人員リソースを効率的に活用できるのがメリットです。たとえば、経理業務については時期によって繁忙期とそうでないタイミングがあり、ピーク時と通常時で必要な人員に大きな差が生まれるケースも多いです。
こうした問題を解消するには、シェアードサービスを導入し、グループ内の企業の締め日が重ならないように調整するという方法が考えられます。すると、業務がピークを迎えるタイミングを分散させられるため、過度な負担の集中を避けることができるのです。
従業員の意識向上につながる
シェアードサービスで共有される部門は、グループ内企業とはいっても異なる会社同士の結びつきとなるのが一般的です。別会社としてサービスを提供するため、なれ合いになってしまうような業務にも、前向きな緊張感が生まれていくでしょう。
また、業務プロセスが集約される過程で、各業務ややりとりの透明性も自然と向上していきます。その結果、ミスや不正を防止しやすくなるとともに、責任の範囲も明確化できるのが大きな利点です。
業務の工数を削減することができる
前述のように、シェアードサービスは企業同士で重複していた作業をまとめて、グループ全体の負担を軽減させる効果があります。さらに、業務の集約化にともない、不要な工程の見直しも行われるため、全体としての工数は大幅な削減が期待できるでしょう。
業務の品質が上がる
シェアードサービスが導入される過程では、それまで各企業が行ってきた間接業務を踏まえて、良い点を効率的に吸収していくことができます。1つの企業の方法をそのままスライドさせる場合を除けば、各企業でのノウハウや経験を上手に組み合わせられるため、グループ全体としての業務のクオリティが底上げされるのです。
コスト削減につながる
間接部門が集約されるということは、それまで各企業で行っていた育成などのコストも1つにまとめられることを意味します。そのため、人材育成や管理にかかるコストを削減できるのも大きなメリットです。
また、人員リソースを有効に活用したり、業務の品質が向上したりする結果、組織全体としての生産性は大きく向上していきます。残業などの削減も見込めるため、結果として大きなコスト削減につながる場合もあるでしょう。
組織の現状分析には、あらゆる人事データを統合して分析することが大事
シェアードサービスを導入するうえでは、現状の組織体制や人員構成について、細かく把握しておくことが大切です。なぜなら、必要に応じて、人員の配置換えなどを行わなければならないケースもあるためです。
そこで重要となるのが、膨大な人事データの効率的な管理です。タレントマネジメントシステムである『タレントパレット』は、あらゆる人事データを一元管理し、活きた情報として最大限に価値をもたらすためのツールです。
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シェアードサービスのデメリット
続いて、シェアードサービスのデメリットも見ていきましょう。
導入するのにコストがかかる
シェアードサービスは、導入のタイミングで一時的に大きなコストが時間を費やしてしまうのがデメリットです。運用をスタートするためには、各企業内で適用されていた管理方法を洗い出し、統一化したり標準化したりしなければなりません。
一連のプロセスには膨大な時間と労力を費やしてしまうため、実行にあたっては綿密な計画が求められます。さらに、新たな管理システムを導入したり適用させたりするうえでは、開発費などに高額な費用がかかってしまうこともあります。
そのため、十分にスケジュールと資金計画の精度を高めておくことが大切です。
専門的な従業員が減ってしまう
集約された間接部門については、引き続きグループ企業内には存在しているとはいえ、自社からは離れてしまいます。各企業内から専門の担当者がいなくなってしまうことで、連携に不備が出たり、イレギュラーな事態に対応できなくなってしまったりするリスクもあります。
配属された従業員のモチベーション管理
組織構造が大きく変化するため、場合によっては人員の大幅な配置転換が行われることもあります。特に、シェアードサービスの運営側に配属された従業員は、「処遇面の変化」や「キャリア形成の不安」とういった点から、モチベーションに大きな影響が出てしまうケースもあるでしょう。
人材育成・管理の側面から見れば、従業員にシェアードサービスの重要性と意義を十分に理解してもらい、今後のキャリア形成につながるようなサポート体制を整備することも大切です。
シェアードサービスの導入方法
シェアードサービスの導入方法には、大きく分けて2つの種類が考えられます。企業の方針や現状によって、どちらの方法が適しているかは異なるので、両者のメリットをきちんとおさえておくことが大切です。
ここでは、それぞれの具体的な内容について見ていきましょう。
子会社化して運用する
1つめの方法は、シェアードサービスセンターを子会社化して導入するというパターンです。この方法は、シェアードサービスを本社から切り離し、ある程度の距離感を保ったうえでグループ全体の間接業務を一括管理するというイメージです。
子会社化による運用では、本社とは異なる給与体系・評価基準を設定できるため、人件費を安く抑えられるのがメリットです。また、間接業務の質が向上すれば、グループ外の企業にもサービスを提供できるため、独自の採算体制を構築することもできます。
本社の一部として運用する
もう1つの方法は、シェアードサービスを本社の一部門として扱うというパターンです。この方法は、比較的に体制の移行がスムーズであり、導入時の混乱や負担を最小限に抑えられるのがメリットとなります。
また、本社と同様の給与体系が適用されるため、シェアードサービスを担当する従業員のモチベーションも維持しやすいのが特徴です。
シェアードサービスの導入手順
最後に、シェアードサービスの導入手順を3つのプロセスに分けてご紹介します。
1.どのような課題があるか確認する
まずは現状の組織体制を分析し、どのような社内課題を抱えているかを明らかにする必要があります。「既存システムの問題点」「業務が集中するピーク時の体制」「業務の担当者」「業務の負担量、必要時間」といった具体的なポイントから、自社の現状を客観的に整理しましょう。
この段階では、必ずしもシェアードサービスが最適解になるとは限りません。場合によってはBPOのほうが直接的な課題解決につながる可能性もあるので、先入観にとらわれず、広い視点で社内課題を検証していくことが大切です。
2.どの部署に導入するか選定する
社内課題が明らかになったら、どの部署・業務をシェアードサービス化するかを見極めていく必要があります。前述のように、一般的には「人事業務」「財務業務」「経理業務」「IT業務」が対象となりやすいですが、企業や組織の現状によっても適した判断は異なります。
「標準化が可能か」「システム移行の負担に対して得られる利益は十分か」といったポイントから、慎重に見極めを行うことが大切です。また、すでにシェアードサービスを導入した企業の事例なども参考にして、具体的なイメージを膨らませるのも良いでしょう。
3.どのシステムを利用するか比較する
各企業で異なるシステム・ツールを用いていた場合などでは、シェアードサービスの導入にともなって、新たに画一化されたシステムを選択する必要があります。基本的には、各企業やグループ全体の課題を踏まえて、いくつかのシステムを比較検討しながら選んでいくこととなります。
ただし、各社のシステムは、シェアードサービスの対象となる部門・業務以外にも関わっている可能性があるので注意が必要です。予定外の影響が出ないように、担当者との調整も十分に行いましょう。
まとめ
シェアードサービスとは、グループ内の間接部門や間接業務を1ヶ所に集約させ、業務の効率化やコスト削減を狙う手法です。複数の企業で重複していた総務部門や経理部門などをまとめることで、人材をより効率的に活用できたり、間接部門の業務クオリティを高められたりするのがメリットです。
一方、導入にともなって組織の構造が大きく変化することから、スタート時には膨大な時間やコストを消費してしまう可能性があります。また、従業員の心理的な負担やモチベーションへの影響など、それ以外にも考えなければならないポイントがいくつかあります。
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